Obsługa bankowa budżetu Gminy Topólka i jej jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Obsługa bankowa niżej wymienionych jednostek organizacyjnych, z także działających przy nich rachunków pomocniczych: - Urząd Gminy Topólka-jako jednostka budżetowa, - Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół, - Szkoła Podstawowa w Czamaninie, - Szkoła Podstawowa w Paniewie, - Szkoła Podstawowa w Topólce, - Gimnazjum w Topólce, - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, - Gminny Ośrodek Kultury, - Gminna Biblioteka Publiczna, Obsługa bankowa polegać będzie na: - Otwarciu i prowadzeniu oprocentowanych rozliczeniowych rachunków bankowych bieżących i pomocniczych w PLN, - Przechowywaniu środków pieniężnych na oprocentowanych rachunkach bieżących Gminy i jej jednostek organizacyjnych. (Jedna stopa procentowa dla wszystkich rachunków. Oprocentowanie oparte będzie na WIBID 1M) - Realizowaniu poleceń przelewów w formie elektronicznej, sporadycznie papierowej, - Uruchomieniu oraz prowadzeniu usługi bankowości elektronicznej w siedzibie Zamawiającego oraz pozostałych jednostkach organizacyjnych, - Udzielaniu osobom upoważnionym przez posiadacza rachunku, a także Skarbnikowi informacji telefonicznych o stanie na rachunkach i wszystkich operacjach poprzedniego dnia do czasu wdrożenia przez jednostkę systemu elektronicznego lub w przypadku utrudnień technicznych w systemie wdrożonym, - Przyjmowaniu otwartych wpłat gotówkowych własnych. Za wpłaty własne uważa się wpłaty dokonywane pod pieczęcią Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych, oraz wpłaty inkasentów podatków i opłat Zamawiającego, - Dokonywaniu wpłat gotówkowych na podstawie zleceń wpłat elektronicznych lub na podstawie wystawionych czeków gotówkowych ( na bezpłatnie wydanych blankietach jeżeli Bank nie posiada odpowiedniego produktu) - Prowadzeniu lokat terminowych, - Potwierdzaniu stanu salda dokonywanych operacji bankowych na każdy dzień roboczy, w którym dokonano operacji, na wszystkich rachunkach bieżących i pomocniczych ( wyciągi bankowe) z ustaleniem salda i załącznikami do każdej transakcji stanowiącymi opis transakcji, dokładny opis operacji, oznaczenie zleceniodawcy transakcji, beneficjenta środków, ze wskazaniem kont bankowych stron, tytułu, kwoty operacji, daty obciążenia konta zleceniodawcy, data księgowania ( dzienne wyciągi bankowe elektronicznie generowane kompletnie w jednym ciągu operacji programu lub bezpłatne papierowe w sytuacji braku odpowiedniej operacji w systemie elektronicznym). Duplikaty tylko do jednego rachunku podstawowego Gminy, -Zapewnieniu serwisu elektronicznej obsługi rachunków. Zamawiający oczekuje aby Bank prowadził usługi bankowości elektronicznej, które umożliwią dokonywanie operacji drogą elektroniczną, umożliwią składanie elektronicznie poleceń przelewów, w tym paczek przelewów, umożliwią uzyskanie elektronicznej informacji o stanie rachunków oraz umożliwią podgląd sald i innych informacji dotyczących rachunków. Zamawiający oczekuje, aby Bank dostarczył i zainstalował na 6 stanowiskach oprogramowanie umożliwiające korzystanie z systemu i aby aktualizował wersję oprogramowania. Niezbędnym jest tez przeszkolenie pracowników i dostarczenie instrukcji użytkowania elektronicznego systemu obsługi bankowej. Zamawiający oczekuje aby Bank w ramach usługi serwisowej systemu realizował stałą i kompleksową opiekę nad systemem, w tym nadzór i kontrolę nad integralnością struktury systemu tak, aby zapewnić prawidłową pracę urządzeń komputerowych i sprawne funkcjonowanie systemu, a także by niósł pomoc telefoniczną w zakresie obsługi systemu dla użytkownika. - Bank w ramach systemu bankowości elektronicznej zapewnia: a) w razie awarii jej naprawę w dni robocze do 24 h od jej zgłoszenia, b) wymianę kluczy certyfikatów w nieprzekraczalnym terminie 72 h od zgłoszenia w dni robocze, c) archiwizację katalogu kontrahentów, przelewów i kont ( pełna administracja po stronie Wykonawcy) d) możliwość jednoznacznej identyfikacji użytkownika - Automatycznym lokowaniu środków finansowych w postaci depozytów automatycznych, tj. OVERNIGHT i WEEKENDOWYCH - Możliwości zaciągania kredytów krótkoterminowych w rachunku bieżącym przez Gminę do kwoty corocznie określonej w Uchwale Budżetowej. Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania prowizji od udzielonego kredytu krótkoterminowego. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia: Przy wykonywaniu czynności związanych z obsługą bankową Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby: 1)Wszystkie rachunki Gminy oraz jej jednostek organizacyjnych były obsługiwane na tych samych warunkach; 2) Nie pobierał opłat i prowizji za: a) realizację przelewów przychodzących, b) realizacje poleceń przelewu, c) dokonywanie otwartych wpłat własnych na rachunki Zamawiającego przez upoważnionych pracowników Zamawiającego oraz inkasentów podatków i opłat, a także od upoważnionych pracowników jednostek organizacyjnych dokonujących wpłat w imieniu jednostki, d) dokonywanie wpłat gotówkowych na podstawie zleceń wpłat elektronicznych lub czeków gotówkowych, e) przelewy papierowe w przypadku przerw technicznych i awarii systemu, przejściowej blokady użytkownika. Zamawiający oczekuje od Banku obsługi elektronicznych przelewów, a forma papierowa będzie mogła mieć zastosowanie sporadycznie, w szczególności w przypadku wskazanym w zdaniu poprzednim, f) otwarcie i zamknięcie rachunku bankowego, g) przechowywanie depozytów, h) wydawanie zaświadczeń i opinii i) instalację, doradztwo, i eksploatację systemu bankowości elektronicznej j). od wpłat gotówkowych na obsługiwane rachunki bankowe przez osoby fizyczne z tytułu opłat lokalnych oraz innych wpłat, k). przelewy wewnątrz bankowe 3) Wykonywał czynności związane z obsługą bankową budżetu Gminy Topólka i jej jednostek organizacyjnych w dni robocze w godzinach 7.15 - 15.15, 4) Zapewnił realizację czynności bankowych objętych zamówieniem, co najmniej w zakresie kompleksowej obsługi wpłat i wypłat gotówkowych oraz przyjęcia do realizacji polecenia przelewu w sytuacjach awaryjnych określonych powyżej w pkt. 2 (ppkt d), w oddziale, placówce banku znajdującej się na terenie gminy Topólka lub w przypadku gdy wybrany bank nie będzie posiadał na terenie gminy Topólka swojej siedziby lub oddziału albo filii, uruchomi on na terenie gminy w terminie dwóch miesięcy od daty podpisania umowy oddział, filię lub punkt kasowy zapewniający obsługę budżetu Gminy Topólka. Przez (punkt kasowy) należy rozumieć ekspozyturę, agencję, punkt kasowy swojego banku. W przypadku, gdy wybrany bank nie posiada swojej siedziby w gminie Topólka, do momentu otwarcia zagwarantuje codzienną obsługę budżetu Gminy w miejscowości Topólka i zapewni możliwość przeprowadzenia wszystkich operacji bankowych bez ponoszenia dodatkowych kosztów ze strony Gminy Topólka ( transport gotówki - przywóz, odbiór będzie dokonywany przez bank na jego koszt). W przypadku, gdy Wykonawca nie będzie w stanie z powodów lokalowych otworzyć oddziału, filii, punktu kasowego na terenie Gminy Topólka, Zamawiający udostępni lokal na otwarcie oddziału, filii, punktu kasowego w miejscowości Topólka. 5) Dołożył wszelkich starań w zakresie bezpieczeństwa przechowywania środków pieniężnych Zamawiającego, 6) Wykonał obsługę bankową samodzielnie, tj. Zamawiający zastrzega sobie, że całość przedmiotu zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom, 7) Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobrania opłat i prowizji od wpłat gotówkowych na obsługiwane rachunki bankowe przez osoby fizyczne z tytułu opłat lokalnych oraz innych wpłat.