Zarządzania projektem pn. Urząd na piątkę z plusem

Opis przedmiotu przetargu: 4.2.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi zarządzania projektem pn.Urząd na piątkę z plusem Nr wniosku KSI POKL05.02.01-00-007/11 współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitała Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej, realizowane przez koordynatora projektu, specjalistę ds. obsługi biura projektu, rekrutacji i sprawozdawczości PEFS oraz specjalistę ds. promocji, monitoringu i ewaluacji. 4.3.Projekt, którym zarządzać będzie wykonawca, składa się z następujących zadań: a)Szkolenia służące podniesieniu jakości prawa stanowionego przez JST dla 20 uczestników; b)Utworzenie biura obsługi klientów (BOK); c)Opracowanie i wdrożenie informatycznego systemu do zarządzania kartami informacyjnymi oraz miejskiego informatora SMS w Urzędzie Miejskim w Leśnicy; d)Wdrożenie usługi zakładania działalności gospodarczej za pośrednictwem platformy ePUAP; e)Opracowanie i wdrożenie platformy informatycznej współpracy NGO z JST; f)Szkolenia miękkie podnoszące jakość obsługi klientów przez JST dla 32 BO; g)Kurs ECDL dla 30 BO; h)Kurs Rachunkowość i Podatki w JST dla 20 BO. 4.4.Zadania koordynatora projektu polegać będą na kierowaniu wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i finansowego, zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, tj.: a)Koordynowanie działań projektowych; b)Kierowanie projektem w formie nadzoru merytorycznego, finansowego i technicznego zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym, harmonogramem realizacji projektu oraz przepisami krajowymi i Unii Europejskiej; c)Przygotowywanie niezbędnych dokumentów umożliwiających właściwą realizację projektu, w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych; d)Osiągnięcie założonych w projekcie rezultatów i wskaźników; e)Kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu; f)Koordynacja prac osób realizujących projekt i pomoc w podejmowaniu decyzji przez Zleceniodawcę w zakresie objętym przedmiotem umowy; g)Monitorowanie pracy wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu oraz informowanie zleceniodawcy o wynikach monitoringu; h)Utrzymywanie stałych kontaktów z opiekunem projektu w Instytucji Pośredniczącej, informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z realizacji umowy, procedur, standardów, instrukcji do sprawozdań oraz innych obowiązujących dokumentów; i)Przygotowywanie korespondencji związanej z projektem dla Instytucji Pośredniczącej; j)Obecność oraz aktywne uczestnictwo podczas kontroli projektu (również po zakończeniu realizacji projektu); k)Kontrola wydatkowania środków, w szczególności zatwierdzanie faktur i rachunków do wypłaty pod kątem merytorycznej zgodności z projektem; l)Terminowe i bezbłędne (bieżące oraz końcowe) rozliczenie projektu; m) Dokonywanie innych czynności przypisanych do kompetencji Koordynatora. Szacowany czas realizacji usługi koordynatora projektu 60 godzin miesięcznie. 4.5.Zadania specjalisty ds. obsługi biura projektu, rekrutacji i sprawozdawczości PEFS polegać będą na: a)Prowadzeniu biura projektu w szczególności prawidłowe archiwizowanie dokumentacji projektu, prowadzenie księgi kancelaryjnej pism przychodzących i wychodzących z projektu, b)Przeprowadzeniu rekrutacji uczestników projektu; c)Przygotowaniu dokumentów rekrutacyjnych; d)Ustalanie terminów poszczególnych szkoleń; e)Sporządzaniu sprawozdań PEFS; f)Obsłudze administracyjno-technicznej szkoleń realizowanych w ramach projektu. Szacowany czas realizacji usługi specjalisty ds. obsługi biura projektu, rekrutacji i sprawozdawczości PEFS 64 godziny miesięcznie. 4.6.Zadania specjalisty ds. promocji, monitoringu i ewaluacji polegać będą na: a)Przygotowanie i opracowanie ankiet ewaluacyjnych; b)Bieżący monitoring osiągniętych rezultatów twardych i miękkich oraz produktów; c)Przeprowadzenie ankiet monitorujących wśród uczestników poszczególnych szkoleń; d)Prowadzenie bieżącej promocji projektu; e)Dystrybucja materiałów promocyjnych w trakcie prowadzonych szkoleń; f)Dbanie o prawidłowe oznakowanie pomieszczeń/budynków, w których realizowanych jest projekt g)Przygotowanie aktualnych informacji/artykułów do prasy lokalnej o realizowanym projekcie. Szacowany czas realizacji usługi specjalisty ds. promocji, monitoringu i ewaluacji to 40 godzin miesięcznie. 4.7.Zadania o których mowa powyżej będą świadczone nieprzerwanie przez cały okres realizacji projektu. Przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: a)Świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami stosownymi przy usługach zarządzania; b)Świadczenie usług w oparciu o obowiązujące przepisy prawa; c)Poszanowania praw pracowniczych; d)Stosowanie się do reguł i standardów obowiązujących u Zamawiającego; e)Przestrzegania norm dotyczących ochrony danych osobowych i informacji niejawnych; f)Udzielania odpowiedzi i wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego. 4.8.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił do realizacji zamówienia osoby na stałe przypisane do projektu. Ich zmiana może nastąpić jedynie w wyjątkowych przypadkach, takich jak śmierć, długotrwała choroba, rozwiązanie stosunku pracy lub innej umowy, innych przypadkach uniemożliwiających pełnienie usługi. 4.9.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca stawiał się w siedzibie Zamawiającego w nagłych wypadkach w ciągu maksymalnie 4 godzin od momentu otrzymania wezwania od Zamawiającego. 4.10.Wykonawca zobowiązany będzie dojeżdżać do siedziby Zamawiającego i w razie konieczności do instytucji dofinansowującej we własnym zakresie i na własny koszt. 4.11.Wykonawca będzie przygotowywał i przedkładał Zamawiającemu do podpisu kompletną dokumentację dotyczącą projektu (np. korespondencję wychodzącą, wnioski o płatność, sprawozdania, itp.). Dokumenty te mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, w tym jeden parafowany na każdej stronie przez Wykonawcę. Dokumenty te mają być przedkładane Zamawiającemu na min. 3 dni robocze przed terminem ich wysłania (złożenia). 4.12.Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletne przygotowanie dokumentacji i jej terminowe złożenie w odpowiedniej instytucji.