Wykonanie usługi hotelarskiej i restauracyjnej na potrzeby przeprowadzenia konferencji sędziów 5 Sądów Apelacyjnych (w Łodzi, Poznaniu, Rzeszowie, Szczecinie i Wrocławiu) w terminie 13 – 16 maja 2013 roku we Wrocławiu - pl-wrocław: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest zapewnienie bazy noclegowo – szkoleniowej celem przeprowadzenia konferencji sędziów sądów apelacyjnych w łodzi, w poznaniu, w rzeszowie, w szczecinie i we wrocławiu, organizowanego przez sąd apelacyjny we wrocławiu w dniach 13 16 maja 2013 r. 2. przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności zapewnienie 1) bazy noclegowo – szkoleniowej (hotelu) z salą konferencyjną (do 175 osób) oraz trzema salami konferencyjnymi (jedna do 75 osób, druga do 60 osób, trzecia do 40 osób), 2) wyżywienia, 3) obsługi technicznej (będącej w dyspozycji hotelu), zgodnie z wymaganiami przedstawionymi poniżej. 3. wymagania minimalne dotyczące obiektu w którym ma być świadczona usługa 1) spotkanie ma się odbywać w ramach jednego obiektu, miejscem spotkania ma być hotel lub obiekt hotelarski o minimalnym standardzie odpowiadającym hotelom trzygwiazdkowym (zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie), 2) obiekt hotelarski lub hotel ma być położony we wrocławiu w promieniu 1 km w linii prostej od rynku (ratusz) we wrocławiu, 3) obiekt hotelowy nie może być w trakcie prac remontowych w czasie trwania spotkania, 4. czas trwania spotkania – 4 dni – należy rozumieć następująco przyjazd i zakwaterowanie pierwszego dnia przed obiadem, trzy noclegi, wyjazd uczestników czwartego dnia po śniadaniu. 5. zapewnienie sal konferencyjnych jedna do 175 osób oraz 3 sale konferencyjne jedna do 75 osób, druga do 60 osób, trzecia do 40 osób. ilość osób przy założeniu, że osoby będą siedzieć przy stołach. 6. sale konferencyjne z otwieranymi oknami i/lub klimatyzacją. 7. bezpłatna szatnia, toalety w bezpośredniej bliskości sal konferencyjnych. 8. sale konferencyjne wyposażone w tablice suchościeralne z kompletem pisaków, rzutnik i ekran dla prezentacji multimedialnych, zapewnienie możliwości podłączenia laptopów do gniazd zasilających dla minimalnie 15 osób, dot. każdej sali. 9. zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników spotkania (do 5 samochodów osobowych). 10. obiekt musi zapewniać następujące rozlokowanie osób w pokojach noclegowych osoby nocujące samodzielnie – co najmniej 35, pozostałe rozlokowanie osób – max. dwie osoby w pokoju (z osobnymi łóżkami). 11. każdy z pokoi noclegowych z łazienką oraz wg standardu przypisanego dla hoteli co najmniej trzygwiazdkowych z otwieranymi oknami. w każdym pokoju telewizor, telefon oraz możliwość podłączenia do internetu lub wifi. 12. zapewnienie wyżywienia i obsługa gastronomiczna dla uczestników spotkania – następująco, minimalne warunki 1) śniadanie, w formie bufetu, w sali restauracyjnej, o zawartości 3 rodzaje pieczywa – biały chleb, bułki i pieczywo ciemne, masło, nabiał, biały ser, serki topione, ser żółty, wędliny, pasztet drobiowy, pasta rybna, zimne przystawki np. śledzie, posiłek gorący np. jajecznica, kiełbaski, napoje sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, 2) przerwy kawowe w salach konferencyjnych – (skład kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, sok owocowy, dwa rodzaje ciastek), 3) obiad, podany w wyodrębnionej sali restauracyjnej (skład dwie zupy do wyboru, drugie danie składające się z 3 rodzajów mięs do wyboru, dodatków skrobiowych i dodatków warzywnych, deser, sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna), 4) kolacja, w formie bufetu (skład dwie zupy do wyboru, 2 rodzaje mięsa + dodatki skrobiowe + dodatki warzywne, pieczywo różnorodne, wędlina różnorodna (min. 3 rodzaje), sery różnorodne (min. 2 rodzaje), świeże warzywa (pomidory, ogórek zielony), masło, kawa, herbata, cytryna, cukier, mleko. 13. przewiduje się następujące ilości posiłków 1) 3 śniadania, 2) 3 przerwy kawowe jedna w pierwszym dniu, dwie w trzecim dniu 3) 3 obiady, 4) 3 kolacje. 14. szczegółowy plan spotkania, uwzględniający godzinowy rozkład dni szkoleniowych wraz z listą uczestników dostarczy zamawiający, co najmniej na 7 dni przed rozpoczęciem spotkania. zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji listy uczestników, nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem spotkania, bez konsekwencji finansowych. ii.1.6)