USŁUGI REZERWACJI I ZAKUPU WRAZ Z DOSTAWĄ BILETÓW LOTNICZYCH NA ZAGRANICZNE I KRAJOWE PRZEWOZY PASAŻERSKIE ORAZ WYKUP UBEZPIECZENIA NA CZAS PODRÓŻY NA POTRZEBY INSTYTUTU CHEMICZNEJ PRZERÓBKI WĘGLA W ZABRZU

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia są usługi rezerwacji i zakupu wraz z dostawą biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie oraz wykup ubezpieczenia na czas podróży na potrzeby Instytutu Chemicznej Przeróbki Węgla w Zabrzu. 2. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje zapewnienie sprzedaży biletów zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówienia przekazanego drogą elektroniczną albo telefonicznie (przy czym Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić drogą mailową przyjęcie zamówienia telefonicznego). 3. Przewidywane kierunki przelotów: 3.1. międzynarodowych: Belgia, Chiny, Francja, Hiszpania, Japonia, Niemcy, Rosja, RPA, Ukraina, USA; 3.2. krajowych: Gdańsk, Kraków, Warszawa. 4. Zamawiający przewiduje, że łącznie w trakcie trwania umowy zakupi: 4.1. biletów krajowych: ok. 10 szt., 4.2. biletów międzynarodowych: ok. 50 szt. 5. Wskazane powyżej ilości biletów lotniczych są jedynie ilościami szacunkowymi i służą do celów złożenia przez Wykonawcę oferty i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. 6. Określone przez Zamawiającego ilości biletów lotniczych są wartościami szacunkowymi i nie mogą stanowić podstawy do wnoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń co do wysokości faktycznej odpłatności należnej z tytułu świadczenia usług. 7. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie: 7.1. do obsługi Zamawiającego w zakresie rezerwacji i zakupu biletów lotniczych u wszystkich przewoźników lotniczych na wszystkich trasach i na wszelkie oferowane przez nich przeloty, 7.2. do organizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych (np. obowiązkowe ubezpieczenie podróżnych i ich bagażu w czasie lotu, opłaty lotniskowe, opłaty paliwowe, opłaty serwisowe), 7.3. w przypadku zaistnienia potrzeby i na prośbę Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany wykonać inne usługi turystyczne za odrębnym wynagrodzeniem jak np. zakup biletów kolejowych, wynajem środków transportu (samochody osobowe, autokary, minibusy, małe samoloty), 7.4. do uwzględniania przy dokonywaniu rezerwacji biletów lotniczych zamówień Zamawiającego w zakresie: tras, terminów i klas lotniczych, według obowiązujących taryf określonych przez przewoźników, z uwzględnieniem najkorzystniejszych w danym momencie cen, 7.5. do każdorazowego przekazywania Zamawiającemu, drogą elektroniczną, informacji nt. dokonywanych rezerwacji biletów, obejmujących: dane rezerwacji, cenę biletu oraz termin wykupu, 7.6. do przedstawienia Zamawiającemu, najkorzystniejszych, dostępnych na rynku, ofert zakupu biletów lotniczych. Wykonawca każdorazowo zobowiązany będzie przedstawić Zamawiającemu minimum 3 oferty wraz z podaniem dla każdej z ofert informacji co najmniej na temat: 7.6.1. ceny biletu z wyszczególnieniem poszczególnych składowych wpływających na cenę biletu tj. w szczególności minimum: wysokość taryfy lotniczej - ceny za przelot, wysokość podatków i opłat lotniskowych, a także wysokość opłaty transakcyjnej (tj. opłaty za wystawienie biletu lotniczego oraz czynności związane z obsługą rezerwacji i dostarczeniem biletu zgodnie ze złożoną przez Wykonawcę ofertą), a w przypadku wystąpienia dla proponowanej oferty innych kosztów i opłat również ich wysokość, 7.6.2. jak przesunięcia terminu wyjazdu (np. wylot o 1 dzień wcześniej / powrót o 1 dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego, 7.6.3. możliwości (tzn. czy jest taka możliwość czy nie) przebukowania biletu (dokonania zmian w bilecie m.in. w zakresie terminu wylotu lub osoby, na którą bilet został zarezerwowany i wystawiony) po jego wystawieniu i wysokości opłaty (opłat) związanej (związanych) z dokonaniem tej czynności, 7.6.4. czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, bezkolizyjnej i efektywnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie, z uwzględnieniem czasu transferu pomiędzy lotniskami, 7.6.5. przedstawienia przez Wykonawcę najkorzystniejszych wariantów połączenia, a w przypadku braku możliwości bezpośredniego dotarcia do celu, wyszukiwanie połączeń z najkrótszym czasem oczekiwania na kolejny lot, przy uwzględnieniu najkorzystniejszych cen na rynku oraz obowiązujących promocji, 7.7. do dokonania rezerwacji biletu wskazanego przez Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia rezerwacji przekazanego drogą elektroniczną (e-mail) oraz dostarczenia Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji, zawierającego ostateczną datę wykupu biletu, za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) niezwłocznie, lecz nie później niż 1 godzinę od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania rezerwacji, 7.8. do informowania o wprowadzeniu przez linie lotnicze programów lojalnościowych / motywacyjnych, zgłaszania uczestnictwa Zamawiającego oraz administrowania tymi programami w imieniu Zamawiającego, a także wprowadzenia odpowiednich kodów identyfikacyjnych do biletów wystawianych we wszystkich biurach Wykonawcy, 7.9. do bezzwłocznego i bieżącego informowania Zamawiającego telefonicznie o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży leżących po stronie przewoźników, w szczególności takich jak opóźnienia lotu. Informacje te muszą być potwierdzone przez Wykonawcę drogą mailową, 7.10. do zakupu najtańszych biletów lotniczych na danej trasie zgodnie z warunkami uzgodnionymi z Zamawiającym i określonymi przez Zamawiającego w poleceniu rezerwacji (nawet jeśli dokonano rezerwacji biletu lotniczego na wyższą kwotę). Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia najniższych z dostępnych taryf publikowanych, stawek negocjowanych i stawek promocyjnych oraz zapewnienia Zamawiającemu dostępu do wszystkich publikowanych i niepublikowanych taryf linii lotniczych, 7.11. do zapewnienia bezpłatnej możliwości odwołania rezerwacji, 7.12. do zapewnienia możliwości dokonania bezpłatnych zmian rezerwacji w sytuacji zmiany terminu wylotów, 7.13. w przypadku zmiany trasy lub terminu podróży z powodów leżących po stronie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie zaoferować dostępne połączenie, którego koszt będzie nie wyższy niż 20% ceny brutto pierwotnego połączenia, 7.14. do umożliwienia Zamawiającemu, zgodnie z zasadami przewoźnika w sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć, zmiany rezerwacji w odniesieniu do: klasy, czasu, terminu podróży oraz danych pasażera. Wszelkie koszty operacyjne w/w zmian wliczone są w opłatę transakcyjną Wykonawcy. Jeżeli zmiana rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający zobowiązany będzie do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty, 7.15. do wysyłania biletów elektronicznych bezpośrednio z terminalu Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) używanego przez Wykonawcę (niedopuszczalne jest przekazywanie tych biletów z adresów / skrzynek/ poczty elektronicznej Wykonawcy). Wszystkie dane zawarte w biletach elektronicznych dostarczanych przez Wykonawcę Zamawiającemu będą identyczne z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) użytkowanego przez Wykonawcę, zakazane jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian do biletu elektronicznego wygenerowanego za pośrednictwem stosowanego przez Wykonawcę GDS, 7.16. do każdorazowego przekazywania Zamawiającemu, drogą elektroniczną, informacji nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, 7.17. do bezpłatnego dostarczania dokumentów podróży (biletów), dokumentów ubezpieczeń (polis) oraz faktur do siedziby Zamawiającego. Na żądanie zamawiającego wskazane w zamówieniu dokumenty ubezpieczenia zostaną dostarczone niezwłocznie za pośrednictwem kuriera, 7.18. Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia, 7.19. do kontaktu z wyznaczonymi pracownikami Zamawiającego w szczególności: 7.19.1. wyznaczenia pracowników do kontaktu telefonicznego i e-mailowego z Zamawiającym co najmniej w dni robocze w godzinach od 8:00 do 17:00, 7.19.2. niezwłocznego informowania wyznaczonych pracowników Zamawiającego drogą elektroniczną (e-mail) o braku możliwości realizacji rezerwacji lub sprzedaży biletów wraz z uzasadnieniem, 7.19.3. każdorazowego informowania wyznaczonych pracowników Zamawiającego o zbliżającym się terminie wykupu biletu, najpóźniej na 24 godziny przed upływem terminu dokonanej uprzednio rezerwacji, 7.20. do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, a w szczególności w przypadku odmowy przyjęcia pasażera na pokład, zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika, odwołaniem lotu lub jego znacznym opóźnieniem lub ze względów losowych, 7.21. do sporządzania miesięcznych (każdorazowo na żądanie Zamawiającego) raportów z wystawionych faktur za bilety lotnicze. 8. Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym zobowiązany jest do pośrednictwa w zakresie formalności ubezpieczeniowych. 9. Ubezpieczenie na czas podróży na każdy dzień wyjazdu do krajów europejskich, krajów reszta świata oraz na terenie kraju. Ubezpieczenie będzie obejmować: a) koszty leczenia ubezpieczonego przebywającego za granicami naszego kraju w związku z jego nagłą chorobą lub nieszczęśliwym wypadkiem, b) koszty transportu chorego lub transportu zwłok do Polski, c) następstwa nieszczęśliwych wypadków polegająca na trwałym uszkodzeniu ciała, rozstroju zdrowia lub śmierci ubezpieczonego wywołane przyczyną zewnętrzną, niezależnie od woli ubezpieczonego, powstałe podczas podróży zagranicznej, d) utraty bagażu podróżnego. Z tytułu następstw nieszczęśliwych wypadków ochrona ubezpieczenia będzie obejmowała: a) śmierć ubezpieczonego - wysokość świadczenia stanowi 100% sumy ubezpieczenia, b) trwały uszczerbek na zdrowiu - wysokość świadczenia odpowiada orzeczonemu przez lekarzy procentowi stałego uszczerbku na zdrowiu w odniesieniu do sumy ubezpieczenia. Niezależnie od kwoty wypłacanego świadczenia ubezpieczonemu zostaną zwrócone niezbędne wydatki poniesione za przejazd na teren RP do wskazanych przez ubezpieczyciela lekarzy oraz kosztów wykonania na terenie RP zleconych przez nich badań wymaganych dla uzasadnienia roszczeń. 10. Zamawiający ma prawo zażądać od Wykonawcy udokumentowania ceny biletu wynikającej z taryfy przewoźnika. W terminie 5 dni Wykonawca drogą elektroniczną przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające cenę biletu wg taryfy przewoźnika. 11. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie biletu lotniczego oferowanego przez Wykonawcę w stosunku do ceny biletu oferowanego przez inne biuro lub przez przewoźnika (bilet droższy u Wykonawcy) - Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy: a) realizacji zamówienia po korzystniejszej cenie, b) kupna biletu w innym biurze lub u przewoźnika, c) pokrycia różnicy w cenie biletu. 12. W celu dokonania rozliczeń z tytułu realizacji zamówienia Wykonawca będzie wystawiał każdorazowo fakturę z wyszczególnieniem odrębnie obejmującym jedynie opłatę transakcyjną za wystawienie biletu lotniczego oraz czynności związane z obsługą rezerwacji i dostarczenia biletu (wynikająca ze złożonej przez Wykonawcę oferty) i odrębnie taryfę lotniczą - cenę za przelot oraz opłaty podatkowe, paliwowe i lotniskowe. 13. Wystawione polisy zostaną dostarczone w ramach wynagrodzenia przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego. Płatności nastąpią każdorazowo w terminie 30 dni, na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej do siedziby Zamawiającego faktury VAT. W przypadku polis ubezpieczeniowych, za fakturę VAT uznaje się prawidłowo wystawioną polisę lub notę obciążającą. 14. Wykonawca w trakcie realizacji przedmiotu umowy zobowiązuje się, że nie naruszy przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 15. Przedmiot umowy będzie realizowany sukcesywnie, zgodnie z bieżącymi zamówieniami Zamawiającego. 16. Zamawiający zastrzega sobie, że nie jest zobowiązany do wyczerpania swoimi zamówieniami kwoty, na którą zawarta zostanie umowa, w okresie obowiązywania umowy. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu nie wykorzystania w pełni przez Zamawiającego kwoty, na którą zostanie zawarta umowa. 17. Wykonawca zobowiązany jest załączyć do złożonej oferty oświadczenie o niestosowaniu nieuczciwej polityki rynkowej - wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SIWZ udostępnionej na stronie internetowej Zamawiającego.