Usługi sekretarsko-asystenckie wraz z obsługą kancelarii na potrzeby Agencji Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia są usługi sekretarsko-asystenckie wraz z obsługą kancelarii na potrzeby Agencji Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Mińskiej 60. Zakres usług realizowanych przez Wykonawcę obejmować będzie: 1) Działalność marketingową w ramach promocji nieruchomości inwestycyjnych i zabytkowych z Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, w tym: a. planowanie działań promocyjnych, b. planowanie i organizacja akcji marketingowych i promocyjnych, c. reprezentowanie Agencji Nieruchomości Rolnych podczas akcji marketingowych na targach, konferencjach i festiwalach, d. współpraca z mediami w ramach publikowania artykułów promujących nieruchomości inwestycyjne i zabytkowe, e. współpraca przy planowaniu budżetu marketingowego, f. zamawianie materiałów promocyjnych, g. współpraca z Sekcją Organizacyjno-Prawną przy tworzeniu SIWZ oraz zawieranie umów w ramach w/w czynności, h. pomoc przy przygotowywaniu sprawozdań i fotorelacji z przeprowadzonych akcji marketingowych 2) Świadczenie usług sekretarskich wraz z obsługą kancelarii, w tym: a. obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej b. wprowadzanie danych do systemu Elektronicznego Obiegu Spraw i Dokumentów (systemu działającego u Zamawiającego, obsługującego obieg dokumentów, dalej także jako: EOSiD), łącznie ze skanowaniem dokumentów, c. obsługę wirtualnej centrali telefonicznej, polegającą na zarządzaniu połączeniami przychodzącymi i przekierowaniu ich na telefony poszczególnych pracowników Zamawiającego, d. ewidencjonowanie wyjść oraz wyjazdów służbowych pracowników Zamawiającego, e. prawidłową eksploatację udostępnionych przez Zamawiającego urządzeń, służących należytemu wykonaniu przedmiotu umowy, to jest komputera, telefonu służbowego, kserokopiarek, drukarek, faksów i skanerów, urządzenia kopertującego, f. wykonywanie innych czynności biurowych w ramach realizacji bieżących potrzeb Zamawiającego, w tym: przygotowywania treści pism i e-maili, kompletowania istniejącej dokumentacji Zamawiającego w celu przekazania jej do archiwum przez pracowników Zmawiającego, prowadzenie spotkań z klientami w języku polskim/ angielskim, obsługa telefoniczna i współpraca z klientem w języku polskim/ angielskim. 3) sporządzanie sprawozdań z czynności wykonanych w ramach realizacji przedmiotu niniejszej umowy 4) przyjmowanie i weryfikacja poprawności faktur za usługi wykonywane w ramach umów wyszczególnionych w podpunkcie 1) i 2), oraz przekazywanie ich do odpowiednich działów w celu rozliczenia. Zamawiający miesięcznie obsługuje : a) ok 4500 przesyłek wychodzących (dot. obsługi kancelarii wyłącznie w okresie zastępstwa), b) ok 7500 przesyłek przychodzących (dot. obsługi kancelarii wyłącznie w okresie zastępstwa), c) ok 500 połączeń telefonicznych przychodzących, d) ok 200 pism i e-maili, Wykonawca będzie realizował Usługi w dniach i w godzinach pracy Zamawiającego w dni robocze z wyłączeniem sobót w godzinach od 7:00 do 16:00 minimum 35 godzin tygodniowo. W oparciu o art. 36a ust. 2 Ustawy PZP, Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych części zamówienia. Kluczową częścią zamówienia dla zamawiającego jest pełnienie dyżuru w siedzibie Zamawiającego.