Świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży, wystawiania i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych na trasach zagranicznych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług na rzecz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko- Mazurskiego w zakresie rezerwacji, sprzedaży, wystawiania i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych na trasach zagranicznych. 2. W ramach realizacji zamówienia przewiduje się zakup około 163 sztuk biletów lotniczych z możliwością dostosowania do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn. zmniejszania lub zwiększania ich liczby) w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych. Mówiąc o jednej sztuce biletu rozumie się bilet na trasie tam i z powrotem w klasie ekonomicznej, w sporadycznych przypadkach w klasie business. 3. Realizacja usług stanowiących przedmiot zamówienia będzie się odbywała każdorazowo na podstawie dostarczonych przez Wykonawcę biletów lotniczych. Zakres zamówienia opiera się o prognozowaną ilość zakupionych biletów lotniczych na okres od dnia zawarcia umowy do 31.12.2013 r. lub - w przypadku wcześniejszego wyczerpania środków pieniężnych, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia - do dnia wykorzystania kwoty, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od części usług będących przedmiotem zamówienia - do 15 % kwoty, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia. Wykonawca nie może dochodzić z tego tytułu jakichkolwiek roszczeń. 4. W ramach świadczenia usługi rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych Wykonawca zobowiązany będzie do: 1) rezerwacji, zakupu biletów lotniczych oraz przyjmowania zgłoszeń telefonicznych i mailowych 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu przez cały okres obowiązywania umowy, 2) sprzedawania biletów lotniczych według obowiązujących taryf określonych przez przewoźnika pomniejszonych o określony w umowie upust od ceny biletu i powiększonych o opłatę transakcyjną i opłaty lotniskowe, 3) każdorazowego przedstawiania różnych wariantów połączenia z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny i promocji, długości trasy oraz optymalnego czasu podróży, 4) przedstawienia dokumentów wskazujących wszystkie dostępne warianty zamawianego połączenia z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny i obowiązujących promocji, długości trasy oraz optymalnego czasu podróży, a także potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii tzw. agent kuponu czyli części biletu zawierającej cenę biletu zakupionego u przewoźnika), 5) przypomnienia Zamawiającemu o zbliżającym się terminie wykupu wcześniej zarezerwowanego biletu oraz do dokonania zakupu biletu po ostatecznym potwierdzeniu przez Zamawiającego, 6) nieodpłatnego dostarczenia biletów lotniczych do siedziby Zamawiającego, ewentualnie do innego miejsca wskazanego przez Zamawiającego w terminie wskazanym przez Zamawiającego, 7) niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o wszelkich mu znanych zmianach godzin wylotów i przylotów dotyczących zamówionych biletów, 8) wystawiana biletów w formie elektronicznej, o ile nie wiąże się to z dodatkowymi kosztami, 9) przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 5. Zamawiający będzie mógł odwołać rezerwację, zmienić trasę lub termin podróży nie później niż 24 godziny przed planowanym odlotem