Obsługa i utrzymanie cmentarza komunalnego w Dobrzanach przy ul. Cmentarnej, ul.Dworcowej oraz cmentarza komunalnego w miejscowości Lutkowo, gmina Dobrzany w latach 2013 - 2015

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest obsługa i utrzymanie cmentarza komunalnego w Dobrzanach przy ul. Cmentarnej o powierzchni 1,75 ha, ul. Dworcowej o powierzchni 0,75 ha oraz cmentarza w miejscowości Lutkowo gmina Dobrzany o powierzchni 0,82 ha w latach 2013 - 2015. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje w szczególności: 1.) w zakresie obsługi: a) prowadzenie racjonalnej gospodarki kwaterami grzebalnymi zgodnie z planem zagospodarowania cmentarzy oraz obowiązującymi przepisami, b) informowanie petentów o miejscu i wysokości opłat za wykup kwater na cmentarzach , zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza Dobrzan nr 74/12 z dnia 25.09.2012 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za korzystanie z cmentarzy i urządzeń cmentarnych. c) ustalanie terminów i warunków pogrzebów, d) otwieranie i zamykanie bram cmentarzy w Dobrzanach zgodnie z ustaleniami regulaminu cmentarza, e) prowadzenie dokumentacji cmentarnej, w formie pisemnej, a w szczególności: - ksiąg wieczystych osób pochowanych na cmentarzach, - alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzach, - księgi grobów cmentarzy, - rejestru kart zgonów, - rejestru miejsc rezerwowych, - aktualizacji planu zagospodarowania i wykorzystania miejsc na cmentarzach, - ksiąg obiektów budowlanych, wykonywanie niezbędnych przeglądów i pomiarów, f) przedstawienie do dnia 15 stycznia każdego roku sprawozdań o stopniu wykorzystania miejsc grzebalnych oraz na żądanie Zamawiającego. g) egzekwowanie od wykonawców usług pogrzebowych utrzymania porządku oraz usuwania nadmiaru ziemi w przypadku wykonywania grobu murowanego, h) pełnienie nadzoru nad robotami wykonywanymi bezpośrednio na terenie cmentarzy i jego obiektach przez podmioty gospodarcze świadczące usługi pogrzebowe - pouczenie ich o wymogach prawidłowego wykonania grobu i przywrócenia porządku po czynnościach pogrzebowych oraz dokonanie sprawdzenia i odbioru wykonanych robót przed i po pochowaniu zwłok (pogrzebie). 2) w zakresie utrzymania cmentarzy: a) bieżące utrzymanie czystości cmentarzy, a w szczególności - domu przedpogrzebowego na cmentarzu w Dobrzanach - alejek utwardzonych b) systematyczne wykaszanie: - traw na terenie cmentarzy, - mogił zaniedbanych i przeznaczonych do likwidacji - pasa zieleni izolacyjnej o szer. do 1 m bezpośrednio przylegającego do terenu cmentarzy, c) odchwaszczanie na bieżąco nieutwardzonych alejek i terenów wokół drzew i nasadzeń, d) wykonywanie prac korekcyjno-pielęgnacyjnych drzew i żywopłotów, e) wykonywanie systematycznych konserwacji i drobnych napraw obiektów, urządzeń, instalacji, ogrodzenia i nawierzchni alejek wraz z jednokrotnym malowaniem pomieszczeń wewnątrz domu przedpogrzebowego, w terminie ustalonym z Zamawiającym, f) usuwanie aktów wandalizmu, w tym m.in. napisów itp., g) usuwanie opadłych liści oraz odśnieżanie, usuwanie lodu i posypywanie piaskiem chodników i dojazdu do cmentarzy oraz głównych utwardzonych alejek na cmentarzu, parkingów i dojścia do domu przedpogrzebowego w Dobrzanach, h) wyposażenie obiektów w niezbędną liczbę kontenerów na odpady zmieszane oraz bieżące ich segregowanie i wywóz odpadów biodegradowalnych (liści, wykoszonych traw w miejsce wskazane jako kompostownik i) ponoszenie kosztów zużytej energii elektrycznej oraz wody na cmentarzach - w roku ubiegłym zużyto około - 140 m3 wody i ok. 560 kW energii elektrycznej, j) obsługę domu przedpogrzebowego w Dobrzanach, k) wykonanie zgodnie z obowiązującymi przepisami przeglądów technicznych obiektów budowlanych i instalacji, prowadzenie książki obiektu oraz wykonywanie pomiarów instalacji elektrycznej, l) usuwanie drobnych zastoisk wody opadowej (kałuże), ł) obsługę klientów z należytą starannością, 3). Niezależnie od obowiązków wymienionych w pkt. 1 i pkt.2 do obowiązków Wykonawcy należy w szczególności: a) zapewnienie prawidłowej obsługi cmentarzy komunalnych. b) przekazywanie do dnia 10 stycznia każdego roku Zamawiającemu kopii ksiąg cmentarnych sporządzonych na elektronicznych nośnikach informacji, zestawienia miejsc pochówku za które w roku poprzednim winny być uiszczone opłaty za korzystanie z cmentarza komunalnego na okres pierwszych i kolejnych 20 lat oraz zestawienia kosztów utrzymania cmentarzy w roku poprzednim wraz podaniem ilości wywiezionych śmieci, zużytej wody i energii elektrycznej. c) zapewnienie stałego funkcjonowania cmentarzy i obsługę klientów w dni powszednie w godz. 8.00-16.00, a w niedzielę i dni wolne od pracy w godzinach uzgodnionych z osobami dokonującymi pochowania zwłok. Informacja o godzinach funkcjonowania administracji powinna być wywieszona na bramach cmentarzy oraz tablicy domu przedpogrzebowego. d) niezwłoczne zgłaszanie Zamawiającemu konieczności wykonania napraw i remontów przekraczających bieżące utrzymanie. 4).Wszystkie czynności związane z chowaniem zmarłych, ekshumacją zwłok i szczątków,zagospodarowaniem starych grobów, utrzymaniem terenów cmentarzy, domów przedpogrzebowych prowadzeniem ksiąg cmentarnych powinny być wykonywane zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych /Dz. U. z 2000 r. Nr 23, poz.295 ze zmianami/ i jej przepisami wykonawczymi, a w szczególności: -Rozporządzenia Ministra Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 20 października 1972 r. w sprawie urządzania cmentarzy, prowadzenia ksiąg cmentarnych oraz chowania zmarłych /Dz. U. z 1972 roku Nr 47 poz. 299 ze zmianami/. -Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi /Dz. U. z 2001 roku Nr 153 poz.1783/. -Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia l sierpnia 2001r.w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów /Dz. U. z 2001 roku Nr 90 poz.1013 ze zmianami/. 5).Wszystkie czynności związane z zarządzaniem nieruchomościami powinny być wykonywane zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo Budowlane /Dz. U. z 2006r. Nr 156 poz. 1118 ze zmianami/ i Ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami /Dz. U. z 2000 r. Nr 46 poz. 543 ze zmianami/ oraz aktami wykonawczymi do powyższych ustaw z uwzględnieniem postanowień umowy. 6).Każdy z Wykonawców winien dokonać wizji lokalnej, celem sprawdzenia warunków związanych z wykonaniem usług będących przedmiotem przetargu oraz celem uzyskania jakichkolwiek dodatkowych informacji koniecznych i przydatnych do złożenia oferty.