Opracowanie koncepcji i organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2012 w dniu 12 października 2012

Opis przedmiotu przetargu: Zakres zreczowy przedmiotu zamówienia obejmuje: I. Opracowanie koncepcji MFG Gdynia 2012 w tym 1. Podanie zakresu tematycznego planowanych paneli tematycznych oraz wskazanie liderów paneli i prelegentów Forum, (min. 3 panele, max. 4 panele) wraz z ich notami biograficznymi 2.Wskazanie sponsorów oraz patronów medialnych i partnerów Forum 3.Wskazanie miejsca organizacji wydarzenia 4.Wskazanie gościa specjalnego Forum, eksperta w dziedzinie gospodarki lub marketingu miejsc wraz z podaniem noty biograficznej gościa 5.Przedstawienie scenariusza Forum 6.Przedstawienie harmonogramu realizacji poszczególnych działań związanych z Forum 7.Uzasadnienie zaproponowanych rozwiązań II. Organizację MFG, zgodnie z koncepcją, w tym: 1.Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum 2.Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem głównego specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości. 3.Aktualizacja i obsługa strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie. 4.Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów 5.Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych 6.Organizacja wykładu gościa specjalnegoForum, eksperta, autorytetu w dziedzinie gospodarki lub marketingu miejsc 7.Wskazanie moderatora (prowadzącego) Forum 8.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu 9.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady 10.Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli 11.Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami 12.Opracowanie relacji po wydarzeniu do umieszczenia na stronie internetowej 13.Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum 14.Opracowanie raportu podsumowującego Forum 15.Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja 16.Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych 17.Organizacja cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe) 18. Organizacja zakończenia Forum, w tym: wynajęcie sali, dekoracja sali, zapewnienie cateringu, zapewnienie obsługi technicznej 19. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline 20.Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej 21.Promocja Forum na stronach partnerów Forum 22.Druk, w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego, 23.Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum 24.Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego 25.Przygotowanie i moderowanie konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowanie press release, w ilości 50 sztuk 26.Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych 27.Wykonanie dla wszystkich gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych (format minimum A4) oraz bloczków do notatek, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego 28. Ekspozycyja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego 29.Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym