Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Wykonawca w ramach niniejszego postępowania zobowiązany jest do oddania w dzierżawę Zamawiającemu łącznie 4 szt. (cztery) urządzeń wielofunkcyjnych, dostarczenia i zainstalowania ich we wskazanych przez Zamawiającego lokalizacjach oraz do wykonywania wszystkich czynności związanych z ich konserwacją, naprawą i do wykonywania czynności zapewniających prawidłową pracę, działanie wydzierżawionych urządzeń oraz do dostarczenia wszystkich niezbędnych materiałów eksploatacyjnych i części, za wyjątkiem papieru ksero. 2. Oddane w dzierżawę urządzenia wielofunkcyjne muszą być fabrycznie nowe (rok produkcji 2014 lub 2013) wolne od wad. 3. Oferowane urządzenia wielofunkcyjne muszą być kompletne po zamontowaniu i gotowe do użytkowania bez ponoszenia jakichkolwiek dodatkowych kosztów ze strony Zamawiającego. Ponadto, Zamawiający wymaga, aby oferowane urządzenia posiadały dokumentacje i instrukcje w języku polskim, które Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu w chwili montażu urządzeń. 4. Miejsce dostawy i montażu (instalacji i uruchomienia) urządzeń wielofunkcyjnych: - Starostwo Powiatowe w Nowym Tomyślu ul. Poznańska 33 budynek B, C, D oraz ul. Poznańska 30 budynek E. Jedno urządzenia monochromatyczne będzie docelowo znajdować się na ogólnodostępnym korytarzu i winno być zabezpieczone przed możliwością opróżnienia podajników z papierem oraz usunięciem tonera przez osoby postronne. 5. Wykonawca zobowiązany jest do bezpłatnego przeszkolenia pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi urządzeń wielofunkcyjnych, z chwilą uruchomienia urządzeń. 6. W okresie trwania umowy Zamawiający szacuje wykonanie ok. 540.000 stron A4 monochromatycznych i ok. 54.000 stron kolorowych na wszystkich urządzeniach. Podana liczba stron jest jedynie wartością orientacyjną służącą przygotowaniu w pełni porównywalnych ofert. Rzeczywista liczba wykonanych kopii i wydruków może być inna i nie może to mieć wpływu na zmianę warunków umowy, w zakresie zaproponowanej przez Wykonawcę ceny za kopie/wydruk. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy zależne będzie od ilości wykonanych kopii i wydruków w okresie trwania umowy i określone zostanie na podstawie cen jednostkowych w złotych brutto ustalonych w oparciu o ofertę przedłożoną przez Wykonawcę. Zamawiający nie zapewnia również że rozkład kopii/wydruków na poszczególne urządzenia będzie równomierny, nie deklaruje miesięcznej minimalnej ilości stron drukowanych na dzierżawionych urządzeniach. 7. Wykonawca zapewni kompleksową obsługę serwisową urządzeń polegającą na wykonywaniu wszystkich zapewniających prawidłową pracę, działanie wydzierżawionych urządzeń - czynności związanych z ich konserwacją, naprawą oraz dostarczaniu wszystkich niezbędnych materiałów eksploatacyjnych i części. 8. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości pracy kopiarek, poprzez: - usuwanie awarii - nie później niż w następnym dniu roboczym od zgłoszenia ( od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30 - 15:30 ) , - dostarczanie na własny koszt wszelkich materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych okresowo zużywających się, a niezbędnych do prawidłowego działania urządzeń wielofunkcyjnych: - dostarczone tonery muszą być oryginalne, fabrycznie nowe, wyprodukowane przez producenta oferowanych urządzeń - dostarczone materiały eksploatacyjne i części zamienne muszą być oryginalne, fabrycznie nowe, wyprodukowane przez producenta oferowanych urządzeń 9. W przypadku awarii urządzenia i nie przywrócenia pełnej sprawności urządzenia w ciągu 2 dni roboczych, Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć i zainstalować Zamawiającemu urządzenie zastępcze o porównywalnych parametrach technicznych ( nie gorszych) bez dodatkowych opłat na czas trwania naprawy. 10. Naprawy oraz konieczności dostawy i wymiany tonera lub innych materiałów eksploatacyjnych, zgłaszane będzie każdorazowo za pośrednictwem telefonu , drogą elektroniczną lub faksem., w godz. 7:30 - 15:30 w dni robocze od poniedziałku do piątku 11. Wykonawca Zobowiązany jest do systematycznego odbioru od Zamawiającego zużytych materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych. 12. Cena jednostkowa kopii zaoferowana przez Wykonawcę musi zawierać m.in. następujące elementy składowe: - Gwarantowany czas podjęcia interwencji - stawienie się technika w miejscu instalacji sprzętu w ciągu 24 godzin roboczych od momentu zgłoszenia - Dojazd specjalisty serwisu do lokalizacji Zamawiającego - Usługa wykonania przeglądu technicznego urządzeń w lokalizacjach Zamawiającego - Usługa wykonania konserwacji urządzeń zgodnie z założeniami producenta w lokalizacjach Zamawiającego - Dostawa oryginalnych materiałów eksploatacyjnych do urządzeń w lokalizacjach Zamawiającego - Dostawa oryginalnych tonerów do urządzeń w lokalizacjach Zamawiającego - Dostawa oryginalnych części zamiennych do urządzeń w lokalizacjach Zamawiającego - Dostawa i instalacja urządzenia zastępczego do wskazanej lokalizacji - jeśli naprawa nie nastąpi w wymaganym terminie - Ubezpieczenie urządzeń od następstw nieszczęśliwych wypadków - Odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych , części zamiennych oraz opakowań po tonerach wraz z utylizacją - Aktualizacje oprogramowania urządzeń - Zdalny monitoring sprawności i stanu technicznego urządzenia przez Wykonawcę - Opieka techniczna HelpDesk - Dedykowany opiekun techniczny do poszczególnej lokalizacji - Wykonawca zobowiązuje się skonfigurować urządzenie w celu automatycznego odczytu licznika. 13. Wykonawca będzie wystawiał faktury za każdy miesiąc rozliczeniowy. Zapłata będzie stanowiła sumę iloczynu wykonanych kopii i ceny jednostkowej za 1 kopię wskazanej w ofercie Wykonawcy. 14. Wykonawca zapewni: - wsparcie techniczne (gwarancja szybkiego i stałego kontaktu z serwisem), - obsługę serwisową po upływie okresu gwarancyjnego urządzenia, - dostępność wszystkich materiałów i części do każdego urządzenia przez okres min. 7 lat od daty przekazania urządzenia, - możliwość dokupienia oprogramowania OCR dla urządzeń, - możliwość rozbudowy o czytnik kart zbliżeniowych - możliwość rozbudowy o funkcję wydruku podążającego np. kolejkowanie zadań na serwerze lub za pomocą urządzenia. - centralny system zarządzania urządzeniem np. przez przeglądarkę internetową. 15. Wykonawca ubezpieczy przedmiot dzierżawy na swój koszt i we własnym zakresie. 16. Minimalne wymagania dla urządzeń wielofunkcyjnych zawarte zostały w załączniku A do SIWZ