Organizacja imprez masowych artystyczno-rozrywkowych organizowanych przez Gminę Sosnowiec w 2011r. - Piknik Europejski i Dni Sosnowca

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca organizację imprez masowych artystyczno-rozrywkowych organizowanych przez Gminę Sosnowiec w 2011r. - Piknik Europejski i Dni Sosnowca 2011. Zakres przedmiotu zamówienia zostaje podzielony na 2 części: I.CZĘŚĆ PIERWSZA ZAMÓWIENIA Organizacja imprezy masowej artystyczno-rozrywkowej organizowanej przez Gminę Sosnowiec w 2011r. - Piknik Europejski - Majówka 2011. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i realizacja plenerowej imprezy pn. PIKNIK EUROPEJSKI - MAJÓWKA 2011 według autorskiego scenariusza, organizowanej dla mieszkańców w dniach:, 2 maja 2011 od godz. 16:00 do godz. 22:00, 3 maja 2011 od godz. 16:00 do godz. 22:00, na terenie Parku Sieleckiego przy ul. 3 Maja w Sosnowcu. Wstęp wolny. W ramach imprezy Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania całej imprezy pod względem artystycznym i organizacyjnym z zapewnieniem zaplecza technicznego. Na organizację imprezy składa się: - ustawienie sceny o wymiarach min. 10x12 m wraz z zapleczem technicznym, garderobami, w Parku Sieleckim w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego, zadaszonej, osłoniętej bokami i tyłem materiałem chroniącym przed warunkami atmosferycznymi, najpóźniej do godz. 10:00 dnia 2 maja 2011 roku. - złożenie sceny, zaplecza technicznego po zakończeniu imprezy tj. 3 maja 2011 od godz. 22:00. Teren imprezy powinien być opuszczony przez Wykonawcę w stanie nienaruszonym (w obrębie barierek). - scena powinna spełniać wszelkie wymogi bezpieczeństwa, warunki techniczne jak również estetyczne. - umieszczenie przez Wykonawcę w obrębie sceny w Parku Sieleckim w widocznym miejscu banneru z nazwą imprezy oraz herbem miasta Sosnowca. - Wykonawca nie będzie rościł pretensji co do ustawionych przez Zamawiającego w obrębie sceny (otoczonej barierkami) sprzętów, urządzeń technicznych, ścianki sponsorskiej, zaplecza medycznego, zaplecza służb ochrony, jak również pojazdów należących do Zamawiającego oraz służb ochrony i medycznych. - zapewnienie służb porządkowych do ochrony mienia znajdującego się na terenie strefy ograniczonej płotkami zaporowymi: od godz. 23.00 (02.05.2011) do godz. 14.00 (03.05.2011), od godz. 23.00 (03.05.2011) na czas demontażu sceny i zaplecza technicznego. - zapewnienie zaplecza technicznego do sprawnej obsługi imprezy tj. garderób dla artystów (min. dwa namioty, wyposażone zgodnie z riderem technicznym poszczególnych artystów), namiot sztabu organizacyjnego (o wymiarach 3x3 m) z osobami do obsługi m.in. wydawania akredytacji dla dziennikarzy, identyfikatorów etc., namiot dla Zamawiającego (o wymiarach 4x8 m), z dostępem do napojów gorących (kawa, herbata) oraz chłodzących, wyposażony w stoły i ławki. - zapewnienie zabezpieczenia technicznego, sprzętu oświetleniowego i nagłośnieniowego, który spełnia wymogi w zakresie bezpieczeństwa używania, organizacji imprezy masowej oraz który jest zgodny z riderem technicznym artystów zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu imprezy. - zapewnienie obsługi technicznej nagłośnienia i oświetlenia w czasie trwania całej imprezy, a także zapewnienie osoby kierownika sceny, dbającego o sprawny przebieg imprezy według ustalonego scenariusza. - kierownik sceny będzie również odpowiedzialny za ustalenie z artystami i określenie czasu trwania wszelkich prób akustycznych, technicznych, które muszą zakończyć się przed rozpoczęciem imprezy każdego dnia. - zapewnienie identyfikatorów bądź opasek do oznaczenia osób uprawnionych do przebywania w obrębie sceny (otoczonej barierkami/płotkami zaporowymi). Identyfikatory/ opaski muszą być różne dla: 1. artystów, 2. obsługi technicznej, 3. Zamawiającego (z nazwą: Organizator), 4. gości, 5. przedstawicieli mediów/fotoreporterów. Przedstawiciele mediów zostaną zapoznani przez Wykonawcę z zasadami oraz możliwością fotografowania czy przeprowadzania wywiadów z artystami. - zapewnienie agregatu prądotwórczego (z paliwem), zapewniającego niezależną obsługę energetyczną imprezy, przez cały czas jej trwania oraz osoby posiadającej uprawnienia potwierdzone świadectwem kwalifikacyjnym uprawniającym do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci. Zamawiający zapewnia dostęp do energii elektrycznej dla zaplecza sceny. - przedstawienie scenariusza imprezy z zapewnieniem udziału artystów, gwarantujących jej wysoki poziom. - uwzględnienie w scenariuszu imprezy artystów lokalnej sceny muzycznej. Scenariusz imprezy zawierać będzie występy artystyczne, atrakcje, skupione wokół głównej gwiazdy muzycznej każdego dnia. Przez gwiazdę rozumie się zespół, wokalistę, wokalistkę, którzy są uznani w całej Polsce i odnieśli w ostatnim czasie sukces, poprzez np. wydanie nowej płyty, wysokie pozycje na ogólnopolskich listach przebojów, bądź odnoszą stale komercyjne sukcesy i są od lat uznawani przez przedstawicieli różnych pokoleń. Wykonawca przedstawi propozycje artystów, którzy w ostatnich 5 latach nie byli gośćmi podczas imprez masowych w Sosnowcu (nie dotyczy artystów lokalnej sceny muzycznej). - Zamawiający dopuszcza możliwość uwzględnienia w scenariuszu imprezy występów kabaretowych, jednak maksymalnie do godziny czasu łącznie każdego dnia. - zapewnienie podczas trwania całej imprezy, oprócz występów muzycznych, konkursów dla osób w różnych kategoriach wiekowych (w trakcie trwania przerw technicznych), w których nagrodami będą przedmioty bądź usługi przekazane przez sponsorów lub Zamawiającego. Ramowy program 02.05.2011 godz. 16.00 rozpoczęcie imprezy, program artystyczno - rozrywkowy ukierunkowany na objęcie przez Polskę Prezydentury w Radzie Unii Europejskiej : występy zespołów, konkursy i inne atrakcje godz. 20.30 koncert Gwiazdy Wieczoru godz. 22.00 zakończenie imprezy 03.05.2011 godz. 16.00 rozpoczęcie imprezy, program artystyczno - rozrywkowy : występy zespołów (szeroko rozumiana muzyka pop), kabaret, konkursy i inne atrakcje godz. 20.30 Koncert Gwiazdy Wieczoru godz. 22.00 zakończenie imprezy - zapewnienie osoby prowadzącej imprezę, która posiada doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju wydarzeń artystycznych, bądź jest osobą publiczną- znaną w całej Polsce. Konferansjer oprócz zapowiadania kolejnych punktów scenariusza imprezy, będzie prowadził konkursy dla publiczności, jak również będzie zobowiązany do odczytania listy sponsorów oraz komunikatów przygotowanych przez Zamawiającego. - umieszczenie scenariusza imprezy przy scenie głównej, w garderobach artystów, w namiotach zaplecza technicznego oraz w namiocie Zamawiającego. - zapewnienie spraw organizacyjno- administracyjnych, niezbędnych do prawidłowego zorganizowania imprezy w tym uzyskanie pozwolenia na organizację imprezy masowej (zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20.03.2009r. o Dz. U. z 2009r. Nr 62, poz. 504). - zawarcie umowy z ZAiKS oraz uiszczenie wynikających z niej opłat. - zawarcie stosownych umów z artystami i zespołami oraz zapłaty za wszelkie wynikające z zapisów umów zobowiązań (transport, noclegi etc.). - ścisła współpraca Wykonawcy z Zamawiającym (włączenie do scenariusza imprezy przedsięwzięć zaproponowanych przez Zamawiającego, nienaruszających sprawnego przeprowadzenia imprezy i opłaconych przez Zamawiającego). - wydrukowanie oraz umieszczenie Regulaminu imprezy pn. Piknik Europejski - Majówka 2011 (4 egzemplarze) w obrębie otoczenia sceny (na barierkach/plotkach zaporowych) oraz przy wejściach na teren imprezy masowej. II.CZĘŚĆ DRUGA ZAMÓWIENIA Organizacja imprezy masowej artystyczno-rozrywkowej organizowanej przez Gminę Sosnowiec w 2011r. - Dni Sosnowca 2011. DNI SOSNOWCA 2011 Organizacja plenerowej imprezy kulturalno- artystycznej pn. Dni Sosnowca 2011 Przedmiotem zamówienia jest: -przygotowanie i realizacja plenerowej imprezy pn. Dni Sosnowca 2011 według autorskiego scenariusza, organizowanej dla mieszkańców w dniach: 3 czerwca 2011 od godz. 18:00 do godz. 22:00, 4 czerwca 2011 od godz. 16:00 do godz. 22:00, 5 czerwca 2011 od godz. 16:00 do godz. 22:00, na terenie Parku Sieleckiego przy ul. 3 Maja w Sosnowcu. Wstęp wolny. -przygotowanie i realizacja imprezy pn. Sztuka Ulicy według autorskiego scenariusza, organizowanej dla mieszkańców w dniu 3 czerwca 2011 od godz. 10:00 do godz. 18:00 w Śródmieściu Sosnowca. Wstęp wolny W ramach imprezy Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania całej imprezy pod względem artystycznym i organizacyjnym z zapewnieniem zaplecza technicznego. Na organizację imprezy składa się: - ustawienie w Parku Sieleckim sceny o wymiarach min. 10x12 m wraz z zapleczem technicznym, garderobami, w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego, zadaszonej, osłoniętej bokami i tyłem materiałem chroniącym przed warunkami atmosferycznymi, najpóźniej do godz. 14:00 dnia 3 czerwca 2011 roku - złożenie sceny, zaplecza technicznego po zakończeniu imprezy w Parku Sieleckim tj. 5 czerwca 2011 od godz. 22:00. Teren imprezy powinien być opuszczony przez Wykonawcę w stanie nienaruszonym (w obrębie barierek) - scena powinna spełniać wszelkie wymogi bezpieczeństwa, warunki techniczne jak również estetyczne - umieszczenie przez Wykonawcę w obrębie sceny w Parku Sieleckim w widocznym miejscu banneru z nazwą imprezy oraz herbem miasta Sosnowca - Wykonawca nie będzie rościł pretensji co do ustawionych przez Zamawiającego w obrębie sceny w Parku Sieleckim (otoczonej barierkami) sprzętów, urządzeń technicznych, ścianki sponsorskiej, zaplecza medycznego, zaplecza służb ochrony, jak również pojazdów należących do Zamawiającego oraz służb ochrony i medycznych - zapewnienie w Parku Sieleckim służb porządkowych do ochrony mienia znajdującego się na terenie strefy ograniczonej płotkami zaporowymi: od godz. 23.00 (03.06.2011) do godz. 14.00 (04.06.2011) od godz. 23.00 (04.06.2011) do godz. 14.00 (05.06.2011) od godz. 23.00 (05.06.2011) na czas demontażu sceny i zaplecza technicznego. - zapewnienie w Parku Sieleckim zaplecza technicznego do sprawnej obsługi imprezy tj. garderób dla artystów (min. dwa namioty, wyposażone zgodnie z riderem technicznym poszczególnych artystów), namiot sztabu organizacyjnego (o wymiarach 3x3m) z osobami do obsługi m.in. wydawania akredytacji dla dziennikarzy, identyfikatorów etc., namiot dla Zamawiającego (o wymiarach 4x8m), z dostępem do napojów gorących (kawa, herbata) oraz chłodzących, wyposażony w stoły i ławki - zapewnienie zabezpieczenia technicznego, sprzętu oświetleniowego i nagłośnieniowego, który spełnia wymogi w zakresie bezpieczeństwa używania, organizacji imprezy masowej oraz który jest zgodny z riderem technicznym artystów zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu imprezy - zapewnienie obsługi technicznej nagłośnienia i oświetlenia w czasie trwania całej imprezy, a także zapewnienie osoby kierownika sceny, dbającego o sprawny przebieg imprezy według ustalonego scenariusza - kierownik sceny będzie również odpowiedzialny za ustalenie z artystami i określenie czasu trwania wszelkich prób akustycznych, technicznych, które muszą zakończyć się przed rozpoczęciem imprezy każdego dnia - zapewnienie identyfikatorów bądź opasek do oznaczenia osób uprawnionych do przebywania w obrębie sceny w Parku Sieleckim (otoczonej barierkami/płotkami zaporowymi). Identyfikatory/ opaski muszą być różne dla: 1. artystów, 2. obsługi technicznej, 3. Zamawiającego (z nazwą: Organizator), 4. gości, 5. przedstawicieli mediów/fotoreporterów. Przedstawiciele mediów zostaną zapoznani przez Wykonawcę z zasadami oraz możliwością fotografowania czy przeprowadzania wywiadów z artystami - zapewnienie agregatu prądotwórczego (z paliwem), zapewniającego niezależną obsługę energetyczną imprezy, przez cały czas jej trwania oraz osoby posiadającej uprawnienia potwierdzone świadectwem kwalifikacyjnym uprawniającym do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci. Zamawiający zapewnia dostęp do energii elektrycznej dla zaplecza sceny - przedstawienie scenariusza imprezy z zapewnieniem artystów, gwarantujących jej wysoki poziom. Scenariusz imprezy zawierać będzie występy artystyczne, atrakcje, obudowane wokół głównej gwiazdy muzycznej każdego dnia. Przez gwiazdę rozumie się zespół, wokalistę, wokalistkę, którzy są uznani w całej Polsce i odnieśli w ostatnim czasie sukces, poprzez np. wydanie nowej płyty, wysokie pozycje na ogólnopolskich listach przebojów, bądź odnoszą stale komercyjne sukcesy i są od lat uznawani przez przedstawicieli różnych pokoleń. Wykonawca przedstawi propozycje artystów, którzy w ostatnich 5 latach nie byli gośćmi w Sosnowcu podczas imprez masowych (nie dotyczy artystów lokalnej sceny muzycznej) - uwzględnienie w scenariuszu imprezy artystów lokalnej sceny muzycznej m.in. Vintage, Muariolanza - Zamawiający dopuszcza możliwość uwzględnienia w scenariuszu imprezy występów kabaretowych, jednak maksymalnie do godziny czasu łącznie każdego dnia - zapewnienie podczas trwania całej imprezy, oprócz występów muzycznych, konkursów dla osób w różnych kategoriach wiekowych (w trakcie trwania przerw technicznych), w których nagrodami będą przedmioty bądź usługi przekazane przez sponsorów lub Zamawiającego RAMOWY PROGRAM - PARK SIELECKI 03.06.2011 godz. 18.00 rozpoczęcie imprezy, program artystyczno - rozrywkowy (ze szczególnym uwzględnieniem muzyki hip-hopowej- artyści nagradzani prestiżowymi wyróżnieniami i nagrodami) występy zespołów, konkursy i inne atrakcje godz. 20.30 koncert Gwiazdy Wieczoru godz. 22.00 zakończenie imprezy 04.06.2011 godz. 16.00 rozpoczęcie imprezy, program artystyczno - rozrywkowy (muzyka klubowa/elektroniczna) : występy zespołów, kabaret, konkursy i inne atrakcje godz. 20.30 Koncert Gwiazdy Wieczoru godz. 22.00 zakończenie imprezy 05.06.2011 godz. 16.00 rozpoczęcie imprezy, program artystyczno - rozrywkowy (muzyka pop/rock) : występy zespołów, kabaret, konkursy i inne atrakcje godz. 20.00 Koncert Gwiazdy Wieczoru godz. 21.50 pokaz sztucznych ogni godz. 22.00 zakończenie imprezy - zapewnienie osoby prowadzącej imprezę, która posiada doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju wydarzeń artystycznych, bądź jest osobą publiczną- znaną w całej Polsce. Konferansjer oprócz zapowiadania kolejnych punktów scenariusza imprezy, będzie prowadził konkursy dla publiczności, jak również będzie zobowiązany do odczytania listy sponsorów oraz komunikatów przygotowanych przez Zamawiającego - umieszczenie scenariusza imprezy przy scenie głównej, w garderobach artystów, w namiotach zaplecza technicznego oraz w namiocie Zamawiającego - zapewnienie spraw organizacyjno- administracyjnych, niezbędnych do prawidłowego zorganizowania imprezy w tym uzyskanie pozwolenia na organizację imprezy masowej (zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20.03.2009r. o Dz. U. z 2009r. Nr 62, poz. 504). - zawarcie umowy z ZAiKS oraz uiszczenie wynikających z niej opłat - zawarcie stosownych umów z artystami i zespołami oraz zapłaty za wszelkie wynikające z zapisów umów zobowiązań (transport, noclegi etc.) - zorganizowanie dla uczestników imprezy w Parku Sieleckim, pokazu sztucznych ogni dnia 5 czerwca 2011 o godz. 21:50, na wysokim poziomie artystycznym, trwającego 7-10 minut, zsynchronizowanego z muzyką. Wykonawca jest zobowiązany do uzyskania zgody właściciela terenu na którym odbędzie się pokaz pirotechniczny, zgody Policji i Straży Pożarnej oraz zgody Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej na wykorzystanie przestrzeni powietrznej do przeprowadzenia pokazu. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu dokumenty potwierdzające uzyskanie zgody od ww. podmiotów - ścisła współpraca Wykonawcy z Zamawiającym (włączenie do scenariusza imprezy przedsięwzięć zaproponowanych przez Zamawiającego, nienaruszających sprawnego przeprowadzenia imprezy i opłaconych przez Zamawiającego) - wydrukowanie i umieszczenie w Parku Sieleckim Regulaminu imprezy pn. Dni Sosnowca 2011 (4 egzemplarze) w obrębie otoczenia sceny (na barierkach/plotkach zaporowych) oraz przy wejściach na teren imprezy masowej. SZTUKA ULICY Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia scenariusza imprezy z zapewnieniem artystów, gwarantujących jej wysoki poziom. Scenariusz imprezy zawierać będzie m.in. warsztaty i pokazy taneczne, teatry uliczne specjalizujące się w pantomimie i grze ulicznej, malowanie graffitti. Program artystyczny przygotowany będzie dla dorosłych i dla dzieci. Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji w ramach Sztuki Ulicy działań artystycznych po godz. 18:00, jeżeli wymaga tego scenariusz przedsięwzięcia. - zapewnienie w razie konieczności zaplecza technicznego tj. garderób dla artystów (namioty, wyposażone zgodnie z riderem technicznym poszczególnych artystów) w ramach organizacji Sztuki Ulicy - zapewnienie wszystkich materiałów oraz środków potrzebnych do realizacji Sztuki Ulicy. 3.3. Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację niniejszego zamówienia kwotę: I część zamówienia - 150.000,00 zł brutto II część zamówienia - 320.000,00 zł brutto.