Usługi serwisowe kserokopiarek, urządzeń wielofunkcyjnych eksploatowanych w obiektach Urzędu Miejskiego w Białymstoku oraz wykonywanie usług reprograficznych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia są usługi serwisowe kserokopiarek, urządzeń wielofunkcyjnych eksploatowanych w obiektach Urzędu Miejskiego w Białymstoku oraz wykonywanie usług reprograficznych. Zamówienie będzie dokonane w podziale na części: 1. I część zamówienia obejmuje usługi serwisowe kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych eksploatowanych w obiektach Urzędu Miejskiego w Białymstoku. 1) Szczegółowy zakres usługi serwisowej: a. konserwacja i przeglądy okresowe, przeprowadzane po wykonaniu limitu kopii przewidzianego przez producenta dla poszczególnych modeli kopiarek, jednak nie rzadziej niż raz na kwartał, obejmujące następujące czynności: - czyszczenie i odkurzanie całego wnętrza maszyny kopiującej, - czyszczenie i mycie układu optyki, - czyszczenie elementów pobierania i transportu papieru (pasy transportu, rolki), - czyszczenie układu grzejnego, - czyszczenie drutów korotronów oraz mycie rynienek, wałów ładujących, pasów transferowych, - czyszczenie wszystkich filtrów oraz zespołu wywoływaczki, smarowanie elementów napędu, - kontrolę stanu technicznego ww. podzespołów. - sprawdzenie działania kserokopiarki, - regulację w zakresie jakości kopii. b. naprawa kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych, łącznie z dostawą i wymianą części lub podzespołów uszkodzonych oraz zużytych - powodujących nieprawidłowe działanie sprzętu, na oryginalne lub dopuszczone przez producenta - nowe, przystosowane do poszczególnych modeli kopiarek, c. wymiana zużytych materiałów eksploatacyjnych (zwłaszcza - bęben światłoczuły, listwy bębnów, toner, developer) na oryginalne (bądź zamienniki) fabrycznie nowe (nie regenerowane), posiadające aktualny certyfikat dopuszczający do ogólnego stosowania wydany na podstawie obowiązujących przepisów. W przypadku zastosowania zamienników materiałów eksploatacyjnych, Wykonawca zagwarantuje takie same ich parametry techniczne jak w materiałach oryginalnych (jakość kopii, wpływ na eksploatację urządzeń, warunki BHP, p/poż ). Zakres zamówienia nie obejmuje dostaw papieru kserograficznego. d. dojazd do obiektów Zamawiającego, wskazanych w załączniku nr 1 do SIWZ, a w przypadku konieczności dokonania napraw w serwisie - transport urządzeń do i z siedziby serwisu oraz ponowną instalację w miejscu ich eksploatacji w danej lokalizacji Zamawiającego, e. odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych i części urządzeń (raz na kwartał), potwierdzony kartą przekazania odpadów, zgodnie z ustawą z dnia 27 kwietnia 2001r. o odpadach (Dz.U. z 2010r. nr 185 poz. 1243 ze zm.) f. świadczenie pomocy telefonicznej z zakresu obsługi kserokopiarek, Do zadań wykonawcy należy również dokonanie każdorazowego wpisu do książek serwisowych konserwacji, przeglądów technicznych, napraw oraz wymiany materiałów eksploatacyjnych. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia brakujących (szacunkowo ok. 5 %) książek serwisowych. Uwaga: Wykonawcy mogą zapoznać się ze stanem technicznym kserokopiarek w uzgodnionym z Zamawiającym terminie, nie później niż na 2 dni przed otwarciem ofert. 2) Ponadto Zamawiający wymaga: a. zapewnienia naprawy i dostawy materiałów eksploatacyjnych w ciągu 24 godzin od chwili zgłoszenia (telefonicznego, faksem, lub e-mailem), b. dostarczenia Zamawiającemu na czas naprawy nieodpłatnie do użytkowania zastępczą kserokopiarkę o podobnych parametrach i właściwościach, w przypadku, gdy niezbędny czas na naprawę kserokopiarki okaże się dłuższy niż 7 dni. 3) Zamawiający zastrzega, możliwość, wymiany na własny koszt, wyeksploatowanych urządzeń na nowe o podobnych parametrach w miejsce objętych zamówieniem. 4) Na czas realizacji zamówienia Wykonawca winien wskazać minimum dwie osoby, które będą bezpośrednio uczestniczyć w jego realizacji, z podaniem imienia i nazwiska oraz numerów telefonów. 5) Modele, ilość i szczegółowe rozmieszczenie urządzeń określa Załącznik nr 1 do SIWZ stanowiący jednocześnie załącznik do umowy. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany lokalizacji wskazanych urządzeń pomiędzy siedzibami UM jak też możliwość zmiany w zakresie samych siedzib Urzędu Miejskiego w granicach administracyjnych miasta. 2. II część zamówienia obejmuje wykonywanie usług reprograficznych 1) Szczegółowy zakres zamówienia obejmuje usługi reprograficzne polegające na wykonaniu czarno-białych oraz kolorowych, wielkoformatowych kserokopii na papierze kserograficznym o gramaturze 80g/m2, skanowanie oraz nagrywanie dokumentów na płyty DVD, składanie map do formatu A4 2) Poszczególne usługi będą realizowane w terminie i w zakresie uzgodnionym bezpośrednio przed przystąpieniem do realizacji usługi przez pracownika Zamawiającego. Dokumenty przeznaczone do obróbki reprograficznej będą dostarczane przez Zamawiającego do miejsca świadczenia usług i przez Zamawiającego odbierane. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odbioru jakościowego poszczególnych usług, na podstawie oceny własnej. Jeżeli usługa nie będzie zrealizowana zgodnie ze zleceniem Zamawiającego, Zamawiający ma prawo nie wyrazić zgody na odbiór takiej usługi, aż do czasu prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. 3) Zamawiający wymaga aby miejsce/-a świadczenia usług znajdowały się w granicach do 10 km od siedziby Zamawiającego znajdującej się przy ul. Słonimskiej 1 w Białymstoku. 4) wielkość zamówienia z rozbiciem na rodzaje i ilości kopii: a) Kopie czarno-białe (linie) na papierze - 200 m2 b) Kopie czarno-białe (linie) na papierze - 50 m2 oraz na płycie DVD c) Kopie czarno-białe (mapy) na papierze - 200 m2 d) Kopie czarno-białe (mapy) na papierze - 50 m2 oraz na płycie DVD e) Kopie kolorowe (linie) na papierze - 400 m2 f) Kopie kolorowe (linie) na papierze - 50 m2 oraz na płycie DVD g) Kopie kolorowe (mapy) na papierze - 600 m2 h) Kopie kolorowe (mapy) na papierze - 50 m2 oraz na płycie DVD