Kompleksowe zorganizowanie konferencji podsumowującej projekt Milion w rozumie

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe zorganizowanie konferencji podsumowującej projekt Milion w rozumie. W ramach przedmiotowego zadania należy: 1. Zapewnić usługę cateringową wraz z towarzyszącym wyposażeniem sali na max. 150 osób podczas konferencji podsumowującej projekt Milion w rozumie 2. Zapewnić przewóz uczestników konferencji podsumowującej projekt Milion w rozumie 3. Dostarczyć nowy sprzęt multimedialny - aparat cyfrowy wraz z dodatkową ozdobną torebką, stanowiący nagrody dla uczestników projektu Milion w rozumie 4. Wykonać projekt i druk oraz dostarczyć dyplomy dla uczestników projektu Milion w rozumie AD 1. Wykonawca zapewni catering podczas konferencji dla max. 150 osób (poczęstunek gości przewidziany na zakończenie konferencji - przewidywany czas trwania konferencji: od godz. 15:00 do 17.00) Zamówienie obejmuje: - Zapewnienie usług cateringowych w miejscu, terminie i o godzinie wskazanej przez Zamawiającego - Obsługę kelnerską (oddelegowanie odpowiedniej liczby osób, które przygotują catering, uzupełnią napoje i pożywienie oraz posprzątają w trakcie i po spotkaniu) - Towarzyszące wyposażenie sali: a) Zastawę stołową ceramiczną i/lub szklaną, sztućce metalowe (filiżanki + talerzyki pod filiżanki, literatki, szklanki do soków, talerze deserowe, łyżeczki) b) Dekorację bufetu (obrusy bawełniane lub jednorazowe, materiały dekoracyjne do przykrycia bufetu, transport (dostawa i odbiór naczyń po cateringu) W ramach obsługi cateringowej przewiduje się przygotowanie: - napojów: kawa świeżo parzona z ekspresu/zaparzaczka, herbata (ekspresowa w torebkach), cukier, mleczko do kawy, cytryna, soki owocowe - min. 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana; - lunchu w formie szwedzkiego stołu: gorące dania główne, tzw. jednogarnkowe do wyboru - 1 danie wegetariańskie (np. risotto z warzywami; leczo wegetariańskie z warzywami), 1 danie mięsne (np. gulasz/ zupa gulaszowa wieprzowa, wołowa; bogracz; leczo), kanapki koktajlowe w formie przystawek do wyboru (mix: chleb pszenny, razowy, masło, ser, szynka, salami, łosoś wędzony, jajko, warzywa i owoce - 3 kanapki/ osoba); - słodkiego bufetu: tort czekoladowy z logo projektu i Unii Europejskiej, np. nadrukowane na opłatku lub wykonane z masy cukrowej (ilość sztuk tortów dostosowana do ilości uczestników), kruche ciasteczka, czekoladowa fontanna z przekąskami owocowymi; Całość powyższych elementów obsługi cateringowej powinna być gotowa na pół godziny przed rozpoczęciem konferencji. Przy określaniu kosztów usługi należy przyjąć następujące parytety: - kawa- min. 1 filiżanka/ osoba, - herbata- min. 1 filiżanka/ osoba, - cukier- min. 2 łyżeczki/ osoba, - cytryna- min. 0,5 plasterka/ osoba - mleczko do kawy- min. 2 x 15g/ osoba - woda mineralna gazowana i niegazowana- min. 200 ml/ osoba - soki owocowe- min. 150 ml/ osoba, zawartość soku z owoców min. 75%, - danie wegetariańskie- min. 200g/ osoba, - danie mięsne- min. 200g/ osoba, - kanapka dekoracyjna- waga netto min. 45 g, 3 sztuki / osoba, - kruche ciasteczka- min. 2 ciasteczka/ osoba, - tort- min. 1 kawałek 100g/ osoba - czekoladowa fontanna- min. 7,5kg czekolady, akcesoria (serwetki, patyczki), rozstawienie i przygotowanie fontanny oraz obsługę, przekąski owocowe w tym pianki, rurki, biszkopciki na 150os. Usługa cateringowa będzie odbywać się na terenie Gminy Mikołów w pomieszczeniu zamkniętym, które zapewni Zamawiający. Miejsce i adres: Miejski Dom Kultury w Mikołowie, Rynek 19, 43-190 Mikołów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wykorzystania całości zamówienia bez ponoszenia dodatkowych kosztów i kar umownych. Termin realizacji zamówienia: 15.06.2015r. AD 2. Wykonawca zapewni przewóz uczestników konferencji podsumowującej projekt Milion w rozumie autokarem o liczbie miejsc siedzących łącznie max. 60. Uczestnicy powinni być na miejscu konferencji na 20 min. przed rozpoczęciem konferencji, tj. o godz. 14:40. W ramach zamówienia przewidziano: a) 1 przejazd łącznie max. 60 osób tam i z powrotem z Gimnazjum nr 3, ul Gliwicka 299, 43-190 Mikołów - Borowa Wieś do miejsca konferencji tj. Miejski Dom Kultury w Mikołowie, Rynek 19, 43-190 Mikołów oraz droga powrotna z miejsca konferencji tj. Miejski Dom Kultury w Mikołowie, Rynek 19, 43-190 Mikołów do Gimnazjum nr 3, ul Gliwicka 299, 43-190 Mikołów - Borowa Wieś; b) 1 przejazd łącznie 60 osób tam i z powrotem z Gimnazjum nr 4, ul. Szkolna 1, 43-196 Mikołów Bujaków do miejsca konferencji tj. Miejski Dom Kultury w Mikołowie, Rynek 19, 43-190 Mikołów oraz droga powrotna z miejsca konferencji tj. Miejski Dom Kultury w Mikołowie, Rynek 19, 43-190 Mikołów do Gimnazjum nr 4, ul. Szkolna 1, 43-196 Mikołów Bujaków. Termin realizacji zamówienia: 15.06.2015r. AD 3. Wykonawca dostarczy nowy, oryginalnie zapakowany sprzęt multimedialny - aparat cyfrowy wraz z dodatkową ozdobną torebką, stanowiący nagrody dla uczestników projektu Milion w rozumie (ilość sztuk: 70). Aparat cyfrowy o parametrach nie gorszych niż: 1) Rozdzielczość: min. 16 mln pikseli 2) Zoom optyczny: min. x 5 3) Zoom cyfrowy: min. x 4 4) Przekątna ekranu: min. 2,7 cala 5) Gwarancja: minimum 12 miesięcy Torebka papierowa, prezentowa, dopasowana do wielkości opakowania aparatu cyfrowego z uchwytem, gładka, jednokolorowa. Termin dostawy: do dnia 10.06.2015r. Miejsce dostawy: Urząd Miasta Mikołów, Rynek 16, 43-190 Mikołów AD 4. Wykonawca wykona projekt i druk oraz dostarczy 430 sztuk imiennych dyplomów dla uczestników projektu Milion w rozumie. Zamawiający zastrzega możliwość zwiększenia ilości dyplomów o max. 10 sztuk. Wydruk dyplomów w kolorze, w formie papierowej, format A4, arkusz gładki matt w gramaturze 250g/m2. Na dyplomach powinien znajdować się obowiązujący zestaw znaków graficznych: Narodowej Strategii Spójności oraz Unii Europejskiej (w kolejności tutaj podanej) oraz opis w postaci Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego a także hasło Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki: Człowiek - najlepsza inwestycja. Dodatkowo na dyplomie powinien widnieć tytuł oraz logo projektu tj. Milion w rozumie. Dane niezbędne do wykonania zamówienia, tj. imię i nazwisko uczestnika, nazwa projektu, logotypy Zamawiający przekaże Wykonawcy, który zostanie wybrany do realizacji zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo określenia wielkości obszaru nadruku na dyplomach. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zaakceptowania powyższego wzoru przed dostarczeniem przedmiotu zamówienia. Wykonawca wykona projekt do akceptacji Zamawiającego do 14 dni od podpisania umowy. Termin realizacji zamówienia: do dnia 10.06.2015r. Miejsce dostawy: Urząd Miasta Mikołów, Rynek 16, 43-190 Mikołów