przetarg nieograniczony o wartości poniżej 200.000 euro na świadczenie usług transportowych polegających na wynajmie autobusów i minibusów wraz z kierowcą na terenie kraju i za granicą na potrzeby Urzędu Miasta Gdyni

Opis przedmiotu przetargu: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi świadczenie usług transportowych polegających na wynajmie autobusów i minibusów wraz z kierowcą na terenie kraju i za granicą na potrzeby Urzędu Miasta Gdyni. 2. Wykonawca będzie świadczyć usługi przy pomocy pojazdów o następujących minimalnych parametrach technicznych: - minibus (liczba miejsc siedzących wraz z kierowcą min. 20+1) - wymagane przez Zamawiającego minimalne wyposażenie pojazdu: ABS, pasy bezpieczeństwa dla pasażerów, klimatyzacja, DVD, radio i nagłośnienie, - autobus (liczba miejsc siedzących wraz z kierowcą min. 54+1) - wymagane przez Zamawiającego minimalne wyposażenie pojazdu: ABS, pasy bezpieczeństwa dla pasażerów, klimatyzacja, DVD, radio i nagłośnienie, toaleta 3. Wykonawca gwarantuje bezpieczeństwo osób i mienia podczas wykonywania usługi. Zamawiający nie bierze żadnej odpowiedzialności za wypadki i zdarzenia jakiegokolwiek typu, w wyniku których nastąpi uszkodzenie ciała, śmierć czy szkoda materialna spowodowana działalnością Wykonawcy, 4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo przewożonych osób oraz jest zobowiązany do ubezpieczenia pasażerów i mienia od wszelkich szkód powstałych podczas przewozu i pozostających w związku z przewozem. 5. Wykonawca zamówienia musi świadczyć usługi wynajmu autobusów i minibusów zgodnie z przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. Dz.U z 2012, poz.1265 z późn. zm. ) oraz ustawą z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r. poz. 1137 z późn. zm). 6. Wykonawca musi zapewnić przewożonym osobom odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny: utrzymanie w czystości i porządku pojazdów, sprawną klimatyzację, przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych i BHP, ubezpieczenie pojazdów i osób na czas świadczenia usługi z tytułu szkód, które mogą wyniknąć w związku z wykonywaniem zamówienia. 7. Pojazdy wynajmowane w ramach zamówienia winny być prowadzone przez osoby mające odpowiednie uprawnienia do kierowania pojazdami, ze szczególną starannością i troską o życie i zdrowie pasażerów. 8. Wykonawca powinien dysponować taką ilością środków transportu, by zapewnić jednorazowy i w tym samym czasie, wynajem pojazdów zgodnie ze zleceniem Zamawiajacego. W dniach 23-26.09.2014 przewidywany jest przewóz ok. 450 osób, odbywający się w tym samym czasie. 9. Wykonawca zobowiązany jest do ponoszenia wszystkich kosztów związanych z eksploatacją i używaniem pojazdów własnych, w tym również dodatkowych kosztów związanych z awarią pojazdów. 10. W przypadku awarii środka transportowego (z jakiejkolwiek przyczyny) Wykonawca zapewni niezwłocznie zastępczy środek transportu spełniający wszystkie warunki Zamawiającego, w taki sposób, aby nie powodować opóźnień czasowych oraz poniesie pełną odpowiedzialność z tego tytułu. 11. Zamawiający szacuje przejechanie łącznie 11.765 km przy wykorzystaniu wynajmowanych autobusów i minibusów. Z tytułu przejechania mniejszej ilości kilometrów w stosunku do szacowanych Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia. 12. Szacowana liczba kilometrów przy poszczególnych rodzajach pojazdów: a) minibus (min. 20+1) - kraj - szacowana ilość kilometrów: 4600 km b) autobus (min. 54+1) - kraj - szacowana ilość kilometrów: 5465 km c) autobus (min. 54+1) - Europa - szacowana ilość kilometrów 1700 km 13. Szacowana liczba wyjazdów ryczałtowych: a) minibus (min. 20 +1): - ilość wyjazdów ryczałtowych do 100 km (jeden wyjazd - max. 5 godzin): 16 wyjazdów - ilość wyjazdów ryczałtowych do 200 km (jeden wyjazd - max. 10 godzin): 12 wyjazdów - ryczałt dniowy (w przypadku wyjazdów kilkudniowych, gdy pojazd nie jest używany): 1 ryczałt - wykonana ponadlimitowa godzina usługi przy wyjeździe ryczałtowym do 100 km (jeden wyjazd - max. 5 godzin) lub do 200 km (jeden wyjazd max. 10 godzin): 10 godzin b) autobus (min. 54 +1): - ilość wyjazdów ryczałtowych do 100 km (jeden wyjazd - max. 5 godzin): 71 wyjazdów - ilość wyjazdów ryczałtowych do 200 km (jeden wyjazd - max. 10 godzin): 28 wyjazdów - ryczałt dniowy (w przypadku wyjazdów kilkudniowych, gdy pojazd nie jest używany): 1 ryczałt - wykonana ponadlimitowa godzina usługi przy wyjeździe ryczałtowym do 100 km (jeden wyjazd - max. 5 godzin) lub do 200 km (jeden wyjazd max. 10 godzin): 25 godzin 14. W przypadku wyjazdów ryczałtowych na dystansach do 100 km (jeden wyjazd - max. 5 godzin) i do 200 km (jeden wyjazd - max. 10 godzin) obowiązuje cena ryczałtowa, zaoferowana przez Wykonawcę. 15. Koszt przekroczenia maksymalnej liczby godzin trwania danego wyjazdu ryczałtowego (tj. 5 godzin przy wyjeździe do 100 km albo 10 godzin przy wyjeździe do 200 km) zostanie obliczony jako iloczyn podanej w ofercie Wykonawcy ceny za wykonaną ponadlimitową godzinę usługi i liczby ponadlimitowych godzin usługi 16. Koszt innych przejazdów niż wskazane w punkcie 14. obliczony zostanie jako iloczyn podanej w ofercie Wykonawcy ceny za jeden kilometr i liczby przejechanych kilometrów. 17. Ilości kilometrów wskazane w punkcie 11. są ilościami szacunkowymi i mogą ulec zmniejszeniu. 18. W przypadku wyjazdów kilkudniowych, podczas których pojazd nie będzie wykorzystywany do przejazdów, a jedynie będzie pozostawał do dyspozycji Zamawiającego, Wykonawcy przysługiwać będzie ryczałt dniowy w wysokości zaoferowanej przez Wykonawcę i Wykonawcy nie będzie przysługiwać z tego tytułu jakiekolwiek dodatkowe wynagrodzenie. 19. Usługi wynajmu autobusów/minibusów będą wykonywane w miarę bieżących potrzeb Zamawiającego i zlecane będą e-mailem, faksem bądź telefonicznie. Zgłoszenie telefoniczne zostanie niezwłocznie potwierdzone e-mailem lub faksem. 20. Wykonawca otrzyma od Zamawiającego zlecenie jednostkowe na wykonanie usługi wynajmu autobusu lub minibusu najpóźniej na 3 dni przed terminem jej realizacji. 21. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówionej usługi. Informację o rezygnacji z wynajmu autobusu lub minibusu Zamawiający przekaże Wykonawcy faksem, e-mailem lub telefonicznie nie później niż 24 godziny przed planowanym świadczeniem usługi. 22. Każdorazowo potwierdzeniem usługi będzie zlecenie wyjazdu potwierdzające liczbę przejechanych kilometrów, rodzaje pojazdów, daty i godziny wyjazdu i powrotu. 23. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do: a) podstawienia pojazdu wraz z kierowcą zgodnie ze zleceniem, b) zapewnienia pojazdu spełniającego parametry opisane w SIWZ i wymagania techniczne określone przepisami prawa oraz posiadającego aktualne ubezpieczenie OC i NW, c) telefonicznego informowania Zamawiającego o każdym opóźnieniu powyżej 15 minut w podstawieniu pojazdu. Brak informacji będzie traktowany jako niepodstawienie pojazdu i będzie skutkował naliczeniem kary umownej, d) świadczenia usługi we wszystkie dni tygodnia od poniedziałku do niedzieli włącznie, e) zapewnienia bezpiecznego przewozu osób oraz ich bagażu, w szczególności świadczenia usług przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje do przewozu osób, f) każdorazowego ustalenia trzeźwości kierującego pojazdem, a w przypadku stwierdzenia, że stan kierowcy wskazuje na spożycie alkoholu lub środków odurzających, odsunięcia go od wykonywania pracy, g) zapewnienia na własny koszt pojazdu zastępczego spełniającego warunki wymienione w SIWZ i zleceniu jednostkowym, o którym mowa w pkt. 20. w przypadku wystąpienia w czasie świadczenia usługi zdarzeń uniemożliwiających jej kontynuację dotychczasowym pojazdem.