Sukcesywna dostawa oleju napędowego [ON] w systemie bezgotówkowym w maksymalnej ilości 70 000 l dla pojazdów służbowych oraz agregatów prądotwórczych pozostających w dyspozycji Zamawiającego

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa oleju napędowego [ON] w systemie bezgotówkowym na podstawie kart paliwowych w maksymalnej sumarycznej ilości 70 000 l dla pojazdów służbowych oraz agregatów prądotwórczych pozostających w dyspozycji Zamawiającego. 2. Dopuszcza się tankowanie do pojemników do tego przeznaczonych paliwa do agregatów prądotwórczych. Dla każdego agregatu prądotwórczego pozostającego w dyspozycji Zamawiającego należy wystawić kartę paliwową. 3. Dostarczany olej napędowy [ON] ma spełniać wymagania określone w polskiej normie PN-EN 590 (Paliwa do pojazdów samochodowych. Oleje napędowe. Wymagania i metody badań) oraz zapewniać komfort użytkowania bez względu na panujące warunki atmosferyczne. 4. Wymagane warunki realizacji dostaw oleju napędowego: Zakup oleju napędowego będzie dokonywany za pomocą systemu mikroprocesorowych kart elektronicznych lub kart magnetycznych (zwanych dalej kartami paliwowymi) wystawionych przez Wykonawcę. Zakup oleju napędowego odbywać się będzie na stacjach paliw wyłącznie w formie tankowania pojazdów. Stacje paliwowe powinny posiadać monitoring. Zamawiającemu będzie przysługiwało prawo do wglądu w zapis z monitoringu do 7 dni od chwili tankowania. W przypadku wątpliwości związanych z poprawnością realizacji transakcji i nie przedstawieniu zapisu z monitoringu Zamawiający ma prawo odmówić płatności za daną transakcję. Zamawiający będzie uprawniony do tankowania oleju napędowego na warunkach określonych w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia na wszystkich stacjach paliw znajdujących się w dyspozycji Wykonawcy, bądź współpracujących z nim Każdy zakup oleju napędowego musi być ewidencjonowany przez stację paliw w rejestrach sprzedaży oraz potwierdzany dokumentem wydania paliwa zawierającym, co najmniej następujące informacje identyfikacyjne: a) data i dokładny czas przeprowadzenia transakcji, b) numer rejestracyjny pojazdu; c) numer identyfikacyjny karty paliwowej; d) ilość (z dokładnością do 0,001 litra); e) rodzaj i cena dodatkowych usług i/lub dostaw f) adres stacji paliwowej, na której przeprowadzono transakcję. Oferowana cena oraz rabat (opust) za litr paliwa powinna zawierać wszelkie koszty dodatkowe, związane np. z wydaniem kart paliwowych, dostępem do stacji paliw oraz dostępem do strony internetowej lub innego równoważnego systemu. Wykonawca udostępni stronę internetową lub inny równoważny system ułatwiający korzystanie z kart paliwowych, rozliczanie dostaw paliw oraz świadczenie dostaw przez Wykonawcę. 5. Wymagane warunki gwarancji Wykonawcy: Wykonawca ma obowiązek zagwarantować jakość oleju napędowego zgodną z obowiązującymi normami i przepisami. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego reklamacji, a w szczególności co do jakości oleju napędowego, Wykonawca jest zobowiązany , nie później niż w ciągu 14 dni kalendarzowych zająć stanowisko w formie pisemnej. Brak stanowiska Wykonawcy w powyższym czasie traktowane będzie jako uznanie reklamacji jako uzasadnionej. 6. Wymagania co do kart paliwowych: Każdorazowy zakup oleju napędowego odbywać się będzie na podstawie przedstawionej przez kierowcę karty paliwowej. W przypadku braku możliwości zatankowania paliwa na podstawie karty paliwowej z przyczyn technicznych leżących po stronie Wykonawcy, dopuszcza się dokonywanie bezgotówkowego zakupu paliwa na podstawie faktury VAT z co najmniej 14 dniowym terminem płatności, wystawionej przez Wykonawcę na Zamawiającego, z treści której będzie wynikał numer rejestracyjny samochodu Zamawiającego, który był tankowany. Karty paliwowe wydawane będą Zamawiającemu bezpłatnie. Ilość i rodzaj kart paliwowych (imienne, na okaziciela itp.) określi Zamawiający. Karty paliwowe Wykonawca przekaże Zamawiającemu bezpośrednio po zawarciu umowy w terminie ustalonym z Wykonawcą. Wykonawca bezpłatnie wyda Zamawiającemu dodatkowe karty paliwowe w przypadku wynajmu przez Zamawiającego nowych samochodów, wymiany jednostek taboru Zamawiającego oraz w przypadku konieczności zwiększenia przez Zamawiającego ilości posiadanych kart paliwowych uprawniających do tankowania pojazdów samochodowych. Wydane karty paliwowe muszą być ważne na terenie całego kraju, na stacjach paliwowych Wykonawcy i/lub stacjach paliwowych współpracujących z Wykonawcą oraz otrzymają termin ważności na cały okres, w których ma być realizowana dostawa paliw płynnych. Karty paliwowe muszą być zabezpieczone kodem PIN. W przypadku utraty, kradzieży lub zniszczenia karty paliwowej, Zamawiający zobowiązany jest do natychmiastowego powiadomienia telefonicznie Wykonawcy o powyższych zdarzeniach, w celu zastrzeżenia utraconej karty paliwowej oraz dodatkowo dokonać potwierdzenia zgłoszenia telefonicznego za pomocą udostępnionego przez Wykonawcę faksu lub pod numer udostępnionego przez Wykonawcę telefonu lub na adres poczty elektronicznej Wykonawcy. Zamawiający może powiadomić Wykonawcę o utracie, kradzieży lub zniszczeniu karty paliwowej poprzez udostępniony Zamawiającemu system informatyczny, w którym można zgłosić utratę, kradzież lub zniszczenie karty paliwowej. Zgłoszenia dotyczące utraty, kradzieży lub zniszczenia karty paliwowej przyjmowane są całodobowo we wszystkie dni tygodnia. Po każdym zgłoszeniu utraty lub zniszczenia karty paliwowej należy podać numer utraconej karty. Wykonawca potwierdza niezwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po dniu otrzymania zgłoszenia, przyjęcie zgłoszenia pod numer faksu, z którego dokonano potwierdzenia zgłoszenia lub poprzez przesłanie e-mail lub poprzez informację zawartą w udostępnionym Zamawiającemu systemie informatycznym Wykonawcy. Wykonawca prowadzi rejestr zgłoszeń zablokowanych kart paliwowych, zawierający dane o numerze karty zgłoszonej jako utracona lub zniszczona, osobie zgłaszającej okoliczności wraz ze wskazaniem daty i godziny przyjęcia zgłoszenia. Niezwłocznie, przy czym w terminie nie dłuższym niż 24 godziny od momentu zgłoszenia utraty, kradzieży lub zniszczenia karty paliwowej Wykonawca zobowiązuje się do zablokowania karty, powodującego niemożność dokonywania za jej pośrednictwem jakichkolwiek transakcji. Transakcje dokonane po tym terminie obciążają Wykonawcę. W przypadku utraty, kradzieży lub zniszczenia karty paliwowej Wykonawca wyda Zamawiającemu na jego pisemny lub wysłany e-mailem wniosek, zamienną kartę paliwową. Zamienna karta paliwowa oraz numer PIN podporządkowany do tej karty dostarczony jest Zamawiającemu niezwłocznie przy czym w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia złożenia wniosku o wydanie zamiennej karty paliwowej do Wykonawcy. Jeżeli utracona lub skradziona karta paliwowa została odzyskana, Zamawiający ma obowiązek zgłosić ten fakt niezwłocznie Wykonawcy oraz przesłać odzyskaną kartę. Na karcie paliwowej lub w systemie sprzedażowym Wykonawcy muszą być zakodowane co najmniej następujące dane: a) nazwa użytkownika b) numer rejestracyjny pojazdu c) rodzaj paliwa d) rodzaj usług lub dostaw, które na jej podstawie mogą zostać nabyte. Karta paliwowa powinna mieć również możliwość nabycia na jej podstawie następujących dostaw i usług: a) oleje silnikowe, b) płyny eksploatacyjne (np.: płyn do spryskiwaczy), c) usługi samochodowe (np.: mycie samochodów), d) AdBlue, e) drobne akcesoria samochodowe(np.: żarówki, kosmetyki samochodowe), f) opcjonalnie opłaty autostradowe/drogowe lub inne opłaty o podobnym charakterze. 7. Wymagane zasady rozliczeń za zrealizowane dostawy: Rozliczenie zakupionego paliwa następować będzie w okresach ustalonych przez Zamawiającego lecz nie rzadziej niż raz na miesiąc na podstawie faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę, przy czym za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Faktury VAT powinny być wystawione przez Wykonawcę w oparciu o zbiorcze zestawienie wszystkich transakcji, które miały miejsce w danym okresie rozliczeniowym. Faktura wystawiona przez Wykonawcę obejmować będzie wyłącznie tankowania faktycznie zrealizowane na podstawie karty paliwowej oraz nabyte dodatkowe usługi i/lub dostawy. Do każdej faktury VAT Wykonawca ma obowiązek dostarczyć zbiorcze zestawienie wykonanych transakcji w danym okresie rozliczeniowym. Zbiorcze zestawienie powinno wskazywać datę i miejsce zakupu, numer identyfikacyjny karty paliwowej, numer rejestracyjny pojazdu, stan licznika, ilość i rodzaj wydanego paliwa, cenę jednostkową i wartość paliwa po uwzględnieniu oferowanego rabatu, ilość i cenę nabytych dodatkowych dostaw i/lub usług.