Usługa stałego sprzątania pomieszczeń biurowych siedziby ARiMR Łódzkiego Oddziału Regionalnego i 21 Biur Powiatowych zlokalizowanych na terenie województwa łódzkiego oraz sprzątanie terenów zewnętrznych wokół wybranych placówek ARiMR w województwie łódzkim

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zmówienia jest usługa stałego sprzątania pomieszczeń biurowych siedziby ARiMR Łódzkiego Oddziału Regionalnego i 21 Biur Powiatowych zlokalizowanych na terenie województwa łódzkiego oraz utrzymanie czystości na zewnątrz, na terenie wybranych Biur Powiatowych, w podziale na części: I.Część I – „Usługa stałego sprzątania pomieszczeń biurowych 21 Biur Powiatowych i Łódzkiego Oddziału Regionalnego”. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w TOMIE III SIWZ Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz w TOMIE II SIWZ – Formularzu Aktu Umowy. 1.Powierzchnie objęte usługą sprzątania wymienione w Opisie Przedmiotu Zamówienia (TOM III) od dnia 1 marca 2019 r. wynoszą odpowiednio 10480 m2 (poz. I) i 3267 m2 (poz. II). Istnieje możliwość zwiększenia powierzchni sprzątanej w trakcie trwania umowy do 14247 m2 (tj. 10680 m2 dla poz. I i 3567 m2 dla poz. II) i zmniejszenia do metrażu wyjściowego tj. na dzień podpisania umowy. Zamawiający powiadomi pisemnie Wykonawcę o zwiększeniu lub zmniejszeniu powierzchni podlegającej sprzątaniu z jednomiesięcznym wyprzedzeniem. 2.Do wszystkich wymienionych czynności związanych z wykonywaniem usługi stałego sprzątania powierzchni biurowych Wykonawca użyje własnych środków i artykułów higienicznych oraz własnego sprzętu. 3.Przy realizacji umowy Wykonawca będzie używał środków czystości i konserwacyjnych oraz materiałów higieniczno – sanitarnych gwarantujących utrzymanie wymaganej przez Zamawiającego higieny sanitarnej, a także właściwych do zainstalowanych pojemników oraz dozowników. Środki czyszcząco – dezynfekujące oraz materiały higieniczno – sanitarne muszą być odpowiedniej jakości, skuteczne w stosowaniu, powszechnie dostępne i używane na rynku, posiadające atest PZH, bezpieczne dla każdej zmywalnej powierzchni, rozkładalne, nietoksyczne, posiadające właściwości odłuszczająco – myjące. 4. Stosowane przez Wykonawcę środki czystości musza odpowiadać wymogom ustawy z dnia 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach ( t.j. Dz. U. z 2018 poz. 143) tj. nie mogą zawierać substancji powodujących zagrożenie dla środowiska, zdrowia lub życia człowieka. 5. Środki czystości oraz materiały higieniczno – sanitarne będą dostarczane i uzupełniane według bieżących potrzeb w celu zapewnienia należytego wykonania usługi sprzątania. 6. Dostarczane środki czystości muszą być nowe, nie używane wcześniej, wolne od wad fizycznych, posiadać oznaczenie na opakowaniu w języku polskim. 7.Dostarczane przez Wykonawcę materiały higieniczno – sanitarne muszą być nowe, nie używane wcześniej, wolne od wad fizycznych, posiadać oznaczenie na opakowaniu w języku polskim, odpowiadać rozmiarom posiadanych przez Zamawiającego pojemników oraz muszą spełniać poniższe wymogi: a) dwuwarstwowy ręcznik papierowy składany typu Z-Z o gramaturze minimum 2x18 g/m2, wykonany z 100% celulozy, gofrowany, w kolorze białym, b) papier toaletowy dwuwarstwowy o gramaturze minimum 36g/m2, wykonany z makulatury bielonej gofrowanej, szerokości rolki uzależnionej od pojemnika. 8. Dostarczane przez Wykonawcę poniższe środki czystości muszą odpowiadać opisanym niżej wymogom: a) mydło w płynie o perłowej i gęstej konsystencji, wysokopieniące o miłym zapachu, pH 5,5; b) płyn do mycia naczyń – płyn o gęstej konsystencji i przyjemnym zapachu; c) kostki toaletowe o działaniu antybakteryjnym, odświeżającym i zapobiegającym osadzaniu się kamienia, o wadze nie mniejszej niż 40g (ze względu na częste przypadki zapychania toalety wskutek niewłaściwego mocowania kostki, decyzję o konieczności ich stosowania podejmie każdy kierownik placówki). 9.Zamawiający żąda – na dzień składania oferty – przedłożenia przez Wykonawcę próbek środków czystości oraz materiałów higieniczno - sanitarnych , o których mowa w pkt 3.1.7. a) - b) oraz w pkt 3.1.8. a), b), c) w celu kontroli co do ich zgodności z wymaganiami Zamawiającego. W trakcie realizacji umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania od Wykonawcy próbek (egzemplarza) używanych środków czystości oraz materiałów higieniczno - sanitarnych w celu kontroli co do ich zgodności z wymaganiami Zamawiającego. Używane przez Wykonawcę środki czystości oraz materiały higieniczno - sanitarne muszą być dostarczane w oryginalnych opakowaniach umożliwiających identyfikację producenta oraz parametry użytkowe. 10.Sprzątanie pomieszczeń wymienionych w Opisie Przedmiotu Zamówienia (TOM III poz. I-II) odbywać się będzie od poniedziałku do piątku w dni robocze oraz w innych terminach, które wynikać będą z potrzeb Zamawiającego, w godzinach ustalonych z kierownikami placówek wymienionych lub osobami przez nich upoważnionymi. O wszelkich zmianach terminów i godzin sprzątania przedstawiciele Zamawiającego będą informować osoby odpowiedzialne po stronie Wykonawcy za realizację umowy. 11. W przypadku usług wykonywanych poza ustalonym harmonogramem sprzątania tj. prace okresowe lub inne dodatkowe czynności, Wykonawca zobowiązany będzie do uzgadniania z Zamawiającym terminów ich realizacji, z tygodniowym wyprzedzeniem. 12. Pracownicy zatrudnieni przez Wykonawcę do realizacji zamówienia wykonują powierzoną im pracę samodzielnie bez możliwości wprowadzania do sprzątanego obiektu osób trzecich. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia przez Wykonawcę do sprzątanego obiektu osób trzecich jedynie w uzasadnionych przypadkach, których nie dało się przewidzieć w dniu podpisania umowy, po wcześniejszym uzyskaniu zgody Zamawiającego. 13. Wykonawca zobowiązany jest do sprzątania po bieżących remontach pomieszczeń (malowanie, przeróbki budowlane itp.) jako czynność równoważną za okres trwania remontu i braku wykonywania usługi sprzątania w tym okresie. 14. Pomieszczenia wymienione w Opisie Przedmiotu Zamówienia (TOM III, poz. II) - serwerownie, składnice akt, magazynki, archiwum mogą być sprzątane wyłącznie w obecności i zgodnie ze wskazówkami wyznaczonego pracownika Zamawiającego. 15. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania usług dodatkowych niewymienionych powyżej w sytuacjach awaryjnych (np. zalanie pomieszczeń), w ramach otrzymywanego miesięcznego wynagrodzenia. 16.Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienie odpowiedniej liczby osób sprzątających, sprawnie działających urządzeń i narzędzi niezbędnych do realizacji usługi, odpowiedniej ilości wyłącznie atestowanych środków czystości oraz materiałów higienicznych. 17. W przypadku stwierdzenia, że zastosowane środki czystości, środki higieniczne, urządzenia i narzędzia są niewystarczające do utrzymania należytego stanu sanitarno – porządkowego obiektów, Zamawiający ma prawo żądać zastosowania innych, wskazanych przez siebie środków, urządzeń i narzędzi. Wykonawca zobowiązuje się zastosować do wniosku Zamawiającego w terminie 7 dni od jego zgłoszenia. 18.W przypadku stwierdzenia, że ilość osób sprzątających jest niewystarczająca do utrzymania należytego stanu sanitarno – porządkowego obiektów, Zamawiający ma prawo żądać zwiększenia liczby pracowników do sprzątania. Wykonawca zobowiązuje się zastosować do wniosku Zamawiającego w terminie 7 dni od jego zgłoszenia. II. Część II – „Usługa sprzątania terenów zewnętrznych wokół wybranych placówek ARiMR w województwie łódzkim". Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w TOMIE III SIWZ Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz w TOMIE II SIWZ – Formularzu Aktu Umowy. 1.Powierzchnia objęta usługą sprzątania terenów zewnętrznych tj. chodniki, parkingi, inne ciągi komunikacyjne oraz trawniki wokół wybranych placówek ARiMR wymieniona w Opisie Przedmiotu Zamówienia (TOM III) od dnia 1 marca 2019 r. wynosi łącznie 2238 m2 .Istnieje możliwość zwiększenia powierzchni sprzątanej do 2438 m2 i zmniejszenia do metrażu wyjściowego tj. na dzień podpisania umowy. Zamawiający powiadomi pisemnie Wykonawcę o zwiększeniu lub zmniejszeniu powierzchni podlegającej sprzątaniu z jednomiesięcznym wyprzedzeniem. 2.Do wszystkich czynności związanych z utrzymaniem porządku na zewnątrz Wykonawca użyje własnego sprzętu oraz materiałów tj. piach, sól itp. 3.Zamawiający zapewni pojemniki na odpady i wywóz odpadów, za wyjątkiem odpadów pod postacią skoszonej trawy, liści, gałęzi i śniegu. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia na własny koszt pojemnika do gromadzenia oraz wywozu skoszonej trawy, zebranych liści i gałęzi z częstotliwością wynikającą z konieczności opróżnienia pojemnika na śmieci. Wykonawca zobowiązany jest wywieźć na własny koszt nadmiar śniegu z terenu posesji placówki Zmawiającego w przypadku gdy pryzma śniegu przekroczy 1 m wysokości. 4.Pracownicy zatrudnieni przez Wykonawcę do realizacji zamówienia wykonują powierzoną im pracę samodzielnie bez możliwości wprowadzania do sprzątanego obiektu osób trzecich. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia przez Wykonawcę do sprzątanego obiektu osób trzecich jedynie w uzasadnionych przypadkach, których nie dało się przewidzieć w dniu podpisania umowy, po wcześniejszym uzyskaniu zgody Zamawiającego. 5. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania usług dodatkowych niewymienionych powyżej w sytuacjach awaryjnych (np. po wichurze), w ramach otrzymywanego miesięcznego wynagrodzenia. 6. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienie odpowiedniej liczby osób sprzątających, sprawnie działających urządzeń i narzędzi niezbędnych do realizacji usługi, odpowiedniej ilości piachu, soli i wszelkich innych materiałów do realizacji prac sprzątania na zewnątrz. 7.W przypadku stwierdzenia, że ilość osób sprzątających jest niewystarczająca do utrzymania należytego stanu terenów wokół tych obiektów, Zamawiający ma prawo żądać zwiększenia liczby pracowników do sprzątania. Wykonawca zobowiązuje się zastosować do wniosku Zamawiającego w terminie 7 dni od jego zgłoszenia. Dotyczy: Część I-II 1.Wyznaczony przez Zamawiającego pracownik-/cy będzie/-ą zgłaszał/-ć Wykonawcy na bieżąco wszelkie uwagi związane z nienależytym wykonaniem świadczonych usług. 2.Wykonawca zobowiązany jest w czasie wykonywania usług zapewnić w budynku/na terenie objętym umową należyty ład i porządek, a prace wykonywać w sposób najmniej uciążliwy dla użytkowników obiektu. 3.Wykonawca będzie przestrzegać przepisów BHP i PPOŻ w zakresie zgodnym z opisem przedmiotu zamówienia i odpowiadać za przestrzeganie tych przepisów. 4.Wykonawca obowiązany jest do przestrzegania na terenie obiektu/terenu, na którym wykonuje czynności objęte przedmiotową umową, wewnętrznych przepisów regulujących zasady ochrony obiektu, osób i mienia oraz egzekwowania tych przepisów od zatrudnionych przez siebie pracowników. 5.Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w związku z realizacją usług oraz wskutek działań innych pracowników Wykonawcy, a także zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem usług. 6.Wykonawca jest zobowiązany, we własnym zakresie, do zapewnienia zastępstwa w przypadku nieobecności pracownika skierowanego do realizacji usługi. 7.Wykonawca zobowiązany jest skierować do realizacji przedmiotu zamówienia optymalną liczbę pracowników umożliwiającą terminową i należytą realizację wszystkich prac określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia (TOM III), jednak nie mniejszą niż 1 osobę na każde Biuro Powiatowe, za wyłączeniem Piotrkowskiego Biura Powiatowego - nie mniej niż 4 osoby w przypadku Łódzkiego Oddziału Regionalnego oraz nie mniej niż 2 osoby w przypadku Piotrkowskiego Biura Powiatowego. Stosownie do wymagań art. 29 ust. 3a ustawy PZP Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.) wszystkich osób wykonujących czynności w zakresie realizowanego zamówienia i przez cały okres jego realizacji, za wyjątkiem osób sprawujących funkcję nadzoru nad pracownikami realizującymi zamówienia. Najpóźniej w dniu podpisania umowy Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Wykaz pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę przy realizacji czynności wskazanych w umowie.O każdej zmianie w Wykazie osób zatrudnionych na umowę o prace biorących udział w realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego niezwłocznie po wystąpieniu zmiany przedstawiając zaktualizowany Wykaz. 8.W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu, określonego w pkt. 7, zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób skierowanych do realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 9.Zamawiający uprawniony jest w trakcie realizacji zamówienia do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób skierowanych do realizacji przedmiotu zamówienia, w trakcie jego realizacji. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności wskazane w Opisie Przedmiotu Zamówienia (TOM III) w trakcie realizacji zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawcy: a)oświadczenia Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy; b)poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.1000) i Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE; w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; c) zaświadczenia właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; d) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz.1000) i Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. 10.Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu określonego w pkt 7 tj. zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób skierowanych do realizacji przedmiotu zamówienia wykonujących czynności wskazane w Opisie Przedmiotu Zamówienia (TOM III) Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu określonego w pkt 7 tj. zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w Opisie Przedmiotu Zamówienia (TOM III) czynności. 11.W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. 12.Zamawiający zobowiązuje się udostępnić Wykonawcy w ramach niniejszej Umowy energię elektryczną, wodę, miejsce do składowania sprzętu. 13.Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących działalności Zamawiającego ( w szczególności dotyczące systemu zabezpieczeń, przedmiotów i urządzeń znajdujących się w pomieszczeniach, rozkładu pomieszczeń), o których dowiedział się w trakcie realizacji niniejszej umowy, jak również do pozostawiania w stanie nienaruszonym wszelkich materiałów, z którymi z racji wykonywania umowy mógłby się zetknąć. 14. Wykonawca obowiązany jest do przestrzegania na terenie obiektu, na którym wykonuje czynności objęte przedmiotową umową, wewnętrznych przepisów regulujących zasady ochrony obiektu, osób i mienia oraz egzekwowania tych przepisów od zatrudnionych przez siebie pracowników.