Usługa udostępnienia systemu do zarządzania oświatą

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa udostępnienia systemu zarządzania oświatą z pełnym prawem do jego użytkowania w zakresie funkcjonalnym: 1) gromadzenia i analizy danych organizacji szkół przygotowanych za pomocą programu arkusza organizacyjnego, 2) konstruowania planów finansowych i analizy wykonania planów finansowych zwanego dalej Systemem. Wymagania ustawowe: System musi spełniać wymogi przepisów prawa, które obowiązują w realizacji zadań obsługiwanych przez poszczególne funkcjonalności m.in.: 1. ustawy prawo oświatowe (t. j. Dz.U.2019.1148 ze zm.), 2. ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t. j. Dz.U.2019.1481 ze zm.), 3. ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (t. j. Dz.U.2019.2215), 4. ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U.2019.1438 ze zm.), 5. ustawy z dnia 27.10.2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t. j. Dz.U.2020.17) 6. obowiązujących rozporządzeń MEN (Ministerstwem Edukacji Narodowej), w tym: 1) Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 rok w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. (Dz. U.2017.1646 ze zm.), 2) Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 17 marca 2017 r. w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i przedszkoli (Dz.U.2019.502 ), 3) Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz.U.2019.1700 ze zm.), 7. Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz.U.2017.2247), 8. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO). W ramach usługi Wykonawca zobowiązany jest do: I. Wdrożenia systemu: 1. Zaimportowania danych z obecnie eksploatowanego systemu SIGMA OPTIVUM (zakres danych do zaimportowanie – arkusz organizacyjny od 01.09.2019, dane finansowe od 1.01.2020). Za import danych, a więc kontakt i współpracę z właścicielem systemu odpowiada Wykonawca. 2. Zintegrowanie z eksploatowanymi przez Zamawiającego systemami w zakresie wymiany danych w sposób umożliwiający eksport/import sprawozdań budżetowych oraz planów finansowych: 1) Eksport danych w formacie XML dotyczących projektów planów, wniosków o zmianę planu i planów zatwierdzonych oraz zmian w jednostkowych planach finansowych oświatowych jednostek budżetowych do systemu Ratusz – Rekord. Definicje plików zostaną dostarczone po podpisaniu umowy. 2) Eksport danych w formacie XML dotyczących projektów planów, wniosków o zmianę planu i planów zatwierdzonych oraz zmian w jednostkowych planach finansowych oświatowych jednostek budżetowych do systemu do zarządzania i obsługi księgowej Finanse firmy Vulcan Sp. z o.o. Definicje plików zostaną dostarczone po podpisaniu umowy. 3) Eksport sprawozdań budżetowych RB do systemu Ratusz – Rekord. 4) Import sprawozdań budżetowych RB z programu systemu do zarządzania i obsługi księgowej firmy Vulcan Sp. z o.o. – plik o rozszerzeniu PWS (plik ten oparty jest o xml); definicje plików zostaną dostarczone po podpisaniu umowy; 5) Import sprawozdań finansowych (Bilans, Rachunek zysków i strat, Zestawienie zmian w funduszu placówki oświatowej) z systemu do zarządzania i obsługi księgowej firmy Vulcan Sp. z o.o. – plik o rozszerzeniu SFI (plik ten oparty jest o xml); definicje plików zostaną dostarczone po podpisaniu umowy. Zintegrowanie zamawianego systemu z eksploatowanymi przez Zamawiającego systemami, a więc kontakt i współpraca z właścicielami systemów leży po stronie Wykonawcy 3. Założenia kont użytkowników oraz nadanie uprawnień zgodnie z przekazanym Wykonawcy wykazem. 4. Przygotowanie instrukcji obsługi Systemu dla jednostek oświatowych 5. Przeprowadzenie szkoleń dla przedstawicieli placówek oświatowych oraz Zamawiającego - w ramach wdrożenia systemu Wykonawca zobowiązany będzie zorganizować szkolenia dla wskazanych przez Zamawiającego 160 osób (pracowników Urzędu Miasta i placówek oświatowych) z całości funkcjonalności systemu. Szkolenia będą musiały się odbyć na terenie Miasta Rybnika, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, w godzinach pracy Urzędu. Za organizację szkoleń, tj. salę, niezbędny sprzęt (komputery, rzutnik), materiały szkoleniowe, odpowiada Wykonawca. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji ze szkoleń w przypadku, gdy po podpisaniu umowy Zamawiający uzna, że nie są one niezbędne do prawidłowego użytkowania systemu. Wskutek ewentualnej rezygnacji przez Zamawiającego ze szkoleń Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne dodatkowe roszczenia z tytułu pomniejszenia wynagrodzenia o kwotę wskazaną za przeprowadzenie szkoleń. 6. Dostarczenia materiałów szkoleniowych (w formie elektronicznej lub w wersji papierowej). 7. Opracowania i dostarczenia Zamawiającemu oraz wszystkim administratorom danych osobowych, przed dniem rozpoczęcia eksploatacji systemu, Polityki Bezpieczeństwa Systemu zawierającej co najmniej: 1) opis struktury zbioru danych osobowych, 2) sposoby ochrony, zastosowane techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa 3) informację, kto jest administratorem systemu, 4) procedurę nadawania i odbierania uprawnień, 5) sposoby i częstotliwość wykonywania kopii zapasowych, 6) procedurę zgłaszania nieprawidłowości działania systemu, 7) wykaz budynków/pomieszczeń, w których będą przetwarzane dane. Jeżeli dane są szyfrowane, Wykonawca dostarczy algorytm deszyfracji danych (nie dotyczy haseł do danych, dla których była wykonana anonimizacja). 8. Wszelkie koszty związane z instalacją, konfiguracją oraz wdrożeniem Systemu ponosi Wykonawca. II. Udostępnienia Systemu bez limitu użytkowników i jednostek oświatowych. III. Świadczenia usługi asysty technicznej, przez cały okres udostępniania Systemu, obejmującej: 1) nadzór nad prawidłowym działaniem Systemu zgodnie z SIWZ i przepisami prawa, 2) dokonywanie aktualizacji Systemu do nowszych wersji, wynikających ze zmian obowiązujących przepisów prawa oraz rozszerzających funkcjonalność systemu, 3) wykonywania kopii baz danych – min. 1 raz na dobę, w godzinach od 20:00 do 7:00, kopie będą przechowywane na serwerze Wykonawcy innym niż działający System, 4) udzielanie pomocy technicznej w dni robocze w godzinach od 08:00 do 16:00 w zakresie funkcjonowania Systemu, czas na udzielenie konsultacji nie będzie przekraczał 24 godzin od momentu zgłoszenia. Do czasu tego nie włącza się dni wolnych ustawowo od pracy, 5) zapewnienie stałego nadzoru technicznego nad funkcjonowaniem Systemu: a) diagnozowanie i usuwanie wszelkich usterek i awarii w funkcjonowaniu Systemu, które zostaną ujawnione w okresie obowiązywania umowy, utrudniających lub uniemożliwiających pracę zgodnie z założeniami lub przepisami prawa przy zachowaniu następujących terminów: - czas usunięcia awarii lub zapewnienie alternatywnego sposobu pracy na Systemie – do max 2 dni roboczych, licząc od momentu powiadomienia, - czas usunięcia zgłoszonej usterki – do max 3 dni roboczych, licząc od momentu powiadomienia, przy czym awaria rozumiana jest jako niepoprawne działanie Systemu, które uniemożliwia korzystanie z niego, natomiast usterka to nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji Systemu, brak właściwej weryfikacji wprowadzanych danych, skutkującej zapisaniem do bazy danych niekompletnych, niespójnych bądź nielogicznych danych, które nie powodują wstrzymania działania Systemu. b) naprawa baz danych uszkodzonych w wyniku awarii lub usterki Systemu, c) informowanie o sposobie rozwiązywania problemów zgłaszanych przez Zamawiającego, d) dostosowywanie Systemu do nowych wersji przeglądarek internetowych, e) wskazywanie i usuwanie problemów wydajnościowych działania Systemu Uprawnionymi do zgłaszania w imieniu Zamawiającego wszelkich awarii i usterek są administratorzy danych osobowych oraz pracownicy Zamawiającego. Awarie i usterki zgłaszane będą poprzez telefon, e-mail lub dedykowany do tego celu portal. Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania zgłaszającego awarię/usterkę oraz Zamawiającego o sposobie rozwiązania problemu. Wszelkie koszty usuwania usterek i awarii, których przyczyna nie leży po stronie Zamawiającego, ponosi Wykonawca. W ramach realizacji umowy w każdym roku realizacji umowy Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia bezpłatnego szkolenia uzupełniającego dla nowych dyrektorów placówek we wskazanym przez Zamawiającego terminie. Minimalne wymagania, które musi spełniać oferowany przez Wykonawcę System: I. Wymagania ogólne 1. System musi być rozwiązaniem opartym na modelu usługowym SaaS oraz umożliwiać pracę z wykorzystaniem aktualnych wersji przeglądarek internetowych (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Opera) bez konieczności instalowania elementów programu lub oprogramowania wspierającego na komputerze użytkownika. 2. System musi posiadać tzw. rejestr zmian oraz posiadać metrykę wykorzystywania przetwarzanych danych osobowych przez konkretnego użytkownika – z możliwością wygenerowania do odrębnego dokumentu (zgodnie z RODO). Rejestracja zmian musi być zgodna z KRI i RODO. Rejestr zmian musi: 1) być zapisywany w bazie danych, zawierać wszystkie zmiany dokonywane na danym obiekcie (tj. nauczycielu lub pracowniku AiO), m.in. (data pierwszego wprowadzenia danych do Systemu oraz kolejnych dat jej modyfikacji, wartość przed zmianą i po zmianie) wraz z informacją o użytkowniku dokonującym zmiany i adresie IP z jakiego zmiana została dokonana, 2) udostępniać informacje o zmianach danego obiektu uprawnionemu użytkownikowi Systemu, zawierać historię poszczególnych wartości zmodyfikowanych z jednoznacznym przypisaniem ich do identyfikatora użytkownika przeprowadzającego modyfikacje w Systemie oraz terminie ich wykonania. 3. System musi przechowywać informacje o logowaniu do Systemu przez okres wskazany przez administratora systemu (parametr systemowy domyślnie ustawiony na 2 lata). System musi mieć możliwość zapisania tych informacji do zewnętrznego pliku i wyczyszczenia go dla wskazanego okresu czasu. Informacje o logowaniu powinny być przechowywane w bazie danych i zawierać informacje o wykonanych operacjach (IP, nazwa użytkownika, id wpisu do bazy, rodzaj operacji, data). 4. System musi posiadać możliwość wyświetlania wszystkich operacji wykonanych z poziomu Systemu i dat tych operacji, z możliwością filtrowania po dacie, placówce i użytkowniku wykonującym operację 5. Każda placówka oświatowa musi móc korzystać indywidualnie z Systemu, tzn. że System powinien umożliwiać pracę każdej placówki oświatowej wyodrębnionej budżetowo tylko w ramach swoich danych, bez konieczności zbiorczej prezentacji danych z innymi jednostkami podrzędnymi. Użytkownicy z danej placówki oświatowej muszą mieć uprawnienia do pracy zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami, tylko i wyłącznie w ramach udostępnionych placówek. 6. W przypadku utworzenia nowej placówki oświatowej w okresie realizacji umowy, System musi umożliwiać administratorowi systemu, którym będzie pracownik Zamawiającego, wprowadzenie nowej placówki oświatowej do Systemu oraz udostępnienie jej wszystkich funkcjonalności, analogicznie tak jak innym placówkom tego samego typu korzystającym z Systemu. Zamawiający może dopuścić, że dodawanie nowych placówek oświatowych będzie dokonywane przez Wykonawcę, a nie za pomocą udostępnionej w systemie funkcjonalności dla Zamawiającego pod warunkiem, że prace takie będą wykonywane bez dodatkowych opłat. 7. System musi umożliwić użytkownikom dostęp do instrukcji obsługi dla wszystkich funkcjonalności, musi istnieć możliwość jej wydruku w dowolnym czasie. 8. Wszelkie funkcje, polecenia Systemu, a także instrukcje muszą być w języku polskim. 9. System musi umożliwić przekazywanie danych/informacji na podane adresy e-mail z możliwością ich modyfikacji z poziomu Systemu przez administratora systemu. 10. System musi umożliwiać zapis raportów i zestawień w formacie PDF, doc/docx, xls/xlsx, odt, ods oraz XML. 11. System musi umożliwiać centralne zarządzanie przez administratora użytkownikami i ich uprawnieniami oraz słownikami w tym: 1) tworzenie kont użytkowników, którzy mają dostęp do wskazanych w Systemie placówek, 2) blokowanie i odblokowywanie kont użytkowników 3) zróżnicowanie uprawnień użytkowników na pracowników Zamawiającego, pracowników placówek oraz administratora 12. System musi umożliwiać jednoczesną, swobodną pracę dla wszystkich zalogowanych użytkowników. 13. System powinien umożliwiać filtrowanie i sortowanie danych na listach danych, a tam gdzie to konieczne musi być możliwe wyświetlenie podsumowania kolumn liczbowych. Konieczność wyświetlania podsumowania określi Zamawiający na etapie wdrożenia. 14. System powinien umożliwiać na listach danych wyszukiwanie danych z możliwością określenia kryteriów wyszukiwania, również po frazie. W przypadku jeśli pozycje są słownikowane, musi być możliwość wyboru z listy w celu oznaczenia jednej, kilku lub wszystkich pozycji ze słownika. 15. Do danych adresowych placówek oświatowych zostanie zaimplementowany słownik kodów terytorialnych „TERYT” w zakresie ulic, miejscowości, gmin, powiatów, województw wraz z możliwością jego aktualizacji. System musi umożliwiać ręczne dodanie pozycji do słowników przez uprawnionych użytkowników. 16. System musi obsługiwać aktualizację słowników kodami terytorialnymi “TERYT”, wraz z weryfikacją pozycji dodanych ręcznie i możliwością ich nadpisania oraz podglądem/wydrukiem raportu rozbieżności. 17. System musi wykonywać walidacje wartości dla każdego pola oraz funkcji walidacji całości danych dokumentów lub danych zawartych w formularzu tam gdzie są ustalone powszechnie obowiązujące zasady walidacji. 18. System musi umożliwiać administratorowi centralne zarządzanie słownikami, które w zależności od potrzeb mogą być takie same lub inne dla poszczególnych placówek oświatowych. System powinien umożliwiać podział słowników na: 1) wspólne dla wszystkich placówek oświatowych, 2) wspólne dla grup placówek oświatowych, 3) odrębne dla pojedynczych placówek oświatowych. Wykonawca przedstawi na etapie wdrożenia do akceptacji Zamawiającego listę słowników systemowych. Zamawiający ma prawo wskazać do implementacji przez Wykonawcę dodatkowe słowniki ponad te wskazane przez Wykonawcę. Do zaakceptowanej listy słowników Zamawiający wskaże czy słownik dotyczyć ma wszystkich placówek oświatowych, grupy placówek czy pojedynczej placówki oświatowej. 19. System musi uniemożliwiać edycję przez kilka osób w tym samym czasie jednego obiektu. Podczas wyświetlenia obiektu zablokowanego wcześniej przez innego użytkownika, użytkownik powinien otrzymać komunikat o zablokowaniu obiektu (wraz z podaniem informacji kto obiekt zablokował) i możliwości jego wyświetlenia w trybie do podglądu, bez możliwości jego edycji. 20. Dane wykorzystywane w Systemie, co do których istnieje prawdopodobieństwo potrzeby ich zmieniania (np. podstawa prawna wykorzystywana podczas tworzenia dokumentów, nazwy ulic) zostaną zapisane w słownikach danych, umożliwiających Zamawiającemu ich modyfikację. W uzasadnionych przypadkach (jeżeli zmiana wartości może mieć wpływ na integralność wcześniej wytworzonych dokumentów) dla danych słownikowych system powinien zapewnić mechanizm wersjonowania – modyfikacja danych słownikowych nie może spowodować zmiany w danych wcześniej wytworzonych na podstawie danych słownikowych. 21. W przypadku zmiany wzorów dokumentów tworzonych zgodnie z wzorami określonymi w przepisach prawa, Wykonawca dostosuje formularze dokumentów w Systemie w ciągu 7 dni od wejścia w życie zmian lub równolegle z wejściem w życie zmian, gdy data publikacji nie jest datą wejścia w życie. Zmiany wzorów dokumentów nie mogą wpływać na dokumenty wprowadzone przed zmianą wzorów. 22. System musi być zabezpieczony przed działaniem niebezpiecznego oprogramowania za pomocą następujących środków (programowe i sprzętowe): - systemu antywirusowego, aktualizowanego na bieżąco zgodnie z przyjętym cyklem producenta oprogramowania, - sprzętowej zapory ogniowej w punkcie styku z siecią publiczną, - szyfrowania danych na poziomie łączenia się z platformami internetowymi zawierającymi dane osobowe przy wykorzystaniu protokołu HTTPS, 23. Transmisja pomiędzy użytkownikami (klientami) a systemem (serwerem) musi być szyfrowana w oparciu o protokół SSL\TLS. Wykonawca zapewni niezbędne certyfikaty wydane przez kwalifikowane centrum certyfikacji. 24. Wykonawca zobowiązuje się do trwałego usunięcia danych z własnych zasobów po zakończeniu okresu obowiązywania umowy. II. Arkusz organizacyjny Zamawiający wymaga, by udostępniony system w zakresie planowania cyklu budżetu placówki oświatowej posiadał następujące minimalne funkcjonalności: 1. System musi zawierać Ramowe Plany Nauczania do wszystkich rodzajów szkół. W przypadku zmiany Ramowych Planów Nauczania Wykonawca dostosuje je w Systemie w ciągu 7 dni od wejścia w życie zmian lub równolegle z wejściem w życie zmian, gdy data publikacji nie jest datą wejścia w życie. Zmiany Ramowych Planów Nauczania nie mogą wpływać na Arkusze Organizacji opracowane przed zmianami w Ramowych Planach Nauczania. System musi zachowywać historyczność Ramowych Planów Nauczania, tak aby można było zweryfikować na jakich Ramowych Planach Nauczania tworzone były Arkusze Organizacji z poprzednich lat. 2. System musi umożliwiać administratorowi zesłownikowanie wszystkich danych możliwych do zesłownikowania w celu ułatwienia administracji Systemu i zachowania jednolitości i integralności danych, w tym w szczególności wymienionych poniżej: 1) placówek oświatowych wraz z ich wewnętrzną strukturą organizacyjną, 2) klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf, pozycja) w odniesieniu do dochodów i wydatków, 3) funkcji pełnionych przez pracowników, 4) zadań budżetowych, 5) rodzajów placówek oświatowych, 6) rodzajów oddziałów, 7) trybów nauki. 3. System musi umożliwiać placówkom oświatowym opracowywanie projektu arkusza organizacji placówki oświatowej oraz arkusza organizacji placówki oświatowej zgodnego z wymogami Ustawy o systemie oświaty i wydanych na jej podstawie rozporządzeń, a następnie na podstawie zatwierdzonego arkusza organizacji także projektu planu finansowego, w tym dla placówek oświatowych działających w formie zespołów, a także dla różnych systemów szkolnictwa m.in. wieczorowego i zaocznego i internatu. 4. Obsługa procesu opiniowania i zatwierdzania arkusza organizacji/planu finansowego: 1) W ramach przygotowywania arkusza organizacji wyodrębnione są następujące etapy: a) Etap I – tworzenie (edycja danych) przez dyrektora placówki oświatowej/upoważnionego użytkownika Placówki oświatowej. b) Etap II – zakończenie tworzenia (blokada edycji dla dyrektora placówki oświatowej/upoważnionego użytkownika Placówki oświatowej). c) Etap III – akceptacja formalna przez użytkownika reprezentującego Organ Prowadzący (musi być poprzedzona funkcją kontroli wszelkich aspektów zgodności arkusza z planami nauczania oraz z Ramowymi Planami Nauczania). Przy braku akceptacji odblokowywana jest możliwość edycji arkusza dla dyrektora Placówki oświatowej/upoważnionego użytkownika Placówki oświatowej, aby ten mógł nanieść poprawki zgodnie z komentarzem naniesionym w Systemie przez użytkownika reprezentującego Organ Prowadzący. d) Etap IV – zatwierdzenie przez użytkownika reprezentującego Organ Prowadzący. Po zatwierdzeniu arkusza/planu finansowego nie ma możliwości edycji danych przez wszystkich użytkowników. 2) Zakończenie każdego etapu musi stwarzać możliwość wpisania przez uczestników procesu stosownego komentarza/uzasadnienia. 3) System musi prezentować historię zmian w poszczególnych statusach procesu w postaci listy, zawierającej w szczególności: daty i godziny, nazwy użytkowników, komentarze, o których mowa powyżej oraz nazwy statusów jakie miały miejsce. 5. System musi umożliwiać tworzenie jednocześnie kilku wersji arkuszy/planów finansowych (np. wersja robocza, zbiorcza dla Organu Prowadzącego, Arkusz Organizacji, Projekt Arkusza Organizacji). System musi umożliwiać tworzenie arkuszy organizacji dla różnych typów placówek oświatowych, uwzględniając założenia indywidualne dla poszczególnych typów placówek oświatowych i/lub indywidualne dla poszczególnych placówek oświatowych. 6. System musi umożliwiać rejestrację wszystkich danych o oddziałach niezbędnych do budowy arkusza i planu, w tym: 1) Centralne określanie limitów składników wynagrodzeń takich jak dodatek funkcyjny, motywacyjny, za wychowawstwo, za opiekę nad stażem. 2) Centralne definiowanie warunków kontroli przynajmniej w zakresie: a) Wymaganej liczebności oddziałów w zależności od typu szkoły. b) Liczebności grup na wybranych zajęciach (np. na zajęciach wychowania fizycznego, języków). c) Maksymalnych wymiarów etatów nauczycielskich w zależności od stanowiska (np. dyrektor, nauczyciel przedmiotu). 3) Definiowanie oddziałów i grup nieoddziałowych. 4) Definiowanie zajęć międzyoddziałowych. 5) Definiowanie oddziałów integracyjnych, sportowych i mistrzostwa sportowego. 6) Definiowanie indywidualnych form kształcenia, np. nauczania indywidualnego, indywidualnej rewalidacji, wczesnego wspomagania. 7) W szkołach ponadpodstawowych definiowanie zawodów i profili kształcenia, przynajmniej dwóch różnych, dla danego oddziału (tzw. oddziały wielozawodowe). 8) Definiowanie (wpisanie) długiej nazwy przedmiotu (modułu, placówki oświatowej modułowej). 9) Określenie poziomu nauczania w oddziale. 10) Dokonywanie wyboru nauczyciela pełniącego funkcję wychowawcy z istniejącej listy nauczycieli. 7. System musi umożliwiać budowę planu nauczania dla wybranego oddziału szkolnego na podstawie ramowego planu nauczania. 8. System musi umożliwiać wskazanie miejsca prowadzenia zajęć (szczególnie istotne przy definiowaniu praktyk, warsztatów, zajęć pozaszkolnych itp.). 9. System musi zapewniać możliwość kopiowania planów nauczania pomiędzy oddziałami i/lub latami szkolnymi w celu wykorzystania planów nauczania z lat poprzednich i przyporządkowania ich dowolnym, zdefiniowanym w danym roku oddziałom. 10. System musi umożliwiać definiowanie przedmiotów nauczania dla arkusza. 11. System musi zapewniać możliwość obsługi nauczania w oddziale co najmniej czterech przedmiotów wybieranych przez uczniów w ramach jednej pozycji planu nauczania (np. w ramach rozszerzeń w LO). 12. System musi zapewniać możliwość definiowania godzin pracy oddziału przedszkolnego. 13. System musi zapewniać możliwość wskazania w planie nauczania godzin do dyspozycji dyrektora i innych rodzajów godzin przewidzianych w rozporządzeniu w sprawie Ramowych Planów Nauczania. 14. System musi zapewniać możliwość definiowania godzin realizowanych w układzie tygodniowym, semestralnym jak i rocznym. 15. System musi zapewniać możliwość budowy odrębnych planów nauczania dla szkół działających w układzie semestralnym, w systemie wieczorowym jak i zaocznym. 16. System musi pozwalać na automatyczne tworzenie arkusza zajęć oddziału na podstawie zdefiniowanego planu nauczania. 17. System musi zapewniać możliwość wyeksportowania do pliku PDF oraz XLS/XLSX arkusza organizacji. 18. Wykonawca musi zapewniać dostosowanie wydruku arkusza organizacji do wymogów Kuratorium Oświaty w Katowicach 19. System musi umożliwiać kontrolę zgodności arkusza organizacji ze szkolnym planem nauczania jak również zgodności poszczególnych planów nauczania z Ramowym Planem Nauczania: 1) System musi umożliwiać wygenerowanie raportu informującego o rozbieżnościach między planem nauczania dla oddziału a Ramowym Planem Nauczania. Np. wygenerowany raport musi zawierać informację o zbyt małej/dużej liczbie godzin przypisanych na realizację przedmiotu, w przypadku gdy liczba godzin wprowadzona w planie nauczania nie pokrywa się z liczbą godzin przewidzianą w Ramowym Planie Nauczania. Informacja musi zawierać nazwę przedmiotu oraz liczbę brakujących/nadmiarowych godzin. Raport musi zawierać również informację o pominiętym przedmiocie, w przypadku gdy w planie nauczania zostanie pominięty przedmiot przewidziany do realizacji przez Ramowy Plan Nauczania. 2) System musi w czasie rzeczywistym informować o poprawności wprowadzanych danych składających się na plan nauczania w odniesieniu do Ramowego Planu Nauczania. 20. System musi zapewniać możliwość rejestracji danych dotyczących pracowników placówek oświatowych, niezbędnych do budowy arkusza organizacji: 1) Grupowanie nauczycieli w ramach placówki oświatowej na: nauczycieli zatrudnionych, niezatrudnionych (planowanych do zwolnienia/przejścia na emeryturę) oraz wakaty. 2) Możliwość dodawania, edycji i usuwania danych zatrudnionych nauczycieli, wakatów w placówce oświatowej, co najmniej takich jak: a) nazwisko, b) imię, c) PESEL, d) stopień awansu zawodowego, e) kwalifikacje dotyczące awansu zawodowego, f) forma zatrudnienia, g) informacje o wykształceniu oraz ukończonych uczelniach (możliwość ręcznego wpisania), a w szczególności: nazwy uczelni; ukończonego kierunku; nazwy dokumentu poświadczającego ukończenie oraz daty ukończenia, h) staż pracy, i) staż pedagogiczny, j) data rozpoczęcia trwającego stażu pedagogicznego, k) data złożenia wniosku, którym mowa w art. 9d ust. 8 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U.2019.2215), l) wskazanie stażystów, nad którymi nauczyciel pełni opiekę, m) procentowy i kwotowy wskaźnik wzrostu wynagrodzenia za warunki pracy, n) kwoty dodatków, w tym motywacyjnego, funkcyjnego oraz innych z możliwością ich limitowania przez Zamawiającego zgodnie z regulaminem wynagradzania w formie kwoty oraz procentu płacy zasadniczej, stawki bazowej lub innej podstawy, o) kwot nagrody jubileuszowej, odprawy, odprawy wypłacanej z przyczyn pracodawcy, ekwiwalentów. 3) Definiowanie przydziałów czynności nauczycieli, w tym z podziałem na grupy w ramach grup między oddziałowych oraz innych stosownie do specyfiki Placówki oświatowej. 4) Automatyczne wyliczanie średniorocznych wymiarów etatów nauczycieli na podstawie przydzielonych zajęć, na podstawie pensum zajęć oraz okresu ich prowadzenia. 5) Wyliczanie wymiarów etatu nauczycieli prowadzących zajęcia z różnych pensów na podstawie uśrednionego pensum definiowanego na poziomie umowy nauczycielskiej. 6) Definiowanie daty rozpoczęcia i zakończenia pracy nauczyciela. 7) Rejestracja danych w ramach kilku niezależnych umów nauczyciela w tej samej placówce oświatowej. 8) Definiowanie przewidzianych przez przepisy zniżek obowiązkowego wymiaru godzin. 9) Definiowanie uzupełnienia etatu nauczyciela w innej placówce oświatowej. 10) Definiowanie limitu wymiaru etatu. 11) Możliwość dodawania, edycji i usuwania wszystkich wykorzystywanych w arkuszu organizacji danych pracowników administracji oraz obsługi, a także wakatów na stanowiskach niepedagogicznych w placówce oświatowej. 21. System musi umożliwiać cofnięcie wykonanej operacji oraz powtórzenie wycofanej operacji np. w przypadku omyłki. 22. System musi umożliwiać tworzenie wydruku projektu arkusza (płachty). 23. System musi umożliwiać tworzenie aneksów do arkuszy organizacji, w tym dla placówek oświatowych działających w systemie semestralnym z zachowaniem następujących minimalnych wymogów: 1) możliwość oznaczenia numeru aneksu, 2) możliwość wprowadzenia opisu aneksu, 3) data rozpoczęcia oraz zakończenia obowiązywania aneksu muszą być uzupełniane automatycznie w momencie zatwierdzenia aneksu w sposób: a) dla nowego aneksu datą rozpoczęcia jest data zatwierdzenia tego aneksu, b) data zakończenia obowiązywania poprzedniego aneksu jest datą dnia poprzedzającego zatwierdzenie nowego aneksu. 4) automatyczne uwzględnianie w aneksie ferii, świąt oraz innych dni wolnych od nauki zdefiniowanych centralnie w formie kalendarza roku szkolnego, 5) automatyczne wygasanie przydziałów czynności aneksu z upływem daty jego obowiązywania, 6) zachowanie pełnej historii zmian w organizacji Placówki oświatowej wraz z możliwością przeglądania w jednym miejscu historii pracy dowolnego nauczyciela, 7) możliwość wydruku aneksu wg stanu na dzień sporządzenia, 8) możliwość wydruku płachty arkusza szkoły wg stanu na dzień sporządzenia aneksu. 24. System musi pozwalać na zbiorczą analizę danych zawartych w arkuszach w tym: 1) Zapewniających możliwość analizy liczby uczniów / oddziałów w każdym typie placówek, rodzaju oddziału, specjalności. 2) Nauczycielskich etatów przeliczeniowych w układzie placówek oświatowych. 3) Zapewniających analizę zatrudnienia nauczycieli wg stopni awansu 25. System musi pozwalać na export danych zawartych w arkuszu organizacyjnym według wybranych parametrów do programu Excel. 26. System musi pozwalać na opis danych kadrowych nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi w zakresie koniecznym do wyliczenia kosztu wynagrodzeń i weryfikacji zgodności przydziałów zajęć z posiadanymi uprawnieniami, 27. System musi zapewniać mechanizm prostego opisu zmian organizacji podczas roku szkolnego, polegającego na wskazaniu różnic w organizacji oraz tworzenie raportu wskazującego te różnice w stosunku do pierwotnej organizacji oraz ich konsekwencje finansowe. 28. Dane nieliczbowe charakteryzujące obiekty opisywane w arkuszach organizacyjnych muszą być skategoryzowane w słownikach. W szczególności zamknięte słowniki muszą być użyte do opisu: 1) typów szkół i składowych zespołów oraz innych jednostek oświatowych zgodnie z klasyfikacją użytą w systemie informacji oświatowej, 2) typów oddziałów, 3) wykształcenia nauczycieli, 4) stopni awansu nauczycieli, 5) formy nawiązania stosunku pracy, 6) kategorii przedmiotów realizowanych w szkołach, 7) działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowych, 8) stanowisk administracji i obsługi. III Planowanie cyklu budżetowego i analizy budżetowej Zamawiający wymaga, by udostępniony system w zakresie planowania cyklu budżetu placówki oświatowej posiadał następujące minimalne funkcjonalności: 1. Automatyczne, precyzyjne wyliczenie kosztów realizacji organizacji zapisanej w arkuszach organizacyjnych w celu stworzenia projektu planu finansowego. 2. Planowanie kosztów wynagrodzeń na podstawie dwóch opisów organizacji 1) obowiązującej w momencie planowania, 2) przewidywanej na pozostałe 4 miesiące roku budżetowego. 3. Obsługa cyklu budżetowego musi umożliwiać: 1) obsługę finansową w zakresie planów dochodów i wydatków budżetowych oraz planów dochodów własnych, 2) tworzenie dla każdej placówki wielu wariantów i rodzajów projektów planów finansowych, 3) scalanie jednostkowych projektów planów wg wybranego wariantu w zbiorczy projekt budżetu oświaty. 4. Dane finansowe dotyczące projektów planów finansowych, zatwierdzonych planów finansowych oraz realizacji planów finansowych muszą być gromadzone w centralnej bazie danych, dostępnej przez Internet. 5. Definiowanie struktury klasyfikacji budżetowej na poziomie centralnym, tak aby placówki oświatowe sprawozdawcze miały możliwość przygotowywania projektu planu jedynie w oparciu o elementy klasyfikacji użyte w definicji. 6. Układ zadaniowy musi być realizowany poprzez planowanie zadaniowe, jak również analizę realizacji planów finansowych w układzie zadaniowym. Funkcjonalność ta musi zostać zrealizowana poprzez ścisłe powiązanie zadań z klasyfikacją budżetową (każdy element rozszerzenia analitycznego paragrafów przypisany będzie do określonego zadania). 7. Tworzenie projektów planów finansowych na bazie istniejących planów. 8. Możliwość dokonywania zmian w planie finansowym. 9. Wymiana planu finansowego i sprawozdań finansowych (z wykonania planu) z systemem finansowo – księgowym (Finanse firmy Vulcan) eksploatowanym w placówkach oświatowych. Struktura plików wymiany zostanie przekazana Wykonawcy po zawarciu umowy. System ma umożliwiać wykonanie zbiorczego sprawozdania finansowego z wykonania planu budżetu na podstawie sprawozdań w placówkach oświatowych. 10. Przygotowanie i wydruk dokumentów takich jak: 1) Projekt planu, plan oraz wniosek o zmianę planu, 2) Wymagane sprawozdania budżetowe Rb (Rb-27s, Rb28s, Rb-28NWS, Rb-N, Rb-Z, Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-34s, Rb-UZ, Rb-ZN), 3) Wymagane sprawozdania finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu, bilans skonsolidowany). 11. Weryfikację następujących zależności w zakresie wydatków i dochodów: 1) wydatki wyższe niż plan, 2) wydatki +zobowiązanie wyższe niż plan (za wyjątkiem sprawozdań rocznych), 3) wydatki +zobowiązanie wyższe niż zaangażowanie (za wyjątkiem sprawozdań rocznych), 4) zaangażowanie wyższe od planu i niższe od wydatków, 5) dochody wykonane + (należności pozostałe do zapłaty – nadpłaty) = należności. 12. Weryfikacja zależności sprawozdań finansowych wynikających z wzajemnych powiązań oraz ich powiązań między latami. Stosownie do treści art. 29 ust. 3a ustawy PZP, Zamawiający poniżej określa czynności w zakresie realizacji zamówienia przez osoby zatrudnione przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę: - asysta techniczna. W odniesieniu do Wykonawców mających siedzibę poza granicami Polski Zamawiający dopuszcza zatrudnienie pracowników na podstawie równoważnych regulacji prawnych kraju macierzystego. Stosownie do treści art. 30 ust. 9 ustawy Pzp, Zamawiający informuje, że wymagane cechy niniejszego zamówienia są dostosowane do potrzeb wszystkich użytkowników oraz w żaden sposób nie ograniczają dostępności dla osób niepełnosprawnych. Zgodnie z art. 30 ust. 5 Ustawy, Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez Zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.