Zakup i sukcesywna na żądanie dostawa materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących dla jednostek terenowych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Oddział Regionalny w Poznaniu

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa, określonych w części 1 i 2 zamówienia, materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących, których opis oraz ilości zawiera załącznik (cennik) do formularza ofertowego. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarto we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 4 do SIWZ 2. Określone w cenniku ilości zostały podane szacunkowo. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakupu mniejszej lub większej ilości poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia (jednak wartość całego zamówienia nie może przekroczyć wartości umownej) z zachowaniem cen jednostkowych. W przypadku zakup mniejszej ilości poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia Wykonawcy należne będzie wynagrodzenie jedynie za materiały odebrane przez Zamawiającego, co nie będzie rodziło po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń o zapłatę całej kwoty wynagrodzenia według oszacowanej ilości. 3. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać materiały eksploatacyjne na koszt własny do wskazanych siedzib Zamawiającego (w tym wniesienie do wskazanych pomieszczeń w jednostkach terenowych Zamawiającego i dokonanie protokolarnego przekazania danej dostawy), w terminie do 6 dni roboczych od złożenia zamówienia przez Zamawiającego ( Uwaga – 6 dni to maksymalny okres realizacji lub krótszy w zależności od złożonej oferty przez Wykonawcę). Zamawiający przewiduje, że składanie zamówień odbywać się będzie 1 raz w tygodniu w dni robocze Zamawiającego do godz. 15:00 pisemnie, pocztą elektroniczną pod numer/adres wskazany przez Wykonawcę. 4. Wykonawca udzieli gwarancji liczonej od daty dostawy na okres zgodny ze złożoną ofertą ( Uwaga – minimum 12 miesięcy lub więcej w zależności od złożonej oferty przez Wykonawcę). 5. Zamawiający wymaga, aby dostawy odbywały się na warunkach określonych we wzorze umowy. 6. Dostarczane materiały eksploatacyjne muszą posiadać wymagane na podstawie odrębnych przepisów świadectwa dopuszczające je do stosowania na terenie kraju. 7. Oferowane materiały eksploatacyjne mogą być produktem oryginalnym lub równoważnym. 8. Przez produkt oryginalny rozumie się taki produkt (materiał eksploatacyjny), co do którego udokumentowane jest, że został wyprodukowany przez producenta danego urządzenia i wskazuje on na swojej stronie internetowej przy opisie urządzenia (drukarki itp.) bądź w instrukcji obsługi urządzenia. 9. Zaoferowane materiały eksploatacyjne równoważne muszą spełniać wszystkie parametry wskazane przez Zamawiającego oraz działać analogicznie, jak materiały oryginalne producenta urządzeń i posiadać elementy elektroniczne dające właściwe i bezbłędne komunikaty przy pracy (informacja o liczbie wydrukowanych stron oraz poziomie zużycia tuszu/tonera – o ile dotyczy) oraz nie mogą powodować ograniczeń funkcji i możliwości opisanych w warunkach technicznych producenta urządzeń. 10. W przypadku złożenia oferty materiałów o parametrach równoważnych obowiązek wykazania spełnienia parametrów minimalnych podawanych przez producentów urządzeń określonych w załączniku (cenniku) do formularza ofertowego ciąży na Wykonawcy. 11. Dostarczone materiały eksploatacyjne muszą być: 1) fabrycznie nowe bez śladów używania i uszkodzenia, pełnowartościowe, niewadliwe, muszą być kompatybilne ze sprzętem, w którym mają być użytkowane. 2) nie mogą być regenerowane (obojętnie czy jest to regeneracja z wymianą niektórych elementów na nowe czy bez wymiany), tzn. części w zaoferowanych materiałach eksploatacyjnych nie mogą być częściami odzyskiwanymi w procesach technologicznych i ponownie używanymi. 3) nie mogą ograniczać pełnej współpracy z oprogramowaniem urządzenia monitorującym stan zasobników z tuszem lub tonerem, nie mogą informować o niezgodności materiału eksploatacyjnego z urządzeniem. 4) nie mogą powodować zabrudzeń wydruków i/lub urządzeń. 5) muszą być produkowane w cyklu produkcyjnym zgodnym z normą ISO 9001 oraz ISO 14001. 6) kasety oraz opakowanie muszą być wyposażone w zabezpieczenie umożliwiające rozpoznanie czy produkt był już używany. 12. W przypadku dostarczenia materiałów eksploatacyjnych innych niż pochodzących od lub zalecanych przez producenta tych urządzeń Wykonawca zobowiązany jest do (uwaga – dla części 1 i 2 – punkt a do d, dla części 2 punkt e do j ): a) zapewnienia, że dostarczany materiał eksploatacyjny jest w pełni kompatybilny z urządzeniem, do którego jest zamówiony i nie powoduje utraty jakości druku ani żadnej funkcjonalności urządzenia (w tym m.in. prawidłowego wskazywania poziomu zużycia, drukowania na każdym rodzaju nośnika dopuszczonego przez producenta urządzenia drukującego) w porównaniu do materiału eksploatacyjnych pochodzącego od producenta tego urządzenia. b) zapewnienia, że dostarczany materiał eksploatacyjny posiada parametry (pojemność tuszu/tonera, wydajność, jakość wydruku) takie same lub lepsze w stosunku do materiału eksploatacyjnego fabrycznie nowego pochodzącego od producenta urządzenia, do którego jest przeznaczony. Parametry środka barwiącego ziarnistość i temperatura topnienia tonera, czas schnięcia tuszu muszą być takie same jak dla materiałów eksploatacyjnych oferowanych przez producenta urządzenia z tolerancją dopuszczoną przez tegoż producenta, gwarantującą prawidłowe działanie urządzenia. c) na żądanie Zamawiającego bezpłatnie, przedstawi:  świadectwa lub inne dokumenty wymagane obowiązującymi przepisami prawa dla wyrobów wprowadzonych do obrotu na terenie kraju.  dokumenty potwierdzające, że dostarczone materiały spełniają określone parametry minimalne. d) poniesienia kosztów naprawy/konserwacji/czyszczenia urządzenia zabrudzonego w wyniku stosowania dostarczonego materiału eksploatacyjnego np. wysypanie się tonera. e) gwarancji, że stosowanie dostarczonych materiałów eksploatacyjnych nie spowoduje utraty gwarancji producenta urządzenia do którego są przeznaczone, f) poniesienia kosztów ekspertyzy biegłego rzeczoznawcy wymaganej do jednoznacznego określenia przyczyny uszkodzenia, nieprawidłowego działania lub przedwczesnego zużycia się urządzenia lub jego podzespołu. g) poniesienia kosztów naprawy urządzenia (lub jego podzespołu np. bębna, developera) uszkodzonego lub zużytego przedwcześnie w wyniku stosowania dostarczonego materiału eksploatacyjnego, a jeżeli naprawa jest niemożliwa to również kosztów zakupu nowego urządzenia. h) poniesienia kosztów naprawy lub konserwacji, jeżeli gwarant urządzenia odmówi bezpłatnego ich wykonania z powodu użytkowania materiałów eksploatacyjny dostarczonych przez Wykonawcę. i) poniesienia kosztów gwarancji, jeżeli Zamawiający utraci ją w wyniku naprawy sprzętu z powodu użytkowania materiałów eksploatacyjny dostarczonych przez Wykonawcę. j) poniesienia kosztów wymienionych w pkt f-i, jeżeli powstały one w wyniku zlecenia czynności naprawczych przez Zamawiającego innej Firmie w skutek braku reakcji ze strony Wykonawcy w terminie 7 dni roboczych od pisemnego zgłoszenia uszkodzenia sprzętu. 13. Zaoferowane tonery i bębny w stosunku do każdego konkretnego modelu urządzenia drukującego (np. toner i bęben do drukarki Brother 5250DN) muszą być od tego samego producenta i muszą spełniać wszystkie parametry wskazane przez Zamawiającego. 14. Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnego odbioru od Zamawiającego, nie częściej niż raz na dwa miesiące, pustych pojemników po materiałach eksploatacyjnych oraz poddania ich recyclingowi lub utylizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. Odbiór pustych pojemników musi nastąpić w ciągu 15 dni od zgłoszenia przez Zamawiającego konieczności odbioru z siedziby zamawiającego 15. Zamawiający informuje, że w części 2 zamówienia urządzenia drukujące posiadają aktualną gwarancję producenta tj. poz. 1-4, 33, 35, 38-40 oraz 42-44 załącznika B (cennika) do formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ. 16. Oznaczenie kodu CPV – wspólnego Słownika Zamówień: 30192300-4 Taśmy barwiące; 30124000-4 Części i akcesoria do maszyn biurowych; 30125100-2 Wkłady barwiące. 17. Zamawiający w załączniku nr 5 do SIWZ podaje informacje z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1). 18. Wykonawca ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego zobowiązany jest oświadczyć na formularzu ofertowym, że spełnia obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał.