REZERWACJA, ZAKUP I DOSTARCZENIE BILETÓW NA KRAJOWE I ZAGRANICZNE PRZEWOZY LOTNICZE ORAZ KOLEJOWE (NA TERENIE EUROPY) WRAZ Z UBEZPIECZENIEM W PODRÓŻY ORAZ REZERWACJA NOCLEGÓW W POLSCE I ZA GRANICĄ NA RZECZ MUZEUM SZTUKI NOWOCZESNEJ W WARSZAWIE W 2018R

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie: a) rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów na krajowe i zagraniczne przewozy lotnicze wraz z ubezpieczeniem w podróży na rzecz Zamawiającego, oraz rezerwację, zakup i dostarczenie biletów kolejowych ( na terenie Unii Europejskiej). b) rezerwacji i opłacenia pobytów w hotelach lub innych miejscach noclegowych o standardzie odpowiadającym hotelowi trzygwiazdkowemu lub lepszym na terenie Polski i za granicą. 2.Rezerwacja i zakup biletów na przewozy lotnicze za granicą będą dotyczyły następujących krajów lub kontynentów: Europa, Ameryka Północna, Ameryka Południowa, Azja (Turcja/Izrael/Japonia). Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakupu biletów do dowolnego kraju świata, przy czym szacowana ilość biletów do krajów, kontynentów niewymienionych powyżej nie przekroczy w ujęciu wartościowym 10 % wszystkich zakupionych biletów. Ponadto w zakresie przedmiotu zamówienia jest również rezerwacja, zakup i dostarczenie biletów kolejowych (na terenie Unii Europejskiej). 3.Wykonawca zobowiązany jest przed dokonaniem rezerwacji przedkładać drogą e-mail na adres osoby zamawiającej w imieniu Zamawiającego, co najmniej trzy warianty alternatywnych połączeń lotniczych na wybranym kierunku i wybranym terminie, wraz z cenami biletów (chyba, że w danym przypadku na rynku dostępnych jest mniej ofert). Cena biletu na pasażerski przewóz lotniczy musi być ceną obowiązującą u przewoźnika lotniczego w dniu zakupu biletu. Decyzja o wyborze połączenia należy do Zamawiającego i pod rygorem nieważności będzie potwierdzana na druku zamówienia stanowiącym załącznik nr 5 do umowy. Zamówienie musi być podpisane przez osobę zamawiającą oraz potwierdzone przez osobę uprawnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu Muzeum. Skan podpisanego druku wysyłany jest do wykonawcy droga email. Wykonawca nie będzie mógł dochodzić zapłaty wynagrodzenia czy też kosztów zakupu biletów lub rezerwacji miejsc hotelowych, w przypadku realizacji zlecenia niezawierającego akceptacji osoby uprawnionej do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego. Wskazany w ofercie upust musi zostać naliczony od ceny obowiązującej w dniu zakupu wybranego przez Zamawiającego biletu. 4. Rezerwacje noclegów i miejsc hotelowych za granicą będą dotyczyły głównie następujących krajów lub kontynentów: Europa, Ameryka Północna, Ameryka Południowa, Azja (Turcja/Izrael/Japonia). Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezerwacji noclegów i miejsc hotelowych w dowolnym kraju świata, przy czym szacowana ilość rezerwacji noclegów i miejsc hotelowych do krajów, kontynentów niewymienionych powyżej, nie przekroczy w ujęciu wartościowym 10 % wszystkich rezerwacji. 5. Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo przedstawiać Zamawiającemu, co najmniej trzy oferty o najniższej cenie (chyba, że w danym przypadku na rynku dostępnych jest mniej ofert), w hotelach i miejscach noclegowych o standardzie hoteli trzygwiazdkowych, znajdujących się w granicach administracyjnych miasta, którego zlecenie dotyczy. Ostateczna decyzja o wyborze połączenia należy do Zamawiającego i pod rygorem nieważności jest potwierdzana na druku zamówienia stanowiącym załącznik nr 5 do umowy. Zamówienie musi być podpisane przez osobę zamawiającą oraz potwierdzone przez osobę uprawnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu Muzeum. Skan podpisanego druku wysyłany jest do wykonawcy droga email lub fax. Wykonawca nie będzie mógł dochodzić zapłaty wynagrodzenia czy też kosztów zakupu biletów lub rezerwacji miejsc hotelowych, w przypadku realizacji zlecenia niezawierającego akceptacji osoby uprawnionej do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego. Wskazany w ofercie upust musi zostać naliczony od ceny obowiązującej w dniu zakupu wybranego przez Zamawiającego biletu. 6. Wykonawca zobowiązany jest dostarczać bilety oraz potwierdzenia rezerwacji wg wskazań Zamawiającego, ale nie później niż w ciągu 24 godzin przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu (biletów – bilety powinny zostać wysłane przez wykonawcę na adres wskazany przez osobę zamawiająca ze strony wykonawcy oraz obowiązkowo do wiadomości zamawiającego na adres e-mail: sekretariat@artmuseum.pl i dagmara.rylska@artmuseum.pl). Potwierdzenia rezerwacji należy wysłać do osoby wskazanej w druku zamówienia (załącznik nr 5 do umowy) jako „Wnioskodawca” oraz jego kopię lub skan na adres e-mail wskazany w umowie.; 7. W szczególnych przypadkach, kiedy to pracownik Zamawiającego będzie musiał zorganizować pilny wyjazd, Wykonawca zobowiązany jest do dostawy biletów lub potwierdzenia rezerwacji pokoi hotelowych do siedziby Zamawiającego jeszcze tego samego dnia co wysłane Zamówienie najpóźniej do godziny 18.00. Czas w jakim Zamawiający ma najpóźniej wysłać Zamówienie, aby jeszcze tego samego dnia otrzymać bilet lub potwierdzenie rezerwacji hotelu jest jednym z kryteriów oceny ofert 8. Wykonawca zobowiązany jest przypomnieć o terminach wykupu biletów przy wcześniejszych rezerwacjach; 9. Wykonawca zobowiązany jest dokonywać na życzenie Zamawiającego dodatkowych ubezpieczeń dla poszczególnych osób i w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego, poza ubezpieczeniem w podróży określonym powyżej. Powyższe postanowienia będą miały zastosowanie zarówno do zleceń na rezerwację biletów oraz miejsc hotelowych w Polsce i zagranicą.