Usługa wsparcia Systemu Akademus funkcjonującego na Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Zamawiający na potrzeby niniejszego postępowania nadaje poniższym termin następujące znaczenie: a. ”Umowa” – oznacza niniejszą umowę wraz z załącznikami wymienionymi w tekście umowy oraz aneksami do niniejszej umowy i dołączonymi do nich załącznikami; b. „System Akademus” – oznacza oprogramowanie systemowe, bazodanowe oraz interface zlokalizowane na maszynach wirtualnych znajdujących się na serwerach należących do Zamawiającego dostępnego pod adresem https://akademus.asp.krakow.pl/ wspierającego zarządzanie Uczelnią. c. „Informacje Poufne” - oznacza informacje o postanowieniach Umowy, dane dotyczące zabezpieczeń i funkcjonowania systemu Akademus, danych w nim zawartych, danych i informacji o przedsiębiorstwie Zamawiającego, a w szczególności informacje dotyczące systemów operacyjnych oraz ich konfiguracji, kodów źródłowych, bazy danych i jej struktury, wyglądu i działania GUI, druków i formularzy dostępnych w systemie, informacje o charakterze technicznym, technologicznym, marketingowym, handlowym, informacje dotyczące finansów i organizacji przedsiębiorstwa Zamawiającego. d. „Wsparcie” – oznacza całość prac związanych z umożliwieniem bądź ułatwieniem zadań realizowanych w systemie Akademus. e. „Aktualizacja” – oznacza całość prac związanych z i. dostosowaniem działania systemu do bieżących przepisów prawa, ii. zmian w działaniu oprogramowania zgłoszonych przez upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego, iii. podniesieniem bezpieczeństwa danych zawartych w systemie Akademus. 2. Usługą wsparcia będąca przedmiotem niniejszego postepowania i zamówienia jest funkcjonujący w ramach jego Uczelni System Akademus w zakresie następujących modułów: i. moduł bazowy, ii. moduł dziekanatowy, iii. moduł rekrutacji online iv. moduł rejestracji czasu pracy v. moduł ewidencji działalności twórczej vi. moduł stypendium vii. moduł komunikator viii. moduł wymiana wyjazd ix. moduł rejestr umów x. moduł legitymacji studenckiej oraz doktoranckiej xi. moduł książka pocztowa xii. moduł podań xiii. integracja z AD xiv. eksport do GUS oraz POLON 3. Zamawiający oświadcza, że System Akademus stanowi jego jest własność oraz że posiada on pełne prawa do modyfikacji konfiguracji systemów operacyjnych, interface oraz baz danych. 4. Zamawiający oświadcza, że System Akademus w zakresie działania modułów: v–xiv objęty jest wsparciem gwarancyjnym producenta oprogramowania, firmy Ansta Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Władysława Szafera 3 do dnia 9.02.2018 r. 5. Usługa wsparcia będzie realizowana w oparciu o poniżej wskazane zasady: a) Wykonawca udzieli wsparcia i aktualizacji Systemu Akademus w wymiarze 40 godzin zegarowych miesięcznie, przy czym całkowita pula godzin zegarowych do wykorzystania w ramach niniejszego zamówienia umowy wynosi 1 392. b) Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia działań poprawiających nagłe przestoje w pracy Systemu Akademus w maksymalnym czasie do 12 godzin (z wyłączeniem dni wolnych od pracy oraz świąt) od odebrania zgłoszenia o awarii (czas reakcji) oraz przyjmowania zleceń aktualizacji systemu Akademus od upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego. Zgłoszenie może następować poprzez drogę elektroniczną lub telefoniczni c) Zamawiający zastrzega, że w przypadku zlecenia, którego realizacja może mieć wpływ na działanie większej ilości modułów jego uruchomienie należy uzgodnić z kierownikiem Działu Obsługi Informatycznej ASP. Czas reakcji na zgłoszenie: do 24 godzin od zlecenia aktualizacji. Reakcja ma obejmować określenie, czy zlecenie zostanie zrealizowane, określenie ew. dodatkowych informacji potrzebnych do realizacji zlecenia oraz – o ile wszystko zostało wyjaśnione przez Zamawiającego – termin realizacji zlecenia. d) W momencie wykorzystania wymiaru wszystkich przysługujących godzin pracy w danym miesiącu Wykonawca prześle informację powiadamiającą o tym zdarzeniu do Zamawiającego drogą mailową. e) Pełne niewykorzystane godziny w ramach wymiaru miesięcznego określonego w lit a) przechodzą na następne okresy rozliczeniowe, jednakże są one sumowane z okresu nie dłuższego niż 6 miesięcy wstecz. f) W razie konieczności, przy braku godzin niewykorzystanych z poprzednich okresów rozliczeniowych, za zgodą Wykonawcy ilość godzin przeznaczonych na Wsparcie i aktualizacje w danym miesiącu może zostać zwiększona – z puli kolejnych miesięcy (okresów rozliczeniowych) oraz rozliczona przy kolejnej fakturze. Uruchomienie dodatkowych godzin w miesiącu musi być poprzedzone informacją wysłaną do Zamawiającego (zgodnie z lit d) oraz uzyskaną informacją zwrotną co do zleceń, które należy w danym miesiącu jeszcze zrealizować. g) Wraz z zakończeniem umowy przepadają wszystkie niewykorzystane godziny. h) Realizacja usługi będzie rozliczana miesięcznymi raportami. Wykonawca zobowiązuje się przesłać Zamawiającemu szczegółowy raport (z rozliczeniem wykorzystanych w danym miesiącu godzin wsparcia) z przeprowadzonych prac w danym miesiącu do 14 dnia każdego następnego miesiąca drogą mailową. i) Realizacja zamówienia w zakresie wsparcia i aktualizacji będzie rozliczana miesięcznie (zgodnie z miesiącem kalendarzowym) na podstawie określonych w lit. h) zatwierdzonych raportów miesięcznych, przy czym w przypadku, gdy wsparcie i aktualizacje będą realizowane przez niepełny miesiąc kalendarzowy opłata zostanie naliczona w wysokości 1/30 opłaty miesięcznej * każdy dzień świadczenia usługi. Tak samo – proporcjonalnie – zostanie określona ilość godzin wsparcia przydzielonych do niepełnego miesiąca.. j) Niezależne od postanowień lit i), miesięczna opłata za realizację dodatkowego wsparcia i aktualizacji systemu opisanych w lit e) zostanie zwiększona o nadpracowane godziny: ilość nadpracowanych godzin * stawka miesięczna / 40. k) Wykonawca zapewni przedstawicielom Zamawiającego dostęp do panelu systemu zarządzania projektem IT typu Asana, w którym przechowywane są wszystkie zlecenia, ich status, ilość godzin przeznaczonych na realizację oraz historia korespondencji (bez loginów i haseł podawanych ewentualnie w korespondencji). Dostęp do systemu zarządzania projektem dla przedstawicieli Zamawiającego może być w trybie tylko do odczytu. l) Wykonawca zobowiązuje się do nie przekazywania, nie ujawniania osobom trzecim oraz niewykorzystywania we własnej działalności Informacji Poufnych w szerszym zakresie niż jest to konieczne do realizacji niniejszego zamówienia. m) Wykonawca zobowiązuje się do ochrony danych osobowych, do których dostęp będzie miał w związku z wykonywaniem niniejszego zamówienia, w tym do stosowania organizacyjnych i technicznych środków ochrony danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych, zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz.U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.) – zwanej dalej w niniejszej umowie „ustawą” oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzanych danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r., nr 100, poz. 1024 z późn. zm.) 6. Zamawiający zobowiązuje się do: a) zapewnienia Wykonawcy bezpośredniego dostępu do wszystkich elementów Systemu Akademus w tym do konfiguracji serwerów, kodu źródłowego oraz baz danych, b) zapewnienia Wykonawcy dostępu do dokumentacji użytkownika, c) zapewnienia Wykonawcy dostępu do planów rozwoju systemu Akademus, d) nadania niezbędnych uprawnień. e) zapewnienia w przypadku, gdy personel Wykonawcy wykonywał będzie czynności w ramach w lokalach Zamawiającego warunków umożliwiających należytą realizację wsparcia i aktualizacji Systemu Akademus. f) terminowego regulowania opłat miesięcznych z tytułu należytego wykonywania niniejszego zamówienia w oparciu o dostarczone Zmawiającemu faktury. 7. Termin realizacji zamówienia: a) Zamówienie będzie realizowane przez okres 24 miesięcy od dnia jego udzielenie (zawarcia umowy) lub do czasu wykorzystania wszystkich dostępnych godzin (w zależności, które z tych zdarzeń wystąpi wcześniej). b) Wykonawca jest zobowiązany uruchomić pełen zakres wsparcia Systemu Akademus nie później, niż do 90 dni kalendarzowych, licząc od dnia udzielenia zamówienia (zawarcia umowy).