Usługi hotelarsko-restauracyjne w ramach konferencji Dni Miernictwa 2017.

Opis przedmiotu przetargu: W związku z organizacją konferencji naukowych Główny Instytut Górnictwa zamawia usługi hotelarsko-restauracyjne. Zamawiający wymaga, aby konferencja „Dni Miernictwa” odbyła się w dniach 27-29 września 2017 r. Przewidujemy, że w konferencji udział weźmie około 150 uczestników. Wymagania Zamawiającego: - lokalizacja Beskid Śląski w odległości nie większej niż 100 km od siedziby Zamawiającego (odległość mierzona wg Mapy Google drogą samochodową), - standardu obiektu, w którym odbędzie się konferencja - minimum 3 gwiazdki (nadane decyzją Marszałka Województwa). - zakwaterowanie w jednym budynku wszystkich uczestników konferencji, - minimum 100 miejsc noclegowych w pokojach 1-osobowych (minimum 15 pokoi), 2-osobowych (minimum 25 pokoi), 3 osobowych (minimum 5 pokoi) oraz w pokojach typu studio - cztero osobowych (minimum 5 pokoi tego typu). - Wszystkie pokoje w ośrodku winne posiadać prywatne łazienki, dostęp do bezprzewodowego internetu, telefon, - odległość od dworca PKP lub PKS maksymalnie 3 km - minimum 4 apartamentów, w tym jeden o powierzchni minimum 40 m2, (jedna osoba w jednym apartamencie; do wykorzystania oprócz grupy 100 osób), - wyżywienie: śniadania w formie stołu szwedzkiego, obiad serwowany wg ustalonego menu, przerwy kawowe wg ustalonego menu, - zorganizowanie kolacji w formie bankietu w sali restauracyjnej na minimum 150 osób (uczestnicy konferencji + zaproszeni goście), - zorganizowanie grilla w zadaszonym obiekcie znajdującym się w sąsiedztwie hotelu na minimum 150 osób (uczestnicy konferencji + zaproszeni goście), - zorganizowanie oprawy muzyczno-artystycznej bankietu, - wynajęcie sali konferencyjnej na min. 150 osób na sesje plenarne (uczestnicy konferencji + zaproszeni goście), - wynajęcie sprzętu audiowizualnego (nagłośnienie sali, rzutnik do folii, rzutnik multimedialny, ekran, tablica suchościeralna) wraz z obsługą, - możliwość skorzystania z bezpłatnego bezprzewodowego internetu w pokojach oraz pomieszczeniach ogólnodostępnych hotelu, - wynajęcie powierzchni reklamowej (w hallu hotelu lub w korytarzu – powierzchnia metrów kwadratowych) – min. 100 m2, - możliwość wykorzystania pokoi 2-osobowych jako 1-osobowych bez dodatkowych opłat, - rezerwacja strzeżonych miejsc parkingowych na min. 60 samochodów w odległości nie większej niż 100 m. od ośrodka w którym zorganizowana będzie konferencja, - warunki płatności (termin płatności – 14 dni po otrzymaniu faktury). - Płatność za pokoje według wykorzystania, ale nie mniejszą niż wynikająca z minimalnej liczby uczestników konferencji podanej do 22.09.2017 r. Płatność za posiłki według wykorzystania, ale nie mniejszą niż ustalona w dniu poprzednim. Ostateczna cena, którą Zamawiający zapłaci Wykonawcy zostanie obliczona na podstawie rzeczywistego obłożenia pokoi hotelowych oraz rzeczywistej konsumpcji zgodnie z zasadami podanymi powyżej.