Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Prusice oraz jej jednostek organizacyjnych w latach 2018-2021 oraz zaciągniecie przez gminę Prusice kredytu krótkoterminowego w kwocie 5 000 000 zł, z czego kwota 2 000 000 zł w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu w latach 2018-2020, kwota 3 000 000 zł na finansowanie inwestycji w roku 2018

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Prusice oraz jej jednostek organizacyjnych w latach 2018-2021 oraz zaciągniecie przez gminę Prusice kredytu krótkoterminowego w kwocie 5 000 000 zł, z czego kwota 2 000 000 zł w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu w latach 2018-2020, kwota 3 000 000 zł na finansowanie inwestycji w roku 2018. 2. Określenie przedmiotu zamówienia: 1) Otwieranie, zamykanie i prowadzenie podstawowego rachunku bieżącego, rachunków pomocniczych oraz rachunków funduszy celowych, depozytowych oraz innych rachunków wynikających z przepisów prawa dla niżej wymienionych jednostek organizacyjnych w formie elektronicznej: a) Urząd Miasta i Gminy w Prusicach, b) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Prusicach, c) Szkoła Podstawowa w Piotrkowicach, d) Szkoła Podstawowa w Skokowej, e) Szkoła Podstawowa im. Henryka Sienkiewicza w Prusicach, f) Gminna Biblioteka Publiczna w Prusicach, g) Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Prusicach. 2) Otwieranie nowych rachunków w zależności od potrzeb zamawiającego (Zamawiający zastrzega, że liczba jednostek Gminy jak również ich forma organizacyjna w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie. W przypadku zwiększenia liczby jednostek gminy, bądź zmiany ich formy organizacyjnej, wybrany wykonawca zawrze z tymi jednostkami umowy obsługi bankowej na warunkach wynikających z niniejszego postępowania oraz złożonej oferty. 3) Prowadzenie bieżącej obsługi budżetu Gminy Prusice oraz jej jednostek organizacyjnych, w tym: a) Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, b) Realizacja poleceń przelewów do innych banków w systemie bankowości elektronicznej lub papierowych złożonych najpóźniej do godziny 16.00 w tym samym dniu, złożonych po tej godzinie – realizacja w następnym dniu roboczym, c) Dokonywanie wypłat gotówkowych - Wykonawca zapewni obsługę gotówkową jednostek organizacyjnych i kontrahentów, bez pobierania opłat i prowizji zarówno od wpłacającego jak i od Zamawiającego w pomieszczeniu udostępnionym przez Zamawiającego. d) Możliwość przekazywania w formie elektronicznej dyspozycji wypłaty świadczeń beneficjentom bezpośrednio do kasy banku lub miejscu wskazanym w pkt.3c. Wypłata świadczeń i zasiłków zwanych dalej świadczeniami dla osób korzystających z pomocy społecznej w Kasie banku lub w miejscu wskazanym w pkt.3c. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Prusicach dokonywał będzie przelewu środków przeznaczonych do wypłaty świadczeń oraz listy płatnicze zawierające dane niezbędne do prawidłowej wypłaty świadczeń. Wypłata świadczeń następować powinna w następujących terminach: 15-tego, 19-tego, 21-ego, 25 -ego dnia każdego miesiąca. W wyjątkowych sytuacjach w innych terminach po uprzednim zgłoszeniu przez jednostkę realizacja wypłat świadczeń obędzie się w miejscu wskazanym w pkt.3c z zachowaniem szczególnych zasad ochrony danych osobowych beneficjentów, e) Wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych, f) Miesięczna kapitalizacja odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, g) Przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie, 4) Przyjmowanie środków własnych (bez uwzględnienia środków pochodzących z kredytu) z rachunków bieżących na lokaty krótkoterminowe: a) Lokowanie środków finansowych w lokaty weekendowe i lokaty (w tym również typu overnight) w dni ustawowo wolne od pracy. Środki pieniężne mają być zwrócone następnego dnia roboczego nie później niż do godziny 8:00. b) Przyjmowanie środków na lokaty odbywać się będzie bez odrębnego zlecenia, chyba że podmiot upoważniony do dysponowania rachunkiem złoży odmienną dyspozycję, wyłącznie w przypadku, gdy oprocentowanie lokat będzie wyższe niż oprocentowanie środków na rachunku bieżącym. 5) Zapewnienie elektronicznego systemu obsługi bankowości elektronicznej na 26 stanowiskach oraz jego wdrożenie w standardzie zapewniającym pełne bezpieczeństwo zgodne z przepisami prawa, w zakresie bankowej obsługi finansowej, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Prusice, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu systemu bankowości elektronicznej a) Obsługę systemu bankowości elektronicznej na platformie internetowej, b) Dostęp do usług bankowości elektronicznej 24 godziny w każdym dniu roboczym, c) Dostęp do usług bankowości elektronicznej zabezpieczony chronionymi hasłami, d) Dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym tj. w momencie zatwierdzenia do realizacji e) Możliwość wcześniejszego przygotowania i wysłania zleceń w terminie wcześniejszym niż termin realizacji, f) Możliwość łączenia dowolnej liczby pojedynczych przelewów bankowych w grupy pozwalające na złożenie na nich akceptacji przez osoby upoważnione, g) Przeszukiwanie zbioru wszystkich operacji na wszystkich rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji, h) wywołanie dowolnej operacji wg ww. kryteriów, i) Generowanie (wydruk) wyciągów bankowych oraz potwierdzeń przelewów zawierających pełną informacje o dacie i godzinie operacji, wraz z aktualnym oprocentowaniem j) Przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, k) W razie awarii naprawa systemu w dni robocze do 24 godzin od jej zgłoszenia, l) Bank umożliwi realizacje przelewów w formie papierowej na formularzu standardowym w przypadku braku dostępu (awarii) do systemu bankowości elektronicznej lub innych uzasadnionych przyczyn. m) Wykonawca zapewni przeszkolenie wskazanych przez Zamawiającego pracowników w zakresie obsługi systemu bankowości elektronicznej oraz zapewni instalację (uruchomienie) stanowisk bankowości elektronicznej oraz poprawne działanie oprogramowania bankowości elektronicznej na stanowiskach komputerowych wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z ustalonym harmonogramem prac. 6) Uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym Gminy Prusice a) Gotowość do udzielenia kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym w wysokości 2 000 000 zł, z przeznaczeniem pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy b) Maksymalną wysokość kredytu określa na dany rok budżetowy uchwała Rady Miasta i Gminy w Prusicach w sprawie uchwały budżetowej, c) Kredyt w rachunku bieżącym będzie miał charakter odnawialny w każdym roku budżetowym, każdorazowo będzie uruchamiany po przekazaniu Wykonawcy stosownej uchwały Rady Miejskiej w Prusicach na dany rok budżetowy oraz podpisaniu umowy o kredyt w rachunku bieżącym. Wykorzystanie kredytu będzie następowało poprzez obciążenie rachunku bieżącego Gminy. d) Każdorazowy wpływ na rachunek bieżący będzie automatycznie zmniejszał saldo kredytowe, a tym samym umożliwi Zamawiającemu ponowne zadłużenie do wysokości określonej w umowie kredytu w rachunku bieżącym. Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat od salda niewykorzystanej części kredytu. Zamawiający zapłaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia. e) Zabezpieczeniem kredytu będzie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający dopuszcza podpisania oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Oprocentowanie kredytu będzie opierało się o stopę WIBOR 1 M pomniejszoną/powiększoną o zaoferowaną przez Wykonawcę stałą marżę. f) Termin spłaty kredytu będzie następował do dnia 31 grudnia każdego roku 7) Umożliwienie uruchomienia na wniosek Zamawiającego kredytu krótkoterminowego w wysokości 3 000 000 zł z przeznaczeniem na finansowanie przedsięwzięcia inwestycyjnego, zwanego także kredytem inwestycyjnym. Zamawiający przewiduje złożenie wniosku w miesiącu wrześniu 2018r. Kredyt może być wykorzystany jedynie na ten cel. Spłata z tytułu prowizji płatna będzie przed uruchomieniem kredytu, spłata kapitału nastąpi w dniu 28.12.2018 r. Dla celów sporządzenia oferty należy przyjąć symulacyjną datę uruchomienia kredytu na dzień 1 września 2018 r. 8) W ramach świadczonej obsługi bankowej budżetu Gminy Prusice i jej jednostek organizacyjnych, Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania przez Wykonawcę prowizji i opłat z niżej wskazanych tytułów: a) Otwieranie i zamykanie rachunków podstawowych i pomocniczych, b) Prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych c) Za przyjmowanie wszystkich wpłat gotówkowych na rzecz Gminy Prusice d) Potwierdzenia sald na rachunkach bankowych e) Zmiany karty wzorów podpisów f) Uruchomienia kredytu w rachunku bieżącym g) Od wykorzystanego kredytu i niewykorzystanej linii kredytowej w ramach przyznanego kredytu w rachunku bieżącym h) Instalacji, udostępnienia, uruchomienia, użytkowania systemu bankowości elektronicznej i aktualizacji w siedzibie zamawiającego i jednostek organizacyjnych pełnego oprogramowania związanego z tym systemem oraz przeszkolenia wskazanych pracowników, i) Od przelewów dokonanych przez zamawiającego pomiędzy rachunkami zamawiającego w banku prowadzącym obsługę bankową Zamawiającego j) Za możliwość przekazywania w formie elektronicznej dyspozycji wypłaty świadczeń beneficjentom bezpośrednio do kasy banku, k) Za zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych zgodnie z dyspozycjami kierowników jednostek organizacyjnych Gminy polegające na przekazywaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na rachunkach na wskazany rachunek Gminy Prusice l) Za przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie, m) Za wydanie opinii i zaświadczeń bankowych, n) Za sporządzanie i udostępnianie wyciągów bankowych Gminy Prusice i jej jednostek organizacyjnych 9) W przypadku łączenia, przekształcania jednostek organizacyjnych Gminy Prusice lub powoływania nowych jednostek organizacyjnych Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej umowy na warunkach zadeklarowanych w ofercie, 10) Jednostki organizacyjne Gminy Prusice ponosić będą koszty obsługi bankowej związane z ich działalnością niezależnie od Gminy Prusice 11) Zamawiający wymaga, aby osoby wykonujące zamówienie zobowiązane były do zachowania tajemnicy bankowej. 12) Ewentualne inne usługi o charakterze incydentalnym, nie wymienione w punkach od 1 do 8 będą opłacane wg stawek nie wyższych niż obowiązujące, w danym dniu dla takich usług stawek opłat i prowizji bankowych w wybranym banku. 13) Zamawiający zastrzega sobie dokonywanie płatności tylko w systemie bankowości elektronicznej. 14) W wyjątkowych sytuacjach, gdy nie będzie możliwe dokonanie przelewu elektronicznego, Zamawiający zastrzega sobie prawo złożenia w oddziale, Filii i Punkcie Banku Wykonawcy przelewu papierowego. 15) Wykonawca winien zapewnić wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z obsługą bankową budżetu Gminy Prusice oraz jej jednostek organizacyjnych codziennie, od poniedziałku do piątku, nie krócej niż w godzinach od 8:00 do 16:00, 16) Informacje dodatkowe: a) Gmina szacuje wykorzystanie w 2018 r kredytu odnawialnego w rachunku w wysokości 2 000 000 w okresie 10 miesięcy, w okresie 4 miesięcy wykorzystanie kredytu inwestycyjnego w wysokości 3 000 000 zł. b) Gmina szacuje wykorzystanie w 2019 r kredytu odnawialnego w rachunku w wysokości 2 000 000 w okresie 12 miesięcy, c) Gmina szacuje wykorzystanie w 2020 r kredytu odnawialnego w rachunku w wysokości 2 000 000 w okresie 12 miesięcy. d) Gmina nie planuje w 2021 r kredytu odnawialnego w rachunku