Dostawa oprogramowania do elektronicznego prowadzenia Ewidencji Czasu Pracy

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem Zamówienia jest dostawa oprogramowania do elektronicznego prowadzenia Ewidencji Czasu Pracy (dalej: ECP) zawierającego niżej opisane funkcjonalności wraz z odpowiednią ilością licencji (stosownie do potrzeb Zamawiającego zgodnie z oferowanymi funkcjonalnościami). Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie poniższych czynności: 1) Instalacja oprogramowania na sprzęcie (serwerach) Zamawiającego, konfiguracja oprogramowania pod kątem potrzeb Zamawiającego, 2) zapewnienie migracji danych z lat 2016 i 2017, w których posiadaniu jest Zamawiający, 3) integracja z systemem Rejestracji czasu pracy i systemem kadrowo-płacowym Zamawiającego, przy czym Zamawiający dopuszcza zamiast integracji z obecnie posiadanym oprogramowaniem rejestracji czasu pracy dostawę nowego oprogramowania (działającego w trybie online) oraz dostawę i montaż czytników RCP (6 sztuk), korzystających do przesyłu danych z sieci LAN przy czym zamawiający wymaga zgodności dostarczanego rozwiązania z posiadanymi obecnie przez pracowników legitymacjami służących rejestracji (interface bezstykowy w standardzie Mifare, odczyt z karty oparty o CSN, Zamawiający posiada bazę łączącą pracownika z CSNem karty) z zastrzeżeniem że ewentualne dodatkowe koszty zamiany posiadanego przez Zamawiającego systemu oraz sprzętu obciążają wykonawcę, 4) szkolenie użytkowników, 5) dokumentacja użytkownika 6) objęcie nadzorem autorskim i serwisem oprogramowania aplikacyjnego (wsparcie) przez okres 48 miesięcy od daty podpisania końcowego protokołu odbioru co oznacza że w okresie nadzoru Wykonawca zobowiązuje się dostosować system do zmian przepisów prawa lub potrzeb organizacyjnych Zamawiającego w terminie uzgodnionym z Zamawiającym nie zakłócającym jego pracy, jednak co do zasady nie dłuższym niż do momentu rozpoczęcia obowiązywania zmian, przy czym szacuje się że miesięczna ilość godzin wsparcia wyniesie 10, a godziny niewykorzystane w jednych miesiącach będą mogły być wykorzystane w kolejnych. Wymagane funkcjonalności oprogramowania (potwierdzone dokumentacją oprogramowania i oświadczeniami): 1) obliczanie czasu pracy według przepisów Kodeksu pracy o czasie pracy uwzględniające tzw. ruchomy czas pracy tj. możliwość rozpoczynania zmiany roboczej w wyznaczonym przedziale czasowym, z zastrzeżeniem nieograniczonej ilości możliwych do zdefiniowania przedziałów czasowych o różnej godzinie rozpoczęcia i różnej długości trwania, w tym różnych dla różnych dni w okresie rozliczeniowym, zarówno cyklicznie jak i w sposób nieusystematyzowany, 2) doliczanie do czasu pracy czasu wyjść służbowych, 3) odliczanie od czasu pracy czasu wyjść prywatnych (zwolnienia z części dnia pracy), 4) ewidencjonowanie: godziny i minuty wejścia, godziny i minuty wyjścia, godziny i minuty rozpoczęcia pracy oraz godziny i minuty zakończenia pracy wynikających z nałożenia danych o rozkładzie czasu pracy pracownika na godziny i minuty wejścia i wyjścia, sumowanie czasu pracy (ilości godzin pracy w ramach rozkładu czasu pracy, ilości godzin nadliczbowych, ilości godzin pracy ponad ilość wynikającą z rozkładu czasu pracy, która nie stanowi pracy nadliczbowej) w tym ze wskazaniem ilości czasu pracy przypadającej w niedziele, święta, dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, w porze nocnej (odrębnie dla każdej z wymienionych kategorii), 5) zaliczanie czasu pracy według określonych przez użytkownika reguł (reguły wyjściowe określa załącznik do wzoru umowy) , w tym przy obliczaniu sumy czasu pracy domyślne pomijanie czasu poza rozkładem czasu pracy, a doliczanie go dopiero po akceptacji operatora jako pracy nadliczbowej lub innego rodzaju czasu pracy (odpracowanie) 6) raportowanie spóźnień w formie automatycznego powiadomienia operatora przez system, możliwość oznaczania spóźnień jako usprawiedliwione, 7) ewidencjonowanie i podsumowywanie w zestawieniach miesięcznych ilości dni i godzin nieobecności z wyodrębnieniem urlopów wypoczynkowych, zwolnień lekarskich i innych definiowanych przez użytkownika nieobecności, z zastrzeżeniem nieograniczonej ilości możliwych do zdefiniowania rodzajów nieobecności, nadawania im dowolnych symboli 8) ewidencjonowanie i podsumowywanie w zestawieniach miesięcznych ilości dni i godzin obecności wprowadzanych bez odnotowywania danych w RCP przez operatora z wyodrębnieniem ich rodzajów (np. odpracowania wyjść prywatnych, praca poza siedzibą, okresów niewykonywania pracy wliczany do czasu pracy jak np. przerwa na karmienie, podróż służbowa, szkolenie) z zastrzeżeniem nieograniczonej ilości możliwych do zdefiniowania rodzajów obecności i nadawania im dowolnych symboli 9) wyjścia służbowe (automatyczne zamykanie zmiany roboczej danego pracownika po właściwej dla danego dnia ilości godzin pracy jeśli nie nastąpi powrót z wyjścia służbowego w tym dniu), 10) możliwość ustalenia nieograniczonej liczby rozkładów czasu pracy obowiązujących w uczelni, 11) możliwość ustalania wybranego rozkładu czasu pracy dla wskazanej grupy pracowników bez konieczności ustalania jego szczegółów osobno dla każdej z osób, 12) możliwość wprowadzenia więcej niż jednego rozkładu czasu pracy w tym samym okresie dla pracownika zatrudnionego na więcej niż jednym stanowisku 13) korekcja zdarzeń (zdarzenie wprowadzone ręcznie przez operatora niweluje skutki zdarzeń rejestrowanych automatycznie i wywiera skutki jemu przypisane), 14) nieograniczona licencyjnie liczba czytników, nieograniczona liczba pracowników 15) możliwość dodawania przez operatora komentarzy 16) generator raportów umożliwiający samodzielne konstruowanie, a następnie wykonywanie raportów obejmujące dowolnie wybrane parametry w formie raportów zbiorczych dla wszystkich pracowników, dla dowolnie zdefiniowanych grup pracowników i dla poszczególnych pracowników, możliwość tworzenia zdefiniowanych przez operatora zestawień (z możliwością filtrowania i sortowania wg każdego z parametrów) i ich wydruku, w szczególności możliwość tworzenia zestawień czasu pracy dla wybranego pracownika, w tym: miesięcznej karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencji czasu pracy za okres rozliczeniowy, karty ewidencji czasu pracy za inny wybrany okres, rocznej karty ewidencji czasu pracy 17) możliwość druku raportów, 18) możliwość eksportu danych do Excela , 19) możliwość wydruku rozkładów czasu pracy ( w tym w formie harmonogramów) na dany miesiąc oraz na dany okres rozliczeniowy