Organizacja i obsługa czwartego seminarium realizowanego w ramach projektu Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa czwartego seminarium realizowanego w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca na podstawie umowy o dofinansowanie nr POPW.01.04.04-00-027/11-00. 2.Szczegółowo przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednego dwudniowego seminarium w Ciechanowcu bądź okolicy w promieniu 20 km od Ciechanowca w terminie od dnia podpisania umowy do 28 lutego 2013 roku, w ciągu dwóch kolejnych dni roboczych wybranych przez Zamawiającego, czas trwania: od godz. 9.00 pierwszego dnia do godz. 15.00 dnia następnego. Do zadań Wykonawcy należeć będzie: a.Zapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 30 osób - sala w miejscowości Ciechanowiec powiat wysokomazowiecki, woj. podlaskie bądź w okolicy do 20 km od Ciechanowca; obiekt przystosowany do udziału w spotkaniu osób niepełnosprawnych, sala wykładowa z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników, ustawienie krzeseł kinowe oraz stół prezydialny, sala musi być odpowiednio oznakowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, w pobliżu sali wykładowej Wykonawca zapewni łatwo dostępną oraz oznakowaną szatnię, a także toalety dla uczestników; pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników, Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane przy sali wykładowej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, o ile będzie ona zlokalizowana w tym samym budynku, w którym odbywać się będzie seminarium, Wykonawca zapewni, aby sala wykładowa była przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie seminarium pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do seminarium; Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację seminarium, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt. b.Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków i zapasem papieru, nagłośnienie wraz z mikrofonem. Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń. c.Obsługa seminarium - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie obsługi: co najmniej 1 osoby do obsługi recepcji i 1 osoby ds. technicznych; obsługa organizacyjna seminarium przez cały czas jej trwania, prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po seminarium; zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektu i pomieszczenia, w którym odbywać się będzie seminarium, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nim uczestników seminarium i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji; stała kontrola przebiegu seminarium, w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu). d.Zapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie), dostosowanego do liczby 30 osób uczestniczących w seminarium: I dzień: - przerwa kawowa - obiad - przerwa kawowa - uroczysta kolacja, II dzień: - śniadanie - przerwa kawowa - obiad. W ramach obiadu Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, dania główne (2 rodzaje), sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzoną kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe. W ramach uroczystej kolacji Wykonawca zapewni co najmniej: na zimno - 2 dania mięsne, 2 dania bezmięsne, 2 sałatki; na ciepło: 1 danie mięsne, dodatki (np. ziemniaki, ryż, makaron, grillowane warzywa), 3 rodzaje ciast deserowych, owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa herbata, wino białe i czerwone (dwie lampki na osobę). W ramach przerwy kawowej wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. Godziny organizacji przerwy kawowej i obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 5 dni przed terminem seminarium. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg seminarium. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 5 dni przed terminem seminarium. e.Zapewnienie dwóch ekspertów sfery naukowej - prelegentów - Wykonawca zapewni udział merytoryczny dwóch prelegentów - osób posiadających tytuł naukowy, którzy przedstawią każdego dnia seminarium min. 4 godzinny wykład w zakresie tematu: Partnerstwo publiczno-prywatne szansą rozwoju gospodarczego. Wykonawca zapewni, aby prelegenci posiadali niezbędną wiedzę merytoryczną i przygotowali prezentacje w formie elektronicznej wyświetlaną podczas seminarium na ekranie oraz w formie papierowej - w ilości dostosowanej do liczby uczestników spotkania. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym przebieg merytoryczny wykładu prelegentów. f.Zapewnienie noclegów i parkingu - Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników dwudniowego seminarium, które odbędzie się w Ciechanowcu bądź okolicy w promieniu 20 km od Ciechanowca w obiekcie, w którym odbywać się będzie seminarium. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów w pokojach dwuosobowych i trzyosobowych. Pokoje muszą być wyposażone w łazienkę. Wykonawca zapewni monitorowany parking dla uczestników seminarium.