Pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu dla projektu: „Budowa instalacji odnawialnych źródeł energii na terenie Gminy Zduńska Wola i Zapolice”

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: Pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu dla projektu: „Budowa instalacji odnawialnych źródeł energii na terenie Gminy Zduńska Wola i Zapolice” Wymieniony powyżej projekt, zwany dalej Projektem, objęty jest dofinansowaniem z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020, zwanym dalej RPO WŁ na lata 2014-2020. W związku z tym umowy na roboty budowlane, dostawy lub usługi muszą być zrealizowane zgodnie z obowiązującymi wytycznymi i procedurami wdrażania RPO WŁ na lata 2014-2020, z wszystkimi odpowiednimi wymaganiami oraz warunkami umowy o dofinansowanie projektu. Projekt polega na zaprojektowaniu, zakupie i montażu: 1) instalacji fotowoltaicznych na obiektach: - prywatnych (299 szt. instalacji z tego: 209 szt. na terenie gminy Zduńska Wola oraz 90 na terenie gminy Zapolice) - gminnych (7 szt. instalacji z tego: 6 szt. na terenie gminy Zduńska Wola oraz 1 instalacja na terenie gminy Zapolice); 2) instalacji kolektorów słonecznych na obiektach: - prywatnych (99 szt. z tego: 48 szt. na terenie gminy Zduńska Wola oraz 51 szt. na terenie gminy Zapolice); 3) instalacji gruntowych pomp ciepła (47 szt. z tego: 32 szt. na terenie Gminy Zduńska Wola oraz 15 szt. na terenie gminy Zapolice). Zamówienie polegać będzie na pełnieniu funkcji Inżyniera Kontraktu zgodnie zapisami umowy i Opisem Przedmiotu Zamówienia (OPZ), jak również pełnić będzie funkcję inspektora nadzoru inwestorskiego zgodnie z przepisami polskiego prawa budowlanego i postanowieniami odpowiednich pozwoleń na prowadzenie robót, a także wspierać Zamawiającego we wszystkich czynnościach związanych z realizacją Projektu. 3.2. Wykonawca odpowiedzialny będzie za: 3.2.1. Czuwanie nad poprawnością realizacji projektu uwzględniającego interes Zamawiającego; 3.2.2. Doradztwo prawne, finansowe i techniczne w sprawach związanych z realizacją Projektu; 1) Doradzanie Zamawiającemu w odniesieniu do metodyki zarządzania Projektem oraz bieżącego zarządzania w zakresie: a) organizacji i zarządzania Projektem; b) sposobu jego funkcjonowania oraz wymogów związanych z wdrożeniem; c) identyfikacji obszarów problemowych i ryzykownych w implementacji Projektu oraz zaplanowanie środków zaradczych; 3.2.3. Wsparcie merytoryczne przy opracowaniu projektów dokumentów wymaganych Prawem Zamówień Publicznych niezbędnych do wyłonienia Wykonawców robót budowlanych i dostaw: 1) Opracowanie projektów dokumentów przetargowych: a) Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia; b) opisu przedmiotu zamówienia c) Warunków wyboru Wykonawców a szczególności oceny spełniania tych warunków d) oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia. 2) Wsparcie prawne i merytoryczne w zakresie przedmiotu zamówienia i pomoc dla Zamawiającego w trakcie postępowania przetargowego: a) przygotowanie projektów odpowiedzi na zapytania wykonawców biorących udział w postępowaniu; b) udział w pracach Komisji Przetargowej na etapie oceny ofert, zapewnienie i sfinansowanie, w razie potrzeby, udziału biegłych i odpowiednio przygotowanych konsultantów; c) w przypadku postępowania przed KIO lub Skargami do Sądu udział w postępowaniu odwoławczym i skargowym. 3.2.4. Prowadzenie działań związanych z zarządzaniem projektem, obejmujących: 1) nadzór nad zgodnością postępu realizacji projektu z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu oraz umów a także podejmowanie działań w celu dotrzymania terminu realizacji każdego etapu, w przypadku wystąpienia ewentualnego opóźnienia w stosunku do harmonogramu realizacji; 2) monitoring postępu robót budowlanych, przygotowanie i przedstawienie do akceptacji Zamawiającemu dokumentów służących do rozliczenia inwestycji (zestawienie kosztów i powiązanych z nim harmonogramów rzeczowo-finansowych robót); 3) rozliczanie dotacji – przygotowywanie oraz sporządzenie wniosków o płatność w funkcji sprawozdawczej i sprawozdawczo-finansowej, harmonogramów płatności, raportów i sprawozdań oraz aktualizacji tych dokumentów oraz terminowe składanie w/w dokumentów do Instytucji Zarządzającej RPO WŁ; 4) przygotowywanie na potrzeby realizacji projektu zestawień dotyczących dofinansowania; 5) organizowanie i udział w naradach dotyczących realizacji projektu; 6) weryfikowanie dokumentacji dotyczącej projektu, w szczególności dotyczącej rozliczania inwestycji w terminie umożliwiającym korektę ewentualnych nieprawidłowości; 7) nadzorowanie faktycznego i prawidłowego poniesienia wydatków ze szczególnym uwzględnieniem podziału środków pomiędzy Liderem i Partnerem Projektu oraz ich kwalifikowalności, 8) sprawdzanie czy dane zawarte na dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową z Instytucją Zarządzającą, wykonawcą zadania i harmonogramem rzeczowo-finansowym; 9) opisywanie faktur zgodnie z wymogami Instytucji Zarządzającej; 10) ustalenie z Instytucją Zarządzającą RPO WŁ zakresu i katalogu dopuszczalnych zmian w projekcie w szczególności w zakresie zmiany Beneficjentów końcowych oraz ilości i rodzajów instalacji, 11) pisemne przygotowywanie wniosków do Instytucji Zarządzającej o wyrażenie zgody na wprowadzenie w projekcie zmian inicjowanych przez Zamawiającego lub inicjowanych przez Wykonawcę i zaakceptowanych przez Zamawiającego; 12) koordynację wypełniania przez Zamawiającego obowiązku informowania opinii publicznej o współfinansowaniu realizacji projektów przez Unię Europejską; 13) zapewnienie czynnego udziału podczas kontroli projektu, w tym kontroli przeprowadzanej przez Instytucję Zarządzającą RPO WŁ po zakończeniu projektu oraz innych kontrolach; 14) monitoring wskaźników produktu i rezultatu, w tym wskaźników efektu ekologicznego a także weryfikację osiągniętych wartości na koniec realizacji projektu; 15) koordynację wypełniania innych obowiązków określonych w Umowie o dofinansowanie przedmiotowego projektu oraz aneksach do umowy w przypadku ich sporządzenia; 16) przygotowanie dokumentów niezbędnych do złożenia przez Beneficjenta wniosku o aneks do umowy o dofinansowanie projektu, w przypadku wystąpienia konieczności jego sporządzenia, 17) występowanie w imieniu Zamawiającego przed organami administracji (w tym kontrolnymi) w zakresie przedmiotowym związanym z prowadzoną inwestycją oraz przygotowywanie wszelkich wymaganych przez te instytucje dokumentów i materiałów; 18) współpraca z komórkami merytorycznymi Zamawiającego w zakresie realizacji innych zadań związanych z projektem; 19) prowadzenie dokumentacji Projektu i jego archiwizacji zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej; 20) kontakty z Instytucją Zarządzającą; 21) zapewnienie sprawnego systemu informacji, komunikacji oraz rozliczeń pomiędzy Liderem i Partnerem Projektu oraz pomiędzy stronami a IZ RPO WŁ; 22) przygotowanie projektów umów z mieszkańcami biorącymi udział w projekcie 23) weryfikację przekazanych przez Wykonawców Kontraktów na dostawę i montaż instalacji harmonogramów (finansowego i rzeczowego); 24) weryfikację dokumentacji od Wykonawców Kontraktów na dostawę i montaż instalacji wykonanych prac wraz z załącznikami koniecznymi do rozliczenia rzeczowego i finansowego; 25) weryfikację i akceptację dokumentacji projektowych opracowanych przez Wykonawcę dla każdej nieruchomości biorącej udział w projekcie; 26) koordynację procedury przyłączenia zamontowanych instalacji fotowoltaicznych do sieci dystrybucyjnej; 27) przygotowanie projektu umowy dotyczącej przekazania wybudowanych instalacji beneficjentom końcowym Projektu, 28) wszystkie inne czynności i zadania nie wymienione w niniejszym punkcie, które okażą się konieczne dla prawidłowej realizacji projektu. 3.2.5. Świadczenie usług związanych z nadzorem inwestorskim nad pracami projektowymi oraz realizacją robót w całym procesie inwestycyjnym we wszystkich branżach poprzez osoby posiadające uprawnienia budowlane, projektowe i kontrolne, w tym: 1) zapewnienie profesjonalnego i kompetentnego nadzoru inwestorskiego nad prowadzonymi pracami zgodnie z prawem, w szczególności z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r., Prawo budowlane oraz przepisami z nim związanymi w specjalnościach: a) konstrukcyjno-budowlanej, b) sieci, instalacji i urządzeń cieplnych, wentylacyjnych, gazowych, wodociągowych i kanalizacyjnych, c) sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych d) oraz ustanowieniu koordynatora inspektorów nadzoru różnych specjalności 2) ustanowienie i wykonywanie czynności koordynatora Nadzoru Inwestorskiego (zgodnie z art. 27 Prawa Budowlanego), 3) reprezentowanie Zamawiającego (zgodnie z art. 18 Prawa Budowlanego) na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji z dokumentacją techniczną i pozwoleniami na budowę (jeśli wymagane), przepisami oraz zasadami wiedzy technicznej, 4) współpracy z Wykonawcami i weryfikacji kolejnych wersji dokumentacji projektowej opracowywanej przez Wykonawców w zakresie zgodności z Programem Funkcjonalno-Użytkowym (PFU), 5) sprawdzanie, weryfikacja i akceptacja dokumentacji technicznej i powykonawczej poszczególnych instalacji wykonanych przez Wykonawcę instalacji, egzekwowanie zgodności opracowania dokumentacji technicznej i powykonawczej z wymogami Zamawiającego zawartymi w dokumentacji przetargowej na dostawę i montaż instalacji i z zasadami wiedzy technicznej, 6) kontrolowanie kompletności i przekazanie Zamawiającemu uzyskanych od wykonawców dokumentów gwarancyjnych dla wykonanych instalacji; 7) sprawdzenie czy używane przez Wykonawcę instalacji urządzenia i materiały posiadają odpowiednie świadectwa i certyfikaty wymagane Kontraktem na dostawę i montaż instalacji OZE, sprawdzanie jakości wykonywanych robót budowlanych i wyrobów budowlanych, a w szczególności zapobieganie zastosowaniu wyrobów budowlanych wadliwych i niedopuszczonych do stosowania w budownictwie, 8) sprawdzanie zgodności i autentyczności wszystkich certyfikatów, ubezpieczeń, zabezpieczeń, gwarancji, praw własności itd., za które Wykonawca instalacji jest odpowiedzialny, zgodnie z warunkami kontraktu, 9) potwierdzanie faktycznie wykonanych robót oraz usunięcia wad (protokolarnie), w tym, w razie potrzeby, wymiany urządzeń, 10) przedkładanie Zamawiającemu wszystkich raportów, oświadczeń i zapytań dostarczonych przez Wykonawcę instalacji; 11) uczestnictwo w naradach technicznych, problemowych i innych spotkaniach dotyczących realizowanego projektu; 12) udzielanie konsultacji i doradztwa technicznego Zamawiającemu; 13) proponowanie sposobu postępowania w przypadku konieczności wykonania robót zamiennych, dodatkowych lub uzupełniających, 14) sprawdzenie jakości wykonanych robót oraz wybudowanych elementów; 15) uczestnictwo w odbiorach częściowych i końcowych robót; 16) nadzorowanie usuwania stwierdzonych w procesie projektowania i wykonawstwa wad i usterek; 17) nadzór nad wszystkimi próbami - wystawianie lub potwierdzanie, wystawionych przez Wykonawcę instalacji świadectw prowadzonych prób; 18) weryfikacja obmiarów poszczególnych elementów robót; 19) kontrolowanie kompletności i przekazanie Zamawiającemu uzyskanych od wykonawców dokumentacji powykonawczych, w tym dokumentów gwarancyjnych dla wykonanych instalacji; 20) zarządzanie całym procesem oddania do użytkowania wykonanych instalacji, 21) egzekwowanie obowiązku opracowania przez Wykonawcę instalacji, odrębnie dla każdej instalacji, szczegółowej instrukcji obsługi instalacji (zawierającej m.in. zalecenia bieżącej konserwacji) a także przekazanie jej użytkownikowi wraz z uzyskaniem pisemnego oświadczenia o otrzymaniu instrukcji przez użytkownika, 22) egzekwowanie obowiązku przeprowadzenia przez Wykonawcę szkolenia użytkowników instalacji w zakresie eksploatacji i obsługi wykonanych instalacji, sporządzenie protokołu obejmującego zakres szkolenia oraz uzyskanie oświadczeń od użytkowników o odbytym szkoleniu, Inżynier Kontraktu jest zobowiązany zagwarantować w trakcie realizacji umowy dyspozycyjność w miejscu realizacji Projektu wszystkich wymienionych w ofercie osób wykonujących zamówienie. Częstotliwość pobytów personelu Inżyniera musi być dostosowana do aktualnych potrzeb. Dodatkowo obowiązkiem personelu Inżyniera jest uczestniczenie w naradach organizowanych w trakcie realizacji Projektu, w uzgodnionych terminach (narady/rady budowy będą organizowane w siedzibie Zamawiającego lub Partnera od momentu podpisania umowy z wykonawcą robót budowlanych minimum 1 raz w tygodniu skład obecnego na danej naradzie personelu Inżyniera będzie dostosowany do jej potrzeb i tematyki). Zadanie dofinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 oś priorytetowa IV Działanie IV.1 Odnawialne Źródła Energii Gospodarka niskoemisyjna Poddziałanie IV.1.2 Odnawialne Źródła Energii.