Przetarg nieograniczony o wartości poniżej 221.000 euro na usługę przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej promującej festiwal Gdynia Design Days 2019 wraz z produkcją materiałów informacyjno-promocyjnych

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej promującej festiwal GDD 2019, realizowany w Gdyni, w dniach 6 lipca – 14 lipca 2019r. wraz z produkcją materiałów informacyjno-promocyjnych, zakres w szczególności obejmuje: a)opracowanie i dostarczenie szczegółowego planu wykonawczego kampanii informacyjno-promocyjnej, szczegółowego media planu i harmonogramu działań; b)produkcję materiałów informacyjno-promocyjnych do dnia 1 lipca 2019r. przy czym poszczególne elementy będą produkowane zgodnie z ustalonym harmonogramem kampanii; c)promocję festiwalu w okresie od dnia podpisania umowy do 20 czerwca 2019r. wśród studentów polskich uczelni związanych z projektowaniem, wśród organizacji związanych ze wzornictwem i architekturą; d)wysyłkę/dystrybucję zaproszeń oraz materiałów promocyjnych do gości, VIPów oraz lokalizacji festiwalu, partnerskich lokali gastronomicznych na terenie Trójmiasta i Warszawy; e)przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej oraz wsparcie PR; f)przeprowadzenie działań promujących podcasty - Forum GDD, poprzedzających festiwal; g)przeprowadzenie działań koordynacyjnych i promocyjnych akcji ambientowej Design w mieście; h)zakup kampanii na nośnikach multimedialnych zlokalizowanych w Centrum Handlowym Riviera przy ul. Górskiego 2 w Gdyni; i)zakup kampanii na nośnikach multimedialnych zlokalizowanych na dworcach PKP: Gdynia Główna, Gdańsk Główny, Sopot Główny. Zarządcą powierzchni reklamowej w wymienionych miejscach jest You Can Be Interactiv; j)pozycjonowanie strony gdyniadesigndays.eu wraz z doborem słów kluczowych przy wykorzystaniu reklamy sponsorowanej np. Google AdWords, wraz z kampanią remarketingową; k)administrację kont Facebook, Instagram, LinkedIn, Vimeo, Youtube w terminie od dnia podpisania umowy do dnia 31 lipca 2019r; l)oznakowanie przestrzeni miejskiej poprzez produkcję i rozstawienie totemów informacyjnych w różnych lokalizacjach Gdyni; ł)koordynację procesu rejestracji poprzez serwis Evenea na warsztaty i wydarzenia odbywające się w ramach festiwalu; m)przygotowanie raportów podsumowujących kampanię: raportu podsumowującego kampanię oraz raportu podsumowującego kampanię online do dnia 5 sierpnia 2019r. 2.Wykonawca w ramach świadczonej usługi zobowiązany jest do stosowania i przestrzegania obowiązujących w przedmiocie zamówienia przepisów prawa oraz ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku ich naruszenia. 3.Wykonawca zobowiązany jest przed podpisaniem umowy przedstawić Zamawiającemu listę osób, przeznaczonych do wykonania zamówienia, w zakresie: a)kierownika zespołu: posiadającego doświadczenie w kierowaniu przynajmniej jedną kampanią o zasięgu ogólnokrajowym w zakresie której były prowadzone działania informacyjne i/lub promocyjne, w ciągu ostatnich 3 lat; b)specjalisty ds. online marketingu posiadającego, doświadczenie w zakresie organizacji i/lub koordynacji, co najmniej jednej kampanii, w zakresie której były prowadzone działania informacyjne i/lub promocyjne oraz w mediach społecznościowych i Internecie, w ciągu ostatnich 3 lat; c)copywritera posiadającego doświadczenie w zakresie przygotowywania i redakcji publikacji oraz treści promocyjnych. Uwaga: Zamawiający dopuszcza możliwość łączenia funkcji copywritera z funkcją kierownika zespołu lub specjalisty ds. online marketingu. 4.Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób, wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, polegających na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (t. j. Dz.U. z 2019r., poz.108), w tym wykonujących w szczególności czynności w zakresie kierowania zespołem (kierownik zespołu) oraz wykonujących czynności w zakresie produkcji materiałów informacyjno-promocyjnych. 5.W związku z realizacją umowy Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą będzie zobowiązany do przedstawienia, nie później niż w terminie 3 dni od daty podpisania umowy, kopii zawartej umowy ubezpieczenia OC lub kopii polisy ubezpieczeniowej w zakresie świadczenia usług w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę co najmniej 80 000,00 zł i utrzymywania ubezpieczenia na czas realizacji umowy. 6.Wykonawca zobowiązany jest nie później niż w terminie 5 dni od daty zawarcia umowy przedstawić Zamawiającemu kosztorys dla zamówienia, dla którego złożył ofertę (suma wartości poszczególnych pozycji kosztorysu musi być równa wartości podanej w ofercie dla zamówienia). Ceny jednostkowe przedmiotu umowy określone w kosztorysie są ostateczne i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy. 7.Szczegółowy opis i zakres zamówienia, wymagania Zamawiającego i obowiązki Wykonawcy został zawarty w dokumentacji przetargowej - SIWZ i załącznikach. 8.Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu zamówienia kwotę 218.000,00 zł brutto (z VAT) .