Zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Instytutem w Instytucie Uprawy, Nawożenia i Gleboznawstwa w Puławach wraz z digitalizacją archiwalnej dokumentacji, szkoleniami personelu, zakupem niezbędnego sprzętu technicznego oraz utrzymaniem systemu. - polska-puławy: pakiety oprogramowania dla baz danych i operacyjne

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest „zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania instytutem w instytucie uprawy, nawożenia i gleboznawstwa w puławach wraz z digitalizacją archiwalnej dokumentacji, szkoleniami personelu, zakupem niezbędnego sprzętu technicznego oraz utrzymaniem systemu”. 2. przedmiot zamówienia obejmuje 1) przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, w celu zidentyfikowania i opisania procesów wewnętrznych zachodzących u zamawiającego, z uwzględnieniem obowiązujących procedur, istniejących formularzy, dokumentów i raportów. 2) dostawę, instalację i konfigurację urządzeń będących przedmiotem umowy, tj a) cluster serwerów w obudowach typu rack (2 serwery). b) macierz dyskowa w obudowie typu rack – 1 sztuka. c) skanera a4 – 20 sztuk. d) skanera a3 – 1 sztuka. e) czytnika kodów kreskowych – 20 sztuk. f) drukarki etykiet – 20 sztuk. 3) dostawę, instalację, konfigurację, uruchomienie i wdrożenie specjalistycznego systemu wraz oprogramowaniem bazodanowym oraz zapewnienie pełnej integracji systemu ze środowiskiem informatycznym zamawiającego; 4) dostosowania systemu do wymagań zamawiającego w zakresie uzgodnionym w analizie przedwdrożeniowej; 5) digitalizacji archiwalnej dokumentacji; 6) wdrożenie maksymalnie 300 procedur wewnętrznych, w tym z wykorzystaniem podpisu elektronicznego; 7) przeprowadzenie migracji danych z dotychczas obsługiwanych przez wykonawcę programów; 8) przeszkolenia personelu; 9) świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych z prawem do aktualizacji; 10) zapewnienia wsparcia technicznego na czas wdrożenia oraz asysty technicznej na dostarczony system. 11) dostarczenia licencji na użytkowanie systemu na czas nieokreślony, w ilościach a) nieprzenaszalnej licencji na użytkownika końcowego dla 300 osób w zakresie części zarządczej na czas nieoznaczony bez prawa jej wypowiedzenia przez wykonawcę (albo innego licencjodawcę) na użytkowanie zszi przez zamawiającego; b) nieprzenaszalnej licencji na użytkownika końcowego dla 50 osób w zakresie części erp na czas nieoznaczony bez prawa jej wypowiedzenia przez wykonawcę (albo innego licencjodawcę) na użytkowanie zszi przez zamawiającego. 12) dostarczenia dokumentacji z analizy przedwdrożeniowej; 13) dostarczenia zamawiającemu dokumentacji dotyczącej wdrożonego zszi w języku polskim w wersji drukowanej oraz w wersji elektronicznej w popularnym formacie zapisu, z prawem do nieograniczonego kopiowania i powielania; 14) dostarczenia zamawiającemu instrukcji użytkowania dla urządzeń (serwerów, macierzy, skanerów, czytników kodów kreskowych, drukarek etykiet) i wdrożonego systemu w języku polskim w wersji drukowanej oraz w wersji elektronicznej w popularnym formacie zapisu, z prawem do nieograniczonego kopiowania i powielania; 15) zapewnienia wykonywania przez producenta zintegrowanego systemu zarządzania instytutem na rzecz zamawiającego, czynności należących do zakresu tzw. wsparcia producenta polegających w szczególności na dostarczaniu informacji dotyczących systemu oraz aktualizacji. — zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 2 do siwz. 3. wykonawca dostarczy oprogramowanie niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia, udzieli licencji na oprogramowanie standardowe oraz przeniesie autorskie prawa majątkowe do dokumentacji i oprogramowania wytworzonego w ramach realizacji przedmiotu zamówienia. 4. zamawiane oprogramowanie musi obejmować obsługę wszystkich działów, zakładów i samodzielnych stanowisk wchodzących w skład struktury organizacyjnej instytutu uprawy nawożenia i gleboznawstwa w puławach (iung). struktura organizacyjna instytutu stanowi załącznik nr 9 do siwz. 5. zamawiane oprogramowanie obejmuje a) część zarządczą obejmującą moduły funkcjonalne moduł obsługi dokumentacji instytutu; moduł wspomagania przepływu dokumentów; moduł komunikacji wewnętrznej; moduł wspomagający organizację pracy; moduł wspierający projekty; moduł wspierania prac rad instytutu (posiedzenia, głosowania, wyświetlania komunikatów); moduł wspierania jakości procesów w instytucie; moduł certyfikacji; moduł archiwum; moduł raportowania; moduł administracyjny; moduł bezpieczeństwa; moduł odpowiadający za integracje z innymi systemami/modułami. b) część wspomagającą zarządzaniem wykorzystania zasobów instytutu (erp), obejmującą moduły funkcjonalne moduł finansowo księgowy; moduł kadrowo płacowy; moduł zamówień publicznych i zaopatrzenia; pozostałe moduły. c) platformę wsparcia merytorycznego. 6. wymaga się wdrożenia systemu oraz dostosowania go w całości do indywidualnych potrzeb zamawiającego, uruchomienie systemu i przekazanie go do użytkowania zamawiającemu. 7. system musi umożliwiać obsługę oprogramowania działającego pod kontrolą systemów od windows 7 do windows 10 w wersjach 32 i 64 bit. 8. zakłada się 12 etapów realizacji zamówienia 1) etap i – dostawa, instalacja i parametryzacja sprzętu niezbędnego do wdrożenia zszi. 2) etap ii – instalacja oraz parametryzacja oprogramowania standardowego zszi. 3) etap iii – przeprowadzenie szczegółowej analizy biznesowej procesów zachodzących w instytucie. 4) etap iv – wdrożenie procedur obejmujących oprogramowanie standardowe zszi. 5) etap v – digitalizacja zasobów cyfrowych instytutu. 6) etap vi – uruchomienie platformy wsparcia merytorycznego oraz przygotowanie szkoleń, kursów, filmów z zakresu obsługi zszi w zakresie oprogramowania standardowego zszi. 7) etap vii – szkolenie dotyczące obsługi systemu zszi w zakresie oprogramowania standardowego (minimum 1 cykl szkoleniowy). 8) etap viii – wykonanie prac rozwojowych związanych z dostosowaniem systemu do potrzeb zamawiającego. 9) etap ix – wykonanie testów akceptacyjnych systemu oraz odbiór zszi. 10) etap x – uzupełnienie platformy wsparcia merytorycznego o materiały dotyczące zszi. 11) etap xi – szkolenia dotyczące obsługi systemu zszi. 12) etap xii – zakończenie projektu oraz jego odbiór końcowy. 9. wdrożenie obejmuje ponadto 1) wytypowanie co najmniej 10 osób do zespołu wdrożeniowego. zespół wdrożeniowy zostanie powołany po podpisaniu umowy i będzie składał się co najmniej z 10 osób ze strony wykonawcy. 2) opracowane w porozumieniu z zamawiającym dokumentacji a) analizy przedwdrożeniowej wraz ze szczegółowym harmonogramem wdrożenia; b) powykonawczej; c) użytkowej. 3) sporządzenie harmonogramu prac wdrożeniowych, czyli szczegółowego planu prac, który w szczególności określa daty, w których poszczególne elementy przedmiotu zamówienia mają być wykonane, przedstawione i przekazane zamawiającemu lub zainstalowane w jego sieci komputerowej. 4) w toku realizacji wymaga się potwierdzenia realizacji ww. harmonogramu protokolarnie, dla poszczególnych etapów wdrożenia oraz protokołu końcowego odbioru wdrożonego systemu. 10. wykonawca zobowiązany będzie w ramach niniejszej umowy realizować zamówienie na rzecz zamawiającego rozumianego jako instytut uprawy nawożenia i gleboznawstwa w puławach oraz wydziały zamiejscowe. 11. zamawiający wymaga by oferowane rozwiązanie informatyczne działało zgodnie z aktualnie obowiązującymi aktami prawnymi i ich późniejszymi aktualizacjami oraz aktami normatywnymi niższego rzędu wydanymi na ich podstawie. 12. szczegółowe wymagania w zakresie przedmiotu zamówienia, zostały określone w załączniku numer 2 do siwz (opis przedmiotu zamówienia). 13. zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 34 ust. 5 ustawy prawo zamówień publicznych. 14. prawo opcji obejmuje rozszerzenie zakresu zamówienia o 1) zakup dodatkowych, niżej wymienionych urządzeń w liczbie a) skaner a4 – 5 sztuk; b) skaner a3 – 1 sztuka; c) czytnik kodów kreskowych – 5 sztuk; d) drukarka etykiet – 5 sztuk. 2) udzielenie zamawiającemu dodatkowych licencji, tj. a) nieprzenaszalnej licencji na użytkownika końcowego dla dodatkowych 150 osób w zakresie części zarządczej na czas nieoznaczony bez prawa jej wypowiedzenia przez wykonawcę (albo innego licencjodawcę) na użytkowanie zszi przez zamawiającego – w dopuszczalnych transzach po 30 licencji; b) nieprzenaszalnej licencji na użytkownika końcowego dla dodatkowych 25 osób w zakresie części erp na czas nieoznaczony bez prawa jej wypowiedzenia przez wykonawcę (albo innego licencjodawcę) na użytkowanie zszi przez zamawiającego w dopuszczalnych transzach po 5 licencji. 3) wprowadzenie dodatkowych procedur wewnętrznych w liczbie łącznej nie przekraczającej 75 procedur, w dopuszczalnych transzach po 5 dodatkowych procedur; 4) moduł zarządzania hotelem. 15. warunki skorzystania z prawa opcji 1) zamawiający ma prawo skorzystać z prawa opcji – w okresie trwania umowy. 2) zamówienia realizowane w ramach opcji są jednostronnym uprawnieniem zamawiającego. 3) skorzystanie z prawa opcji uzależnione będzie od potrzeb zamawiającego. 4) zamawiający, w zależności od potrzeb może odstąpić od zamiaru skorzystania z prawa opcji, skorzystać z zamówienia opcjonalnego w całości lub w części, w formie jednego lub kilku zamówień. 5) o zamiarze skorzystania z prawa opcji, w określonym czasie i zakresie, zamawiający poinformuje wykonawcę odrębnym oświadczeniem do umowy – zamówieniem. 6) wykonawcy zobowiązani są do realizacji zamówienia przewidzianego prawem opcji na warunkach opisanych w siwz i projekcie umowy i załączników do umowy. 7) w przypadku nieskorzystania przez zamawiającego z prawa opcji, wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do zamawiającego. 16. szczegółowe regulacje dotyczące prawa opcji oraz sposób realizacji prawa opcji zawiera niniejsza siwz, opis przedmiotu zamówienia oraz wzór umowy i załączniki do umowy. ii.1.6)