dostawa i wdrożenie Systemu informatycznego w obszarze kadrowo-płacowym w Warszawskim Centrum Pomocy Rodzinie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu informatycznego obszaru kadrowo-płacowego (dalej zwanego Systemem) w Warszawskim Centrum Pomocy Rodzinie. 2. Na przedmiot zamówienia składają się następujące produkty i usługi: 1) przygotowanie oprogramowania w obszarze kadrowo-płacowym, w tym przedstawienie oferty rozwiązania lub/i hostingu, który będzie spełniał wymagania oprogramowania przygotowanego przez Wykonawcę w liczbie co najmniej 3 (preferowane przez Zamawiającego rozwiązanie: chmura, hosting zewnętrzny lub centrum danych). Wykonawca będzie zobowiązany wdrożyć rozwiązanie wskazane przez Zamawiającego, 2) prace wdrożeniowe, w tym dostosowanie Systemu do potrzeb Zamawiającego, migrację danych z systemu Vulcan Kadry i Płace oraz zintegrowanie Systemu w późniejszym etapie z oprogramowaniem wskazanym w OPZ (np. PŁATNIK, CitiBank, Info-system), którego baza jest zgodna ze standardem SQL, 3) szkolenia dla wskazanych użytkowników oraz opracowanie dokumentacji (użytkownika, administratora, szkoleniowej), 4) wsparcie gwarancyjne i usługi asysty technicznej, 3. Zamówienie, o którym mowa w ust. 2 pkt. 1-3 składa się z: 1) zamówienia podstawowego, które Zamawiający jest obowiązany udzielić w ramach niniejszego postępowania i którego zakres jest gwarantowany (obligatoryjny), 2) zamówienia opcjonalnego, które nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do jego udzielenia, jak również nie stanowi podstawy do dochodzenia przez Wykonawcę roszczeń odszkodowawczych z tytułu niezrealizowania tego zamówienia. Decyzja o realizacji lub rezygnacji z zamówienia opcjonalnego jest wyłącznym uprawnieniem Zamawiającego. Realizacja zamówienia opcjonalnego odbędzie się na podstawie informacji, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy pisemnie nie później niż w dniu odbioru końcowego zamówienia podstawowego. Zamówienie opcjonalne jest fakultatywne a jego zakres został wskazany w opisie przedmiotu zamówienia (Załącznik Nr 8 do SIWZ) - przy opisie wybranych wymagań znajduje się zapis: opcjonalne. Jeżeli przy opisie wybranych wymagań brakuje zapisu: opcjonalne oznacza to, że jest to zamówienie podstawowe. Jeżeli przy opisie wybranych wymagań znajduje się zapis opcjonalne – oznacza to, że System może być dostarczony bez spełnienia podanego wymagania, jeżeli Zamawiający nie zdecyduje się na zakup realizacji tego wymagania; Wykonawca powinien podać koszt realizacji wskazanego wymagania (w pkt Załącznika 1a do oferty jeśli nie mieści się ono w standardowym rozwiązaniu). 4. Zamawiający zakłada, że zamówienie zostanie zrealizowane etapami. Po każdym etapie sporządzony zostanie protokół odbioru, podpisany przez upoważnionych przedstawicieli Stron. Zamawiający wyróżnia następujące etapy Wdrożenia: Etap I - plan realizacji Umowy - mający na celu organizację prac kończącą się opracowaniem i dostarczeniem planu realizacji umowy, w którym zostaną ustalone zasady obowiązujące podczas wdrożenia Systemu oraz zostanie uszczegółowiony harmonogram prowadzenia prac zgodnie z wymaganiami dotyczącymi dokumentacji Etap II - analiza i projekt Systemu - mający na celu opracowanie i dostarczenie „Analizy Systemu” oraz „Projektu Systemu” zawierającego szczegółowy opis koncepcji funkcjonowania Systemu Etap III – wykonanie Systemu - mający na celu ustalenie szczegółów fizycznego działania elementów Systemu na konkretnym formularzu. Etap obejmuje także konsultacje w przypadku istnienia kwestii wątpliwych - ustalanie wyglądu oraz ewentualnie rodzaju zmian i usprawnień z punktu widzenia ergonomii i efektywności pracy użytkownika jak i GUI) Etap IV – Testowanie Systemu – przeprowadzenie testów akceptacyjnych zgodnie z przygotowanym planem testów akceptacyjnych w oparciu o dokument zawierający scenariusze testowe Etap V – Dostawa Oprogramowania - polegający na dostarczeniu oprogramowania niezbędnego do realizacji przedmiotu umowy oraz wszelkich wymaganych licencji na to oprogramowanie oraz zapewnienia ciągłego i prawidłowego funkcjonowania Systemu Etap VI – Instalacja Platformy Testowej - obejmujący wykonanie wszelkich niezbędnych czynności mających na celu instalację, uruchomienie i zapewnienie prawidłowego działania poszczególnych funkcji Systemu na potrzeby przeprowadzania testów Systemu, tj. nowych rozwiązań, poprawek i zmian (w tym dostosowania Systemu do potrzeb Zamawiającego, przeprowadzenia pierwszej migracji wszystkich danych z systemu Vulcan Kadry i Płace oraz zintegrowania Systemu w późniejszym etapie z oprogramowaniem wskazanym w OPZ (PŁATNIK, CitiBank, Info-system), którego baza jest zgodna ze standardem SQL). Etap VII – Szkolenie Administratorów i Użytkowników - mający na celu przeprowadzenie szkoleń Administratorów i Użytkowników zgodnie z przygotowanym planem szkoleń w oparciu o dostarczone materiały szkoleniowe Etap VIII – Instalacja i Uruchomienie Platformy Produkcyjnej - obejmujący przygotowanie Systemu do Startu Produkcyjnego wraz z przeprowadzeniem migracji wszystkich danych z systemu Vulcan Kadry i Płace na dzień uruchamiania Platformy Produkcyjnej oraz przeprowadzenie wdrożenia Systemu Etap IX – Weryfikacja Systemu – traktowany jako ostatnie sprawdzenie poprawności funkcjonowania Systemu oraz prawidłowego przeszkolenia Użytkowników i Administratorów. 5. Główny kod we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV): 48000000 - 8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne. Dodatkowe kody CPV: 72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania 48450000-7 - Pakiety oprogramowania do rozliczania czasu lub zarządzania zasobami ludzkimi 48442000-8 - Pakiety oprogramowania do systemów finansowych 48600000-4 - Pakiety oprogramowania dla baz danych i operacyjne 72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacje, opracowywanie oprogramowania, internetowe i wsparcia 72211000-7 - Usługi programowania oprogramowania systemowego i dla użytkownika 72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania 72253200-5 - Usługi w zakresie wsparcia systemu 30233000-1 - Urządzenia do przechowywania i odczytu danych 80533100-0 - Usługi szkolenia komputerowego 72611000–6 - Usługi w zakresie wsparcia technicznego 48820000–2 - Serwery 32420000–3 - Urządzenia sieciowe 6. Szczegółowy opis wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych Systemu, migracji danych, szkolenia użytkowników, wymagań dotyczących gwarancji i asysty technicznej, licencji oraz zakres dostarczanych Produktów stanowiących przedmiot zamówienia określają postanowienia umowy (Załącznik Nr 9 do SIWZ) oraz opis przedmiotu zamówienia (Załącznik Nr 8 do SIWZ). 7. Efektem wdrożenia Systemu w obszarze kadrowo-płacowym będzie usprawnienie kluczowych procesów (w tym: procesów dotyczących nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, obsługi procesu ocen pracowniczych oraz rozwoju kompetencji, wypłaty wynagrodzeń i obsługi związanych z nim zobowiązań publicznych), uzyskane głównie poprzez integrację danych, wprowadzenie nowych funkcjonalności, usprawnienie systemu raportowego. 8. Zamawiający korzysta dotychczas z oprogramowania Vulcan Kadry i Płace. Częścią projektu będzie przeniesienie wszystkich niezbędnych danych z dotychczasowego systemu do zaprojektowanego rozwiązania, w sposób zapewniający ciągłość realizacji obowiązków spoczywających na Zamawiającym w obszarze kadrowo-płacowym. Zamawiający w przedmiotowym postępowaniu nie stosuje klauzuli społecznej, o której mowa w art. 29 ust. 3a ustawy Pzp. Zamawiający nie wymaga zatem od Wykonawcy lub Podwykonawcy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności objęte zamówieniem. Zawierając umowę (Załącznik Nr 9 do SIWZ) Wykonawca zobowiązuje się także do zawarcia umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, której treść i warunki będą zgodne ze złożoną ofertą oraz przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1). Zamawiający informuje, że stroną umowy powierzenia będzie Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie reprezentowane przez Dyrektora, który jest Administratorem danych osobowych dla danych osobowych przetwarzanych w Systemie informatycznym obszaru kadrowo-płacowego Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie.