Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych na rzecz Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Poznaniu

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych na rzecz Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Poznaniu. 2. Przez Wykonawcę - Operatora pocztowego rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych. 3. Wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają z następujących przepisów: 1) Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe (Dz. U. z 29 grudnia 2012 roku, poz. 1529), 2) W przypadku zmiany przepisów w tym zakresie będą miały zastosowanie przepisy obowiązujące, bez konieczności aneksowania umowy. 4. Świadczenie usług pocztowych będzie polegało na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek pocztowych w gabarytach A i B : a) przesyłek krajowych : - przesyłki listowe nierejestrowane zwykłe ekonomiczne, - przesyłki listowe nierejestrowane zwykłe priorytetowe, - przesyłki listowe polecone ekonomiczne, - przesyłki listowe polecone ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru, - przesyłki listowe polecone priorytetowe, - przesyłki listowe polecone priorytetowe za potwierdzeniem odbioru, b) przesyłek zagranicznych : - przesyłki nierejestrowane ekonomiczne, - przesyłki nierejestrowane priorytetowe, - przesyłki listowe najszybszej kategorii, - przesyłki listowe najszybszej kategorii za potwierdzeniem odbioru, c) przesyłek na warunkach szczególnych (WS): - przesyłki ekonomiczne na WS; - przesyłki priorytetowe na WS; d) paczek pocztowych krajowych i zagranicznych: - paczki pocztowe ekonomiczne, - paczki pocztowe ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru, - paczki pocztowe priorytetowe, - paczki pocztowe priorytetowe za potwierdzeniem odbioru, e) przesyłek kurierskich krajowych i zagranicznych. 5. Przez przesyłki będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe: - zwykłe ekonomiczne - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, - zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane listowe najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, - polecone ekonomiczne - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, - polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, - polecone ekonomiczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym, - polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym. b) przez paczki pocztowe, rozumie się paczki: - zwykłe ekonomiczne - rejestrowane nie będącą paczkami najszybszej kategorii, - priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii. 6. Usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia obejmują: 1) Przesyłki listowe krajowe o wagach: a) do 350 gram (gabaryt A i B) b) ponad 350 gram do 1000 gram (gabaryt A i B) c) ponad 1000 gram do 2000 gram (gabaryt A i B) GABARYT A - to przesyłki o wymiarach : - minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, - maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć : wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. GABARYT B - to przesyłki o wymiarach : - minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, - maksimum - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm. 2) Przesyłki listowe zagraniczne o wagach: a) do 50 gram, b) ponad 50 gram do 100 gram, c) ponad 100 gram do 350 gram, d) ponad 350 gram do 500 gram, e) ponad 500 gram do 1000 gram, f) ponad 1000 gram do 2000 gram. 3) Paczki pocztowe o wagach: a) do 1 kg (gabaryt A i B) b) od 1 kg do 2 kg (gabaryt A i B) c) od 2 kg do 5 kg (gabaryt A i B) d) od 5 kg do 10 kg (gabaryt A i B) e) od 10 kg do 15 kg (gabaryt A i B) f) od 15 kg do 20 kg (gabaryt A i B) GABARYT A - to paczki o wymiarach : - minimum - wymiar strony adresowej nie mniejszej niż 90 x 140 mm, - maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm,szerokości 500 mm oraz wysokości 300 mm. GABARYT B - to paczki o wymiarach : - minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 m, wysokość 300 mm; - maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 4) Usługa pocztowa przesyłka pocztowa na warunkach szczególnych polega na przyjęciu, przemieszczeniu i doręczeniu/wydaniu przesyłki oraz traktowaniu jej ze szczególną ostrożnością. Przesyłka pocztowa na warunkach szczególnych w obrocie krajowym może być przyjmowana w dwóch kategoriach: - przesyłka pocztowa na warunkach szczególnych (WS) ekonomiczna (EK), która jest przemieszczana, opracowywana i doręczana w standardzie jakościowym D+3 (podany termin doręczenia nie jest terminem gwarantowanym tylko deklarowanym), - przesyłka pocztowa na warunkach szczególnych (WS) priorytetowa (PR), która jest przewożona najszybszym środkiem transportu, mając pierwszeństwo w procesie opracowywania i doręczania przed przesyłkami ekonomicznymi. Standardem jakościowym dla przesyłki priorytetowej jest jej przebieg w terminie D+1. Przesyłka priorytetowa będzie dostarczona następnego dnia roboczego po dniu nadania, jeśli zostanie nadana do godz. 15:00. Przesyłka nadana jako priorytetowa po godz. 15:00 traktowana będzie jako nadana w dniu następnym. Przesyłkę priorytetową należy oznaczać poprzez naklejenie na niej nalepki w kolorze niebieskim z napisem PRIORYTET/PRIORITAIRE lub naniesienie napisu o treści PRIORYTET. Ponadto na nalepce adresowej do przesyłki należy zaznaczyć rubrykę PRIORYTETOWA. Minimalne wymiary przesyłka pocztowa na warunkach szczególnych wynoszą 15 cm x 20 cm, natomiast maksymalne są sumą długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość i nie mogą przekraczać 300 cm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 150 cm. Maksymalna waga przesyłki wynosi 30 kg. Opakowanie, zamknięcie, zabezpieczenie przesyłki oraz druki, formularze, blankiety i nalepki dołączone do przesyłki, a wymagane do świadczenia usługi wlicza się do jej masy. Wszystkie przesyłki nadane w ramach usługi przesyłka pocztowa na warunkach szczególnych muszą być oznakowane nalepką lub napisem /Ostrożnie/. 5) Usługa kurierska w obrocie krajowym i międzynarodowym: a) usługa doręczenia tego samego dnia (Poznań), b) usługa doręczanie na jutro (kraj): - poranek - do godz. 9:00 - południe - do godz. 12:00 - standard - doręczenie przesyłki do adresata innego niż osoba fizyczna do godz. 15:00; doręczenie przesyłki do adresata będącego osobą fizyczną do godz. 20:00. c) usługa doręczenie do 3 dni - Europa d) usługa doręczenie do 7 dni - Świat Wykonawca w ramach realizacji umowy zobowiązuje się do odbioru przesyłek z kancelarii każdorazowej siedziby Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Poznaniu, która obecnie mieści się przy ul. 28 Czerwca 1956 r. 223/229, 61-485, po wcześniejszym otrzymaniu od Zamawiającego telefonicznego, faksowego lub mailowego zlecenia wykonania usług kurierskich. Zamówienia na realizację usługi można składać od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 15.00. Odbiór przesyłek przez kuriera następować będzie do godz. 15.00 dnia, w którym dokonano zlecenia wykonania usługi kurierskiej. W przypadku usług zleconych w piątek, Wykonawca zobowiązuje się doręczyć przesyłki do adresata innego niż osoba fizyczna w poniedziałek, z zachowaniem terminów wskazanych w punkcie 6. ust. 5. podpkt. a-d, przesyłki do adresata będącego osobą fizyczną w sobotę, z zachowaniem terminów wskazanych w punkcie 6. ust. 5. podpkt. a-d. Zamawiający otrzyma potwierdzoną kopie druku listu przewozowego Wykonawca dostarczy bezpłatną kopertę firmową formatu B4 przeznaczoną do wysłania przesyłek o masie nie większej niż 1 kg. W przypadku przesyłek o większych gabarytach Zamawiający będzie stosował własne opakowania lub zakupi u Operatora opakowanie kartonowe. W przypadku braku możliwości doręczenia, Wykonawca awizuje przesyłkę pozostawiając zawiadomienie o jej nadejściu z informacją o możliwości jej odbioru w wyznaczonej placówce Wykonawcy. Przesyłka powinna być awizowana dwukrotnie. W przypadku wyczerpania możliwości doręczenia przesyłkę zwraca się niezwłocznie do Zamawiającego. W przypadku opóźnienia doręczenia przesyłki z zagwarantowanym terminem doręczenia na dzień następny Wykonawca zapłaci Zamawiającemu odszkodowanie stanowiące kwotę równą dwukrotnej opłacie zasadniczej za nadanie tej przesyłki. Natomiast w przypadku przesyłek doręczanych w tym samym dniu odszkodowanie za opóźnienie wyniesie 10 procent wysokości wniesionej opłaty. Niezależnie od odszkodowania, w przypadku utraty przesyłki Zamawiający ma prawo do zwrotu wszystkich uiszczonych opłat, chyba że nastąpiło to w skutek siły wyższej. Wykonawca zapewnia możliwość stałego monitorowania realizacji usługi tj. lokalizacji przesyłki w czasie rzeczywistym według danych Zamawiającego lub numeru dowodu przekazania przesyłki kurierskiej. Wykonawca zapewnia możliwość transportu dokumentów zwrotnych. W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy, który będzie stanowił załącznik do umowy. 7. Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i za granicami kraju objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 8. Placówki nadawcze Wykonawcy: a) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca świadczył usługę odbioru poczty nadawanej z każdorazowej siedziby Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Poznaniu w dniach roboczych od poniedziałku do piątku w godz. 14.00 - 14.30. b) Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. c) Placówki nadawcze Wykonawcy powinny być czynne w dni robocze od poniedziałku do piątku do godz. 18.00. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał placówkę nadawczą w Poznaniu oraz wymaga, aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy w województwie Wielkopolskim. 9. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca doręczał przesyłki pocztowe do każdorazowej siedziby Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Poznaniu w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz. 8.00- 10.00. 10. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Nadanie przesyłek potwierdzać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy. 11. Zamawiający będzie przekazywał przesyłki do nadania w stanie uporządkowanym według rodzaju i wagi oraz umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki. 12. Druki potwierdzenia odbioru przesyłki zapewnia Wykonawca. 13. Do przesyłek używane będą koperty Zamawiającego. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym. 14. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę. 15. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 z późn. zm.). 16. Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po doręczeniu przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia jej doręczenia. Zwrot niedoręczonych przesyłek odbywać się będzie niezwłocznie po wyczerpaniu ich możliwości doręczenia z podaniem przyczyny ich niedoręczenia. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w powyższym terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny jej nie doręczenia. 17. Okresem rozliczeniowym będzie miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub dokumentów oddawczych dokumentujących zwrot przesyłek w przypadku, kiedy możliwość dostarczenia została wyczerpana. Usługi będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza cenowego. 18. Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona do dnia 7-go miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym ze specyfikacją wykonanych usług. 19. Należność wskazana w ust. 18 będzie płacona przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany każdorazowo w treści faktury. 20. W przypadku zwłoki w zapłacie faktury, Wykonawcy przysługuje prawo do naliczenia ustawowych odsetek z tytułu zwłoki. 21. W przypadku zwłoki w zapłacie całości albo części należności za usługi świadczone na rzecz Zamawiającego, przekraczającej jeden miesiąc, Wykonawca po pisemnym wezwaniu do zapłaty i wyznaczeniu w tym celu co najmniej 21 - dniowego terminu ma prawo zaprzestać świadczenia usług na rzecz Zamawiającego oraz rozwiązać niniejszą umowę w trybie natychmiastowym, bez zachowania terminu wypowiedzenia. 22. Zamawiający określił w Załączniku Nr 3 do SIWZ średnie miesięczne przewidywane ilości nadawanych przesyłek. Ilości przesyłek pocztowych podane w tym załączniku zostały przyjęte przez Zamawiającego szacunkowo. Rzeczywista ilość przesyłek pocztowych będzie wynikała z faktycznych potrzeb Zamawiającego w tym zakresie, przy czym łączna wartość zamówienia nie przekroczy kwoty wynikającej z ceny oferty Wykonawcy. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nie określonych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy. 23. Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia, z wyjątkami: a) w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku, b) w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian cen wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także w przypadku, kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana ww. cen leży w interesie publicznym, c) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen zawartych w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek stosować wówczas względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla tych usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu, d) Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy. 24. Zamawiający dopuszcza stosowanie opustów przez Wykonawcę do umowy przetargowej, w przypadku kiedy zostaną one ustalone przez jednostki nadrzędne obu stron. 25. Usługi pocztowe objęte niniejszą umową realizowane będą z uwzględnieniem: a) aktualnie obowiązujących przepisów prawa regulujących wykonywanie usług pocztowych, b) regulaminu świadczenia usług Wykonawcy, z tym, że postanowienia tego regulaminu sprzeczne lub nie dające się pogodzić z postanowieniami zawartymi w niniejszej umowie, nie będą miały zastosowania, c) wymagań wynikających z SIWZ. 26. Po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego, Zamawiający dopuszcza podpisanie porozumienia precyzującego kwestie technologiczne między innymi takie jak: wskazanie placówki pocztowej obsługującej Zamawiającego, prawidłowe oznaczenie nadawanych przesyłek przez Zamawiającego, regulacje technologiczne i regulaminy. 27. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odebrania od Zamawiającego. 28. Zamawiający zobowiązuje się do: a) prawidłowego adresowania przesyłek w sposób czytelny i zgodny ze standardami określonymi w normach, b) sporządzania w dwóch egzemplarzach (w tym jeden dla Wykonawcy) zestawień ilościowych nadanych przesyłek nierejestrowanych z uwzględnieniem kategorii i podziałów wagowych; wzór zestawień winien być uzgodniony z Wykonawcą, c) przekazania przesyłek rejestrowanych Wykonawcy wg książki nadawczej stosowanej przez Zamawiającego i uzgodnionej z Wykonawcą. 29. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od jej nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania prawne zawarte w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U z 2003r., Nr 183, poz. 1795, ze zm.). 30. Strony umowy zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji, w szczególności informacji o danych osobowych, w których posiadanie weszły lub wejdą w związku z realizacją umowy. Strony umowy zobowiązują się również do zachowania w tajemnicy oraz odpowiedniego zabezpieczenia wszelkich dokumentów przekazanych przez druga stronę. Uzyskane informacje oraz otrzymane dokumenty mogą być wykorzystane wyłącznie w celach związanych z realizacją umowy.