WYKONANIE USŁUGI KURIERSKIEJ NA POTRZEBY OKRĘGOWEJ KOMISJI EGZAMINACYJNEJ W GDAŃSKU w 2014roku

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi kurierskiej polegającej na odbiorze przesyłek chronionych przed nieuprawnionym ujawnieniem ze szkół podstawowych, gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, zawodowych i techników województw pomorskiego i kujawsko-pomorskiego, przewozie i doręczeniu ich do OKE w Gdańsku w określonym terminie związanym z przeprowadzanymi egzaminami oraz z bieżącą wysyłką przesyłek z i do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku do 28 lutego 2015 r. Usługa została podzielona na 7 zadań. Zadanie I Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na odbiorze przesyłek chronionych przed nieuprawnionym ujawnieniem ze szkół podstawowych w województwie pomorskim i kujawsko-pomorskim, przewozie i doręczeniu ich do OKE w Gdańsku w określonym terminie. W województwie pomorskim jest ok. 520 szkół podstawowych zaś w województwie kujawsko-pomorskim jest ok. 650 szkół podstawowych. Łącznie ok. 1170 szkół Termin realizacji zamówienia jest ściśle związany z terminami przeprowadzenia sprawdzianu w szkołach podstawowych . Przesyłki ze szkół podstawowych należy odebrać w dniu 1 kwietnia 2014 roku w godzinach od 1200 do 1700 i dostarczyć je do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku w dniu 2 kwietnia 2014 roku sukcesywnie w godzinach od 10:00 do 12:00. Spis miejscowości, w których znajdują się szkoły podstawowe stanowi załącznik nr 1 do SIWZ. Szacunkowa waga przesyłki ze szkoły podstawowej wynosi: - do 2,0kg, ok. 850 szt. - od 2,0 do 5,0 kg , ok. 280 szt. - od 5,0 do 15,0 kg ok. 40 szt. Sposób zapakowania przesyłek - kartonowe pudełka lub koperty zabezpieczone przez indywidualnych nadawców(szkoły). Wykonawca przygotowuje nalepki adresowe, na podstawie dostarczonych do dnia 20 marca 2014r. danych przez Zamawiającego. Nalepki adresowe dostarczone zostaną do szkół przez Wykonawcę w dniu odbioru przesyłek, czyli 1 kwietnia 2014 r Zadanie II Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na odbiorze przesyłek chronionych przed nieuprawnionym ujawnieniem z gimnazjów w województwie pomorskim i kujawsko-pomorskim, przewozie i doręczeniu ich do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku w określonym terminie. W województwie pomorskim jest ok. 421 gimnazjów zaś w województwie kujawsko-pomorskim jest ok. 407 gimnazjów. Łącznie ok. 828 szkół Termin realizacji zamówienia jest ściśle związany z terminami przeprowadzenia egzaminów w gimnazjach. Przesyłki ze wszystkich gimnazjów należy odebrać w dniu 23, 24 i 25 kwietnia 2014 roku w godzinach od 1400 do 1700 i dostarczyć je do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku w dniu 24, 25 i 26 kwietnia 2014 roku sukcesywnie w godzinach od 10:00 do 12:00. Spis miejscowości , w których znajdują się szkoły gimnazjalne stanowi załącznik nr 2 do SIWZ. Szacunkowa ilość wszystkich przesyłek wynosi ok. 2490 szt.Szacunkowa waga przesyłek każdego dnia wynosi: - do 2,0kg, ok. 120 szt. - od 2,0 do 5,0 kg , ok. 300 szt. - od 5,0 do 15,0 kg ok. 325 szt. - od 15,0 do 30,0 kg ok. 85 szt. Sposób zapakowania przesyłek - kartonowe pudełka lub koperty zabezpieczone przez indywidualnych nadawców (szkoły). Wykonawca przygotowuje nalepki adresowe, na podstawie dostarczonych do dnia 8 kwietnia 2014r.danych przez Zamawiającego. Nalepki adresowe dostarczone zostaną do szkół przez Wykonawcę rano w dniu 23 kwietnia 2014r. Zadanie III Przedmiotem zamówienia jest : -wykonanie usługi odbioru materiałów chronionych przed nieuprawnionym ujawnieniem ze szkół/zespołów ponadgimnazjalnych na obszarze województw pomorskiego i kujawsko-pomorskiego, -przewóz materiałów w samochodach z min. 2 pracownikami w każdym -dostarczenie materiałów egzaminacyjnych do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku w określonych terminach. Zamawiający wymaga 2 pracowników do przewozu materiałów ze względu na konieczność przebywania przynajmniej 1 pracownika w samochodzie w czasie trwania usługi. W województwie pomorskim jest ok. 290 szkół/zespołów ponadgimnazjalnych, zaś w województwie kujawsko-pomorskim są ok. 260 szkoły/zespoły ponadgimnazjalne. Łącznie ok. 550 szkół/zespołów ponadgimnazjalnych (+/-10 szkół/zespołów ponadgimnazjalnych). Przesyłki ze szkół/zespołów ponadgimnazjalnych należy odebrać w dniach: 5, 6, 7, 12, 16, 22 maja 2014r. w godzinach od 13:30 do 18:00 oraz 9 czerwca 2014r. w godzinach od 10:00 do 14:00 i dostarczyć w dniach następnych po każdym odbiorze tj. 6, 7,8, 13, 17, 23 maja 2014r. i 10 czerwca 2014r. w godzinach od 10:00 do 12:00 do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku. Spis miejscowości, w których znajdują się szkoł ponadgimnazjalne objęte Zadaniem III stanowi załącznik nr 3 do SIWZ. Szacunkowa waga przesyłek zawierających arkusze egzaminacyjne wynosi: - do 2,0kg, ok. 1900 szt. - od 2,0 do 5,0 kg , ok. 820 szt. - od 5,0 do 15,0 kg ok. 780 szt. - od 15,0 do 30,0 kg ok. 100 szt. w tym szacunkowa ilość przesyłek dostarczonych w soboty wynosi: - do 2,0kg, ok. 320 szt. - od 2,0 do 5,0 kg , ok. 120 szt. - od 5,0 do 15,0 kg ok. 70 szt. - od 15,0 do 30,0 kg ok. 20 szt. Szacunkowa ilość wszystkich przesyłek wynosi łącznie ok. 3 600 szt jednorazowo max. dziennie 550 szt, min. dziennie 300 szt. Sposób zapakowania przesyłek - kartonowe pudełka zabezpieczone przez indywidualnych nadawców (szkoły). Wykonawca przygotowuje nalepki adresowe, na podstawie dostarczonych do dnia 17 kwietnia 2014r.danych przez Zamawiającego. Nalepki adresowe dostarczane są do szkół przez Wykonawcę każdorazowo w dniu odbioru przesyłek. Zadanie IV Przedmiotem zamówienia jest : wykonanie usługi odbioru przesyłek chronionych przed nieuprawnionym ujawnieniem ze szkół zawodowych i techników z obszaru województw pomorskiego i kujawsko-pomorskiegoi i dostarczenie ich do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku w określonych terminach. W województwie pomorskim są ok. 230 szkoły ponadgimnazjalne, zaś w województwie kujawsko-pomorskim jest ok. 228 szkół/zespołów ponadgimnazjalnych. Łącznie ok. 458 szkół Materiały ze zespołów zawodowych i techników należy odebrać w dniach: 16 czerwca 2014r. w godzinach od 14:00 do 16:00 oraz 25, 26, 27, 30 czerwca 2014r. w godzinach od 9:00 do 14:00 i dostarczyć dnia następnego tj. 17, 26, 27, 28 czerwca 2014r. w godzinach od 10:00 do 12:00 do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku oraz 1 lipca 2014r. w godzinach od 10:00 do 12:00 do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku Wskazane powyżej terminy mogą ulec zmianie. o zmianie Zamawiający powiadomi wykonawcę do 10 maja 2014 roku. Spis miejscowości, w których znajdują się szkoły/zespoły ponadgimnazjalne objęte Zadaniem IV stanowi załącznik nr 4 do SIWZ. Łączna szacunkowa ilość przesyłek wynosi ok.940 szt. Szacunkowa waga przesyłek zawierających arkusze egzaminacyjne: od 1 kg do 20 kg. Sposób zapakowania przesyłek - kartonowe pudełka lub koperty zabezpieczone przez indywidualnych nadawców (szkoły). Wykonawca przygotowuje nalepki adresowe, na podstawie dostarczonych do dnia 25 maja 2014r.danych przez Zamawiającego. Nalepki adresowe dostarczane są do szkół przez Wykonawcę w dniu poprzedzającym odbiór przesyłek. Zadanie V Przedmiotem zamówienia jest : odbiór przesyłek chronionych przed nieuprawnionym ujawnieniem ze szkół/zespołów ponadgimnazjalnych z obszaru województw pomorskiego i kujawsko-pomorskiego i dostarczeniu ich do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku w określonym terminie. W województwie pomorskim jest ok. 260 szkół/zespołów ponadgimnazjalnych, zaś w województwie kujawsko-pomorskim są ok. 240 szkoły ponadgimnazjalne. Łącznie ok. 500 szkół ponadgimnazjalnych Przesyłki ze szkół ponadgimnazjalnych należy odebrać w dniach: 26 sierpnia 2014r. w godzinach od 13:30 do 18:00 i dostarczyć w dnia następnego po każdym odbiorze tj.27 sierpnia 2014r. w godzinach od 10:00 do 12:00 do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku. Spis miejscowości, w których znajdują się szkoły/zespoły ponadgimnazjalne objęte Zadaniem V stanowi załącznik nr 3 do SIWZ. Szacunkowa ilość wszystkich przesyłek wynosi łącznie ok. 450 szt. Szacunkowa waga przesyłek ok. 250 szt. o wadze do 2,0 kg i 200szt o wadze od 2,0kg do 5,0kg Zadanie VI Przedmiotem zamówienia jest odbiór z OKE w Gdańsku przesyłek i dostarczenie ich do szkół podstawowych, gimnazjalnych, ponadgimnazjalnych, zasadniczych i techników województwa pomorskiego i kujawsko-pomorskiego w określonych terminach. Przesyłki z OKE w Gdańsku należy dostarczyć do ok. 1170 szkół podstawowych, do ok. 828 szkół gimnazjalnych, do ok. 550 szkół ponadgimnazjalnych , do ok. 460 szkół zawodowych i techników woj. pomorskiego i kujawsko-pomorskiego. Materiały z OKE w Gdańsku należy odebrać w dniach : - 16 czerwca 2014r. w godzinach od 8:00 do 10:00 i dostarczyć dnia następnego 17 czerwca 2014r. w godzinach od 10:00 do 14:00 do ok. 1200 szkół podstawowych woj. pomorskiego i kujawsko-pomorskiego. - 16 czerwca 2014r. w godzinach od 8:00 do 10:00 i dostarczyć dnia następnego 17 czerwca 2014r. w godzinach od 10:00 do 14:00 do ok. 890 gimnazjów woj. pomorskiego i kujawsko-pomorskiego. - 25 czerwca 2014r. w godzinach od 8:00 do 10:00 i dostarczyć dnia następnego 26 czerwca 2014r. w godzinach od 10:00 do 14:00 do ok. 460 szkół ponadgimnazjalnych woj. pomorskiego i kujawsko-pomorskiego. - 27 sierpnia 2014r. w godzinach od 8:00 do 10:00 i dostarczyć dnia następnego 28 sierpnia 2014r. w godzinach od 10:00 do 14:00 do ok. 550 szkół zawodowych i techników woj. pomorskiego i kujawsko-pomorskiego. - 10 września 2014r. w godzinach od 8:00 do 10:00 i dostarczyć dnia następnego 11 września 2014r. w godzinach od 10:00 do 14:00 do szkół ponadgimnazjalnych woj. pomorskiego i kujawsko-pomorskiego. Spis miejscowości, w których znajdują się szkoły podstawowe, gimnazjalne, ponadgimnazjalne zasadnicze i technika objęte Zadaniem VI stanowi załącznik 1,2,3,4 do SIWZ Zadanie VII Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w 2014 roku bieżących usług kurierskich na obszarze kraju ze szczególnym uwzględnieniem województw pomorskiego i kujawsko-pomorskiego, których obszar obejmuje swoją działalnością Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Gdańsku, polegających na odbiorze i dostawach przesyłek od i do Zamawiającego. Usługi kurierskie realizowane będą sukcesywnie, systemem od drzwi do drzwi, po otrzymaniu od Zamawiającego zlecenia telefonicznego. Przesyłki to koperty i paczki zawierające dokumenty i materiały związane ze statutową działalnością Zamawiającego w tym między innymi poufne arkusze i prace egzaminacyjne podlegające ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem. Przesyłki te w trakcie przewozu powinny być traktowane z należytą starannością. Ilość przesyłek szacowana jest łącznie w 2014r na ok. 3.200 sztuk z podziałem na pięć zróżnicowanych przedziałów wagowych (jak niżej): - Koperta firmowa , ok. 100 szt. - Do 2 kg włącznie, ok. 2.100 szt. - od 2 do 5 kg włącznie, ok. 750 szt. - od 5 do 15 kg włącznie, ok. 150 szt. - od 15 do 30 kg włącznie, ok. 100 szt. W podanej szacunkowej ilości przesyłek uwzględniono: -odbiór i doręczenie przesyłek dotyczących bieżącej działalności Zamawiającego -dostarczenie do OKE przesyłek nadawanych przez poszczególne rodzaje szkół z wskazaniem OKE jako płatnika przesyłki. Przesyłki doręczane będą między innymi pomiędzy siedzibą OKE w Gdańsku, a szkołami podstawowymi, ponadpodstawowymi, ponadgimnazjalnymi, zawodowymi na terenie działalności OKE oraz pomiędzy OKE a pozostałymi komisjami w Warszawie, Jaworznie, Łodzi, Łomży, Poznaniu, Wrocławiu, Krakowie.