Wykonanie zadania pod nazwą Usprawnienie procedury zlecania realizacji zadań publicznych podmiotom III Sektora w Powiecie Pruszkowskim, realizowanego w ramach projektu METROPOLIS - Wsparcie rozwoju administracji samorządowej obszaru metropolitalnego Warszawy, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Opis przedmiotu przetargu: W związku z realizacją projektu METROPOLIS - Wsparcie administracji samorządowej obszaru metropolitalnego Warszawy, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, przewidziane jest wykonanie przez Powiat Pruszkowski zadania 4 pod nazwą Usprawnienie procedury zlecania realizacji zadań publicznych podmiotom III Sektora w Powiecie Pruszkowskim. Celem powyższego zadania jest wzmocnienie partycypacji organizacji pozarządowych w realizacji zadań publicznych. Cel ten zostanie osiągnięty poprzez stworzenie strony internetowej zawierającej uniwersalny elektroniczny generator wniosków dotacyjnych oraz szczegółową bazę danych o organizacjach pozarządowych, zwaną Mapa Aktywności. Dodatkowo zostaną przeprowadzone szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie ogłoszeń o konkursach dla organizacji pozarządowych. W celu rozpowszechnienia informacji o wdrożeniu nowych narzędzi zorganizowane zostanie seminarium dla przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego i III Sektora. Mapa Aktywności stanowić będzie powszechnie dostępną, kompleksową bazę danych, przydatną do wyszukiwania szczegółowych informacji na temat organizacji pozarządowych działających na terenie Powiatu Pruszkowskiego. O unikalności narzędzia stanowić będzie opcja szczegółowego wyszukiwania informacji (m. in. forma działalności, specjalizacja w danej dziedzinie, pozyskiwanie środków zewnętrznych, organizowane wydarzenia, uzyskane honorowe patronaty). Dodatkowym atutem narzędzia będzie możliwość przedstawienia obszaru działalności organizacji na mapie powiatu. Kompatybilną aplikacją bazy danych będzie generator wniosków dotacji udzielanych przez samorząd. Generator będzie niezbędny do usprawnienia procedury zlecania realizacji zadań publicznych podmiotom III Sektora. Wartością dodaną narzędzia będzie funkcja zbierania danych, która umożliwi prowadzenie rejestrów, tworzenie raportów i statystyk. Generator będzie także na bieżąco aktualizował Mapę Aktywności (także po zakończeniu realizacji projektu). Powstałe w ramach zadania aplikacje pozytywnie wpłyną na jakość współpracy organizacji pozarządowych i Powiatu Pruszkowskiego. Zakres zadań do wykonania Zadanie zostanie zrealizowane w etapach: 1. I etap obejmuje przygotowanie założeń technicznych projektu, w tym: 1) analizę uwarunkowań projektu, procesów biznesowych architektury systemu, wymaganych zasobów sprzętowych; 2) ustalenie minimalnych wymagań co do zakresu funkcjonalności projektu uwzględniających procedurę udzielania dotacji organizacjom pozarządowym w Starostwie Powiatowym w Pruszkowie oraz środowiska informatycznego; 3) przygotowanie założeń technicznych serwisu internetowego (strony internetowej, Mapy Aktywności organizacji pozarządowych oraz generatora wniosków dotacyjnych); 4) architekturę, aktualizację i utrzymanie aplikacji i środowiska sprzętowego. 2. II etap obejmuje wykonanie projektu zgodnie z założeniami technicznymi projektu przygotowanymi przez Wykonawcę, w tym: 1) zainstalowanie i skonfigurowanie systemu informatycznego oraz oprogramowania umożliwiającego uzyskanie funkcjonalności Serwisu internetowego (strona internetowa, Mapa Aktywności organizacji pozarządowych, generator wniosków dotacyjnych); 2) przeprowadzenie testów integracyjnych, wydajnościowych systemu oraz badania funkcjonalności; 3) wdrożenie systemu. 3. III etap obejmuje wykonanie dokumentacji powykonawczej dotyczącej dostarczonego sprzętu wraz z opisem konfiguracji na dzień przekazania dokumentacji, dokumentacji dostarczonego środowiska (system operacyjny, usługi, oprogramowanie narzędziowe i aplikacyjne) wraz z opisem uruchomionego środowiska na dzień przekazania dokumentacji, procedury odtworzeniowej (krok po kroku) środowiska aplikacyjnego i bazodanowego, z uwzględnieniem wszystkich czynności służących odtworzeniu środowiska (w tym instalacji i konfiguracji wszystkich elementów systemu) oraz dostarczenie niezbędnych licencji i kopii oprogramowania. 4. IV etap obejmuje: 1) ustalenie warunków i zasad przeprowadzenia szkolenia dla pracowników Starostwa Powiatowego w Pruszkowie z zakresu obsługi ww. narzędzi i umiejętności opracowania poprawnych ogłoszeń konkursowych dot. dotacji dla organizacji pozarządowych; 2) ustalenie warunków zorganizowania i przeprowadzenia seminarium informacyjnego dla organizacji pozarządowych i przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego; 3) przeprowadzenie szkolenia dla zespołu administrującego (2 osoby); 4) przeprowadzenie szkolenia dla pracowników Starostwa Powiatowego w Pruszkowie z zakresu obsługi systemu i umiejętności opracowania poprawnych ogłoszeń konkursowych dot. dotacji (20 osób) oraz opracowanie dokumentacji szkoleniowej; 5) przygotowanie instrukcji użytkowania dla administratorów oraz użytkowników (w postaci papierowej i elektronicznej - w pliku doc. i PDF). Przygotowanie opisu podstawowych funkcjonalności w formie multimedialnej dostępnej na stronie WWW; 6) przeprowadzenie seminarium informacyjnego dla jednostek samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych dla około 100 osób. 5. V etap obejmuje świadczenie usługi gwarancyjnej i serwisu gwarancyjnego nad systemem przez okres 36 miesięcy. Założenia ogólne w zakresie etapów: Przejście do realizacji kolejnego etapu wymaga akceptacji i potwierdzenia poprawnej realizacji poprzedniego etapu przez Zamawiającego. W przypadku, gdy dokumentacja techniczna nie spełnia oczekiwań Zamawiającego i Wykonawca nie jest w stanie dostosować się do wymagań Zamawiającego, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy z Wykonawcą. W przypadku gdy dokumentacja techniczna spełnia wymagania Zamawiającego, a realizowany projekt nie spełnia założeń, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy z Wykonawcą. Zakres wymagań minimalnych dla dostarczonych rozwiązań I. Wymagania ogólne: 1. Serwis internetowy zostanie wykonany na zewnętrznym serwerze w postaci strony Web. Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów związanych z korzystaniem z zasobów oraz dostępu do serwera przez okres realizacji zadania oraz okres gwarancyjny. 2. Wykonawca ma obowiązek przedstawienia szacunkowego kosztu serwisu po okresie gwarancyjnym. 3. W przypadku konieczności wykorzystania płatnego środowiska Wykonawca na swój koszt zakupi stosowne oprogramowanie licencje, a po zakończeniu umowy nieodpłatnie przekaże je Zamawiającemu. 4. Generator wniosków dotacyjnych ma posiadać możliwość rozbudowy o moduł komunikacji z elektroniczną skrzynką podawczą Zamawiającego. 5. Link do serwisu internetowego zostanie zamieszczony na stronie www.powiat.pruszkow.pl ponadto musi istnieć możliwość wyświetlenia go jako niezależnej strony WWW (pod osobnym adresem). 6. Powstały serwis internetowy musi funkcjonować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym zgodnie z ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536, z późn. zm.), ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadanie publiczne (Dz. U. 2005, Nr 64, poz. 565, z późn. zm.). 7. Wykonawca zapewnia, że korzystanie przez Zamawiającego z dostarczonych produktów nie będzie stanowić naruszenia majątkowych praw autorskich osób trzecich. 8. Wszelkie koszty związane z dostawą sprzętu do wskazanego przez Zamawiającego miejsca oraz instalacją oprogramowania ponosi Wykonawca. 9. Wykonawca musi zagwarantować bezpieczeństwo informacji znajdujących się w systemie. 10. Strona internetowa, Mapa Aktywności oraz generator wniosków dotacyjnych muszą zostać opatrzone logotypami PO KL Narodowa Strategia Spójności oraz Europejski Fundusz Społeczny Unia Europejska, tytułem projektu oraz informacją o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL. II. Wymagania dotyczące wydajności systemu 1. System powinien umożliwić pracę co najmniej 50 użytkownikom jednocześnie (rozumiane jako 50 jednoczesnych zapytań do bazy danych), a maksymalna liczba użytkowników w systemie nie powinna być mniejsza niż 2000. 2. Zaproponowane rozwiązanie musi zapewnić następujące czasy odpowiedzi: - średni czas odpowiedzi (wizualizacji strony) przy transakcjach bez zapisu informacji do bazy danych nie może przekraczać 3 sek., a czas maksymalny 5 sek. - średni czas odpowiedzi (wizualizacji strony) przy transakcjach z zapisem informacji do bazy danych nie może przekraczać 5 sek. a czas maksymalny 10 sek. Przez czas odpowiedzi rozumie się czas upływający od momentu wykonania przez użytkownika na końcówce systemu akcji wyzwalającej działanie systemu (naciśnięcie odpowiedniego do sytuacji klawisza lub kontrolki w oknie aplikacji, itp.) do momentu uzyskania oczekiwanych wyników (wizualizacji) tej akcji na końcówce użytkownika, pomniejszony o czas transportu komunikatów w elementach infrastruktury nie będących przedmiotem dostaw od Wykonawcy. III. Wymagania dotyczące obowiązku informacji i promocji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. W związku z obowiązkiem informowania o współfinansowaniu projektów ze środków Unii Europejskiej (Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego) Wykonawca jest zobowiązany do umieszczania obowiązujących logotypów na wszelkich dokumentach/materiałach dotyczących zadania, w szczególności w materiałach informacyjnych, protokołach, materiałach szkoleniowych, aplikacjach informatycznych powstałych w ramach zadania (strona internetowa, Mapa Aktywności, generator wniosków). Wykonawca zobowiązany jest przestrzegać aktualnych Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach PO KL. IV. Wymagania dotyczące przygotowania założeń technicznych projektu 1. Analiza uwarunkowań projektu: - wymagania prawne, - wymagania organizacyjne, - funkcjonalne, - co do wydajności systemu, - co do wolumenu przetwarzanych danych, - co do niezawodności. 2. Opis proponowanych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa: - ochrona bazy danych, - ochrona przed niepowołanym dostępem i atakiem, - ochrona antywirusowa i przeciw oprogramowaniu spyware, - ochrona cyfrowych kanałów wymiany informacji. 3. Architektura systemu. 4. Zestawienie materiałów, dostaw i usług niezbędnych do realizacji projektu. 5. Zakładane parametry elementów systemu. 6. Proponowany harmonogram realizacji wdrożenia systemu. 7. Opis sposobu odbioru i testowania systemu (propozycja testów akceptacyjnych). Ostateczna wersja dokumentacji technicznej musi zostać zatwierdzona przez Zamawiającego. Analiza zostanie wykonana na podstawie materiałów i informacji dostarczonych lub wskazanych przez Zamawiającego. Zamawiający wyznaczy do współpracy z Wykonawcą osobę/y odpowiedzialną/e, której/ych zadaniem będzie autoryzowanie i koordynowanie procesu zbierania danych. Do obowiązków Wykonawcy należy dokumentowanie ustaleń ze spotkań z Zamawiającym (w postaci protokołów i innych dokumentów). Dokumentacja uznana zostanie za wiążącą w przypadku obustronnego potwierdzenia. V. Wymagania dotyczące przygotowania strony internetowej oraz Mapy Aktywności W zakresie funkcjonalności: 1. Publikacja - edycja - zarządzanie treścią strony internetowej. 2. Publikacja - edycja - zarządzanie aktualnościami. 3. Publikacja - edycja - zarządzanie kalendarzem imprez/akcji organizowanych przez organizacje pozarządowe. 4. Publikacja - edycja - zarządzanie informacjami i wynikami w konkursach. 5. Publikacja - edycja - zarządzanie aktami prawnymi dot. działalności organizacji pozarządowych oraz prawa miejscowego. 6. Publikacja - edycja - zarządzanie stronami wizytówkami organizacji pozarządowych. 7. Możliwość tworzenia i zarządzania kategorii i podkategorii organizacji. 8. Możliwość przypisania pliku graficznego logo do organizacji. 9. Opcja wyślij znajomemu informację o danej organizacji. 10. Tworzenie - edycja - zarządzanie galeriami zdjęć dla każdej organizacji. 11. Zautomatyzowane tworzenie miniaturek zdjęć, pokaz zdjęć w postaci pokazu slajdów, ustawienia rozmiarów. 12. Wstawienie plików graficznych, plików dźwiękowych, video oraz zarządzanie uploadem plików. 13. Prezentacja organizacji na Mapie Aktywności. Stworzona multimedialna mapa Powiatu Pruszkowskiego powinna mieć kształt stanowiący zarys granic powiatu, na którym można znaleźć ikony (logotypy organizacji) stanowiące linki do szczegółowych informacji na temat danej organizacji. 14. Publikacja - edycja - zarządzanie odnośnikami do stron wewnętrznych i zewnętrznych. 15. Publikacja - edycja - zarządzanie informacjami kontaktowymi. 16. Szybkie i zaawansowane wyszukiwanie organizacji i treści w serwisie: - możliwość wyszukiwania treści i sortowania wyników, - możliwość wyszukiwania i sortowania organizacji ze względu na m.in.: a) nazwę, b) profil działalności, c) siedzibę, d) KRS, e) numer w powiatowym rejestrze stowarzyszeń. 17. Serwis będzie się składać z 3 stref: 1) strefa prezentacji przeznaczona dla użytkowników zewnętrznych/internautów, nie wymagająca uwierzytelnienia; 2) strefa dla organizacji, umożliwiająca im dostęp do edycji - zarządzania informacjami na własny temat (z możliwością ich publikacji po aprobacie administratora serwisu), wymagająca uwierzytelnienia; 3) strefa dla administratorów serwisu, umożliwiająca zarządzanie wszystkimi funkcjonalnymi aspektami serwisu, wymagająca uwierzytelnienia. 18. Dostęp do aplikacji za pomocą przeglądarki WWW. 19. Zgodność serwisu z aktualnymi wersjami przeglądarek internetowych Mozilla Firefox, Internet Explorer (wersja 8 i nowsze), Google Chrome. 20. Przystosowanie strony internetowej oraz Mapy Aktywności do obsługi przez osoby niepełnosprawne (np. zmiana widoku aplikacji na widok ze zwiększonym kontrastem i tekstem). VI. Wymagania dotyczące przygotowania generatora wniosków: 1. Możliwość rejestracji użytkowników (organizacji pozarządowych - OP) oraz zatwierdzenie profili OP przez administratora. 2. Publikacja - edycja - zarządzanie danymi o organizacji pozarządowej. 3. Możliwość złożenia oferty na ogłoszony konkurs za pomocą formularza elektronicznego oraz wydrukowania wersji papierowej zawierającej unikatową sumę kontrolną, umożliwiającą zweryfikowanie złożonej oferty z wersją przesłaną elektronicznie. 4. Możliwość złożenia sprawozdania z realizacji umowy za pomocą formularza elektronicznego. 5. Możliwość złożenia formularza elektronicznego zawierającego informację o zmianie sposobu realizacji zadania. 6. Możliwość wyświetlenia listy konkursów, złożonych ofert w konkursach oraz ofert którym przyznano dotację. 7. Możliwość odebrania pisma w wersji elektronicznej. 8. Widok indywidualnego profilu OP z podziałem na kategorie tematyczne (np. dane adresowe, wnioski, oferty, sprawozdania, umowy, wiadomości, itp.). 9. Importowanie danych z innych systemów użytkowanych przez Zamawiającego. 10. Możliwość wysyłania z aplikacji wiadomości email do wybranych organizacji pozarządowych oraz korespondencja seryjna. 11. Publikacja - edycja - zarządzanie informacjami o konkursie. 12. Walidacja ofert - kontrolowanie poprawności wprowadzonych danych na każdym etapie wypełniania. Walidacja powinna obejmować sprawdzenie poprawności wypełnienia pól formularza wniosków dotacyjnych oraz formularza rejestracyjnego. 13. Automatyczna rejestracja zgłoszonych ofert na podstawie wypełnionych formularzy elektronicznych (data wpływu, nadawanie unikalnego identyfikatora, wysyłanie e-mail z potwierdzeniem wpływu). 14. Możliwość modyfikacji przez OP zapisanej oferty do momentu upływu terminu składania ofert. 15. Oznaczenie statusu ofert/wniosku (zaakceptowany, odrzucony, do uzupełnienia itp. oznaczenie pól do poprawy wraz z komentarzem). 16. Automatyczne zapisywanie wniosku po rozpoczęciu jego wypełniania. 17. Generator wniosków dotacyjnych ma posiadać możliwość rozbudowy o moduł komunikacji z elektroniczną skrzynką podawczą Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do przestawienia szacunkowego kosztu stworzenia takiego modułu. 18. Możliwość generowania umowy z szablonu z automatycznym wstawianiem danych OP. Możliwość modyfikacji umów wg obowiązujących wytycznych. Generowanie aneksów i załączników. 19. Publikacja - edycja - zarządzanie sprawozdaniami i raportami organizacji pozarządowych. 20. Przystosowanie generatora wniosków do obsługi przez osoby niepełnosprawne (np. zmiana widoku aplikacji na widok ze zwiększonym kontrastem i tekstem). VII. Wymagania dotyczące przeprowadzenia szkolenia dla pracowników Starostwa Powiatowego w Pruszkowie 1. Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego (sala konferencyjna): 1) 1 szkolenie dwudniowe (2 dni x 8h) dla ok. 20 pracowników Starostwa Powiatowego w Pruszkowie z obsługi utworzonych aplikacji informatycznych, w tym umiejętności opracowania poprawnych ogłoszeń konkursowych dotyczących dotacji; 2) 1 szkolenie dwudniowe (2 dni x 8h) dla 2 pracowników Starostwa Powiatowego w Pruszkowie będących administratorami utworzonej aplikacji informatycznej w zakresie: instalacji systemu, integracji systemu z systemami już pracującymi w Starostwie Powiatowym w Pruszkowie, administrowania systemem, obsługi systemu z poziomu administratora z uprawnieniami konfiguracyjnymi. 2. Wykonawca przygotuje oraz przekaże każdemu uczestnikowi szkolenia instrukcję użytkowania aplikacji (w postaci papierowej oraz elektronicznej) oraz dodatkową instrukcję dla administratorów systemu. 3. Szkolenia zostaną przeprowadzone w godzinach pracy urzędu. 4. Potwierdzeniem przeprowadzenia szkolenia będzie: 1) test umiejętności wykorzystania aplikacji; 2) ankieta oceny szkolenia wypełniona przez każdego uczestnika. 5. Wykonawca przygotuje opis podstawowych funkcjonalności w formie multimedialnej dostępnej na stronie WWW. VIII. Wymagania dotyczące przeprowadzenia seminarium dla przedstawicieli JST i III Sektora 1. Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego seminarium (3-5 godz.) dla ok. 100 przedstawicieli organizacji pozarządowych oraz jednostek samorządu terytorialnego w celu rozpowszechnienia informacji o wdrożeniu nowych narzędzi. 2. Program seminarium zostanie przygotowany przez Wykonawcę we współpracy z Zamawiającym. 3. Wykonawca zapewni poczęstunek podczas seminarium (kawa, herbata, soki, woda, ciasteczka). 4. Wykonawca przygotuje opis podstawowych funkcjonalności w formie multimedialnej dostępnej na stronie WWW. 5. Termin realizacji seminarium: październik 2013 r. IX. Wymagania dotyczące świadczenia usługi gwarancyjnej i serwisu gwarancyjnego nad systemem przez okres 36 miesięcy 1. Wykonawca udzieli gwarancji obejmującej czas użytkowania Systemu przez okres 36 miesięcy liczony od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego prac wdrożonego Systemu, na warunkach serwisu w miejscu pracy Systemu. 2. W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do: 1) zapewnienia pełnej funkcjonalności Systemu poprzez nieodpłatne usuwanie ewentualnych nieprawidłowości w oprogramowaniu, usuwanie błędów i usterek oraz dokonywanie zmian w oprogramowaniu w związku z wykrytymi błędami, a także w związku z nieprawidłowymi założeniami projektu technicznego Wykonawcy powodującymi brak stabilności pracy Systemu, a w szczególności wydłużenie czasu przetwarzania danych; 2) przekazania i instalacji w urzędzie Starostwa Powiatowego w Pruszkowie nowej wersji oprogramowania, po każdym usunięciu błędów i usterek; 3) aktualizacji oprogramowania wraz z adaptacją do przepisów obowiązującego prawa, a także związaną ze zmianami procedur i procesów w urzędzie Starostwa Powiatowego Pruszkowie; 4) wprowadzania zmian w dokumentacji oprogramowania wynikających z usuwania błędów i usterek; 5) przeniesienia danych do nowej wersji oprogramowania, która powstanie w przypadku usunięcia wymienionych powyżej błędów i usterek, o ile zajdzie taka konieczność; 6) świadczenia wsparcia przy bieżącej eksploatacji systemu, przyjmowania zgłoszeń oraz skutecznego rozwiązania pojawiających się zgłoszeń od użytkowników Zamawiającego; 7) wspierania użytkowników zarządzających oraz wprowadzających treści do Portalu w przypadku pojawienia się problemów z używaniem narzędzia lub technicznych związanych z działaniem Portalu. 3. Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia wykrytych błędów określonych w : 1) ust. 2 pkt 1 - 5, w ciągu 48 godzin, od momentu zgłoszenia, w godzinach pracy Zamawiającego, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy; 2) ust. 2 pkt 1 i 5, w czasie do 5 dni roboczych, od momentu zgłoszenia, w godzinach pracy Zamawiającego, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy; 3) ust. 2 pkt 6 i 7, w czasie nieprzekraczającym 4 dni roboczych od momentu otrzymania zgłoszenia w godzinach pracy Zamawiającego, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 4. Zgłoszenia błędów będą przyjmowane przez wykonawcę pod ustalonym numerem faksu oraz adresem poczty elektronicznej. 5. Istnienie wady i ich usunięcie powinno być stwierdzone protokolarnie. Protokół powinien być przesłany drogą faksową lub mailową.