Dostawa karnetów uprawniających do korzystania z usług sportowo-rekreacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa karnetów uprawniających do korzystania z usług sportowo-rekreacyjnych dla pracowników Prokuratury Okręgowej w Szczecinie i jej jednostek organizacyjnych oraz osób towarzyszących (np. małżonkowie, dzieci, osoby bliskie, itp.) w następującej ilości (miesięcznie) i asortymencie: 1) 138 szt. karnetów dla pracowników Zamawiającego (z dopłatą ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zwanego dalej „ZFŚS”) uprawniających do korzystania z pełnej oferty usług, 2) 24 szt. karnetów dla osób towarzyszących (bez dopłaty ze środków ZFŚS) uprawniających do korzystania z pełnej oferty usług, 3) 4 szt. karnetów dla dziecka do 15 lat (bez dopłaty ze środków ZFŚS) uprawniających do korzystania z pełnej oferty usług, 4) 1 szt. karnetu dla dziecka do 15 lat (bez dopłaty ze środków ZFŚS), uprawniających do korzystania z basenu. Zarówno osoba towarzysząca jak i dziecko mogą korzystać z zajęć sportowo-rekreacyjnych bez jednoczesnego udziału w nich pracownika. 2. Wskazane powyżej ilości karnetów są szacunkowe, podane w celu oceny złożonych ofert. Liczba poszczególnych karnetów będzie zależała od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakupu mniejszej lub większej ilości karnetów w trakcie realizacji umowy. 3. Zamawiający wymaga, aby karnety były dostarczane do siedziby Zamawiającego sukcesywnie, w okresie obowiązywania umowy, stosownie do zgłoszeń Zamawiającego przekazywanych pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Lista użytkowników będzie ustalana na okres rozliczeniowy (miesiąc) i będzie przekazywana Wykonawcy do 20 dnia każdego miesiąca, przed rozpoczęciem kolejnego okresu rozliczeniowego. Liczba osób korzystających może ulegać zmianie w kolejnych okresach rozliczeniowych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany listy osób uprawnionych do korzystania z oferty. Zamawiający dopuszcza możliwość dostarczania karnetów na dłuższe okresy rozliczeniowe, tzn. jeżeli dana osoba korzysta z karnetu przez kilka kolejnych okresów rozliczeniowych Wykonawca nie musi dostarczać nowych karnetów, a jedynie przedłużać termin ich obowiązywania. 4. Wykonawca poprzez dostarczone karnety zapewni dostęp do korzystania z usług sportowo-rekreacyjnych o zróżnicowanym charakterze (min. fitness, aerobic, basen, sauna, siłownia, pilates, joga, taniec) w ramach miesięcznego abonamentu, bez dodatkowych opłat. Na terenie Szczecina karnety muszą zapewniać dostęp do co najmniej: 1) jednego obiektu z basenem (min. 25 m długości) i innym elementem np. siłownią, sauną lub fitnesem, 2) jednego obiektu z siłownią, sauną, fitnesem lub jogą. 5. Zamawiający wymaga aby dostępność obiektów nie była ograniczona porą dnia, tzn. uprawnieni powinni mieć prawo korzystać z obiektu w godzinach jego otwarcia, chyba że dany obiekt wprowadzi w tym zakresie własne ograniczenia. Jednocześnie Zamawiający wymaga, aby informacja o ograniczeniach i konieczności weryfikacji dostępności bezpośrednio w obiekcie została zamieszczona na stronie internetowej, na której jest aktualna lista obiektów. 6. Karnety powinny być przygotowane w formie np.: kart magnetycznych, kart chipowych, kart zbliżeniowych. Zamawiający dopuszcza weryfikację imiennego karnetu wyłącznie na podstawie dokumentu ze zdjęciem, imieniem i nazwiskiem użytkownika. W tym celu przekaże Wykonawcy listę zawierającą imiona i nazwiska użytkowników. Zamawiający nie dopuszcza innych form weryfikacji. W przypadku rezygnacji korzystania z usług sportowo-rekreacyjnych karnet zostanie zwrócony Wykonawcy. Zamawiający nie wyraża zgody na pobieranie przez Wykonawcę od pracowników Zamawiającego i ich osób towarzyszących takich danych jak: numer telefonu, numer PESEL, odciski linii papilarnych, adresy e-mail. 7. Wykonawca zapewni dostęp do co najmniej 70 obiektów sportowo-rekreacyjnych na terenie województwa zachodniopomorskiego. Zamawiający posiada jednostki w następujących miejscowościach: Szczecin, Choszczno, Goleniów, Gryfice, Gryfino, Kamień Pomorski, Łobez, Myślibórz, Pyrzyce, Stargard, Świnoujście. Zamawiający wymaga, aby: - co najmniej 35 placówek zlokalizowanych było na terenie miasta Szczecin; - w co najmniej 5 spośród pozostałych 10 miejscowości, w których Zamawiający posiada jednostki organizacyjne, zlokalizowana była co najmniej 1 placówka sportowo-rekreacyjna. Ilość obiektów sportowo – rekreacyjnych, o charakterze, o którym mowa w pkt 4, dostępnych w celu realizacji przedmiotu zamówienia (bez konieczności dokonywania dopłat) stanowi jedno z kryteriów oceny ofert. Zamawiający dopuszcza możliwość zaoferowania dostępu do dodatkowych obiektów o wyższym standardzie z dopłatami (oprócz wymaganych minimum 70 obiektów i oprócz obiektów wskazanych w celu uzyskania dodatkowych punktów w kryterium „ilość dostępnych obiektów sportowo-rekreacyjnych”). Jednocześnie Zamawiający wymaga, aby informacja o konieczności ponoszenia dodatkowych dopłat została zamieszczona na stronie internetowej, na której znajduje się aktualna lista obiektów, w taki sposób, aby Użytkownik mógł bez wątpliwości ustalić, odnośnie których obiektów/usług zobowiązany będzie do ponoszenia dodatkowych opłat. Ponadto Zamawiający informuje, że obiekty te nie będą brane pod uwagę przy ocenie zgodności oferowanych dostaw z SIWZ oraz przy przyznawaniu dodatkowych punktów w kryterium „ilość dostępnych obiektów sportowo-rekreacyjnych”. 8. Aktualna lista obiektów, w których świadczone będą usługi oraz zakres usług świadczonych w danym obiekcie będzie nieprzerwanie dostępna na stronie internetowej Wykonawcy. 9. Użytkownicy karnetów uprawnieni będą do korzystania z usług we wszystkich wskazanych obiektach sportowo-rekreacyjnych. Jednocześnie Zamawiający informuje, że ze względów bezpieczeństwa będzie honorował zapisy regulaminów wewnętrznych danych obiektów sportowo-rekreacyjnych, z których wynika że dzieci w wieku do lat 15 nie mogą korzystać ze wszystkich dostępnych usług. 10. Wykonawca w ramach każdego karnetu zapewni minimum 1 bezpłatne wejście do każdego obiektu dziennie i skorzystanie w każdym obiekcie z co najmniej 1 bezpłatnych zajęć dziennie. Minimalny czas korzystania z usług (1 wejście do obiektu) wynosi 45 minut, liczonych łącznie z czasem technicznym, składającym się na czas przed i po korzystaniu z zajęć. W przypadku krótszych zajęć (np. sauna) użytkownik karnetu może skorzystać dodatkowo z innych zajęć, tak aby łączny czas korzystania z zajęć wynosił min. 45 minut. 11. Środki na sfinansowanie przedmiotu zamówienia będą pochodzić z wpłat własnych użytkowników oraz ze środków Zamawiającego. Zamawiający ma zamiar przeznaczyć na dopłaty do 1 karnetu dla pracownika 50-60% środków pochodzących z ZFŚS. 12. Wykonawca zapewni możliwość zakupu karnetu dla użytkownika na jeden miesiąc, bez konieczności deklarowania korzystania z usługi w dłuższym okresie czasu.