Przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego dla projektu Budowa Biocentrum Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 oraz sporządzenie sprawozdania z przeprowadzonego audytu wraz z opinią o projekcie

Opis przedmiotu przetargu: a. Audyt należy przeprowadzić zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 w zakresie wyboru audytora oraz przeprowadzania i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach priorytetu I- Działania 1.4, 1.5, 1.6 i 1.7 oraz priorytetów II-VI (wytyczne stanowią załącznik nr 4 do SIWZ), (http://www.wrpo.wielkopolskie.pl/index.php/wytyczne-dla-beneficjentow180/130-wytyczne-instytucji-zarzdzajcej-wrpo-w-zakresie-audytu-zewntrznego-projektu) b. Audyt ma na celu uzyskanie zapewnienia, że: - projekt jest realizowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego i krajowego ( w tym wytycznych Instytucji Zarządzającej WRPO i innych instytucji uprawnionych do wydawania wytycznych),umową i wnioskiem o dofinansowanie, - wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, - informacje przekazane do Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Zarządzającej WRPO oraz innych uprawnionych instytucji są zgodne z prawdą i wynikają z dostępnych w siedzibie beneficjenta dokumentów źródłowych (przede wszystkim z dokumentów finansowo - księgowych i rzeczowych) oraz z prowadzonej przez niego ewidencji księgowej. c. Oprócz oceny prawidłowości realizacji projektu, audyt ma również na celu doradztwo w zakresie polepszania metod jego realizacji. d. Badaniem audytowym zostanie objęte 100% dokumentacji związanej z realizowanym projektem inwestycyjnym w momencie rozpoczęcia czynności audytowych. Prowadzenie i dokumentowanie audytu należy prowadzić w oparciu o uznawane standardy audytu. e. Audytor będzie miał obowiązek przekazania kopii dokumentacji roboczych: notatek, kwestionariuszy oceny, list sprawdzających lub co najmniej wykazu badanych dokumentów i wykazu sporządzonych dokumentów. Zamawiający wymaga, aby audyt był prowadzony co najmniej poprzez analizę dokumentacji projektu, wywiady z pracownikami i wykonawcami oraz oględziny miejsca inwestycji. Ponadto Zamawiający wymaga zorganizowania spotkania otwierającego, zamykającego oraz wszelkich innych niezbędnych spotkań w trakcie prowadzenia audytu. Wszelka korespondencja między Zamawiającym a Wykonawcą powinna odbywać się z zachowaniem formy pisemnej. f. Szczegółowy zakres i sposób przeprowadzenia audytu został opisany w rozdziale 3 ww. wytycznych. Sprawozdanie (wyniki audytu) powinno spełniać wymagania zawarte w rozdziale 4 ww. wytycznych. 3. Opis projektu, który podlega audytowi Realizowane przedsięwzięcie dotyczy budowy i wyposażenia nowoczesnego obiektu dydaktyczno - naukowego o kubaturze 45.299 m3 i powierzchni użytkowej 7.560,2 m2, zlokalizowanego na terenie działki Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu pomiędzy ulicami Dojazd i Niestachowską w Poznaniu. Nowy obiekt składa się z jednokondygnacyjnego budynku audytoryjnego oraz trzech trzykondygnacyjnych budynków dydaktycznych. Całkowita wartość projektu wg umowy z Urzędem Marszałkowskim wynosi 25 739 163,54 PLN, z czego kwota dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 18 265 508,16 PLN. I może ulec zmianie. 4. Okres podlegający audytowi zewnętrznemu: Od maja 2009 - do dnia rozpoczęcia czynności audytowych. 5. Ilość dokumentacji dotyczącej projektu (w przybliżeniu): wnioski o płatność zaliczkową - 18 szt. (+/- 2 szt.), wnioski o płatność pełniące funkcję sprawozdawczą - 5 szt. (+/- 2 szt.), umowy z wykonawcami wraz z aneksami - 9 szt. (+/- 1 szt.), umowa o dofinansowanie wraz z aneksami - 6 szt. (+/- 1 szt.), faktury - 27 szt. (+/- 2 szt.), oraz inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia badania audytowego. 6. Miejsce dotyczące przechowywania dokumentacji projektu: Oryginały faktur projektu są przechowywane w Sekcji ds. Funduszy Strukturalnych przy ul. Góralskiej 3 w Poznaniu. 7. Zakres audytu: a. gotowość organizacyjną beneficjenta i jego procedury wewnętrzne, b. audyt finansowy, c. audyt realizacji projektu, d. wizyta na miejscu realizacji projektu, e. prawidłowość i rzetelność prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, f. zgodność projektu z politykami wspólnotowymi, g. wdrażanie zaleceń pokontrolnych, h. analiza powodzenia projektu. Szczegółowy opis zakresu znajduje się w rozdziale 3 Wytycznych Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 w zakresie wyboru audytora oraz przeprowadzania i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach priorytetu I Działania 1.4, 1.5, 1.6 i 1.7 oraz priorytetów II-VI (wytyczne dostępne są na stronie internetowej www.wrpo.wielkopolskie.pl ) 8. Wyniki audytu muszą zawierać co najmniej: a. oznaczenie zadania audytowego i datę sporządzenia sprawozdania, b. nazwę i adres audytowanego podmiotu, c. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym, d. cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy zadania audytowego, e. podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania zadania audytowego, f. termin, w którym prowadzono badanie, g. zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym zadaniem audytowym, h. ustalenie stanu faktycznego, i. określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień, j. zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień lub wprowadzania usprawnień, k. podpisy audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym. Szczegółowy opis zakresu znajduje się w rozdziale 4 Wytycznych Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 w zakresie wyboru audytora oraz przeprowadzania i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach priorytetu I Działania 1.4, 1.5, 1.6 i 1.7 oraz priorytetów II-VI . 9. Płatność za wykonanie usługi audytu zewnętrznego będzie dokonywana po przedstawieniu prawidłowo wystawionej faktury w terminie do 14 dni od jej złożenia w siedzibie Zamawiającego, z zastrzeżeniem § 8 projektu umowy.