Administrowanie i utrzymanie trzech cmentarzy komunalnych zlokalizowanych w Knurowie przy ulicach: Rakoniewskiego, 1 Maja-Plebiscytowej, Słonecznej, na okres 36 miesięcy

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest administrowanie i utrzymanie przez okres 36 miesięcy, trzech cmentarzy komunalnych, zlokalizowanych w Knurowie przy ulicach: Rakoniewskiego, 1 Maja-Plebiscytowej, Słonecznej. 2. Administrowanie w/w cmentarzami komunalnymi obejmuje: 1) prowadzenie prawidłowej i racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi zgodnie z planem zagospodarowania cmentarzy, 2) zabezpieczenie obsługi ludności w celu załatwienia spraw związanych z pochówkiem oraz przebywającej na terenie cmentarzy a także otwieranie i zamykanie bram w godzinach podanych w Regulaminie korzystania z cmentarzy komunalnych w Knurowie, 3) pobieranie opłat za korzystanie z cmentarzy i urządzeń cmentarnych według cen ustalonych przez Zamawiającego na podstawie Uchwały Rady Miasta Knurów w sprawie ustalenia wysokości opłat za korzystanie z miejsc, obiektów i urządzeń na cmentarzach komunalnych w Knurowie oraz ich ewidencjonowanie zgodnie z zapisami §2 ust. 13 - 24 wzoru umowy, 4) ustalanie terminów i warunków pogrzebów, 5) ustalanie miejsca pochówku na cmentarzu komunalnym przy ul. Słonecznej na zlecenie Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, 6) umożliwienie bliskim osób pochowanych urządzenia grobu zgodnie z ich życzeniem przez wybranego usługodawcę z zachowaniem zasad zagospodarowania cmentarza, 7) całodobowe przyjmowanie zwłok do chłodni na cmentarzu przy ul. Rakoniewskiego, 8) prowadzenie dokumentacji cmentarnej, o której mowa w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U.2001.90.1013 z późn. zm.) oraz bezpieczne jej przechowywanie. Niezbędne do prowadzenia w/w dokumentacji księgi zostaną przekazane przez Zamawiającego Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy. 9) W przypadku wystąpienia braku możliwości dokonywania w nich kolejnych wpisów, nowe księgi zostaną zakupione przez Wykonawcę na jego koszt. Księgi zakupione przez Wykonawcę muszą odpowiadać wymaganiom formalnym określonym w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U.2001.90.1013 z późn. zm.). Po zakończeniu realizacji umowy, dokumentacja przekazana zostanie Zamawiającemu nieodpłatnie. 10) prowadzenie dokumentacji pomocniczej niezbędnej przy administrowaniu i utrzymaniu cmentarza: a) rejestru kart zgonów wg wzoru ustalonego z Zamawiającym, b) rejestru miejsc rezerwowych wg wzoru ustalonego z Zamawiającym, c) ksiąg obiektów budowlanych, w tym wykonywanie niezbędnych przeglądów i pomiarów, d) aktualizacji planu zagospodarowania i wykorzystania miejsc na cmentarzu, po zakończeniu realizacji umowy, w/w dokumentacja przekazana zostanie Zamawiającemu nieodpłatnie, 11) uzupełnianie na bieżąco danych w programie komputerowym: internetowym systemie bazy danych osób pochowanych oraz na elektronicznej mapie cmentarza, a także modyfikacja programu, na własny koszt, w przypadku zmiany obowiązujących przepisów, 12) program zostanie przekazany Wykonawcy przez Zamawiającego nieodpłatnie, 13) Wykonawca uprawniony jest do korzystania z programu komputerowego oraz zawartej w nim bazy danych wyłącznie dla celów realizacji niniejszej umowy, 14) przedstawianie pisemnego sprawozdania o stopniu wykorzystania miejsc grzebalnych każdorazowo na żądanie Zamawiającego, 15) egzekwowanie od wykonawców usług pogrzebowych utrzymania porządku oraz usuwania nadmiaru ziemi, 16) pełnienie nadzoru nad robotami wykonywanymi bezpośrednio na terenie cmentarza i jego obiektach przez podmioty gospodarcze świadczące usługi pogrzebowe, 17) przyjmowanie oraz rejestrowanie zgłoszeń, interwencji i wniosków, udzielanie niezwłocznie odpowiedzi o sposobie załatwienia sprawy oraz przygotowywanie odpowiedzi na skargi, interwencje i wnioski złożone u Zamawiającego, 3. Utrzymanie cmentarzy komunalnych obejmuje: 1) systematyczne (minimum siedem razy w sezonie) koszenie i wygrabianie trawników oraz terenów przeznaczonych pod miejsca grzebalne, oraz wykaszanie pasa zieleni izolacyjnej o szer. do 3 m bezpośrednio przylegającego do terenu cmentarza, 2) wykaszanie mogił zaniedbanych, zgodnie z deklaracją Wykonawcy, zawartą w ofercie, w równych odstępach czasowych w sezonie wegetacyjnym, 3) pielęgnacja zieleni znajdującej się na cmentarzach, w tym: bieżące uzupełnianie ubytków, przycinanie oraz zabezpieczanie na okres zimowy a w okresie letnim systematyczne podlewanie, 4) odchwaszczanie na bieżąco alejek i terenów wokół drzew i nasadzeń w przypadku zarastania trawą lub chwastami w ciągu całego okresu konserwacyjnego, 5) wykonywanie prac korekcyjno - pielęgnacyjnych drzew, krzewów i bylin, 6) bieżące utrzymywanie czystości alejek cmentarnych, uzupełnianie ubytków w nawierzchniach alejek, 7) bieżące utrzymywanie w czystości terenu bezpośrednio przyległego do cmentarzy, 8) systematyczne usuwanie opadłych liści, 9) odśnieżanie i posypywanie piaskiem alejek cmentarnych i chodników przyległych do cmentarza (posypywanie należy wykonać w miarę potrzeb, odśnieżanie w przypadku ciągłych opadów na bieżąco,) 10) bieżąca naprawa sieci wodociągowej, czyszczenie basenów na wodę oraz zabezpieczenie ujęć wody przed zamarzaniem na okres zimowy, 11) bieżąca konserwacja i dokonywanie napraw (w tym z powodu wandalizmu) w celu utrzymania cmentarzy, obiektów i urządzeń cmentarnych w stanie nie pogorszonym oraz wykonywanie innych czynności przewidzianych przepisami ustawy z dnia 31 stycznia 1959r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz.U.2015.2126 z późn. zm.) oraz aktami wykonawczymi, 12) egzekwowanie od osób opiekujących się mogiłami zachowania porządku na cmentarzu, nadzór nad zachowaniem się osób i wjeżdżających na teren cmentarza pojazdów w celu nie dopuszczenia do dewastacji grobów, alejek lub urządzeń cmentarnych, 13) kopanie grobów i grzebanie zwłok z zachowaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa, 14) nadzór nad kopaniem grobów i grzebaniem zwłok w przypadku wykonywania tych czynności przez inną firmę, 15) utrzymywanie tablic ogłoszeniowych i regulaminowych przy wejściach na cmentarze w stanie zdatnym do użytku, 16) wyposażenie cmentarzy w niezbędną liczbę kontenerów na odpady oraz bieżące ich opróżnianie, 17) zawarcie umów na dostawę mediów, niezbędnych do funkcjonowania cmentarzy oraz wywóz nieczystości ciekłych i ponoszenie kosztów z tym związanych, 18) złożenie deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi i wnoszenie opłat z tym związanych zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami, 19) Wykonawca bierze odpowiedzialność za gospodarowanie odpadami powstającymi w wyniku świadczonej usługi, 20) wykonywanie przeglądów technicznych obiektów budowlanych i instalacji zgodnie z wymogami Prawa Budowlanego, 21) zapewnienie właściwej obsługi cmentarzy w dniach od 27.10 do 05.11. każdego roku do wykonania prac porządkowo - konserwatorskich, utrzymania dyżuru w godzinach wieczornych oraz zapewnienia dodatkowego sprzętu umożliwiającego utrzymanie czystości i porządku na zarządzanym terenie, 22) inne niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania cmentarza prace zlecone przez Zamawiającego, 4. Ponadto Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania czynności przypisanych poszczególnym w/w cmentarzom, wskazanych w § 3 ust. 1 ppkt. 1.3, 1.4 i 1.5 wzoru umowy, który zawiera szczegółowy opis i pozostałe warunki realizacji zamówienia. 5. Wykonawca, w trakcie realizacji umowy zobowiązany będzie do dysponowania lokalem, stanowiącym miejsce obsługi administracyjnej cmentarzy i przyjmowania interesantów oraz przechowywania dokumentacji związanej z prowadzoną działalnością na terenie miasta Knurów, zlokalizowanym w promieniu do 1 km od siedziby Urzędu Miasta Knurów przy ul. dr. Floriana Ogana 5. 6. Na czas realizacji umowy Wykonawcy zostanie nieodpłatnie przekazana jedna kasa fiskalna do ewidencjonowania opłat za korzystanie z miejsc, obiektów i urządzeń na cmentarzach komunalnych w Knurowie, zgodnie z zapisami Uchwały Nr V/48/11 Rady Miasta Knurów z dnia 16 lutego 2011r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za korzystanie z miejsc, obiektów i urządzeń na cmentarzach komunalnych w Knurowie. 7. Wykonawca wybrany na administratora cmentarza zobowiązany jest nie nadużywać pozycji dominującej w zakresie świadczenia usług pogrzebowych. W związku z tym Wykonawca wybrany na administratora cmentarza: 1) nie będzie w żaden sposób ograniczał przedsiębiorcom pogrzebowym dostępu do świadczenia w/w usług, 2) nie będzie ustalał zasad korzystania z cmentarzy, budynków i urządzeń niezbędnych do przeprowadzenia ceremonii pogrzebowej, które prowadziłyby do ograniczenia bądź wykluczenia konkurencji na rynku przedsiębiorców pogrzebowych. 3) nie będzie prowadził handlu akcesoriami pogrzebowymi na terenie cmentarza.