Organizacja festiwalu muzyki dawnej „KROMER FESTIVAL” na terenie miasta Biecza wraz z promocją gminy Biecz

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na organizacji festiwalu muzyki dawnej „KROMER FESTIVAL”na terenie miasta Biecza wraz z promocją Gminy Biecz. 2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje w szczególności: 1) Zorganizowanie przez Wykonawcę festiwalu muzyki dawnej, który będzie nawiązywał do dziedzictwa kulturowego miasta Biecza (dalej: „Festiwal”). Festiwal - co najmniej 8 koncertów w każdym roku, jednak nie więcej niż 2 dziennie - zostanie zorganizowany w cyklu 3 letnim, począwszy od roku 2017. Koncerty w ramach Festiwalu będą odbywać się na żywo, w historycznych obiektach Biecza, w miesiącu sierpniu, w minimum cztery dni festiwalowe, w okresie dwóch następujących po sobie weekendów w przedziale czasowym nie dłuższym niż dwa tygodnie, w godzinach popołudniowo – wieczornych. Koncerty wykonywać będą artyści o uznanym dorobku europejskim i światowym. Wydarzenia w ramach festiwalu dostępne będą nieodpłatnie dla wszystkich zainteresowanych, przy założeniu dostępności dla min. 250 osobowej widowni (nie dotyczy sektora VIP). Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia wszelkich wymogów przewidzianych prawem, w związku z organizacją Festiwalu. 2) Przedstawienie Zamawiającemu koncepcji realizacji Festiwalu, która powinna obejmować plan organizacji oraz zawierać listę proponowanych przez Wykonawcę artystów wraz z proponowanym miejscem koncertu. 3) Pokrycie wszelkich kosztów związanych z występem artystów w trakcie trwania festiwalu, w tym honorariów artystów, kosztów transportu, zakwaterowania, wyżywienia. Do obowiązków Wykonawcy należy również zawarcie umów z artystami, pokrycie ewentualnych tantiem autorskich związanych z występem artystów (ZAIKS), zapewnienie innych wymagań określonych przez artystów. 4) Zapewnienie profesjonalnej obsługi technicznej festiwalu, w tym niezbędnego sprzętu, nagłośnienia, oświetlenia, instrumentów oraz dekoracji na życzenie artystów. 5) Ekspozycję herbu/logotypu Gminy Biecz oraz innych podmiotów współpracujących z Gminą Biecz na przygotowanych przez Wykonawcę, zapowiadających Festiwal niżej wymienionych materiałach: a. plakatach/banerach zawierających również informację o wydarzeniach kulturalno – promocyjnych Gminy Biecz, zamieszczonych przez co najmniej dwa tygodnie przed terminem rozpoczęcia Festiwalu w danym roku, w miastach: Biecz, Kraków, Tarnów, Rzeszów, Gorlice, Jasło, Nowy Sącz, Krosno w min 15 miejscach reklamowych w każdym mieście, o formacie nie mniejszym niż A3, b. zaproszeniach - na potrzeby Zamawiającego, Wykonawca przekaże zaproszenia w ilości min. 150 szt. z treścią: „Zaprasza Burmistrz Biecza” lub w innej treści uprzednio wskazanej, a następnie zaakceptowanej przez Zamawiającego, co najmniej na 21 dni przed dniem rozpoczęcia każdej edycji Festiwalu, c. książce programowej przekazanej do dyspozycji Zamawiającego w nakładzie min. 3 500 egzemplarzy, d. ulotkach, e. stronie internetowej Festiwalu wraz z przekierowaniem na stronę internetową Gminy Biecz i innych podmiotów współpracujących z Gminą Biecz; domenę udostępni Zamawiający, f. ściankach reklamowych / roll-upach g. reklamach prasowych h. portalach społecznościowych i fanpage festiwalu na facebooku wraz z przekierowaniem na stronę Gminy Biecz i innych podmiotów współpracujących z Gminą Biecz. Sposób ekspozycji herbu/logotypu Gminy Biecz Wykonawca zobowiązany jest uprzednio uzgodnić z Zamawiającym i uzyskać jego akceptację. 6) Nagranie reportażu/spotu z przebiegu festiwalu o czasie trwania min. 7 min. wg planu scenariusza przedstawionego Zamawiającemu do akceptacji, w terminie min. 10 dni przed dniem rozpoczęcia każdej edycji Festiwalu. 7) Zapewnienie min. 20 stron do wykorzystania przez Zamawiającego na promocję i reklamę Gminy Biecz i innego podmiotu wskazanego przez Zamawiającego w książce programowej Festiwalu, w treści i kształcie wcześniej uzgodnionym z Zamawiającym. Materiały do wykonania powyższej promocji i reklamy zostaną przekazane przez Zamawiającego. 8) Opracowanie materiału muzyczno – słownego o czasie trwania nie krótszym niż 20 sekund, zawierającego treści uprzednio wskazane, a następnie zaakceptowanej przez Zamawiającego. 9) Opracowanie logotypu Festiwalu. Logo Festiwalu musi nawiązywać do dziedzictwa kulturowego Biecza. 10) Promowanie Gminy Biecz poprzez podmioty pełniące funkcję patronów medialnych festiwalu (prasa, radio, telewizja, internet), przy czym patronat radia i telewizji o zasięgu ogólnopolskim lub regionalnym (nie dotyczy radia i telewizji internetowej). Począwszy od edycji 2018, 2019 zapewnienie minimum dwóch transmisji w danym roku festiwalowym w radio lub telewizji o zasięgu ogólnopolskim lub regionalnym (nie dotyczy radia i telewizji internetowej) lub minimum dwóch retransmisji w danym roku festiwalowym, w radio lub telewizji ogólnopolskim lub regionalnym (nie dotyczy radia i telewizji internetowej) w terminie najpóźniej do 10 miesięcy od zakończenia Festiwalu w danym roku. 11) Umożliwienie rejestracji fragmentu nie mniej niż jednego koncertu danego dnia festiwalowego (min. 10 min) przez lokalne media. 12) Przekazanie Zamawiającemu w celu wykorzystania przez lokalne media gotowego projektu „stopki organizacyjnej” z nazwami i logotypami organizatorów, partnerów, sponsorów i patronów medialnych Festiwal, co najmniej na 21 dni przed dniem rozpoczęcia Festiwalu. 13) Kreowanie pozytywnego wizerunku Gminy Biecz poprzez informowanie w wywiadach i relacjach prasowych, radiowych, telewizyjnych i internetowych w szczególności o walorach dziedzictwa kulturowego Gminy Biecz, w trakcie Festiwalu oraz każdorazowo przy aktywności medialnej związanej z Festiwalem tj. od dnia podpisania Umowy do dnia 31 sierpnia 2019 r. 14) Reklamie słownej Gminy Biecz i innych podmiotów współpracujących z Gminą Biecz podczas zapowiedzi spikerskich dotyczących Festiwalu. 15) Ekspozycji w miejscach festiwalowych materiałów promocyjnych (w szczególności: flagi, roll–upy, banery) Gminy Biecz i innych podmiotów współpracujących z Gminą Biecz. 3. Wykonawca ma obowiązek dokumentowania realizacji Umowy oraz przekazania Zamawiającemu sprawozdania merytorycznego wraz z materiałami informacyjno – promocyjnymi (w szczególności: nagrania - z wyłączeniem retransmisji, zdjęcia, plakaty, zaproszenia, ulotki, książka programowa) w terminie 21 dni po zakończeniu Festiwalu w danym roku. 4. Wykonawca ma obowiązek w każdym roku Festiwalu dokumentowania i przekazania Zamawiającemu w terminie 14 dni od dnia retransmisji, przedmiotowego sprawozdania i nagrania. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli sposobu wykonywania przedmiotu zamówienia, a Wykonawca zobowiązuje się do udzielania wszelkich informacji i wyjaśnień w tym przedmiocie oraz do niezwłocznego uwzględniania wszelkich uwag Zamawiającego, dotyczących sposobu wykonywania przedmiotu zamówienia. 6. Nazwa i Logotyp festiwalu. 1) Sposób eksponowania nazwy i logotypu Festiwalu zostaną ustalone przez Zamawiającego i Wykonawcę. 2) Zamawiającemu przysługuje wyłączne prawo do używania i korzystania z nazwy i logotypu Festiwalu. 3) Wykonawca przekaże Zamawiającemu logotyp Festiwalu, zapisany jako plik graficzny, na odpowiednim nośniku elektronicznym lub na adres mailowy wskazany przez Zamawiającego. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych do logotypu Festiwalu w tym prawo do wykonywania zależnych praw autorskich, do korzystania i rozporządzania w kraju i za granicą, na następujących polach eksploatacji: a. powielanie logotypu Festiwalu dowolną techniką i w dowolnej liczbie egzemplarzy, b. wprowadzanie do obrotu, użyczanie lub najem logotypu Festiwalu, c. używanie logotypu Festiwalu w charakterze wzoru przemysłowego, znaku towarowego oraz uzyskania prawa ochrony na te wzory, d. tworzenie nowych wersji logotypu Festiwalu, e. publiczne udostępnianie logotypu Festiwalu, w tym także w ten sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności udostępnienie i rozpowszechnianie w sieci Internet oraz w sieciach zamkniętych, w tym także poprzez sieci kablowe i platformy cyfrowe, f. publiczne wystawianie, wyświetlanie, w tym wykorzystanie logotypu Festiwalu do promocji, reklamy a także celów edukacyjnych lub szkoleniowych, g. inne pola eksploatacji związane z promocją Zamawiającego takie jak w szczególności: filmy reklamowe i ich prezentacja. 4) Przeniesienie praw autorskich do logotypu Festiwalu nastąpi w ramach wynagrodzenia ofertowego oraz nie będzie ograniczone czasowo lub terytorialnie. 5) Przejście autorskich praw majątkowych do logotypu Festiwalu nastąpi w dniu przekazania logotypu Zamawiającemu. 6) Zamawiający ma prawo zbyć nabyte na drodze niniejszej Umowy autorskie prawa majątkowe do logotypu Festiwalu lub upoważnić osoby trzecie do korzystania z niego. 7. Wymagania dotyczące zatrudnienia: W niniejszym postępowaniu w ocenie Zamawiającego brak jest czynności, do których niezbędne jest wykonywanie pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. –Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) w związku z czym Zamawiający nie określa na podstawie art. 29 ust. 3a Ustawy wymagań odnośnie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób na podstawie umowy o pracę.