Bankowa obsługa budżetu Powiatu Grodziskiego i jednostek organizacyjnych Powiatu na okres czterech lat

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest bankowa obsługa budżetu Powiatu Grodziskiego, jednostek organizacyjnych Powiatu, w tym służb, inspekcji i straży w okresie od dnia 23 czerwca 2018 roku do dnia 22 czerwca 2022 roku. Liczba jednostek organizacyjnych Powiatu jak również ich forma organizacyjna w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie. W przypadku zwiększenia liczby jednostek organizacyjnych bądź zmiany ich formy organizacyjnej, nowe jed-nostki zawrą umowy na warunkach wynikających z przeprowadzonego postępowania. 1.1 Zakres zamówienia obejmuje: a) otwieranie, zamykanie i prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych (złotówkowych i walutowych), w tym: – możliwość otwierania dodatkowych rachunków podstawowych i pomocniczych (złotówkowych i walutowych), w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie, – możliwość negocjacji kursów wymiany walut, – możliwość obrotu walutowego między rachunkami jak również za pośrednictwem poleceń przelewu, – potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, – oprocentowanie środków na rachunkach, liczone jako stawka WIBID 1M pomniejszona/powiększona o stałą w okresie realizacji zamówienia marżę banku określoną w złożonej ofercie, przy czym kapitalizacja odsetek następować będzie raz na koniec każdego miesiąca tj. w ostatnim dniu kalendarzowym. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę która ją zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem, b) wpłaty i wypłaty gotówkowe, w tym: – dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków, – możliwość wypłaty gotówki według nominałów określonych każdorazowo przez posiadaczy rachunków, – dokonywanie wpłat zamkniętych za pomocą bezpiecznych kopert wraz z transportem gotówki (co najmniej raz w tygodniu z kasy Starostwa Powiatu Grodziskiego przy ul. Dalekiej 11a oraz z kasy przy ul. Żyrardowskiej 48), – zamawiający nie dopuszcza możliwości opłat lub prowizji bankowych od wpłat gotówkowych dokonywanych przez osoby fizyczne lub prawne na rzecz Urzędu Starostwa Powiatu Grodziskiego i jednostek organizacyjnych, c) realizacja przelewów przekazywanych w formie elektronicznej jak i papierowej (typu eliksir lub sorbnet), na następujących zasadach: – przelewy dokonywane przy pomocy systemu bankowości elektronicznej muszą być realizowane w czasie rzeczywistym, – przelewy złożone w formie papierowej do godziny 16:00 powinny być realizowane w tym samym dniu, – polecenia przelewu w formie papierowej wykorzystywane będą jedynie w przypadku, gdy realizacja poleceń w formie elektronicznej nie będzie możliwa, – możliwość dokonywania poleceń przelewów zagranicznych, d) wdrożenie systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych dla dowolnej ilości stanowisk w dowolnej ilości jednostek organizacyjnych Powiatu, w tym: – zainstalowanie systemu bankowości elektronicznej, – przeniesienie bazy danych z obecnie wykorzystywanego systemu bankowości elektronicznej do systemu proponowanego przez bank, – serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych, usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, przy czym reakcja serwisu od chwili zgłoszenia powinna nastąpić w ciągu 3 godzin, – w przypadku awarii systemu lub braku łączności z bankiem – przyjmowanie i wydawanie zleceń płatniczych składanych na zewnętrznych nośnikach danych lub w formie pisemnej bez dodatkowych opłat, – przeszkolenie pracowników, w zależności od zgłoszonych potrzeb w zakresie korzystania z usług bankowości elektronicznej, – system bankowości elektronicznej winien zapewniać co najmniej: • dostęp do usług przez 24 godziny w każdym dniu roboczym, • dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym, • możliwość dokonywania przelewów bankowych, • generowanie wyciągów bankowych (sporządzanie wyciągów bankowych, potwierdzających wykonanie operacji finansowych na dzień roboczy w formie elektronicznej umożliwiającej wydruk wraz z oprocentowaniem), • sporządzanie historii rachunku, • pełną informację o dacie i godzinie operacji, • przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, • umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym, • korzystanie z poczty elektronicznej, z dostępem do informacji bankowych, • wykonywanie analiz i raportów z operacji i transakcji za wskazane okresy z możliwością ich drukowania, • system ten musi być systemem bezpiecznym, o dostępie chronionym hasłami, • system w wersji „on-line” • generowanie na wniosek Zamawiającego wyciągów bankowych w pliku xml w związku ze stosowaniem jednolitego pliku kontrolnego w okresie obsługi bankowej (JPK – WB). • Program musi spełniać wymogi ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 (tekst jednolity: Dz.U. 2016 r. poz. 922, ze zmianami) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwa-rzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich da-nych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochro-nie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) - Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 25 maja 2018 r.; w zakresie rejestrowania dla każdego użyt-kownika odrębnego identyfikatora, umożliwienia dostępu do danych wyłącz-nie po wprowadzeniu identyfikatora i dokonaniu uwierzytelnienia, ewidencji identyfikatora użytkownika i daty wprowadzenia danych osobowych do sys-temu. System wykorzystuje metodę uwierzytelniania użytkownika, bazującą na identyfikatorze i haśle, którego złożoność musi wymagać podania mini-mum 8 znaków w tym znak specjalny i/lub cyfry oraz możliwość zmiany ha-seł użytkowników nie rzadziej niż co 30 dni. System ma zapewniać rozliczal-ność działań użytkowników oraz ich przechowywanie w dziennikach syste-mowych od dnia ich zapisu przez dwa lata, • Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć strukturę zbiorów danych osobo-wych wykorzystywanych w oprogramowaniu, • udostępnienie systemu nastąpi w siedzibie Zamawiającego i w jednostkach podległych, w dowolnej ilości stanowisk w każdej jednostce, e) wydawanie blankietów czekowych, f) wydawanie opinii i zaświadczeń na wniosek posiadacza rachunku, g) zerowanie rachunków bankowych podstawowych i pomocniczych każdego roku, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia kwot pozostałych na wyżej wymienionych rachunkach na rachunek wskazany, h) przeksięgowywanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych i naliczanych opłat (prowizji) zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie, i) potwierdzanie wysokości salda na wszystkich rachunkach na ostatni dzień roku, j) umożliwienie płatności za pomocą wykorzystania terminala do obsługi kart płatniczych w Starostwie Powiatu Grodziskiego (jednostka organizacyjna Powiatu) w budynku przy ul. Dalekiej 11a oraz w budynku przy ul. Żyrardowskiej 48 w Grodzisku Mazowieckim Zastrzega się, iż w całym okresie obowiązywania umowy ilość wykorzystania terminali do obsługi kart płatniczych może ulec zmianie i może dotyczyć innych jednostek organizacyjnych Powiatu. k) możliwość udzielenia w rachunku bieżącym budżetu Powiatu, w każdym roku budżetowym, kredytu krótkoterminowego na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego jest, do wysokości określonej corocznie przez Radę Powiatu w uchwale budżetowej (w 2018 roku do kwoty 2.000.000,00 złotych). Szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa, przy czym:  zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny In blanco wraz z deklaracją wekslową,  każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu,  uruchomienie kredytu będzie następować bez żadnych prowizji i opłat,  Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłaty od salda niewykorzystanej części kredytu,  kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu dwóch dni od daty zawarcia odrębnej umowy kredytowej,  Zamawiający płaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia,  kredyt oprocentowany będzie według dziennej stawki bazowej WIBOR dla depozytów 1M ustalonej jako średnia arytmetyczna notowań stawki WIBOR 1M za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy, powiększonej lub pomniejszonej o marżę Wykonawcy w wysokości określonej w złożonej ofercie, stałą w okresie obowiązywania zamówienia,  dla określenia wartości oprocentowania kredytu w rachunku bieżącym należy przyjąć, iż okres wykorzystania kredytu nie przekroczy 120 dni w danym roku,  zmiana stawek bazowych nie wymaga odrębnego zawiadamiania Zamawiającego,  w przypadku likwidacji stawki WIBOR 1M zostanie ona zmieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBOR 1M, albo najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBOR 1M, l) lokowanie nadwyżek środków pieniężnych na okresy krótkoterminowe dostępne w ofercie banku z możliwością ich automatycznej prolongaty. Zamawiający zastrzega sobie możliwość lokowania wolnych środków w innych bankach, zgodnie z art. 264 ust. 3 Ustawy o finansach publicznych. m) ponadto w ramach usługi bankowości elektronicznej Wykonawca zapewni kompatybilność systemu bankowości elektronicznej z systemem finansowo – księgowym Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych, która pozwoli na: - eksport poleceń przelewów przygotowanych w systemie finansowo-księgowym Zamawiającego (Finanse Premium, Księgowość budżetowa) do systemu bankowości elektronicznej, - import wyciągów bankowych w formie elektronicznej z systemu bankowości elektronicznej do systemu finansowo-księgowego (Finanse Premium, Księgowość budżetowa) Zamawiającego. 1.2 Zastrzega się, iż w całym okresie obowiązywania umowy ilość rachunków bankowych jak również ilość jednostek organizacyjnych może ulec zmianie. 1.3 Zastrzega się, aby wszystkie jednostki organizacyjne Powiatu miały takie samo prawo do zawarcia umów na wykonanie bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem zamówienia publicznego. W przypadku łączenia, przekształcenia bądź utworzenia nowych jednostek organizacyjnych Powiatu, Wykonawca podpisze z nimi umowę na prowadzenie obsługi bankowej na takich samych zasadach i warunkach, jakie zostaną zawarte w umowach zawartych z Wykonawcą. 1.4 Z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Powiatu zostaną zawarte odrębne umowy bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem zamówienia publicznego, według jednolitego wzoru umowy ustalonego z wybranym Wykonawcą, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfiki jednostki np. brak kredytu odnawialnego krótkoterminowego w rachunku bieżącym. 1.5 Zamawiający wymaga aby bank stosował warunki podane w ofercie dotyczące opłat i oprocentowania środków w stosunku do jednostek organizacyjnych Powiatu, w tym służb, inspekcji i straży, które posiadają lub otworzą rachunki w banku wybranym w wyniku rozstrzygnięcia przetargu. 1.6 Bank nie będzie pobierał z tytułu obsługi bankowej Powiatu Grodziskiego i jego jednostek żadnych innych opłat niż określone w SIWZ. 1.7 W ramach umowy Wykonawca zapewni indywidualną (bezkolejkową) obsługę pracowników Zamawiającego i jednostek organizacyjnych w godz. 9.00 – 16.00 w ramach usługi Wykonawca winien umożliwić dokonywanie wpłat osób fizycznych na rzecz budżetu Powiatu i jednostek podległych bez wypełniania dokumentów wpłat, wskazując wyłącznie numer rachunku i tytuł wpłaty. 1.8 Wykonawca zobowiązuje się do posiadania dostosowanego do potrzeb niepełnosprawnych, oddziału banku, filii bądź placówki w miejscowości Grodzisk Mazowiecki , które będą zdolne do realizacji wszelkich czynności bankowych określonych w SIWZ przez okres obowiązywania umowy. 1.9 Wykonawca wskaże imiennie pracownika do obsługi Zamawiającego w okresie realizacji przedmiotowego zamówienia. Ilości rachunków i przeprowadzanych operacji wskazanych w tabeli poniżej stanowią podstawę do opisu przedmiotu zamówienia dla celów przeprowadzenia postępowania i wyboru najkorzystniejszej oferty. W trakcie realizacji zamówienia ilość rachunków i faktycznie przeprowadzonych transakcji będzie zależna od określonych potrzeb Zamawiającego. Podana liczba transakcji stanowi średnią miesięczną ilość przeprowadzonych transakcji. Lp. Jednostka organizacyjna Powiatu Liczba rachun-ków banko-wych średnia m-czna ilość wysyłanych przelewów drogą elektro-niczną średnia m-czna kwota wpłat gotówkowych średnia m-czna kwota wypłat gotów-kowych średni m-czny stan środków na rachunków bankowych 1 Powiatowy Zarząd Dróg w Grodzisku Ma-zowieckim 4 136 600,00 1 917,00 200 000,00 2 Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Grodzisku Mazo-wieckim 3 40 0 466,00 48 500,00 3 Komenda Powiatowa PSP w Grodzisku Ma-zowieckim 3 305 0 2 500,00 150 000,00 4 ZS Nr 1 w Grodzisku Mazowieckim 7 243 0 371,00 271 000,00 5 ZS Nr 1 w Milanówku 4 130 0 183,00 105 700,00 6 ZS Nr 2 w Milanówku 4 119 0 346,00 76 400,00 7 ZS Techn. i Licealnych Nr 2 w Grodzisku Maz. 3 228 21 000,00 1 142,00 168 300,00 8 Zespół Szkół im H. Szczerkowskiego w Grodzisku Maz. 4 184 0 467,00 360 000,00 9 Powiatowe Centrum Usług Wspólnych w Grodzisku Maz. 2 30 0 0 15 700,00 10 DPS w Izdebnie 2 126 3 100,00 3 750,00 170 000,00 11 PCPR w Grodzisku Maz. 7 352 0 0 404 000,00 12 PUP w Grodzisku Maz. 5 750 0 0 500 000,00 13 Publiczne Ognisko Plastyczne w Grodzi-sku Maz. 3 40 0 0 19 200,00 14 Muzeum im. A. i J. Iw-aszkiewiczów w Podkowie Leśnej 3 65 2 100,00 250,00 45 000,00 15 Poradnia Psych.-Pedagogiczna w Gro-dzisku Maz. 2 83 0 0 49 600,00 16 Starostwo Powiatu Grodziskiego 20 680 270 000,00 13 200,00 5 100 000,00 Łącznie 76 ≈3 520 ≈297 000,00 ≈24 600,00 ≈7 700 000,00 Celem zbadania zdolności kredytowej Zamawiający udostępnia dokumenty pod adresem: http://www.bip.powiat-grodziski.pl/index.php?cmd=zawartosc&opt=pokaz&id=8063 http://www.bip.powiat-grodziski.pl/index.php?cmd=zawartosc&opt=pokaz&id=8748 http://www.bip.powiat-grodziski.pl/index.php?cmd=zawartosc&opt=pokaz&id=9848 Oferty częściowe Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.