Świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miasta Siedlce w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania oraz ich ewentualnych zwrotów od dnia 01.01.2014 r. do dnia 31.12.2014 r. z opłatą z dołu, zwanych dalej usługą, zgodnie ze szczegółowym zestawieniem: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów (przesyłki listowe i paczki pocztowe), które będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529). 2.Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g a) zwykłe miejscowe - przesyłka nierejestrowana wysyłana na terenie Województwa Mazowieckiego b) zwykłe zamiejscowe - przesyłka krajowa nierejestrowana wysyłana poza teren Województwa Mazowieckiego c) polecone miejscowe - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, wysyłana na terenie Województwa Mazowieckiego d) polecone zamiejscowe - przesyłka krajowa rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, wysyłana poza teren Województwa Mazowieckiego e) polecone miejscowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, wysyłana na terenie Województwa Mazowieckiego f) polecone zamiejscowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka listowa krajowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, wysyłana poza teren Województwa Mazowieckiegog)przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm. Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm, szerokość 230 mm, Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 3. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10.000 g (gabaryt A i B) a)ekonomiczne - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c)paczki pocztowe z zadeklarowaną wartością - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością,d)ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.4. Przewidywana liczba przesyłek oraz zwrotu przesyłek nieodebranych w okresie trwania umowy tj. od dnia 1.01.2014 do dnia 31. 12.2014 r.(12 mcy), zawarto zaproszeniu do negocjacji. Podane przez Zamawiającego liczby i rodzaje poszczególnych pozycji przesyłek mają charakter szacunkowy i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawcy nie będzie przysługiwało jakiekolwiek roszczenie z tytułu nie nadania przez Zamawiającego przewidywanej ilości i rodzaju przesyłek. 6. Wszelkie inne usługi, związane z usługami pocztowymi, a nie wymienione w powyższym wykazie, winny być rozliczane po cenie nie wyższej niż określono w dostępnym publicznie (opublikowanym na stronie internetowej Wykonawcy) aktualnym cenniku usług pocztowych Wykonawcy w dniu nadania przesyłki. 7. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości. Ponadto powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 8. Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę wymogów ustawowych w zakresie obsługiwania (zwrotnego potwierdzenia odbioru) stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071, z późn. zmianami). 9. Przedstawiciel Wykonawcy doręcza pisma osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w zdaniu 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, przedstawiciel Wykonawcy doręcza pisma w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe w drzwiach mieszkania. W razie niemożności doręczenia pisma operator postępuje w sposób wskazany poniżej: Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w ww. miejscu, przedstawiciel Wykonawcy umieszcza w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, pozostawia powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. Jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Sposób doręczenia stosuje się odpowiednio. Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu. 10. Wykonawca zobowiązany będzie do doręczania w każdy dzień roboczy w nw. lokalizacji:Urząd Miasta Siedlce, ul. Skwer Niepodległości 2, O8-110 Siedlce, Kancelaria Ogólna pok. 30 zwrotów przesyłek pocztowych nieodebranych przez adresatów, przesyłek pocztowych adresowanych do Zamawiającego. 11. Zamawiający wymaga aby przesyłki pocztowe przygotowane do nadania odbierane były bezpośrednio z siedziby Zamawiającego codziennie w dni robocze w godz. od 14:30 do 15:30. Odbiór przesyłek musi być przeprowadzany przez Wykonawcę lub podmiot upoważniony przez Wykonawcę. 12. Zamawiający wymaga aby z treści dowodu nadania jednoznacznie wynikało, iż nadawcą jest Urząd Miasta Siedlce. Dodatkowo Zamawiający wskazuje Urząd Stanu Cywilnego i Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego Miasta Siedlce jako jednostki Urzędu Miasta Siedlce z których pieczęcią adresową będzie nadawana korespondencja. 13. Odbiór przesyłek przygotowanych do nadania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę podpisem i datą na Zestawieniu przesyłek przekazanych do przewozu w ramach usług Wykonawcy. Nadanie przesyłek w placówce nadawczej Wykonawcy potwierdzone będzie pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej. Wzór książki nadawczej zostanie uzgodniony z Wykonawcą. 14. Doręczanie przesyłek pocztowych adresowanych do Zamawiającego odbywać się będzie od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8:00 do 9:00. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Zamawiającego. Odbiór przesyłek rejestrowanych przychodzących na adres Zamawiającego podlega udokumentowaniu. 15. Na zestawieniu ilościowym rejestrowanych przesyłek pocztowych, Zamawiający potwierdzi odbiór przesyłek, przystawiając pieczątkę oraz składając podpis i datę. Wzór zestawienia przesyłek dostarczonych zostanie uzgodniony z Wykonawcą. 16. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i ewentualnie paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. 17. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Jednak w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń, z braku możliwości ich usunięcia w dniu nadania - nadanie następuje w dniu następnym. 18. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki. 19. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej, w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. Nr 183, poz. 1795, z późn. zm.). 20. Zamawiający będzie korzystał z własnych (zgodnie z przepisami prawnymi obowiązującymi Zamawiającego) oraz gotowych, udostępnionych nieodpłatnie przez Wykonawcę wzorów druków ZPO - zwrotne potwierdzenie odbioru. 21. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wypełnienie rubryk dla niego przeznaczonych, figurujących w ZPO ściśle według ich opisu. W przypadku braku opisu lub błędów w opisach rubryk z ZPO przeznaczonych dla Wykonawcy, Zamawiający może wnieść skargę zgodnie z rozdziałem 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r. poz 1529). 22. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie lub karę umowną, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 29 grudnia 2012 r., poz. 1529) i postanowieniami umowy. 23. Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie.