Usługa rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie na potrzeby Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów

Opis przedmiotu przetargu: 1. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: 1) rezerwacje i sprzedaż biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie zgodnie ze składanymi przez Zamawiającego zleceniami w zakresie: tras, terminów i klas lotniczych, według obowiązujących taryf przewoźników, z uwzględnieniem najkorzystniejszych w danym momencie cen; 2) za jeden bilet należy rozumieć bilet na trasie: tam i z powrotem. Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletów w jedną stronę; 3) Wykonawca zobowiązany jest do organizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych (np. obowiązkowe ubezpieczenie podróżnych i ich bagażu w czasie lotu, opłaty lotniskowe, opłaty paliwowe, opłaty serwisowe); 2. Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia: 1) rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych do Wykonawcy e-mailem, telefonicznie bądź faksem. Wybór formy przekazywanych zamówień należeć będzie do Zamawiającego; 2) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia różnych wariantów połączeń uwzględniających najkorzystniejsze na rynku ceny i promocje (w tym także na życzenie Zamawiającego połączeń tanimi liniami lotniczymi) wraz z podaniem informacji: - jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej-powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego; - nazw linii lotniczych; - najkorzystniejszych tras podróży i czasu podróży; - doradztwa w zakresie zmian w czasie trwania podróży; 3) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezkolizyjną realizację wieloetapowych połączeń zagranicznych i krajowych i możliwość ich łączenia; 4) Bilety lotnicze wystawiane będą w formie e-biletów lub w formie papierowej, o formie wystawienia biletu decydować będzie Zamawiający; 5) Bilet wystawiony przez Wykonawcę musi być wygenerowany bezpośrednio z serwera systemu rezerwacyjnego; 6) Wykonawca bezpłatnie dostarczy dokumenty podróży (bilety lotnicze) na adres mailowy wyjazdy@uokik.gov.pl oraz faktury drogą elektroniczną na adres mailowy faktury@uokik.pl lub do siedziby Zamawiającego; 7) Wykonawca bezpłatnie dostarczy w sytuacjach nagłych dokumenty podróży (bilety lotnicze) w miejsca wskazane przez Zamawiającego lub do własnego punktu obsługi klientów na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot, niezwłocznie od momentu złożenia zlecenia; 8) Wykonawca każdorazowo będzie przesyłał Zamawiającemu drogą elektroniczną, na wskazane adresy, informacje dotyczące dokonywanych rezerwacji biletów, zawierające: dane rezerwacji, cenę biletu oraz informację o terminie wykupu biletów; 9) Wykonawca zobowiązany jest bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego drogą mailową o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży; 10) Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia odpowiedzi na zapytania Zamawiającego w ciągu maksymalnie 4 godzin roboczych od przesłania zapytania. 11) W dniu wykupu biletu Zamawiający będzie każdorazowo otrzymywał od Wykonawcy maila z informacją, że tego dnia upływa termin rezerwacji; 12) Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźnika, a zwłaszcza reprezentowania zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych; 13) Wykonawca przydzieli do realizacji umowy co najmniej trzy stanowiska rezerwacji; 14) Wykonawca udostępni : - narzędzie on-line w języku polskim oraz przeprowadzi na żądanie Zamawiającego w terminie z nim ustalonym , szkolenie z jego obsługi, w wymiarze czasowym niezbędnym do przekazania pełnej wiedzy osobom docelowo korzystającym z niego; - w formie elektronicznej w języku polskim podręcznik - instrukcję narzędzia on- Line; - serwis telefoniczny (Call Center). 15) Narzędzie on-line będzie dostępne 24h na dobę 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy i będzie umożliwiało Zamawiającemu, po zalogowaniu (podaniu indywidualnego loginu i hasła): - wyszukiwanie interesujących ja połączeń lotniczych; - dokonywanie rezerwacji biletów lotniczych; - anulowanie rezerwacji; - dokonywanie zmiany terminu, miejsca i klasy podróży a także danych pasażera; - weryfikowanie propozycji Wykonawcy. 16) W ramach korzystania z narzędzia on-line Zamawiający musi również otrzymać co najmniej następujące informacje: - o linii lotniczej (przewoźniku) świadczącej usługę przewozu; - o miejscu i terminie (data i godzina) wylotu; - o miejscu i terminie (data i godzina) powrotu; - o czasie trwania lotu, a w przypadku połączeń wieloetapowych o łącznym czasie trwania lotu; - w przypadku połączeń wieloetapowych - o ilości i miejscu ewentualnych przesiadek, wraz z terminami (data i godzina) przylotu i odlotu z miejsca przesiadki; - o klasie biletu oraz warunkach taryfy; - o cenie biletu przewoźnika (bez opłaty transakcyjnej), z uwzględnieniem nadania bagażu, w zł polskich. W przypadku cen biletów podanych w innych walutach, przeliczenie na PLN nastąpi wg średniego kursu NBP na dzień wykupu; - terminie wykupu biletu w określonej cenie; - o możliwości i warunkach anulowania biletu; - o możliwości zmian terminu wylotu, przylotu; - o możliwości zmian danych dotyczących pasażera; - o możliwości zmiany trasy podróży. 17) W ramach serwisu telefonicznego Zamawiający będzie mógł uzyskać wszystkie informacje dotyczące podróży, na którą dokonano rezerwacji. 18) Baza danych udostępnionego przez Wykonawcę narzędzia on-line powinna zawierać co najmniej 300 linii lotniczych (przewoźników); 19) Wykonawca każdorazowo powiadomi drogą elektroniczną Zamawiającego o dokonanej rezerwacji zawierającej informacje, o których mowa w pkt. 16; 20) Wykonawca zapewni dostęp do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych; 21) Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia muszą spełniać zasady IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych; 22) Fakturowanie: termin płatności - 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury; 3. Wymagania dodatkowe: Zamawiający ma prawo do: 1) niewykorzystania części zakupu biletów w zależności od faktycznego zapotrzebowania Zamawiającego. W przypadku, gdy łączne wynagrodzenie za zrealizowanie przedmiotu umowy, będzie niższe od wynagrodzenia maksymalnego, Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tego tytułu; 2) zwiększenia ilości rezerwacji, zakupu i dostawy biletów lotniczych pod warunkiem nie przekroczenia wartości umowy. Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tego tytułu; 3)weryfikacji propozycji lotów i jeżeli Zamawiający stwierdzi, że połączenia nie są najkorzystniejsze, to zażąda od Wykonawcy nowej, korzystniejszej propozycji. 4. Zamawiający informuje, iż szacunkowa skala jego potrzeb na okres trwania umowy t.j. od dnia następnego po zakończeniu obowiązywania obecnie wiążącej Zamawiającego umowy na bilety lotnicze (szacuje się od końca kwietnia) do dnia 28 lutego 2015 r. przedstawia się następująco: Bilety lotnicze - zagraniczne, ok. 280 sztuk, Główne kierunki: Belgia, Francja, Wielka Brytania, Niemcy, Holandia - krajowe, ok. 10 sztuk. Podróże głównie klasą ekonomiczną, 5. Termin wykonania zamówienia. Zamówienie będzie realizowane sukcesywnie od dnia podpisania umowy do dnia 28 lutego 2015 r., lub do wyczerpania kwoty określonej w umowie, w zależności co nastąpi pierwsze, z zastrzeżeniem, że rozpoczęcie realizacji umowy nastąpi nie wcześniej niż po wygaśnięciu aktualnie zaciągniętych przez Zamawiającego zobowiązań.