Prowadzenie obsługi bankowej budżetu Gminy Wojkowice i jej jednostek organizacyjnych oraz instytucji kultury dla których organem założycielskim jest Gmina Wojkowice na lata 2017-2021.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Gminy Wojkowice oraz prowadzenie rachunków bankowych jednostek organizacyjnych Gminy Wojkowice oraz instytucji kultury dla których organem założycielskim jest Gmina Wojkowice – wg wykazu stanowiącego załącznik nr 1 (dalej również: Jednostki podległe) do niniejszego wniosku, wraz kompleksową obsługą tych rachunków polegająca m.in. obsłudze wpłat i wypłat gotówki w oddziale banku, udostępnianie kart płatniczych, udostępnianie systemów bankowości elektronicznej wraz z udzieleniem kredytu w rachunku bieżącym budżetu. Termin realizacji zamówienia: od podpisania umowy przez okres 48 miesięcy. Kod CPV wg Wspólnego Słownika Zamówień (z podaniem opisu kodu według Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych): 66113000-4 Usługi bankowe. Zakres zamówienia obsługi bankowej wraz z systemem bankowości elektronicznej dla wszystkich jednostek podległych Gminy Wojkowice obejmuje w szczególności: a) otwarcie, prowadzenie i zamykanie rachunków bankowych bieżących w walucie polskiej (PLN),w szczególności: - rachunek bieżący budżetu Gminy, - rachunki pomocnicze Urzędu Miasta Wojkowice, w tym rachunek depozytowy, rachunek wadiów, rachunek refundacji kosztów kształcenia młodocianych pracowników, inne rachunki pomocnicze (środki niewygasające, rachunki funduszy celowych i specjalnych, w tym rachunki związane z rozliczaniem środków otrzymanych z funduszy Unii Europejskiej i inne rachunki), b) przyjmowanie wpłat gotówkowych własnych dokonywanych przez upoważnionych pracowników Zamawiającego i jednostek podległych Gminy oraz dokonywanie wypłat gotówkowych przez tych pracowników (poza kolejnością na wyznaczonym stanowisku kasowym). Za wpłaty własne uważa się wpłaty dokonywane we własnej placówce banku (oddziale, filii), pod pieczęcią Zamawiającego i jego jednostek podległych. - dokonywanie wypłat gotówkowych na podstawie elektronicznych zleceń wypłat lub na podstawie wystawionych czeków gotówkowych (na bezpłatnie wydanych blankietach, jeżeli bank nie posiada odpowiedniego produktu), c) realizacja przelewów w formie elektronicznej i papierowej na rachunki, w tym samym banku i do innych banków oraz księgowanie przelewów w tym samym dniu, d) sporządzanie wyciągów bankowych dla poszczególnych rachunków bankowych z ustaleniem salda na każdy dzień oraz możliwość ich drukowania bezpośrednio przez użytkownika za pomocą systemu bankowości elektronicznej, za każdy dzień w którym na rachunku bankowym wystąpiły operacje, e) udostępnienie na wniosek lub przekazywanie w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej wyciągów bankowych nie później niż w ciągu jednego dnia roboczego od daty operacji, f) udostępnienie systemu elektronicznej bankowości wraz z oprogramowaniem elektronicznej bankowości i właściwą konfiguracją, w tym: Objęcie systemem bankowości elektronicznej wszystkie obsługiwane jednostki. System ma obejmować dostawę i instalację urządzeń niezbędnych do obsługi systemu, szkolenie pracowników oraz zapewnienie prawidłowej pracy zainstalowanego systemu. Bank udostępni usługi typu home banking na co najmniej 3 stanowiskach w Urzędzie Miasta Wojkowice oraz co najmniej po 2 stanowiska we wskazanych jednostkach organizacyjnych. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian w ilości tworzonych stanowisk do usługi bankowości elektronicznej. Usługa typu bankowość elektroniczna winna być zainstalowana w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy. Bank zapewni bezpłatną pomoc techniczną w okresie wdrożeniowym i powdrożeniowym pracownikom Urzędu Miasta Wojkowice i jednostek organizacyjnych pracujących w systemie bankowości elektronicznej. System bankowości elektronicznej powinien umożliwić Zamawiającemu w szczególności: - uzyskanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na wszystkich rachunkach, - przeszukiwanie zbioru wszystkich operacji, wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, rachunku kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji, - składania poleceń przelewu ze wszystkich rachunków, - składania poleceń przelewu na lokaty terminowe, - monitorowanie operacji i sporządzanie z wybranego okresu obsługi szczegółowych wyciągów dla wszystkich operacji, - import danych z programów księgowych Urzędu Miasta Wojkowice do systemu bankowości elektronicznej. System bankowości elektronicznej będzie umożliwiał równoczesną pracę kilku użytkowników, przy czym każdy użytkownik winien posiadać swój indywidualny identyfikator i hasło dostępu do systemu. System bankowości elektronicznej będzie posiadał możliwość sporządzania osobom upoważnionym przez zamawiającego wyciągów bankowych w następnym dniu roboczym. g) wydawanie blankietów czeków gotówkowych. h) sporządzanie wyciągów bankowych w wersji papierowej na wniosek Zamawiającego dla poszczególnych rachunków bankowych z ustaleniem salda na każdy dzień oraz możliwość ich drukowania bezpośrednio przez użytkownika za pomocą systemu bankowości elektronicznej, i) przekazywanie wyciągów bankowych w wersji papierowej nie później niż w ciągu jednego dnia roboczego od daty operacji, do godz. 12:00, j) prowadzenie rachunku bankowego z zachowaniem tajemnicy wynagrodzeń, k) wydawanie zaświadczeń i opinii bankowych, l) możliwość lokowania wolnych środków na lokacie krótkoterminowej, ł) dla innych ewentualnych czynności, nieprzewidzianych w SIWZ, będących przedmiotem doraźnego zlecenia Zamawiającego, Wykonawca będzie stosował opłaty i prowizje w wysokości nie wyższej niż określone w obowiązującej w banku oficjalnej tabeli (regulaminie). Z tytułu wykonywania czynności obsługi bankowej opisanych w przedmiocie zamówienia, bank nie będzie pobierał żadnych innych dodatkowych opłat i prowizji niż te, które zostały określone w ofercie Wykonawcy. 4. Udzielanie kredytu w rachunku bieżącym: a) w okresie obowiązywania umowy na wniosek Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do udzielania kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu Miasta Wojkowice na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu gminy (bez wymogu innych zabezpieczeń poza wekslem in blanco z deklaracją wekslową). Uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym nastąpi w terminie 7 dni od daty dostarczenia wniosku o uruchomienie kredytu. Bank nie będzie pobierał prowizji za udzielenie kredytu krótkoterminowego oraz innych opłat i prowizji związanych z jego uruchomieniem, a jedynym kosztem dla Zamawiającego będą odsetki od rzeczywiście wykorzystanego kredytu, b) kredyt krótkoterminowy będzie miał charakter odnawialny i będzie wynikał z uchwały Rady Gminy Wojkowice na poszczególne lata budżetowe; limit kredytu w rachunku bieżącym budżetu został ustalony na 2017r. w wartości 2 500 000,00 zł, c) w pierwszym roku obowiązywania umowy, Wykonawca zobowiązany jest udzielić kredytu krótkoterminowego do limitu wskazanego we wniosku w wysokości nie większej niż - 2 500 000,00 zł, w kolejnych latach wysokość kredytu wynikać będzie z określonego przez Radę Gminy Wojkowice w uchwale budżetowej, upoważnienia udzielonego Burmistrzowi Miasta Wojkowice na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy Wojkowice, d) oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym – zmienne, e) oprocentowanie stanowi sumę stawki WIBOR 1M (średni miesięczny WIBOR 1M z okresu obrachunkowego) i stałej w trakcie trwania umowy marży banku, f) odsetki od wykorzystanego kredytu płatne będą z dołu, a naliczane będą w okresach miesięcznych zwanych okresami odsetkowymi za każdy dzień i będą należne Wykonawcy w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca kalendarzowego, a w przypadku wygaśnięcia umowy w ostatnim dniu jej obowiązywania i pobierane będą przez Wykonawcę ze wskazanego przez Zamawiającego rachunku, g) spłata kredytu następować będzie z wpływów na rachunek bieżący budżetu Gminy Wojkowice, h) Zamawiający zobowiązuje się do całkowitej spłaty salda debetowego najpóźniej w ostatnim dniu roku budżetowego, który jest tożsamy z ostatnim dniem roku kalendarzowego. Termin całkowitej spłaty kredytu przypada w ostatnim dniu obowiązywania umowy, i) do oceny zdolności kredytowej przyjęte będą sprawozdania budżetowe z wykonania budżetu (Rb-27S, Rb-28S, Rb-NDS, Rb-N, Rb-Z) sporządzone na ostatni dzień kwartału poprzedzającego miesiąc udzielenia kredytu w rachunku bieżącym. 5. Oprocentowanie środków na rachunkach Gminy Wojkowice jako jednostki samorządu terytorialnego oraz rachunkach jednostek podległych: a) oprocentowanie obejmuje środki gromadzone na wszystkich prowadzonych rachunkach bankowych, b) środki pieniężne gromadzone na rachunkach bankowych będą oprocentowane wg zmiennej stawki procentowej średniomiesięcznej WIBID 1M i stałej w trakcie trwania umowy stawki procentowej określonej przez bank w ofercie. . c) odsetki od środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach będą naliczane i dopisywane do salda rachunku na koniec każdego miesiąca. d) zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonywania kapitalizacji odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych wskazanych przez zamawiającego. 6. Pozostałe postanowienia w zakresie przedmiotu zamówienia: 1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość następujących zmian w przedmiocie zamówienia w czasie trwania umowy: a) zmiany ilości wymienionych w wykazie jednostek wyszczególnionych w Załączniku nr 1 do SIWZ, które Wykonawca zobowiązany będzie w okresie trwania umowy objąć obsługą bankową na zasadach i warunkach niniejszego zamówienia. Zamawiający zastrzega, iż liczba jednostek podległych może się zmienić w trakcie obowiązywania umowy, b) swobody w lokowaniu wolnych środków budżetowych na rachunkach w innych bankach, c) zmiany ilości otwartych i prowadzonych rachunków na podstawie pisemnej dyspozycji otwarcia rachunku bez sporządzania dodatkowego aneksu do umowy, 2) Wykonawca podejmuje następujące zobowiązania w przedmiocie zamówienia w czasie trwania umowy: a) Ze względu na charakter zamówienia Wykonawca będzie świadczył usługi obsługi bankowej budżetu Gminy Wojkowice oraz jednostek podległych przez własną placówkę przez co rozumie się posiadanie na terenie miejscowości Wojkowice, Będzin, Czeladź, Siemianowice Śląskie lub Piekary Śląskie oddziału lub filii, b) wykonywania czynności związanych z przedmiotem umowy w dni robocze w godzinach co najmniej od 8:00 do 15:00, c) zapewnienie dokonywania operacji bankowych do ostatniego dnia roboczego roku kalendarzowego, d) zapewnienie realizacji - w przypadku braku możliwości np.: z przyczyn technicznych dokonania przelewów w systemie elektronicznej obsługi rachunków bankowych - przelewów w formie papierowej, e) wykonywania innych usług nie określonych w opisie przedmiotu zamówienia niezbędnych dla prawidłowego wykonania przedmiotu umowy w przypadku zmiany standardów obsługi bankowej w zakresie przedmiotu umowy, bez pobierania żadnych innych opłat poza wymienionymi w złożonej ofercie, f) stworzenie możliwości lokowania wolnych środków znajdujących się na rachunku podstawowym Zamawiającego w postaci lokat terminowych, dla których oprocentowanie będzie negocjowane bezpośrednio przed założeniem lokaty, g) umożliwienie wglądu do salda rachunków jednostek podległych Gminie Wojkowice w systemie bankowości elektronicznej bez możliwości składania dyspozycji płatniczych, h) otwarcie i prowadzenie nieodpłatnie rachunku bankowego Pracowniczych Kas Zapomogowo Pożyczkowych działających w jednostkach podległych, 3) Zawarcie odrębnych umów z jednostkami podległymi wymienionymi w Załączniku Nr 5 SIWZ na warunkach określonych w SIWZ i złożonej ofercie. 4) Dopuszcza się zawarcie odrębnych umów z Zamawiającym lub podległymi jednostkami na warunkach określonych w ofercie w zakresie: a) wdrożenia i obsługi systemu elektronicznej bankowości, b) wdrożenie i prowadzenie usługi konsolidacji rachunków wskazanych przez Zamawiającego, c) udzielenie kredytu w rachunku bieżącym, d) lokowania wolnych środków. 7. Zgodnie z art. 29 ust. 3a –ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający wymaga aby wszelkie czynności podejmowane przez Wykonawcę lub podwykonawcę i związane z obsługą bankową Zamawiającego wykonywane były przez pracownika/pracowników zatrudnionego/ych na podstawie umowy o pracę (art. 22§ 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). 8. Dokumentowanie zatrudniania osób, o których mowa w pkt 3.4 odbywać się będziena podstawie pisemnej informacji składanej przez Wykonawcę (obejmującej także podwykonawcę) w dniu podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli realizacji obowiązku określonego w pkt 3.4. 10. Z tytułu nie spełnienia wymagań określonych w pkt 3.4 (także podwykonawcę) Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości 5000,00 zł, niezależnie od kar umownych przewidzianych w umowie.