Usługi hotelarsko-restauracyjne w ramach konferencji naukowo-technicznej

Opis przedmiotu przetargu: W związku z organizacją konferencji naukowych Główny Instytut Górnictwa zamawia usługi hotelarsko-restauracyjne. Zamawiający wymaga, aby Konferencja Naukowo Techniczna odbyła się w dniach 03-06 października 2017 r. Przewidujemy, że w konferencji udział weźmie około 180 uczestników. Wymagania Zamawiającego: - lokalizacja Beskid Śląski w odległości nie większej niż 100 km od siedziby Zamawiającego (odległość mierzona wg Mapy Google drogą samochodową), - standard obiektu, w którym odbędzie się konferencja - minimum 4 gwiazdki (nadane decyzją Marszałka Województwa). - zakwaterowanie w jednym budynku wszystkich uczestników konferencji, - minimum 180 miejsc noclegowych. - wszystkie pokoje w ośrodku winne posiadać prywatne łazienki, dostęp do bezprzewodowego internetu, telefon, - wyżywienie: śniadania w formie stołu szwedzkiego, obiad serwowany wg ustalonego menu, przerwy kawowe całodzienne, - zorganizowanie grilla w zadaszonym obiekcie znajdującym się w sąsiedztwie lub na terenie hotelu na minimum 180 osób, - zorganizowanie oprawy muzycznej kolacji grillowej – kapela góralska, - wynajęcie sali konferencyjnej na min. 180 osób na sesje plenarne, - wynajęcie sprzętu audiowizualnego (nagłośnienie sali, rzutnik do folii, rzutnik multimedialny, ekran, tablica suchościeralna) wraz z obsługą, - wynajęcie powierzchni reklamowej (w hallu hotelu lub w korytarzu – powierzchnia min. 200 m2), - rezerwacja miejsc parkingowych na min. 100 samochodów w odległości nie większej niż 100 m. od ośrodka w którym zorganizowana będzie konferencja – wszystkie miejsca parkingowe muszą znajdować się na terenie ogrodzonym i monitorowanym, - możliwość ekspozycji produktów firm w formie mobilnej prezentacji (dwie naczepy samochodowe TIR o wymiarach ok. 14 m x 2,2 m każda), ekspozycja na terenie ośrodka w którym zostanie zorganizowana konferencja, - możliwość ekspozycji urządzenia wielkogabarytowego przed/na sali konferencyjnej (drzwi zewnętrzne o wymiarach minimalnych 2,1 m x 1,8m), - warunki płatności (termin płatności – 14 dni po otrzymaniu faktury). - płatność za pokoje według wykorzystania, ale nie mniejszą niż wynikająca z minimalnej liczby uczestników konferencji podanej do 25.09.2017 r. Płatność za posiłki według wykorzystania, ale nie mniejszą niż ustalona w dniu poprzednim. Ostateczna cena, którą Zamawiający zapłaci Wykonawcy zostanie obliczona na podstawie rzeczywistego obłożenia pokoi hotelowych oraz rzeczywistej konsumpcji zgodnie z zasadami podanymi powyżej.