Opracowanie wniosku o dofinansowanie w tym: analiza potrzeb, studium wykonalności, dokumentacja aplikacyjna dla projektu: „Śląska Cyfrowa Platforma Medyczna eCareMed – Elektroniczna Dokumentacja Medyczna”

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie wniosku o dofinansowanie w tym: analiza potrzeb, studium wykonalności, dokumentacja aplikacyjna dla projektu: „Śląska Cyfrowa Platforma Medyczna eCareMed – Elektroniczna Dokumentacja Medyczna” poprzez: 3.1.1. Opracowanie dokumentacji aplikacyjnej na potrzeby konkursu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014 – 2020 (Oś Priorytetowa II, Działanie 2.1), w tym opracowanie: a) studium wykonalności - w tym m.in.: analizy finansowej, analizy kosztów i korzyści (analiza ekonomiczna), analiza ryzyka oraz sposobu jego minimalizacji i zapobiegania, analiza wykonalności (analiza popytu oraz analiza opcji), b) harmonogramu rzeczowo-finansowego, c) budżetu projektu, d) raportu oddziaływania na środowisko, e) uzasadnienia i opisu zakresu rzeczowego projektu, potrzeb realizacji projektu, potencjału wnioskodawcy, f) analiz dotyczących określenia wskaźników produktów i wskaźników rezultatu, a także wskazanie ich proponowanych wartości oraz sposobu i częstotliwości ich pomiaru, g) pomoc w uzyskaniu niezbędnych dokumentów administracyjnych określonych w dokumentacji konkursowej, h) logicznej i fizycznej architektury Platformy, i) innych dokumentów i analiz, które zostaną wskazane w dokumentacji konkursowej jako dokumenty niezbędne do złożenia wniosku, z wyłączeniem formularza wniosku o dofinansowanie. 3.1.2. Opracowanie analizy potrzeb w zakresie: a) infrastruktury informatycznej podmiotów wchodzących w skład konsorcjum, b) systemów informatycznych i medycznych w podmiotach wchodzących w skład konsorcjum, c) kompleksowego przygotowania wymagań funkcjonalnych dla Śląskiej Platformy eCareMed (ogólne założenia dotyczące projektu „Śląska Cyfrowa Platforma Medyczna eCareMed – Elektroniczna Dokumentacja Medyczna” przestawia Załącznik nr 1 do SIWZ.), w tym m.in.: • Ról użytkowników wraz z przypisanym im poziomem dostępu do poszczególnych funkcjonalności Platformy oraz do określonych zbiorów danych. • Opracowanie dla każdego modułu Platformy scenariuszy przypadków użycia (Use Cases), diagramów przepływów danych (sekwencji), zgodnie z notacją UML 2.0. • Uszczegółowienia koncepcji działania poszczególnych modułów. • Uszczegółowienia zakresu działania modułu Sprawozdawczość i Analityka w zakresie m.in.: rodzaju danych, możliwości ich pozyskania z systemów dziedzinowych, rodzaju analiz możliwych do przeprowadzenia na Platformie oraz sposobu ich udostępniania do innych podmiotów wchodzących w skład Konsorcjum oraz innych podmiotów zewnętrznych (np. Urząd Marszałkowski, GUS, ZUS). d) uszczegółowienie wymagań niefunkcjonalnych, e) opracowanie koncepcji Regionalnego Repozytorium Elektronicznej Dokumentacji Medycznej w zakresie: architektury, bezpieczeństwa danych, minimalnych wymagań technicznych sieci (m.in.: szybkość transmisji danych poprzez sieci lokalne konsorcjantów oraz łącze internetowe do/z Repozytorium), uszczegółowienia sposobu przechowywania i udostępnienia danych medycznych, w tym elektronicznej dokumentacji medycznej pacjenta, f) opracowana koncepcja powinna uwzględniać stworzenie wszystkich modułów od podstaw z możliwością integracji z rozwiązaniami informatycznymi stworzonymi w ramach projektów z obszaru e-Zdrowie o zasięgu regionalnym w Województwie Śląskim, g) uszczegółowienia specyfikacji doposażenia podmiotów wchodzących w skład konsorcjum w zakresie sprzętu (m.in. macierze dyskowe, serwery, komputery, infrastruktura sieciowa) oraz oprogramowania informatycznego (systemy informatyczne i medyczne) niezbędnego do wdrożenia i użytkowania Śląskiej Platformy eCareMed w zakładanym przez Zamawiającego zakresie. 3.1.3. Monitorowanie statusu wniosku oraz złożenie ewentualnych wyjaśnień i uzupełnień do czasu podpisania umowy o dofinansowanie, jednak nie dłużej niż do 31.12.2018. 3.1.4. Nadzór formalny nad przedmiotowym wnioskiem w zakresie: a) wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie; b) nadzór nad skompletowaniem pełnej listy wymaganych dokumentów; c) nadzór nad spełnieniem wszelkich wymaganych formalności związanych z opracowaniem i złożeniem wniosku. 3.2 Zaangażowanie Wykonawcy w realizację zadań 3.2.1 Wykonawca ma obowiązek sporządzić dokumenty na potrzeby projektu eCareMed oraz wszystkie inne dokumenty związane z realizacją niniejszego zamówienia zgodnie z zapisami Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014 – 2020 (Oś Priorytetowa II, Działanie 2.1) oraz wymaganiami określonymi w dokumentacji konkursowej. 3.2.2 Wykonawca ma obowiązek zrealizować przedmiotowe zamówienie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w tym z obszaru informatyzacji służby zdrowia i ochrony danych osobowych, w szczególności zgodnie z: 1) Ustawą z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz.U.2015 poz.636 j.t. z późn. zm.); 2) Ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U. 2016 poz. 186 j.t. z późn. zm.); 3) Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2015 poz. 2135 j.t. Dz.U. 2016 poz. 922 j.t. z późn. zm.); 4) Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2016, poz. 113 j.t. z późn. zm.); 5) Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 28 marca 2013 r. w sprawie wymagań dla Systemu Informacji Medycznej (Dz.U.2013 poz. 463 z późn. zm.); 6) Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 14 sierpnia 2013 r. w sprawie minimalnych wymagań dla niektórych systemów teleinformatycznych funkcjonujących w ramach systemu informacji w ochronie zdrowia (Dz.U. 2013 poz. 999 z późn. zm.); 7) Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. 2015 poz. 2069 z późn. zm.). 3.2.3 Rozwiązania zaproponowane przez Wykonawcę muszą zapewnić pełną zdolność platformy eCareMed do wymiany danych z systemami ogólnokrajowymi, w szczególności wymagana jest zgodność z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2016, poz. 113 j.t. z późn. zm.). 3.2.4 Rozwiązania zaproponowane przez Wykonawcę muszą być: 1) komplementarne w stosunku do rozwiązań przyjętych na poziomie krajowym w ramach Platformy P1, 2) zgodne ze standardami wymiany informacji opracowanymi przez Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, w szczególności zgodnie z Rekomendacjami Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia w zakresie bezpieczeństwa oraz rozwiązań technologicznych stosowanych podczas przetwarzania dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej, 3) spełniające interoperacyjność eCareMed, tj. zdolność do wymiany informacji z innymi systemami. 3.2.5 Rozwiązania zaproponowane przez Wykonawcę muszą zapewniać neutralność technologiczną. 3.2.6 Wykonawca ma obowiązek należycie uzasadnić konieczność ponoszenia nakładów na doposażenie w sprzęt informatyczny podmiotów leczniczych oraz zasadność wydatków na nową infrastrukturę i oprogramowanie pod kątem funkcjonowania eCareMed. Proponowane przez Wykonawcę nakłady inwestycyjne do poniesienia muszą być uzasadnione przede wszystkim w oparciu o następujące kryteria: 1) nakłady są niezbędne do poniesienia pod względem efektywnego przyłączenia podmiotu leczniczego do platformy eCareMed; 2) nie jest możliwe wykorzystanie istniejącej infrastruktury podmiotu leczniczego. 3.2.7 Wykonawca zobowiązuje się do zachowania pełnej poufności, wykorzystywania informacji nabytych podczas realizacji Zamówienia wyłącznie do celów wykonywanej pracy i zachowania ich w tajemnicy wobec osób trzecich. Zobowiązanie to zostanie uregulowane w formie pisemnego oświadczenia na wzorze dokumentu, który Zamawiający przedstawi Wykonawcy po wyborze najkorzystniejszej oferty, a przed zawarciem umowy z zastrzeżeniem, że w razie nie zachowania pełnej poufności zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania na drodze sądowej. Ponadto Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania działań pracowników oraz podwykonawców, którymi będzie się posługiwał przy realizacji zamówienia. 3.2.8 Zadaniem Wykonawcy jest świadczenie usług doradczych w zakresie systemów, sprzętu komputerowego, integracji oprogramowania, a także doradztwo techniczne oraz opracowanie studium wykonalności i wymaganych analiz. Wykonawca zobowiązany jest prezentować profesjonalne, niezależne i bezstronne podejście do Zamówienia i zaproponować rozwiązania optymalne oraz zapewnić właściwą jakość merytoryczną dokumentów. 3.2.9 Wykonawca na potrzeby realizacji zamówienia musi dysponować zespołem projektowym, w skład, którego muszą wchodzić osoby spełniające warunki, o których mowa w punkcie 5.2.3.3 SIWZ. 3.2.10 W czasie realizacji umowy Zamawiający wymaga: 1) sprawnej i terminowej realizacji zamówienia; 2) współpracy z zespołem Zamawiającego dedykowanym do realizacji zamówienia; 3) aby przedmiot zamówienia Wykonawca realizował w pełnym zakresie, niezbędnym do osiągniecia efektu w postaci kompletnej dokumentacji aplikacyjnej, zgodniej z wymaganiami; 4) zaangażowania Wykonawcy w realizację przedmiotu zamówienia w wymiarze minimum 5 400 godzin zegarowych, w czasie realizacji umowy, w tym pracy w siedzibie Zamawiającego zwanej dalej „pracą na miejscu”; 5) pracy na miejscu w godzinach określonych przez Zamawiającego i uwzględniających charakter świadczonych przez Zamawiającego usług w wymiarze minimum 2 000 godzin zegarowych w czasie realizacji umowy. 6) niezwłocznego informowania o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji zamówienia w stosunku do harmonogramu, a także innych zagadnieniach istotnych dla jego realizacji. 7) pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym (spotkania przedstawiciela Wykonawcy i Zamawiającego odpowiednio do potrzeb w siedzibie Zamawiającego; 3.2.11 W czasie realizacji umowy Zamawiający wymaga raportowania pracy: 1) Raz na miesiąc, wraz z fakturą VAT, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu raport z przebiegu realizacji zamówienia za okres płatności. 2) Każdy raport musi zawierać co najmniej wykaz zrealizowanych prac w okresie, którego dany raport dotyczy z uwzględnieniem liczby godzin poświęconych na realizację zadania (w tym liczbę godzin przepracowanych w siedzibie Zamawiającego). 3) Raport może zostać dostarczony Zamawiającemu w formie papierowej lub elektronicznej przez kierownika zespołu Wykonawcy. 3.2.12 Dokumenty przekazywane Zamawiającemu przez Wykonawcę muszą być przygotowane zgodnie z następującymi zasadami: 1) dokument musi być przygotowywany w języku polskim w czytelnej formie; 2) dokument musi być przedstawiony w postaci możliwej do edycji; 3) dokument musi być wersjonowany i opatrzony datą sporządzenia; 4) dokumenty przygotowywane w formie arkusza kalkulacyjnego muszą być przedstawiane w formie pliku z czytelnymi wyliczeniami i/lub formułami; 5) użyte w dokumentacji rysunki, wykresy i inne opracowania muszą być przekazane Zamawiającemu w postaci umożliwiającej ich edycję. 3.2.13. Dokumentacja sporządzona na potrzeby projektu pn. „Śląska Cyfrowa Platforma Medyczna eCareMed – Elektroniczna Dokumentacja Medyczna” musi być zgodna ze stanem prawnym aktualnym na dzień przedstawienia jej do odbioru Zamawiającemu. 3.2.14. Równocześnie w sytuacji, gdy przed przedstawieniem ww. dokumentacji do odbioru Zamawiającego akt prawny, który zmienia stan prawny, zgodnie z którym zostały sporządzone dokumenty na potrzeby eCareMed, został opublikowany i jest w okresie vacatio legis, Wykonawca jest zobowiązany poinformować o tym fakcie Zamawiającego i na jego żądanie przedłożyć ww. dokumenty sporządzone zgodnie z przyszłym stanem prawnym. 3.3 Opis projektu Lider projektu Wojewódzki Szpital Specjalistyczny nr 5 im. św. Barbary z siedzibą w Sosnowcu ul. Plac Medyków 2 pełni funkcję lidera projektu „Śląska Cyfrowa Platforma Medyczna eCareMed – Elektroniczna Dokumentacja Medyczna” realizowanego w ramach osi Priorytetowej II, Poddziałanie 2.1, Typ projektu „Tworzenie systemów i aplikacji przyczyniających się do zwiększenia dostępu do cyfrowych usług publicznych z obszaru e-zdrowia” realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 (RPO WSL 2014-2020). Partnerzy projektu: • Katowickie Centrum Onkologii • Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Szpital Wielospecjalistyczny w Jaworznie • Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Wojewódzki Szpital Specjalistyczny nr 3 w Rybniku • Szpital Specjalistyczny nr 2 w Bytomiu • Szpital Wojewódzki w Bielsku-Białej • Wojewódzki Szpital Specjalistyczny im. Najświętszej Maryi Panny w Częstochowie • Wojewódzki Szpital Specjalistyczny nr 2 w Jastrzębiu-Zdroju • Wojewódzki Szpital Specjalistyczny nr 4 w Bytomiu Ilekroć mowa w niniejszym dokumencie o „siedzibie Zamawiającego” rozumie się przez to siedzibę Zamawiającego (Lidera projektu) oraz siedziby Partnerów projektu. Celem projektu jest stworzenie i uruchomienie do dnia 31.12.2021 r. regionalnej platformy medycznej, w ramach której w jednym miejscu będą przetwarzane (gromadzone, analizowane i udostępniane) dane medyczne z 9 śląskich szpitali, dzięki czemu będą one dostępne dla pacjenta oraz upoważnionych pracowników jednostek medycznych i administracyjnych w miejscu i czasie, w których będą potrzebne. Ogólne założenia dotyczące projektu „Śląska Cyfrowa Platforma Medyczna eCareMed – Elektroniczna Dokumentacja Medyczna” przestawia załącznik Nr 1 do SIWZ. Koszt wynagrodzenia wykonawcy wybranego w postępowaniu każdy z podmiotów wyżej wymienionych ponosi w kwocie równej. 3.4 Plan i organizacja pracy zespołu projektowego W ramach dokumentu pn. „Plan i organizacja pracy zespołu projektowego” należy przedstawić plan i sposób organizacji pracy zespołu projektowego wyznaczonego do realizacji przedmiotu zamówienia. Opracowanie musi zawierać opis sposobu realizacji następujących wybranych zadań wchodzących w skład przedmiotu zamówienia wraz z ich harmonogramem oraz rolami osób w nie zaangażowanych: 3.4.1 Analiza infrastruktury Zamawiającego i Partnerów projektu (infrastruktura serwerowa; infrastruktura stacji roboczych oraz oprogramowania; infrastruktura sieciowa; systemy szpitalne działające w poszczególnych podmiotach). 3.4.2 Analiza potrzeb Zamawiającego i Partnerów projektu w zakresie doprecyzowania funkcjonalności poszczególnych modułów Platformy (zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ). 3.4.3 Opis merytoryczny w zakresie potrzeb realizacji projektu, potencjału wnioskodawcy, tj. Zamawiającego i Partnerów projektu. 3.4.4 Analiza finansowa Zamawiającego i Partnerów projektu (analiza ekonomiczna, budżet projektu). 3.4.5 Analiza korzyści i ryzyka w kontekście grup docelowych oraz sposób jego minimalizowania i zapobiegania; 3.4.6 Analizy w zakresie określenia wskaźników produktów i wskaźników rezultatów z uwzględnieniem sposobu i częstotliwości ich pomiaru. 3.4.7 Ponadto plan musi składać się z następujących elementów: 1. Macierz w postaci tabelarycznej przedstawiająca zaangażowanie członków zespołu w prace nad poszczególnymi dokumentami 2. Macierz zależności między dokumentami w postaci tabelarycznej, z której wynikałoby w których dokumentach należy dokonywać zmiany w przypadku zmiany w jednym z nich, oraz diagram hierarchii kolejności powstawania dokumentów. 3. Poglądowa Struktura platformy eCareMed przedstawiająca elementy platformy (wraz z modułami – zgodnie z załącznikiem nr 1) oraz komunikację między poszczególnymi elementami w zakresie wymiany danych (które moduły komunikują się między sobą oraz rodzaj komunikacji - komunikacja jedno/dwustronna) – dokument powinien mieć charakter poglądowy, powinien być przygotowany na wysokim poziomie abstrakcji na podstawie opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 1. 4. Poglądowa Architektura przetwarzania danych platformy eCaremed przedstawiająca komunikację między poszczególnymi rodzajami użytkowników – aktorów (szpitale, pacjenci, personel medyczny, platforma eCareMed, platforma P1) -– dokument powinien mieć charakter poglądowy, powinien być przygotowany na wysokim poziomie abstrakcji na podstawie opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ. 5. Wykres Gantta uwzględniający harmonogram realizacji głównych zadań wchodzących w skład przedmiotu zamówienia. 3.5 Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę. Zamawiający z uwagi na unikalność projektu i wymagane kompetencje osób realizujących przedmiot zamówienia nie wymaga zatrudnienia osób wykonujących czynności przy realizacji zamówienia na umowę o pracę. 3.6 Dane osobowe Wykonawca zobligowany jest do zawarcia z Zamawiającym jak i wszystkimi partnerami umowy powierzenia danych osobowych której wzór stanowi załącznik nr 3 do SIWZ.