Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych do drukowania i kopiowania wraz z obsługą materiałowo-eksploatacyjną

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia obejmuje dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych w następujących ilościach: a)kopiarka A3 kolor – 6 szt., b)kopiarka A4 mono – 13 szt., c)kopiarka A3 kolor z faksem – 1 szt., d)system do zarządzania drukiem. Szczegółowy zakres zamówienia opisany został w załącznikach tj. Specyfikacji zamówienia i projekcie umowy. Szacunkowa ilość wydruków monochromatycznych – 65 000 szt. miesięcznie. Szacunkowa ilość wydruków kolorowych – 8 000 szt. miesięcznie. 3.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. 1. Minimalne wymagania dla urządzeń wielofunkcyjnych zawarte zostały w załączniku nr 8 do SIWZ. 2. Wykonawca w ramach zamówienia zobowiązany jest: a) dostarczyć i zainstalować urządzenia we wskazanych przez Użytkownika lokalizacjach, b) wykonywać wszystkie czynności związane z ich konserwacją, naprawą, c) wykonywać czynności zapewniające prawidłową pracę, działanie wydzierżawionych urządzeń, d) dostarczyć wszystkie niezbędne materiały eksploatacyjne i części, za wyjątkiem papieru ksero, które pozwolą na wykonywanie wydruków/kopii. 3. Oddane w dzierżawę urządzenia wielofunkcyjne muszą być fabrycznie nowe (rok produkcji 2018 lub 2019) wolne od wad . Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty certyfikaty ISO zgodności z normą wydane przez akredytowaną jednostkę proponowanych urządzeń. 4. Oferowane urządzenia wielofunkcyjne muszą być kompletne po zamontowaniu i gotowe do użytkowania bez ponoszenia jakichkolwiek dodatkowych kosztów ze strony Zamawiającego. Ponadto, Zamawiający wymaga, aby oferowane urządzenia posiadały dokumentacje i instrukcje w języku polskim, które Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu w chwili montażu urządzeń. 5. Miejsce dostawy i montażu (instalacji i uruchomienia) urządzeń wielofunkcyjnych: a) Urząd Miasta i Gminy Wronki, ul. Ratuszowa 5, 64-510 Wronki, b) Straż Miejska Wronek, ul. Dworcowa 1, 64-510 Wronki. 6. Wykonawca zobowiązany jest do bezpłatnego przeszkolenia Administratora oraz Użytkowników w zakresie obsługi urządzeń wielofunkcyjnych, z chwilą uruchomienia urządzeń. 7. W okresie trwania umowy Użytkownik szacuje wykonanie ok. 65000 stron A4 monochromatycznych i ok. 8000 stron kolorowych na wszystkich urządzeniach w skali 1 miesiąca. Podana liczba stron jest jedynie wartością orientacyjną służącą przygotowaniu w pełni porównywalnych ofert. Rzeczywista liczba wykonanych kopii i wydruków może być inna i nie może to mieć wpływu na zmianę warunków umowy, w zakresie zaproponowanej przez Wykonawcę ceny za kopie/wydruk. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy zależne będzie od ilości wykonanych kopii i wydruków w okresie trwania umowy i określone zostanie na podstawie cen jednostkowych w złotych brutto ustalonych w oparciu o ofertę przedłożoną przez Wykonawcę. Użytkownik nie zapewnia również, że rozkład kopii/wydruków na poszczególne urządzenia będzie równomierny, nie deklaruje miesięcznej minimalnej ilości stron drukowanych na dzierżawionych urządzeniach. Cena za wydruk/kopię 1 strony pozostanie niezmienna bez względu na stopień jej zapełnienia. Cena za wydruk 1 strony w formacie A3 stanowi równowartość 2 stron w formacie A4. 8. Wykonawca zapewni kompleksową obsługę serwisową urządzeń polegającą na wykonywaniu wszystkich czynności zapewniających prawidłowe działanie wydzierżawionych urządzeń, tj. ich konserwację, naprawę oraz dostarczanie wszystkich niezbędnych materiałów eksploatacyjnych i części. 9. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości pracy kopiarek, poprzez: a) usuwanie awarii w ciągu 48 godzin od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego; b) dostarczanie na własny koszt wszelkich materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych okresowo zużywających się, a niezbędnych do prawidłowego działania urządzeń wielofunkcyjnych: • dostarczone tonery muszą być oryginalne, fabrycznie nowe, wyprodukowane przez producenta oferowanych urządzeń • dostarczone materiały eksploatacyjne i części zamienne muszą być oryginalne, fabrycznie nowe, wyprodukowane przez producenta oferowanych urządzeń. 10. W przypadku awarii urządzenia i nieprzywrócenia pełnej sprawności urządzenia w ciągu 48 godzin, Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć i zainstalować Zamawiającemu urządzenie zastępcze o porównywalnych parametrach technicznych (nie gorszych) bez dodatkowych opłat na czas trwania naprawy. 11. Naprawy oraz konieczności dostawy i wymiany tonera lub innych materiałów eksploatacyjnych, zgłaszane będą poprzez system informatyczny służący do sporządzania raportów monitorujący stan urządzeń oraz za pośrednictwem telefonu , drogą elektroniczną lub faksem., w godz. 8:00 – 16:00 w poniedziałki oraz w godz. 7:30 – 15:30 od wtorku do piątku. 12. Wykonawca Zobowiązany jest do systematycznego odbioru od Zamawiającego zużytych materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych. 13. Cena zaoferowana przez Wykonawcę musi zawierać m.in. następujące elementy składowe: • Gwarantowany czas podjęcia interwencji – stawienie się technika w miejscu instalacji sprzętu w ciągu określonego czasu od momentu zgłoszenia. • Dojazd specjalisty serwisu do lokalizacji Zamawiającego • Wykonania przeglądu technicznego urządzeń w lokalizacjach Zamawiającego - wykonania konserwacji urządzeń zgodnie z założeniami producenta w lokalizacjach Zamawiającego • Dostawa oryginalnych materiałów eksploatacyjnych do urządzeń w lokalizacjach Zamawiającego • Dostawa oryginalnych tonerów do urządzeń w lokalizacjach Zamawiającego • Dostawa oryginalnych części zamiennych do urządzeń w lokalizacjach Zamawiającego • Dostawa i instalacja urządzenia zastępczego do wskazanej lokalizacji – jeśli naprawa nie nastąpi w wymaganym terminie • Ubezpieczenie urządzeń od następstw nieszczęśliwych wypadków • Odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych oraz opakowań po tonerach wraz z utylizacją • Aktualizacje oprogramowania urządzeń • Zdalny monitoring sprawności i stanu technicznego urządzenia przez Wykonawcę • Opieka techniczna HelpDesk • Dedykowany opiekun techniczny do poszczególnej lokalizacji • Wykonawca zobowiązuje się skonfigurować urządzenie w celu automatycznego odczytu licznika. 14. Wykonawca będzie wystawiał faktury za każdy miesiąc rozliczeniowy. Zapłata będzie zawierała opłatę za dzierżawę urządzeń oraz opłaty za wykonaną ilość kopii monochromatycznych i kopii kolorowych. Zamawiający zobowiązany jest dołączyć do faktury stan liczników dokumentujący wykonaną przez Użytkownika ilość kopii 15. Wykonawca zapewni: • wsparcie techniczne (gwarancja szybkiego i stałego kontaktu z serwisem), • centralny system zarządzania urządzeniem np. przez przeglądarkę internetową.