Usługa zarządzania i koordynacji projektu pn. „Centra Innowacyjnej Edukacji (tzw. „Minikoperniki”), podprojekt „Adaptacja budynków zlokalizowanych przy ul. W. Łokietka w Toruniu na potrzeby Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy, instytucji kultury prowadzącej innowacyjną edukację w regionie kujawsko-pomorskim”

Opis przedmiotu przetargu: 1.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na zarządzaniu i koordynacji projektem pn. „Centra Innowacyjnej Edukacji (tzw. „Minikoperniki”), podprojekt „Adaptacja budynków zlokalizowanych przy ul. W. Łokietka w Toruniu na potrzeby Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy, instytucji kultury prowadzącej innowacyjną edukację w regionie kujawsko-pomorskim”(zwanego dalej „Projektem”). 1.2. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020 działania 8.1 Ochrona dziedzictwa kulturowego i rozwój zasobów kultury, Oś priorytetowa VIII Ochrona dziedzictwa kulturowego i rozwój zasobów kultury na podstawie Umowy o dofinansowanie nr POIS.08.01.00-00-1028/16-00, Projektu nr POIS.08.01.00-00-1028/16. 1.3. Zakres zamówienia obejmuje: a) opracowywanie niezbędnej dokumentacji finansowej projektu wynikającej z umowy o dofinansowanie, b) opracowywanie i przedstawianie GMT wniosków o płatność, c) obsługa systemu teleinformatycznego SL2014 (na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Torunia), d) terminowe przygotowywanie wniosków o płatność, zgodnie z harmonogramem płatności stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu, e) realizacja wraz z pracownikami CNMW działań promocyjnych i informacyjnych Projektu zgodnie z wytycznymi dla projektu (finansowanie działań informacyjno-promocyjnych nastąpi ze środków Zleceniodawcy), f) wypełnianie obowiązków dotyczących monitorowania i sprawozdawczości Projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie (w tym przygotowywanie wniosków sprawozdawczych), g) przygotowywanie niezbędnych informacji do korespondencji z Instytucją Zarządzającą, Instytucją Pośredniczącą i in., h) współpraca i bieżący kontakt z Wykonawcami, pracownikami CNMW oraz właściwymi wydziałami Gminy Miasta Toruń, i) kontrola dokumentów rozliczeniowych wykonawców pod katem zgodności i kompletności zgodnie z zapisami zawartych umów z wykonawcami, j) przekazanie kompletu dokumentów rozliczeniowych do zatwierdzenia do zapłaty w terminie 3 dni od daty wpływu do zamawiającego, k) kontrola poziomu wydatków całkowitych Projektu wraz z powiadamianiem GMT w przypadku zbliżania się poziomu wydatków całkowitych do kwoty 20.000.000,00 zł brutto, l) kontrola udziału poziomu wydatków na cele związane z robotami budowlanymi w wydatkach całkowitych wraz z powiadamianiem GMT w przypadku, zmniejszenia udziału tych wydatków poniżej 60% w wydatkach całkowitych. m) weryfikacja i potwierdzenie realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, w tym zapewnienie planowej (zgodnej z harmonogramem) realizacji projektu, n) raportowanie z prac nad projektem do Zleceniodawcy i CNMW, o) obsługa administracyjna i organizacyjna projektu, p) prawidłowe rozliczenie projektu, q) oddelegowanie pracownika Zleceniobiorcy zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, do wszystkich wskazanych zadań, dostępnego w siedzibie Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy codziennie od pon. do pt. od 8.00 do 16.00 lub min. 3 dni w tygodniu, a w pozostałe dni (od pon. do pt.) dostępnego telefonicznie. Ponadto pracownik Zleceniobiorcy powinien być dostępny osobiście na wezwanie Gminy Miasta Toruń lub CNMW w ciągu 2 h od wezwania (od pon. do pt.). r) uczestnictwo oddelegowanego pracownika Zleceniobiorcy zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, w spotkaniach projektowych, naradach koordynacyjnych, itp. dot. realizacji projektu na żądanie Zleceniodawcy lub CNMW, s) opisywanie faktur dot. projektu zgodnie z wytycznymi i zaleceniami Instytucji Pośredniczącej, t) rozliczanie projektu wraz z rozliczeniem końcowym, biorąc pod uwagę ewentualność terminowego przesunięcia zakończenia Projektu, u) współpraca z firmą zajmującą się obsługą księgową projektu na rzecz CNMW, v) udział w kontrolach i audytach projektu na żądanie Gminy Miasta Toruń lub CNMW, w) informowanie Gminy Miasta Toruń i CNMW o wszelkich zagrożeniach i ryzykach mogących mieć wpływ na prawidłową realizację projektu, x) wykonywanie wskazanych działań zgodnie z aktualnie obowiązującymi wytycznymi, umową o dofinansowaniu, umowami dot. realizacji projektu zawartymi między Gminą Miasta Toruń a Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy. y) kontrola prawidłowego przygotowania procedur przetargowych oraz przeprowadzenie procedur zamówień publicznych . 1.4. Wskazane działania muszą być realizowane przez jednego i tego samego pracownika Zleceniobiorcy -zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, przydzielonego do realizacji zadań w ramach umowy o udzielenie zamówienia publicznego. 1.5. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za: a) przygotowanie wniosku o wydanie niezbędnych decyzji administracyjnych związanych z procesem budowlanym b) monitorowanie przebiegu procesu budowlanego c) sprawowanie funkcji inspektora nadzoru budowlanego Szczegóły dotyczące wymagań zatrudnienia na umowę o pracę zawarte zostały we wzorze umowy, który stanowi załącznik do SIWZ.