PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU POIG.01.01.02-24-017/08 PT. INTELIGENTNA KOKSOWNIA SPEŁNIAJĄCA WYMAGANIA NAJLEPSZEJ DOSTĘPNEJ TECHNIKI

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu POIG.01.01.02-24-017/08 pt. Inteligentna koksownia spełniająca wymagania najlepszej dostępnej techniki. 2. Ilekroć w SIWZ zostaną użyte pojęcia wskazane poniżej, należy przez to rozumieć: 2.1. Projekt - przedsięwzięcie realizowane przez Beneficjenta na podstawie umowy o dofinansowanie projektu kluczowego zawartej w dniu 15.12.2008 r. tj. projekt nr POIG.01.01.02-24-017/08 tytuł projektu: Inteligentna koksownia spełniająca wymagania najlepszej dostępnej techniki realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007 - 2013, Priorytet 1, Badania i rozwój nowoczesnych technologii, Działanie 1.1 Wsparcie badań naukowych dla budowy gospodarki opartej na wiedzy, Poddziałanie 1.1.2 Strategiczne programy badań naukowych i prac rozwojowych; 2.2. Beneficjent - Instytut Chemicznej Przeróbki Węgla, realizujący Projekt; 2.3. Instytucja Pośrednicząca - Narodowe Centrum Badań i Rozwoju; 2.4. Instytucja Zarządzająca - Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. 3. Zamawiający zobowiązany jest do przeprowadzenia ww. audytu zewnętrznego, zgodnie z zapisami zawartymi w art. 34 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2010r. Nr 96, poz. 615 z późn. zm.). 3.1. Przeprowadzenie audytu realizacji Projektu ma na celu stwierdzenie: 3.1.1. czy Projekt jest realizowany prawidłowo i zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie, 3.1.2. czy dokumenty merytoryczne i finansowe przygotowywane są prawidłowo, 3.1.3. czy wydatki ponoszone są zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym i listą wydatków kwalifikowanych oraz z zachowaniem prawa krajowego i wspólnotowego. 3.2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: 3.2.1. zbadanie kwalifikowalności wydatków poniesionych w ramach realizowanego Projektu na podstawie obowiązujących w tym zakresie przepisów oraz wytycznych Instytucji Zarządzającej, 3.2.2. zbadanie prawidłowości udokumentowania wydatków poniesionych w Projekcie, 3.2.3. zbadanie prawidłowości prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego Projektu na podstawie obowiązujących w tym zakresie przepisów oraz wytycznych Instytucji Zarządzającej, 3.2.4. zbadanie prawidłowości prowadzenia i udokumentowania spraw kadrowych w Projekcie, 3.2.5. zbadanie zgodności realizacji Projektu z umową o dofinansowanie realizacji Projektu oraz ze złożonym wnioskiem o dofinansowanie, w tym również zbadanie osiągania wskaźników realizacji Projektu oraz prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych, 3.2.6. sprawdzenie przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; 3.2.7. sprawdzenie wdrożenia zaleceń z przeprowadzonych kontroli/audytów oraz usunięcia nieprawidłowości / uchybień, jeśli takie zostały wykryte; 3.2.8. analizę powodzenia Projektu, poprzez oszacowanie, czy występują zagrożenia: a) prawidłowej realizacji Projektu, w tym jego terminowości, b) prawidłowej realizacji Projektu, w tym osiągnięcia i utrzymania założonych celów i efektów rzeczowych Projektu przez wymagany okres. 3.3. Efektem audytu zewnętrznego Projektu ma być m.in.: 3.3.1. uzyskanie jednoznacznej oceny, na podstawie zgromadzonych dowodów, pozwalającej stwierdzić, czy realizacja Projektu przebiegała zgodnie z prawem, procedurami oraz umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie Projektu, a wydatki poniesione w ramach Projektu są kwalifikowalne (bądź niekwalifikowalne); 3.3.2. wydanie opinii w ww. zakresie na podstawie wyników audytu zewnętrznego Projektu zawartych w raporcie z przeprowadzonego audytu: a) opinia pozytywna bez zastrzeżeń lub; b) opinia pozytywna z zastrzeżeniami (wykaz uchybień) lub; c) opinia negatywna (wykaz nieprawidłowości). 3.4. Audyt zostanie przeprowadzony na pełnej (100 %) próbie oryginałów dokumentów - weryfikacja wniosków o płatność oraz pozostałej dokumentacji powstałej w ramach realizacji zadań powinna umożliwić audytorowi wydanie wiążącej opinii i sporządzenie raportu z audytu. 3.5. Raport powinien w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny, jasny, rzetelny, zwięzły i zgodny ze stanem faktycznym przedstawiać wyniki audytu zewnętrznego Projektu. 3.6. Audyt obejmie około 62 wnioski o płatność wraz z towarzyszącymi im dokumentami oraz dokumentację księgową i kadrową dotyczącą Projektu - szacunkowa ilość dokumentów do zbadania ok. 25 tysięcy. 3.7. Raport z audytu zewnętrznego Projektu powinien zawierać: 3.7.1. podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego Projekcie (nazwa, adres, NIP i REGON Beneficjenta, numer i tytuł Projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie Projektu oraz ewentualnych aneksów, krótki opis Projektu, całkowitą wartość Projektu, w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania); 3.7.2. nazwa, adres, NIP i REGON Wykonawcy przeprowadzającego audyt zewnętrzny Projektu; 3.7.3. imiona i nazwiska audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny Projektu i określenie uprawnień audytorów; 3.7.4. oświadczenie audytora zewnętrznego Projektu oraz osób wykonujących czynności audytu zewnętrznego Projektu o bezstronności i niezależności od audytowanego podmiotu oraz oświadczenie o zachowaniu poufności i nienaruszaniu tajemnic określonych w odrębnych przepisach, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa; 3.7.5. cele audytu; 3.7.6. data rozpoczęcia i zakończenia audytu zewnętrznego Projektu; 3.7.7. zakres przedmiotowy i podmiotowy audytu zewnętrznego Projektu; 3.7.8. podjęte działania i zastosowane techniki audytu; 3.7.9. wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu; 3.7.10. ustalenia stanu faktycznego, w tym: ocenę Projektu, wskazanie stwierdzonych ewentualnych problemów, zagrożeń w trakcie realizacji Projektu wraz ze wskazaniem ich przyczyn, wagi i skutków uchybień oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, a także uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje oraz zalecenia, jak również wymagane działania naprawcze, usprawniające i zapobiegawcze (jeżeli są możliwe); raport powinien uwzględniać również opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny; 3.7.11. zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem oraz ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętym audytem, w szczególności: zgodność - w badanym zakresie - realizacji Projektu z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami w ramach POIG:, w tym: wskazanie i opis funkcjonowania posiadanych procedur wewnętrznych Beneficjenta (dokumentów); opis prawidłowości klasyfikacji wydatków według kategorii i źródeł finansowania; stosowanie przepisów w zakresie zamówień; księgowanie wydatków poniesionych w ramach realizowanego Projektu ujętych w złożonych wnioskach o płatność, ocenę kwalifikowalności wydatków, sposób ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (deklarowane wydatki znajdują odzwierciedlenie w zapisach księgowych i dokumentach wspierających prowadzonych przez Beneficjenta oraz są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi); analiza terminowości występowania, uzyskiwania i wydatkowania środków na realizację Projektu; wiarygodność części sprawozdawczych wniosków Beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym Projektu; sposób monitorowania Projektu (osiągania celu Projektu); zgodność z ustalonymi przez Instytucję Zarządzającą wymogami dotyczącymi informacji i promocji Projektu; sposób przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach Projektu; 3.7.12. zaprezentowanie wyników badania, w których stwierdzono lub nie stwierdzono nieprawidłowości; 3.7.13. określenie stwierdzonych nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analizę ich przyczyn i skutków; 3.7.14. zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu; 3.7.15. wdrożenie zaleceń przeprowadzonych kontroli oraz usunięcie nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3.7.16. ogólną opinię o Projekcie, stanowiącą element raportu, wydaną na podstawie ustaleń zawartych w raporcie; powody odmowy wydania opinii, z uwagi na okoliczności, które uniemożliwiają jej sformułowanie oraz zawierającą informację o stwierdzonym istotnym naruszeniu prawa wspólnotowego i/lub krajowego bądź procedur obowiązujących w ramach POIG (jeżeli zaistnieje); 3.7.17. podpisy każdego z audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt Projektu; 3.7.18. miejsce i datę dzienną sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu. 3.8. Wszystkie strony raportu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytorów zewnętrznych. 3.9. Zamawiający będzie miał prawo do odniesienia się do otrzymanej treści raportu i opinii zgodnie z zasadami określonymi we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ udostępnionej na stronie internetowej Zamawiającego. 3.10. Opinia wydana po zakończeniu audytu zewnętrznego Projektu powinna także wskazywać wszelkie odstępstwa i ograniczenia w stosunku do celu i zakresu audytu zewnętrznego Projektu. 3.11. Raport z audytu zewnętrznego Projektu, którego elementem koniecznym jest opinia o Projekcie, zostanie dostarczony do siedziby Zamawiającego i przekazany w 4 egzemplarzach w formie pisemnej w języku polskim oraz w formie elektronicznej na płycie CD/DVD. 3.12. Audyt zostanie przeprowadzony w siedzibie Instytutu Chemicznej Przeróbki Węgla, ul. Zamkowa 1, Zabrze. 3.13. Zamawiający nie przewiduje możliwości powielania dokumentów i ich weryfikacji poza siedzibą Instytutu, z wyjątkiem: 3.13.1. udostępnienia skanów wniosku o dofinansowanie i Umowy z aneksami na dwa tygodnie przed rozpoczęciem audytu pod warunkiem podpisania przez Audytorów klauzuli o zachowaniu poufności, 3.13.2. udostępniania Audytorom za potwierdzeniem tylko tych kopii dokumentów, na podstawie których Audytor musi wykazać uchybienie, błąd lub odstępstwo od wniosku, umowy lub obowiązujących zasad. 3.14. Audyt zostanie przeprowadzony przez co najmniej pięcioosobowy zespół audytorski, posiadający wymagania określone w pkt. 10 SIWZ udostępnionej na stronie internetowej Zamawiającego. 3.15. Każda z osób wchodzących w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny Projektu musi spełniać następujące warunki i złożyć odpowiednie oświadczenie w momencie przystąpienia do audytu: 3.15.1. posiadać pełną zdolność do czynności prawnych i korzystać z pełni praw publicznych, 3.15.2. posługiwać się biegle językiem polskim w mowie i piśmie, 3.15.3. nie być karaną za przestępstwa umyślne, 3.15.4. nie być audytorem wewnętrznym/biegłym rewidentem/księgowym Beneficjenta, 3.15.5. nie przygotowywać, nie realizować Projektu oraz nie uczestniczyć w Projekcie, który podlega audytowi zewnętrznemu, 3.15.6. nie wykonywać innych czynności na rzecz Beneficjenta, a dotyczących Projektu, który podlega audytowi zewnętrznemu. 3.16. Wykonawca dla wypełnienia swoich zobowiązań powinien zapewnić doświadczone i wykwalifikowane osoby zdolne do prowadzenia wszelkich powierzonych zadań, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i w zgodzie z postanowieniami odpowiednich decyzji, uzgodnieniami i opiniami, warunkującymi prawidłową realizację przedmiotu zamówienia. 3.17. Wymienione w pkt. 10 SIWZ udostępnionej na stronie internetowej Zamawiajacego wymagania wobec osób nie wyczerpują wymagań dla rzetelnego wypełnienia zobowiązań Wykonawcy i powinny być traktowane jako minimalne wymagania Zamawiającego sprawdzane na etapie badania ofert. Wykonawca powinien zapewnić swoim specjalistom niezbędne wsparcie i pomoc techniczną ze strony innych specjalistów, którzy mogą być niezbędni do właściwego wykonania umowy. Wykonawca uwzględni w ofercie każdą konieczność uzupełnienia zespołu audytowego wynikającą z przepisów prawa, decyzji, uzgodnień i porozumień, które są niezbędne do kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia. Kompletne wynagrodzenie całego personelu oraz wszelkie koszty związane z obsługą muszą być zawarte w cenie oferty Wykonawcy. 3.18. Audytor dokonuje identyfikacji obszarów ryzyka na podstawie swojego profesjonalnego osądu wynikającego ze znajomości celów niniejszego audytu, struktury audytowanej jednostki, podejmowanych w niej działań. 3.19. W przypadku, gdy audytor / audytorzy odpowiedzialni za sporządzenie raportu z audytu zewnętrznego Projektu nie wywiążą się z obowiązków wynikających z faktu wykonywania zawodu audytora wewnętrznego lub biegłego rewidenta określonych odpowiednimi przepisami prawa lub normami wykonywania zawodu określonymi np. przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów lub Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, uchybienia w sporządzeniu raportu z audytu zostaną zgłoszone do instytucji, która certyfikowała tych audytorów. 3.20. Przed rozpoczęciem audytu Wykonawca prześle dane osobowe osób przeprowadzających audyt w celu wystawienia przez Zamawiającego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na czas niezbędny dla wykonania audytu. 3.21. Przed podpisaniem umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu oświadczenia audytora zewnętrznego Projektu oraz osób wykonujących czynności audytu o bezstronności i niezależności od audytowanego podmiotu określone w pkt. 5.3.28. SIWZ udostępnionej na stronie internetowej Zamawiającego, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do umowy. 3.22. Dane i informacje uzyskane dzięki audytowi Projektu powinny zostać zagregowane w celu dokonania całościowej oceny realizowanego Projektu. Zaproponowane przez Wykonawcę podejście metodologiczne powinno znaleźć odzwierciedlenie w strukturze raportu. 3.23. Zamawiający wymaga aby w ramach wynagrodzenia za prace objęte przedmiotem niniejszego zamówienia, Wykonawca w razie konieczności lub potrzeb Zamawiającego wynikających np. ze zmiany przepisów prawa, aktualizacji dokumentów itp. dokonał jednokrotnej aktualizacji opracowanej dokumentacji lub raportu przedstawiającego wyniki audytu. 3.24. Wykonawca do składanej oferty dołączy harmonogram audytu. 3.25. Wykonawca zobowiązuje się wszystkie dokumenty opatrzyć logotypami Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka oraz informacją, że Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji: http://www.poig.gov.pl/zpfe/strony/dokumenty.aspx 3.26. Z dniem opłacenia należności za przedmiot zamówienia, Zamawiający staje się właścicielem dokumentacji i raportu przedstawiającego wyniki audytu oraz nabywa do nich autorskie prawa majątkowe w takim zakresie, że może zastosować nabytą dokumentację w całości lub części, dokonywać dekompozycji dzieła, publikować, powielać dostępnymi technikami. 3.27. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą spełniać warunki dotyczące bezstronności i niezależności od Instytucji Pośredniczącej oraz Instytucji Zarządzającej. 3.28. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności: 3.28.1. jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np. pełnomocnikiem), członkiem organów zarządzających, 3.28.2. w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu w jednostce audytowanej, 3.28.3. osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, 3.28.4. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą jednostką albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby, 3.28.5. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie Projektem lub który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności, 3.28.6. nie pozostaje w stosunku pracy z Instytucją Pośredniczącą i Instytucją Zarządzającą. 3.29. Zamówienia nie może wykonywać osoba (dotyczy Wykonawców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą): 3.29.1. zatrudniona przy realizacji Projektu na podstawie umowy o pracę lub 3.29.2. jeśli zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie - zatrudniona jednocześnie w: a) Instytucji Zarządzającej, b) Instytucji Pośredniczącej. 3.30. Konflikt interesów ma miejsce wtedy, gdy ta sama osoba realizuje zadania na rzecz Projektu, a jednocześnie we wskazanej powyżej instytucji zajmuje stanowisko związane np. z oceną tego Projektu, przyznaniem mu dofinansowania, uznaniem poniesionych w ramach Projektu wydatków za kwalifikowane. Każdą sytuację, w której praca w danej instytucji może mieć związek i wpływ na realizację Projektu należy traktować jako potencjalny konflikt interesów, co uniemożliwia zatrudnienie w ramach audytu. 3.31. Podwójne finansowanie zachodzi wtedy, gdy zarówno praca w ramach Projektu, jak i praca we wskazanej powyżej instytucji finansowana jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.