Usługa organizacji spotkania o charakterze konferencji dla pracowników Wydziału Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego na terenie Beskidów w obrębie województwa śląskiego

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji spotkania o charakterze konferencji dla pracowników Wydziału Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego na terenie Beskidów w obrębie województwa śląskiego. Realizacja zamówienia nastąpi w dniach piątek - sobota, w jednym z terminów w okresie od 20.04.2012r. do 26.05.2012r., z wyłączeniem terminów 27-28 kwietnia oraz 04-05 maja 2012r. Zamawiający przewiduje wykonanie zamówienia w dniach 20.04.2012r. - 21.04.2012r. W przypadku zmiany przewidywanego terminu wykonania zamówienia, Zamawiający wyznaczy nowy termin i poinformuje o tym Wykonawcę najpóźniej na 10 dni kalendarzowych przed przewidywanym terminem wykonania zamówienia. Usługą zostanie objętych max. 160 osób, będących pracownikami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. Przedstawiona powyżej ilość osób stanowi maksymalny poziom przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników spotkania do ilości nie mniejszej niż 70%, a Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. Za zgodą Wykonawcy Zamawiający może zmniejszyć liczbę uczestników spotkania o więcej niż 30%, a Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. Rozliczenie nastąpi zgodnie z cenami jednostkowymi podanymi przez Wykonawcę w ofercie przetargowej, na podstawie informacji o ostatecznej liczbie uczestników przekazanej przez Zamawiającego najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem realizacji usługi. Ceny zaoferowane przez Wykonawcę w ofercie przetargowej nie ulegną podwyższeniu przez cały okres obowiązywania umowy. Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji zamówienia w ośrodku spełniającym wymagania przedstawione poniżej. Przez sformułowanie ośrodek Zamawiający rozumie obiekt o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii trzygwiazdkowej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r., Nr 22 poz. 169) zlokalizowany na terenie Beskidów w obrębie województwa śląskiego, w którym wykonawca zapewni nocleg, salę konferencyjną i usługę restauracyjną. Wytypowany ośrodek powinien spełniać nw. wymagania: - posiadanie minimum 160 miejsc noclegowych, zlokalizowanych na terenie ośrodka, - posiadanie sali konferencyjnej mieszczącej minimum 160 osób, z dostępem do Internetu (Wykonawca zapewni sprzęt konferencyjny (projektor, ekran, tablicę typu flipchart, minimum cztery różnokolorowe mazaki do pisania), system nagłaśniający, minimum dwa mikrofony bezprzewodowe, głośniki oraz oświetlenie. Sala powinna posiadać klimatyzację), - posiadanie sali restauracyjnej na minimum 160 osób, - pokoje muszą posiadać oddzielne miejsca do spania oraz własną łazienkę, - posiadanie minimum 10 miejsc parkingowych zlokalizowanych na terenie ośrodka - Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia tych 10 miejsc w cenie usługi, - miejsce noclegu, miejsce usługi restauracyjnej, sala konferencyjna powinny być zlokalizowane w obrębie jednego kompleksu hotelowego/ ośrodka. W ramach realizacji usługi Wykonawca będzie zobowiązany do: 1) Zapewnienia noclegu, zgodnie z opisem zawartym w siwz. 2) Zapewnienia sali konferencyjnej, zgodnie z opisem zawartym w siwz. 3) Zapewnienia usługi restauracyjnej, zgodnie z opisem zawartym w siwz. 4) Zapewnienia usługi transportowej, zgodnie z opisem zawartym w siwz. 5) Zapewnienia ubezpieczenia uczestnikom wyjazdu, zgodnie z opisem zawartym w siwz. Pozostałe informacje w zakresie przedmiotu zamówienia: Zamawiający oraz Wykonawca nie pokrywają rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, zakwaterowania osób towarzyszących oraz kosztów np. związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. W przypadku wystąpienia ww. kosztów zostaną one opłacone indywidualnie przez uczestników spotkania