Podwyższanie kompetencji – kluczem do lepszego startu w przyszłość” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt nr RPLU.12.02.00-06-0165/16

Opis przedmiotu przetargu: Zakres obowiązków 3 koordynatorów projektu w każdej ze szkół: - podejmowanie niezbędnych działań mających na celu osiągnięcie wskaźników rezultatu projektu, - nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu, zgodnie z wymogami oraz obowiązującymi przepisami krajowymi, w oparciu o umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami, - nadzór nad prawidłowym przebiegiem finansowym projektu, w tym monitorowanie wydatków, przestrzeganie ustalonego harmonogramu płatności. Prowadzenie spraw związanych z prawidłowym przepływem środków finansowych w szkołach. - informowanie zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu, - planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu, - przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu, - przygotowanie, koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z promocją, ewaluacją, realizacją oraz rozliczeniem projektu, - opracowanie formularzy rekrutacyjnych oraz aktualizacja dokumentów w związku ze zmianami w projekcie, - udział w pracach komisji rekrutacyjnej, - przygotowanie części sprawozdawczej i finansowej wniosków o płatność zaliczkową i końcową, - przygotowanie umów cywilnoprawnych w ramach projektu, - nadzór nad ewidencjonowaniem czasu pracy osób zaangażowanych do realizacji projektu, - przygotowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla personelu projektu oraz zgłoszenie ich do rejestru upoważnień; - przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów, - przygotowanie i koordynacja korespondencji związanej z realizacją projektu, - monitorowanie postępów i poziomu osiągnięcia rezultatów projektu oraz postępu finansowego w poszczególnych okresach czasu, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu, we współpracy z konsultantem po stronie gminy. Informowanie Zamawiającego o wszelkich zaistniałych problemach/sytuacjach, - organizowanie spotkań monitorujących z pracownikami projektu oraz dyrektorami szkół uczestniczących w projekcie, - zgłaszanie wszelkich zmian w realizacji i w budżecie projektu, przygotowywanie formularzy zmian merytorycznych i budżetowych, - nadzór nad terminowym i prawidłowym przygotowaniem części finansowej i sprawozdawczej wniosków o płatność, - prowadzenie kontroli realizacji działań oraz nadzór nad monitoringiem wykorzystania pomocy dydaktycznych do części praktycznych oraz innych materiałów zakupionych w ramach projektu, - udział w kontrolach prowadzonych przez organy zewnętrzne, - zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy pracownikami projektu, - nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu – zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno – promocyjnych, - sprawdzanie i zatwierdzanie kart pracy, - konsultacja w czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Praca w Komisjach Przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań w związku z zastosowaniem ustawy Pzp przy realizacji zadań projektowych, (uwaga zamówienia publiczne będą prowadzone w całości przez Urząd Miejski, nie zostaną powierzone koordynatorowi jako osobie trzeciej w ramach kontraktu na zarządzanie projektem). - nadzór nad prawidłową realizacją umów na świadczenie usług oraz dostawy, zawartych w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, - śledzenie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji projektu mogą ulec zmianie w celu zapewnienia zgodności projektu z wytycznymi, jak również prawem RP i UE. - nadzorowanie we współpracy z konsultantem całości prac związanych z realizacją projektu i ich jakością; koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z projektem; zarządzanie planowanymi działaniami projektowymi; - nadzorowanie bieżących postępów realizacji projektu i ich jakością; - nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia promocji projektu; - przygotowywanie dokumentów związanych z realizacją projektu; - zatwierdzanie planów pracy dla poszczególnych działań projektowych; - sprawowanie nadzoru nad całością prac związanych z realizacją projektu, ich jakością i terminowością oraz nad personelem projektu; - kontrola jakości realizacji zadań pod kątem osiągnięcia założonych wskaźników - wykonanie wskaźnika projektu - utrzymywanie stałych kontaktów i kontrola pracy w jednostkach Zamawiającego uczestniczących w przedmiotowym zadaniu; - przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z projektem do Instytucji Pośredniczącej; - nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżecie i harmonogramie; - sporządzanie wniosków o płatność i terminowym ich przekazaniem Instytucji Pośredniczącej oraz sprawozdań rzeczowych z postępów realizacji projektu, w tym sporządzenie ostatniego wniosku o płatność zgodnie obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej; - wprowadzanie danych i zmian do SL2014 i LSI 2014; - uzgadnianie i przekazywanie w formie pisemnej informacji o dokonywanych zmianach w projekcie z Instytucją Pośredniczącą w uzgodnieniu z Zamawiającym; - bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą oraz innymi organizacjami zaangażowanymi w realizację projektu, dokonywanie systematycznej kontroli pracy i uzyskanych efektów; - poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu; - obecność podczas kontroli projektu; - weryfikowanie pod względem merytorycznym dokumentów, które powstały w projekcie; - sporządzanie i archiwizacja dokumentacji projektowej; Prawidłowe oznaczenie dokumentacji projektowej; - inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu nie wymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego;