Obsługa przejazdów w zagranicznych podróżach służbowych pracowników, studentów, doktorantów Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa przejazdów w zagranicznych podróżach służbowych pracowników, studentów, doktorantów Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie oraz innych osób delegowanych i zapraszanych na podstawie zawartego z nimi porozumienia, w tym rezerwacja, sprzedaż biletów lotniczych, na trasach krajowych i międzynarodowych wraz z dostawą do siedziby jednostki Zamawiającego na podstawie przedłożonego zlecenia. 2. Usługa – w odniesieniu do rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych – ma odpowiadać standardom Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego – IATA, co potwierdza posiadana przez wykonawcę autoryzacja/akredytacja IATA do sprzedaży biletów lotniczych. 3. Przewidywana ilości biletów lotniczych – 200 szt. Warunki/standard podróży: co do zasady – bilety w klasie II (ekonomicznej), w ramach wyjątku – bilety w klasie I (business); Trasa/Kraje/Regiony: cały świat/trasy europejskie i pozaeuropejskie Podana ilość biletów ma wyłącznie charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości zamawianych biletów do aktualnych potrzeb (tj. zwiększania, bądź zmniejszania podanej liczby, w ramach środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotowego zamówienia). 4. Rezerwacja biletów lotniczych związanych z zagraniczną podróżą służbową będzie dokonywana sukcesywnie, w zależności od aktualnych potrzeb zamawiającego. 5. Przy uwzględnieniu promocji i zniżek oraz warunków podróży, określanych przez Zamawiającego, przy bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeniach na danej trasie Wykonawca zapewni bilety najtańsze na danej trasie. W tym celu Wykonawca dokona optymalnego pod względem cen i czasu trwania podróży wyboru przewoźnika. Proponowana przez Wykonawcę cena biletu musi być ceną całkowitą, uwzględniającą taryfy przewoźników, opłaty lotniskowe, podatki i inne opłaty w zależności od obowiązujących u danego Przewoźnika, powiększoną o opłatę transakcyjną Wykonawcy. 6. Przedmiot zamówienia będzie realizowany maksymalnie przez okres 12 miesięcy, licząc od dnia zawarcia umowy, lub krócej w przypadku wykorzystania kwoty umownej przeznaczonej na realizację danego zamówienia. 7. W celu realizacji zamówienia wykonawca musi posiadać na terenie miasta Krakowa siedzibę/filię/oddział/punkt (z terminalem), czynną(y) od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-18:00 oraz w soboty w godzinach 9:00-14:00, przy czym przez „terminal”, o którym mowa powyżej rozumie się stanowisko pracy wyposażone w komputer z dostępem do systemu(ów) rezerwacyjnego(ych) 8. W celu realizacji zamówienia wykonawca powinien dysponować urządzeniami ułatwiającymi kontakt (telefony, faks, komputery z Internetem itp.). Wykonawca z którym zostanie podpisana umowa zobowiązuje się do wydzielenia linii telefonicznej oraz adresu elektronicznego dla Zamawiającego w dni robocze od godz. 9:00 do godz. 18:00. 9. Wykonawca będzie gotowy do realizacji umowy w dniach wolnych od pracy w godz. 9:00 – 16:00 poprzez zapewnienie dyżurnego numeru telefonu pod którym będzie dostępna osoba umożliwiająca dokonanie rezerwacji, zmian w rezerwacji, np. klasy, czasu, terminu podróży oraz danych pasażera jak również dokumentów podróży (np. paszportu, dowodu osobistego itp.). 10. Na podstawie złożonych przez Zamawiającego zleceń Wykonawca: 1) w terminie nie dłuższym niż 4 godziny od momentu otrzymania zlecenia wyszuka i zaproponuje występujące na rynku bilety cenowo najkorzystniejsze na danej trasie (min. 2 propozycje) oraz bezkolizyjną realizację wielosegmentowych i najkrótszych na niej połączeń, z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego, z podaniem czasu podróży , jej trasy i warunków, a w przypadku połączeń wieloetapowych – szczegółowych danych dotyczących czasu i miejsca zmiany linii lotniczych/przewoźnika oraz terminu ostatecznej rezerwacji 2) Zamawiający powiadomi wykonawcę pisemnie (faxem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) o wyborze jednego z proponowanych wariantów , a wykonawca na tej podstawie dokona rezerwacji; 3) Zamawiający dopuszcza możliwość wykonania usługi przez tzw. „tanie linie”, poza standardami ustalonymi przez IATA. Wtedy osoba delegowana prześle faksem/mailem oświadczenie potwierdzające, że dobrowolnie godzi się na obniżenie standardu usług. Opłata taksacyjna dla Biura wykonawcy za tą usługę, będzie równa opłacie taksacyjnej za bilet lotniczy oferowanej przez wykonawcę; 4) Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet, obowiązujących na dzień otrzymania przez Wykonawcę zgłoszenia. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita biletu jest wyższa od najniższej ceny całkowitej oferowanego na rynku biletu spełniającego wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży oferowanego biletu po cenie nie wyższej niż 100% najniższej ceny oferowanej na rynku powiększonej o opłatę transakcyjną Wykonawcy wskazaną w ofercie bez zastosowania dodatkowych procedur; 5) dostarczy Zamawiającemu potwierdzenie rezerwacji na numer faksu lub adres poczty elektronicznej wskazany przez Zamawiającego, w terminie nie dłuższym niż 4 godziny od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania rezerwacji; 6) Niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o braku możliwości realizacji całości lub części usługi (zlecenia), wraz z uzasadnieniem. Wówczas delegowana osoba uzyskuje zgodę na samodzielne dokonanie zakupu biletu; 7) Umożliwi Zamawiającemu - zgodnie z zasadami przewoźnika - odwołania rezerwacji, zmiany trasy lub terminu podróży określonych w zapotrzebowaniu składanym przed dokonaniem rezerwacji, nie później jednak niż na 3 dni przed planowanym wylotem/wyjazdem, o ile możliwość taka wynika z warunków ogólnych umów. W przypadku, gdy zmiana trasy, terminu podróży, a co za tym idzie rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia udokumentowanej różnicy w cenie. Prócz wspomnianego kosztu wynikającego z rekalkulacji Wykonawca nie będzie uprawniony do pobierania z tego tytułu żadnych dodatkowych opłat, ani też nie będzie przysługiwać mu dodatkowe wynagrodzenie; 8) Uprzedzi Zamawiającego na 1 dzień przed upływem terminu wcześniej dokonanej rezerwacji o konieczności wystawienia (sprzedaży) biletu w związku z upływającym terminem. 11. Na podstawie złożonych przez Zamawiającego zleceń Wykonawca: 1) Sprzeda Zamawiającemu bilety wybrane na zasadach określonych w pkt. 10 pkt 1); 2) Dostarczy bilety osobiście do siedziby Zamawiającego (jednostki organizacyjnej delegowanej osoby) na podany adres lub drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy, nie później niż w przeciągu dwóch dni roboczych od przyjęcia zlecenia; 3) Anuluje zaplanowaną podróż zgodnie z zasadami przewoźnika, u którego wykupiono bilet/dokonano rezerwacji biletu. Wszelkie koszty operacyjne anulowania biletu wliczone są w opłatę transakcyjną Wykonawcy. W sytuacji, w której nie jest możliwe anulowanie rezerwacji, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia kosztu biletu; PONADTO: 12. Wykonawca będzie informował Zamawiającego o taryfach promocyjnych stosowanych przez przewoźników i warunkach korzystania z nich oraz umożliwi Zamawiającemu stosowny wybór. 13. Wykonawca zobowiązany jest do reprezentowania Zamawiającego w przypadku ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 14. Wszelkie kontakty w sprawie świadczonych usług objętych przedmiotem zamówienia mogą odbywać się dostępnymi środkami komunikowania się. 15. Zlecenia – dotyczące wystawienia (sprzedaży) biletów a także wprowadzenia zmian – Zamawiający będzie kierował do Wykonawcy wyłącznie drogą faksową lub pocztą elektroniczną. 16. Na życzenie jednej ze Stron, druga Strona obowiązana jest potwierdzić uzgodnienia lub swoje stanowiska drogą faksową lub pocztą elektroniczną. 17. Faktura będzie zawierała cenę biletu brutto i zgodnie z deklaracją zawartą w formularzu cenowym cenę brutto usługi transakcyjnej biura Wykonawcy. W cenie biletu zawarte będą wszelkie opłaty związane z wykonaniem usługi przewozowej np. opłaty lotniskowej, podatki. Prawidłowo wystawiona faktura za bilety z terminem płatności do 30 dni od daty wpływu winna być dostarczona wyłącznie do siedziby zamawiającego. Faktura musi zawierać trasę podróży( z pełną nazwą miast docelowych), datę wyjazdu i powrotu, nazwisko i imię wyjeżdżającego. Faktura musi być wystawiana oddzielnie dla poszczególnych osób wyjeżdżających za granicę. Dopuszcza się wystawianie faktur zbiorczych w przypadku wyjazdów grupowych. 18. Wykonawca ubezpieczy służbową podróż pracowników Zamawiającego na wyłączne żądanie Zmawiającego. 19. Należność za realizację zamówień będzie przekazywana przelewem na konto Wykonawcy, do 30 dni po dostarczeniu prawidłowo wystawionej faktury za każdy wydany Zamawiającemu bilet. Wykonawca kredytuje zakup usługi, do czasu realizacji zapłaty przez Zamawiającego, bez prawa do pobierania przedpłaty. 20. Szczegółowe warunki i zasady realizacji umowy określa wzór umowy stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ.