Zapewnienie biletów lotniczych wraz z polisami ubezpieczeniowymi oraz usług dodatkowych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Krótki opis przedmiotu zamówienia: 2. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa Zamawiającego w zakresie podróży służbowych pracowników, tj. zapewnienie (w szczególności wyszukanie połączeń, rezerwacja, zakup i dostarczenie), biletów lotniczych, wraz z polisami ubezpieczeniowymi, oraz usług dodatkowych niezbędnych do prawidłowego przebiegu zagranicznych podróży służbowych. 3. Bilety lotnicze obejmować będą bilety lotnicze na przeloty międzynarodowe i krajowe, w klasie ekonomicznej, o ile Zamawiający nie wskaże inaczej. Zamawiający przewiduje, że planowana szacunkowa liczba biletów wyniesie ok. 200 sztuk na przeloty międzynarodowe i ok. 4 sztuki na przeloty krajowe. 4. Ubezpieczenie obejmować będzie ubezpieczenie od ryzyk wskazanych przez Zamawiającego, w szczególności ubezpieczenie bagażu, ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków, ubezpieczenie kosztów leczenia w trakcie podróży służbowej pracownika Zamawiającego, na kwotę wskazaną przez Zamawiającego. Zamawiający przewiduje, że planowana szacunkowa liczba polis wyniesie ok. 250 sztuk. Uwaga! Podane przez Zamawiającego powyżej w pkt 3 i pkt 4 planowane liczby biletów na przeloty międzynarodowe, biletów na przeloty krajowe i polis ubezpieczeniowych mają charakter szacunkowy. Faktyczna liczba zamówionych sztuk będzie wynikać z rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, z tym zastrzeżeniem, że suma wszystkich należności wypłaconych Wykonawcy nie może przekroczyć łącznie kwoty brutto wynikającej z Umowy. Kwota ta wynika z ustalonej przez Zamawiającego wartości zamówienia brutto (kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia) i zostanie podana przez Zamawiającego zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy, bezpośrednio przed otwarciem ofert, oraz wskazana w § 11 wzoru Umowy, której projekt stanowi załącznik nr 6 do siwz. 5. W zakres kompleksowej obsługi Zamawiającego w zakresie podróży służbowych wchodzą czynności: (a) zapewnienie (w szczególności wyszukanie połączeń, rezerwacja, zakup i dostarczenie) biletów lotniczych na przeloty międzynarodowe i krajowe wraz z polisami ubezpieczeniowymi, (b) zapewnienie miejsc noclegowych w hotelu dla uczestników danej podróży zagranicznej (w szczególności wyszukanie, rezerwacja / wykup miejsca noclegowego w hotelu i dostarczenie vouchera) - w lokalizacji możliwie najbliższej miejsca wskazanego przez Zamawiającego, oraz, w ramach usług dodatkowych, czynności: (c) zapewnienie dla uczestników danej podróży zagranicznej transportu innego niż lotniczy (kolejowy, samochodowy: w szczególności busa / autokaru na minimum kilkanaście osób) do kraju docelowego oraz transportu lokalnego na terytorium kraju docelowego środkiem transportu uzgodnionym z Zamawiającym (w szczególności wyszukanie połączeń, rezerwacja / wykup i dostarczenie biletów bądź wynajem środka transportu). 6. Ponadto zamówienie przewiduje pokrycie przez Zamawiającego innych uzasadnionych i uzgodnionych z Zamawiającym kosztów niezbędnych do prawidłowego przebiegu podróży. 7. Zamawiający wymaga zapewnienia dostępności świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia od poniedziałku do piątku, w godzinach minimum od 9.00 do 16.00*. UWAGA!: *godziny zostaną wpisane do § 3 ust. 3 wzoru Umowy zgodnie z deklaracją Wykonawcy złożoną w Formularzu Ofertowym w ramach kryterium oceny ofert (patrz Rozdział XI pkt. 1 ppkt 3) SIWZ). 8. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub przez podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osoby wykonującej czynności, o których mowa w pkt 5 powyżej, w związku z tym, że wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.). Ww. osoba powinna być zatrudniona w całym okresie realizacji zamówienia. W przypadku rozwiązania stosunku pracy przed zakończeniem tego okresu Wykonawca lub podwykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego zatrudnienia w to miejsce innej osoby 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo, a Wykonawca zobowiązuje się do umożliwienia Zamawiającemu dokonania, co najmniej raz na 6 miesięcy, kontroli udokumentowania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę pracowników wykonujących czynności, o których mowa w pkt 5 powyżej. Zamawiający co najmniej na 5 dni roboczych przed planowaną kontrolą powiadomi pisemnie Wykonawcę o planowanym terminie kontroli. 10. Wykonawca w wyznaczonym terminie kontroli obowiązany będzie okazać do wglądu w biurze Zamawiającego w Warszawie przy ul. Poleczki 33 umowy o pracę, a w razie niemożności ich okazania z przyczyn obiektywnych, inną dokumentację potwierdzającą w sposób dostateczny fakt zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób, o których mowa w pkt 8 powyżej. W celu umożliwienia dokonania kontroli, o której mowa w zdaniu pierwszym, Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania od pracowników zgody na przetwarzanie przez Zamawiającego w tym celu danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. 11. Zamawiający wymaga, aby wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpiło na warunkach i zasadach określonych we wzorze Umowy wraz z załącznikami, stanowiącej Załącznik nr 6 do SIWZ