Zarządzanie i administrowanie gminnym zasobem nieruchomości miasta i gminy Staszów

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest organizowanie oraz wykonywanie prac związanych z zarządzaniem i administrowaniem gminnym zasobem nieruchomości miasta i gminy Staszów zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa i standardami zawodowymi oraz zgodnie z etyką zawodową w odniesieniu do następujących nieruchomości: 1) budynki i lokale oraz tereny przyległe do nich, stanowiące w 100 % własność gminy Staszów określone w Załączniku nr 2 do projektu umowy, 2) lokale w budynkach stanowiących własność gminy Staszów we Wspólnotach Mieszkaniowych oraz lokale w budynkach stanowiących współwłasność gminy Staszów i osób prywatnych określone w Załączniku nr 3 do projektu umowy, 3) pomieszczenia dodatkowe jak komórki i garaże niebędące pomieszczeniami przynależnymi do lokali, określonych w Załączniku nr 4 do projektu umowy • w zakresie określonym m.in. w Załączniku nr 5 do projektu umowy. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje również administrowanie danymi osobowymi w zakresie niezbędnym dla realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający na podstawie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), odrębną umową powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia. Łączna powierzchnia użytkowa wszystkich lokali mieszkalnych i użytkowych w budynkach stanowiących 100% własności gminy Staszów wynosi 7875,96 mkw. (128 lokali w 35 budynkach, w tym: 110 lokali mieszkalnych o powierzchni 4643,15 mkw. i 18 lokali użytkowych o powierzchni 3232,81 mkw.), łączna powierzchnia lokali mieszkalnych w budynkach stanowiących własność Gminy Staszów we Wspólnotach Mieszkaniowych wynosi 1620,92 mkw. (37 lokali w 20 budynkach), łączna powierzchnia lokali mieszkalnych i użytkowych w budynkach stanowiących współwłasność Gminy Staszów i osób prywatnych wynosi 4472,21 mkw. (136 lokali w 26 budynkach, w tym 131 lokale mieszkalne o powierzchni 3992,46 mkw. i 5 lokali użytkowych o powierzchni 479,75 mkw.), łączna powierzchnia komórek i garaży niebędących pomieszczeniami przynależnymi do lokali wynosi 429,27 mkw. Dane dodatkowe do opisu przedmiotu zamówienia: 1. Przeglądy okresowe budynków stanowiących 100% własność gminy Staszów (35 budynków) oraz budynków stanowiących współwłasność gminy Staszów i osób prywatnych (26 budynków) na własny koszt wykonuje Wykonawca. Przegląd gazowy - 11 budynków. Przeglądy kominiarskie, dymowe i spalinowe – 61 budynków. Przewody dymowe, spalinowe i wentylacyjne – zakres rzeczowy konserwacji i drobnych napraw zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów. (Dz. U. 2010 nr 109 poz. 719) w zakresie nie stanowiącym charakteru remontowego bądź awarii tj.: a) drobne reperacje czap kominowych, b) uzupełnienie spoinowania zewnętrznego względnie uzupełnienie tynku do wielkości 5 % pow. komina, c) czynności związane z oczyszczaniem przewodów spalinowych, wentylacyjnych i dymowych dokonywane będą w systemie zleconym koncesjonowanym zakładom kominiarskim. 2. Koszty materiałów zużytych do bieżącej konserwacji budynków mieszkalnych i użytkowych ponosi Wykonawca. Zakres robót konserwacyjnych do wykonania to m.in.: 1) pokrycia dachowe, elewacje budynku oraz stolarka okienna i drzwiowa – zakres konserwacji i drobnych napraw: a) miejscowa likwidacja przecieków wody poprzez przecięcie pęcherzy, wstawienie łat o pow. do 5m², b) miejscowe uszczelnienie pokrycia dachowego poprzez smarowanie pokrycia dachowego, (zalanie środkiem uszczelniającym) o pow. do 5 m², napraw poprzez prostowanie, mocowanie i lutowanie drobnych uszkodzeń obróbek blacharskich, daszków, gzymsów, pasów podrynnowych, parapetów zewnętrznych i innych, występujących na elewacji i dachu, łącznie z zabezpieczeniem antykorozyjnym do 5% ogółu elementów występujących na budynku i konieczna wymiana rynien i rur spustowych w ilości do 5% całkowitej długości, c) pojedyncza wymiana, uzupełnienie lub uszczelnienie pokrycia dachówkowego względnie gąsiora do 5% pow. dachu, d) reperacja włazów dachowych, elementów drabin, klamer włazowych prowadzących na dach, e) uzupełnienie ubytków w tynku (podłoża) wraz z przetarciem nowego tynku do 5 m² na ścianie budynku f) usunięcie drobnych uszkodzeń w elementach elewacji budynku (gzymsy, elementy balkonowe, zadaszenia nad wejściami do klatek schodowych, murki oporowe) do 5 m² na budynku, g) dopasowanie stolarki okiennej i drzwiowej oraz regulacja zamków w pomieszczeniach wspólnego użytkowania (klatki schodowe, korytarze piwniczne, strychy itp.), h) uzupełnienie brakujących śrub w stolarce okiennej i drzwiowej oraz szklenie uzupełniające okien i drzwi, wymiana zamków i samozamykaczy, i) przygotowanie budynku do okresu zimowego, dopasowanie i uszczelnienie drzwi i okien w pomieszczeniach wspólnego użytkowania, zabezpieczenie przed utratą ciepła w budynku, j) naprawa standardowych okuć stolarskich, zamków i samozamykaczy, k) naprawa drobnych uszkodzeń posadzek i schodów w pomieszczeniach wspólnego użytkowania oraz naprawa schodów wejściowych do budynku i w klatkach schodowych zarówno betonowych jak i drewnianych, uzupełnienie balustrad, l) drobne naprawy drzwi wejściowych wraz z wiatrołapami, uzupełnienie ubytków, tynków i posadzek w wiatrołapach. 2) Instalacja elektryczna budynku – zakres konserwacji i drobnych napraw: a) wymiana lub uzupełnienie żarówek i kloszy w lampach w pomieszczeniach wspólnego użytkowania, b) wymiana lub naprawa lamp, wyłączników, przycisków oświetleniowych w pomieszczeniach wspólnego użytkowania i na klatkach schodowych, c) wymiana bezpieczników, główek bezpiecznikowych i gniazd bezpiecznikowych, pokryw w puszkach elektrycznych w obwodzie administracyjnym danego budynku, d) utrzymywanie skrzynek elektrycznych piętrowych i głównych w czystości, sprawdzenie umocowania przewodów elektrycznych, e) lokalizacja przerw i zwarć w instalacji elektrycznej oraz usuwanie przyczyn ich powstania wraz z wymianą upalonych końcówek w obwodzie administracyjnym danego budynku, f) usuwanie uszkodzeń w instalacji odgromowej budynku bez wymiany poszczególnych elementów, g) konserwacja instalacji antenowej i osprzętu oraz usuwanie uszkodzeń bez wymiany przewodów i urządzeń, h) dokonywanie okresowych pomiarów instalacji elektrycznej WLZ oraz odgromowej, i) kontrola i zabezpieczenie instalacji elektrycznej w zarządzanym budynku przed kradzieżą energii elektrycznej, j) konserwacja i drobne naprawy wewnętrznego zasilania w energię od złącza kablowego Zakładu Energetycznego do tablicy wnękowej z licznikiem energii lokatora (najemcy). 3) Instalacja centralnego ogrzewania, urządzenia c.o. Zakres konserwacji i drobnych napraw w poszczególnych okresach użytkowania instalacji, urządzeń obejmuje cztery etapy: a) I etap - konserwacja instalacji c.o w okresie sezonu grzewczego, łącznie z konieczną wymianą zaworu grzejnikowego oraz utrzymanie pogotowia c.o., b) II etap - przeprowadzenie przeglądów instalacji i urządzeń po zakończonym sezonie grzewczym wraz z uzupełnieniem czynnika grzewczego w instalacji, c) III etap - przeprowadzenie konserwacji instalacji centralnego ogrzewania w sezonie poza grzewczym, d) IV etap - przeprowadzenie przeglądu instalacji i urządzeń c.o. przed rozpoczęciem sezonu grzewczego wraz z jej uruchomieniem na początku sezonu. 4) Instalacja wodno – kanalizacyjna w budynku – zakres konserwacji i drobnych napraw. (Na dzień przeprowadzenia postępowania: ilość wodomierzy do odczytu 123, 11 - odczyt co miesiąc, pozostałe co pół roku). a) sprawdzenie prawidłowości działania wodomierza głównego oraz jego wskazań, b) sprawdzenie stanu instalacji wodnej z ewentualnym usunięciem nieszczelności, c) uszczelnienie wszystkich zaworów wodnych oraz ich pojedyncza wymiana występujących na instalacji, do zaworów odcinających w mieszkaniach, d) likwidowanie miejscowych przecieków na instalacji wodnej, jak również przyborów zainstalowanych w pomieszczeniach wspólnego użytkowania, e) okresowe odczytywanie wodomierzy z odnotowaniem wskazań zużycia, f) czyszczenie i udrażnianie pionów i poziomów kanalizacyjnych, g) naprawianie rur wywietrznikowych żeliwnych zamontowanych w pionie kanalizacyjnym, h) usuwanie miejscowych przecieków na poziomach i pionach kanalizacyjnych, łącznie ze zmianą poszczególnych elementów (trójnik, kolanko, stopówka), i) okresowy przegląd rewizji czyszczaków, j) uszczelnianie lub wymiana pokryw rewizyjnych zamontowanych na pionach i poziomach, k) naprawa, uzupełnienie lub wymiana włazów do studzienek rewizyjnych łącznie z ich zamocowaniem. 5) Instalacja gazowa w budynku – zakres konserwacji i drobnych napraw: a) dokonywanie oględzin i sprawdzenie instalacji gazowej w budynku wraz z lokalizacją ewentualnych nieszczelności, b) przeprowadzenie kontroli funkcjonowania podejść pod gazomierze, c) przeprowadzenie prób szczelności instalacji lub jej części w razie podejrzeń o nieszczelność, d) okresowe kontrolowanie stanu technicznego zaworu gazowego (przyłącza) oraz zaworów odcinających przed urządzeniami z oceną stanu zabezpieczenia antykorozyjnego złącza z instalacją, e) usuwanie drobnych nieszczelności instalacji, kurków gazowych i odwadniaczy wynikłych w trakcie oględzin i sprawdzanie stanu technicznego instalacji gazowej, f) zabezpieczenie gazomierzy. 3. Koszt opłat sądowych i komorniczych w prowadzonych sprawach, o których mowa w Katalogu zadań ponosi Wykonawca. (Dotychczas prowadzonych było rocznie do 20 postępowań sądowych o zapłatę, natomiast o eksmisję do 3). 4. Wszystkie umowy na dostawę mediów zawiera z dostawcami Wykonawca. Wykonawca zobowiązany jest rozliczyć wszystkie media, zapłacić w terminie ich płatności, a koszt zakupu refakturować Zamawiającemu - wszelkie ewentualne odsetki za nieterminowe regulowanie należności za media obciążają Wykonawcę. Zamawiający zwróci Wykonawcy koszt opłat niezależnych zgodnie z zasadami określonymi w Umowie. 5. Wykonawca będzie naliczał i pobierał zgodnie z zawartymi umowami należności z tytułu czynszu wraz z należnymi odsetkami w przypadku nieterminowych wpłat. 6. Wykonawca pokrywa straty wynikłe z nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia, a w szczególności za błędne naliczanie i rozliczanie należności związanych z zarządzaniem, jak również ich nieterminowym odprowadzaniem, chyba że nastąpiło ono wskutek działania lub zaniechania Zamawiającego. 7. Części wspólne winny być utrzymywane na bieżąco w czystości poprzez minimum jednokrotne w tygodniu ich zamiatanie i umycie posadzek i schodów. Zamawiający nie zapewnia wody i pomieszczenia magazynowego dla osób wykonujących sprzątanie części wspólnych nieruchomości. Koszt materiałów użytych do bieżącej konserwacji ponosi Wykonawca. 8. Wykonawca zobowiązany jest do utrzymania pogotowia elektrycznego, wod. – kan. c.o. i gazowego. Pogotowie techniczne zobowiązane jest do zabezpieczenia awarii po otrzymaniu wiadomości od najemcy lub odpowiednich służb (maksymalny czas rozpoczęcia zabezpieczenia awarii nie może przekroczyć 2 godzin). Pogotowie techniczne obejmuje również lokale gminne w budynkach wspólnot mieszkaniowych. Koszt interwencji i zabezpieczenia awarii ponosi Wykonawca, a koszt usunięcia awarii obciąża Zamawiającego. 9. Koszt deratyzacji( 2x w roku), dezynfekcji i dezynsekcji pokrywa Wykonawca. 10. Wykonawca ponosi koszty konserwacji terenów zielonych poprzez okresowe koszenie traw na terenie przyległym do budynku – 1 raz w m-cu w okresie od maja do września, pielęgnacje (przycinanie) drzew, krzewów ozdobnych i żywopłotów, oczyszczenia ze śniegu, lodu i błota oraz innych zanieczyszczeń chodników, zatok położonych wzdłuż nieruchomości, usuwania śliskości z chodników, oraz z terenu podwórek dojść do budynków i śmietników (posypanie piaskiem, usuwanie oblodzeń), usuwania nadmiaru śniegu z dachów, strącanie sopli z rynien i gzymsów. Konieczność zatrudnienia specjalistycznych firm oraz zaangażowanych dodatkowych środków transportowych i sprzętowych będzie konsultowane z Zamawiającym w trybie awaryjnym. Zamawiający pokryje koszt robót wykonywanych w trybie awaryjnym. 11. Zamawiający przekaże w formie papierowej wykaz budynków wraz z danymi adresowymi, wykaz lokali wraz z ich najemcami i ilością osób uprawnionych do zamieszkania, wykaz naliczeń czynszów i opłat dodatkowych wraz z ich saldami, wykaz prowadzonych postępowań sądowych w terminie 7 dni od podpisania umowy. 12. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za jakość i terminowość wykonywania czynności objętych umową, za działania osób, za pomocą których będzie realizował umowę oraz za szkody wyrządzone Zamawiającemu i osobom trzecim, powstałe w trakcie wykonywania czynności wynikających z umowy. 13. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia archiwizacji dokumentów w oparciu o odpowiednie przepisy, w tym m.in. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011. Nr 14, poz. 67). 14. Wykonawca zobowiązany jest do utworzenia na terenie miasta Staszów placówki z punktem Obsługi Klienta, który czynny będzie 5 dni w tygodniu przez co najmniej 8 godzin każdego dnia, w tym jeden dzień od godziny 9:00 do godziny 17:00 i utrzymania tego stanu przez cały okres trwania umowy. Wykonawca najpóźniej w dniu zawarcia umowy wskaże pisemnie zamawiającemu dni i godziny, w których placówka będzie czynna. Uwaga: Założenia przedstawione powyżej, zgodnie z katalogiem zadań zarządzającego, stanowiącym załącznik Nr 5 do projektu umowy- załącznik Nr 6 SIWZ, zostały opracowane dla całorocznego świadczenia usługi będącej przedmiotem niniejszego zamówienia 2. Wykonawca udzieli gwarancji i rękojmi na remonty określone w planie finansowo-remontowym, o którym mowa w projekcie umowy stanowiącym załącznik Nr 6 do SIWZ. Uwaga: Okres gwarancji i rękojmi stanowi kryterium oceny ofert. Szczegółowe informacje dotyczące sposobu oceny ofert, zawarto w pkt 21 SIWZ. 3. Usługi objęte przedmiotem zamówienia muszą być wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz warunkami zawartymi w SIWZ. 4. Termin wykonania zamówienia: od podpisania umowy ale nie wcześniej niż od 01.08.2020r. do dnia 31.12.2020 r.