Kompleksowa bankowa obsługa budżetu Gminy Krasnystaw i gminnych jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia publicznego pn. „Kompleksowa bankowa obsługa budżetu Gminy Krasnystaw i gminnych jednostek organizacyjnych” realizowany w okresie od 2 lipca 2019 roku do 30 czerwca 2022 roku obejmuje niżej wymieniony zakres: 1. Kompleksową bankową obsługę budżetu Gminy Krasnystaw i niżej wymienionych gminnych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład struktury organizacyjnej Gminy Krasnystaw z możliwością rozszerzenia lub zmniejszenia listy: 1.1. Urząd Gminy Krasnystaw, 1.2. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Krasnymstawie, 1.3. Publiczne Przedszkole w Krupem, 1.4. Gminne Przedszkole w Siennicy Nadolnej, 1.5. Szkoła Podstawowa w Jaślikowie, 1.6. Szkoła Podstawowa w Siennicy Nadolnej, 1.7. Zespół Nr 3 Przedszkola i Szkoły Podstawowej w Krasnymstawie, 1.8. Szkoła Podstawowa w Małochwieju Dużym, 1.9. Szkoła Podstawowa w Krupem. 2. Przedmiotem zamówienia jest również obsługa jednostek innych niż wymienione wyżej, których konieczność obsługi wystąpi w związku z realizacją zadań przez Gminę Krasnystaw. 3. Zakres zamówienia obejmuje: 3.1 otwarcie i prowadzenie rachunków bieżących i pomocniczych dla budżetu Gminy Krasnystaw i wyżej wymienionych jednostek; 3.2 dla potrzeb przygotowania oferty przyjmuje się, iż w czasie obowiązywania umowy prowadzonych będzie 10 rachunków bieżących i 16 rachunków pomocniczych; 3.3 możliwość otwarcia dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie trwania umowy w zależności od potrzeb; 3.4 potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych; 3.5 przyjmowanie wpłat i wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków; 3.6 przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób trzecich na rachunki zamawiającego – wykonawca nie obciąży płatników prowizjami od wpłat podatków, opłat i innych należności na rzecz Gminy Krasnystaw i jej jednostek; 3.7 realizacja zleceń płatniczych – przelewów przekazywanych w formie elektronicznej oraz papierowej. Zlecenia płatnicze złożone do godziny 14 – tej realizowane powinny być w tym samym dniu. Dla potrzeb przygotowania oferty przyjmuje się, iż w czasie obowiązywania umowy dotyczącej przedmiotowego zamówienia wykonanych zostanie 44.600 sztuk przelewów: a) 44 400 szt. w formie elektronicznej b) 200 szt. w formie papierowej); 3.8 Generowanie i przekazywanie wyciągów bankowych jako zestawienia operacji przeprowadzanych na poszczególnych rachunkach bankowych. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć zamawiającemu oraz jednostkom organizacyjnym objętych zamówieniem wyciągi bankowe w formie pliku elektronicznego oraz pliku elektronicznego do wydruku w formacie PDF najpóźniej do godziny 10:00 następnego dnia roboczego. Wyciągi bankowe przekazywane w formie pliku elektronicznego muszą spełniać wszelkie cechy dowodu księgowego, oraz zawierać klauzulę, że w związku z art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 2187 ze zm.) dokument jest wydrukiem i nie wymaga dodatkowego podpisu oraz stempla bankowego. W przypadku wystąpienia zdarzenia losowego skutkującego brakiem możliwości przekazania wyciągów w formie elektronicznej, wykonawca zobowiązany jest przekazać wyciągi w formie papierowej. Wyciągi w formie elektronicznej wykonawca przekaże zamawiającemu niezwłocznie po usunięciu skutków zdarzenia. Wyciągi muszą zawierać: a) wszystkie informacje o płatnościach jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności; b) informacje tożsame z danymi umieszczonymi w systemie; c) pełną nazwę rachunku, walutę rachunku, pełna nazwę posiadacza rachunku, informacje o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, numer rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, aktualnego oprocentowania środków na rachunku; d) na żądanie zamawiającego wykonawca zobowiązany jest przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty na rachunek zamawiającego. 3.9 wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych na dowolnej ilości stanowisk, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących w okresie trwania umowy oraz świadczenie jego serwisu. W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności: a) dostępność systemu bankowości elektronicznej poprzez sieć szerokopasmową, b) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach bieżących i pomocniczych, c) składanie poleceń przelewów, w tym poleceń przelewów do ZUS i US, ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków, d) tworzenie zbioru danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych, e) uzyskiwanie raportów o zrealizowanych operacjach, f) generowanie (wydruk) wyciągów niewymagających stempla bankowego, g) generowanie potwierdzenia zrealizowanego przelewu, h) przeszkolenie pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi systemu, i) zapewnienie wsparcia informatycznego, w razie awarii programu. 3.10 wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych o prowadzonych rachunkach bankowych; 3.11 wydawanie blankietów czeków; 3.12 oprocentowanie środków na rachunkach bieżących i pomocniczych, ustalane będzie w oparciu o stawkę WIBID ON skorygowaną o marżę banku. W celu ustalenia oprocentowania za dany okres odsetkowy przyjmuje się WIBID ON z dnia 23.05.2019 r. tj. 1,32 %. 3.13 prowadzenie rachunków lokat terminowych: 3 – dniowych, 7-dniowych i 1-miesięcznych, co najmniej o wartości sześciocyfrowej. Stawka oprocentowania oparta na stawce WIBID 1M skorygowaną o marżę banku. W celu ustalenia oprocentowania środków na lokatach przyjmuje się WIBID 1M z dnia 23.05.2019r. tj. 1,44%. 3.14 ilość lokat terminowych oraz kwoty na nich ulokowane będą wynikać z aktualnych potrzeb zamawiającego i posiadanych środków finansowych. 3.15 naliczanie i kapitalizacja odsetek od środków na rachunkach powinno następować co miesiąc, ostatniego dnia miesiąca. O wysokości oprocentowania w każdym miesiącu bank zawiadomi zamawiającego, poprzez ujęcie stosownej informacji na wyciągach bankowych; 3.16 zerowanie rachunków bieżących, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na wyżej wymienionych rachunkach (np. odsetki bankowe) na rachunek bieżący budżetu Gminy; 3.17 finansowanie kredytem, w rachunku bieżącym prowadzonym dla budżetu gminy występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu gminy do wysokości wynikającej z uchwały budżetowej Rady Gminy na dany rok budżetowy (w roku 2019 jest to kwota 2 mln PLN). Zabezpieczenie kredytu weksel „in blanco”. Oprocentowanie kredytu w oparciu o stawkę WIBOR 1M ustaloną jako średnia arytmetyczna z miesiąca poprzedzającego rozpoczęcie kolejnych jednomiesięcznych okresów kredytowania powiększoną/pomniejszoną o stałą marżę banku. Od udzielonego kredytu Bank nie będzie pobierał żadnych dodatkowych prowizji i opłat. Dla potrzeb przygotowania oferty przyjmuje się, iż w czasie obowiązywania umowy dotyczącej przedmiotowego zamówienia zaciągnięty będzie kredyt w rachunku bieżącym w wysokości po 2 mln PLN we wskazanych latach budżetowych tj.: 2019 (6 m-cy), 2020 (12 m-cy), 2021 (12 m-cy) łącznie 6 mln PLN. Odsetki od kredytu w rachunku bieżącym będą naliczane na koniec każdego miesiąca w okresie, gdy kredyt ten jest uruchomiony. Odsetki będą naliczane od faktycznie wykorzystanych środków; 3.18 prowadzenie obsługi kasowej Urzędu Gminy Krasnystaw i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej przy ul. M. Konopnickiej 4 w Krasnymstawie w celu zapewnienia bieżącej obsługi, w ramach której wykonywane będą niżej wymienione czynności: a) przyjmowanie wpłat gotówkowych i bezgotówkowych (za pomocą kart płatniczych) dokonywanych przez interesantów urzędu, b) dokonywanie wypłat gotówkowych na podstawie dokumentów KW (kasa wypłaci) wystawianych przez Referat Finansowy Urzędu Gminy Krasnystaw i Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, c) godziny otwarcia punktu kasowego będą dostosowane do godzin pracy Urzędu, tj. poniedziałek, środa – piątek 7.15 – 15.00, wtorek 8.00 – 15.45, d) Zamawiający nie wyklucza możliwości prowadzenia przez Wykonawcę innych operacji bankowych dla pozostałych klientów, e) Zamawiający przekaże na potrzeby Wykonawcy pomieszczenie o powierzchni 13,06 m2 oraz udział 23/50 w lokalu o powierzchni 17,74 m2 w celu prowadzenia obsługi kasowej Urzędu. Wykonawca będzie najmował pomieszczenie od Gminy na warunkach określonych w odrębnej umowie stanowiącej załącznik Nr 4 do niniejszej specyfikacji. 3.19 Bank nie będzie pobierał prowizji ani opłat z tytułu: a) otwarcia rachunków bankowych, b) wydawania zaświadczeń bankowych o prowadzonych rachunkach, c) potwierdzenie salda na rachunkach bankowych, d) sporządzanie wyciągów bankowych, e) wpłat i wypłat gotówkowych, dotyczących realizacji zadań związanych z działalnością Gminy, f) wydawania opinii i historii rachunków bankowych, g) zainstalowania oraz korzystania z elektronicznej obsługi bankowej, h) potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, i) wydawanie zaświadczeń o braku obciążeń kont Zamawiającego skutkujących zajęciem środków na rachunkach przez komornika, j) realizacji przelewów wewnętrznych, k) wydawania blankietów czeków. 3.20 Opłaty i prowizje za czynności objęte przedmiotem zamówienia pobierane będą przez wykonawcę z rachunku bankowego wskazanego przez zamawiającego, w przypadku braku środków na rachunku bank niezwłocznie poinformuje odrębnie każdą jednostkę organizacyjną objętą zamówieniem o ich wysokości, a dana jednostka niezwłocznie zasili rachunek bankowy wydatków niezbędną kwotą środków. 4. Zamawiający na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Prawo zamówień publicznych wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.). Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę przynajmniej jednej osoby w wymiarze czasu pracy min. 0,5 etatu, która będzie wykonywała faktyczne czynności związane z przedmiotem zamówienia w tym w szczególności związane z obsługą bankową budżetu Gminy Krasnystaw. Obowiązek ten dotyczy także podwykonawców - wykonawca jest zobowiązany zawrzeć w każdej umowie o podwykonawstwo stosowne zapisy zobowiązujące podwykonawców do zatrudnienia na umowę o pracę wszystkich osób wykonujących wskazane wyżej czynności. 5. Zamawiający dokona kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 3a Pzp na podstawie Oświadczenia, wskazanego w rozdziale XVI pkt 4 SIWZ. Przedmiotowe Oświadczenie należy przedłożyć w terminie do 7 dni licząc od dnia zawarcia umowy.