1. Przedmiot zamówienia został podzielony na dwa zadania: Zadanie I 1. : Świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania i odbioru z siedziby Zamawiającego przesyłek pocztowych w obrocie krajowym adresowanych do adresatów na terenie powiatu nowodworskiego oraz ich ewentualnych zwrotów, na potrzeby Urzędu Gminy w Stegnie. Zadanie II 1. : Świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania i odbioru z siedziby Zamawiającego przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz ich ewentualnych zwrotów.

Opis przedmiotu przetargu: 2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek w kategorii wagowej do 2000 g w szczególności: 1) Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie w obrocie krajowym i zagranicznym: a) przesyłek listowych nierejestrowanych ekonomicznych, b) przesyłek listowych nierejestrowanych priorytetowych, c) przesyłek listowych rejestrowanych ekonomicznych, d) przesyłek listowych rejestrowanych priorytetowych, e) przesyłek listowych rejestrowanych ekonomicznych z potwierdzeniem odbioru (ZPO), f) przesyłek listowych rejestrowanych priorytetowych z potwierdzeniem odbioru (ZPO), g) paczek pocztowych ekonomicznych, h) paczek pocztowych priorytetowych, i) paczek pocztowych ekonomicznych z potwierdzeniem odbioru (ZPO), j) paczek pocztowych priorytetowych z potwierdzeniem odbioru (ZPO), k) przesyłek pocztowych z terminem doręczenia w ciągu 24godz. od daty nadania 2) Zwracanie przesyłek oraz paczek (niedoręczonych) do Zleceniodawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia bądź wydania odbiorcy. 3. Zakres wagowy przesyłek objętych przedmiotem zamówienia kształtuje się następująco: 1) przesyłek listowych: a) do 350 gram, b) od 351 do 1000 gram, c) od 1001 do 2000 gram, 2) paczek pocztowych: a) ponad 2 kg do 5 kg, b) ponad 5 kg do 10 kg, 4. W załączniku nr 7a do SIWZ, przedstawiono szacunkową liczbę spodziewanych przesyłek w okresie 1 roku, opierając się na analizie przesyłek zrealizowanych w 2013 roku w zakresie zadania 2, a w załączniku nr 7b do SIWZ, przedstawiono szacunkową liczbę spodziewanych przesyłek w okresie 1 roku, opierając się na analizie przesyłek zrealizowanych w 2013 roku w zakresie zadania 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany warunków umowy, a liczba i rodzaj nadawanych przesyłek nie może mieć wpływu na zaproponowane przez Wykonawcę ceny jednostkowe ( formularz cenowy zał. nr 4a i zał. 4b do SIWZ). 5. W przypadku wystąpienia konieczności świadczenia usługi dla przesyłek nie wyszczególnionych w załącznikach nr 7a lub 7b do SIWZ zastosowane zostaną ceny z aktualnego cennika Wykonawcy, stanowiącego załącznik do umowy. 6. Usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia realizowane będą na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa tj. w szczególności: 1) Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529), 2) Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468), 3) Międzynarodowych przepisach pocztowych: Światowa Konwencja Pocztowa ogłoszona w dniu 8 listopada 2007 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 206 poz. 1494), Regulamin Poczty Listowej ogłoszony w dniu 21 czerwca 2007 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 744), Regulamin dotyczący paczek pocztowych ogłoszony w dniu 21 czerwca 2007 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 745), 4) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) 5) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.), 6) Ustawa z dnia 17 listopada 1964r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014, poz. 101.) 7) innych aktach prawnych związanych z realizacją usługi będącej przedmiotem zamówienia. 7. Przez przesyłki pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym, będących przedmiotem zamówienia, (w tym przesyłki adresowane do adresatów na terenie powiatu nowodworskiego) rozumie się przesyłki: 1) nierejestrowane ekonomiczne - przesyłki niebędące przesyłkami najszybszej kategorii, 2) nierejestrowane priorytetowe - przesyłki najszybszej kategorii, 3) rejestrowane ekonomiczne - przesyłki niebędące przesyłkami najszybszej kategorii, 4) rejestrowane priorytetowe - przesyłki najszybszej kategorii, 5) rejestrowane ekonomiczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, 6) rejestrowane priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za potwierdzeniem odbioru, 8. Przez paczki pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym (w tym paczki adresowane do adresatów na terenie powiatu nowodworskiego) rozumie się: 1) ekonomiczne - nie będące paczkami najszybszej kategorii, 2) priorytetowe - paczki najszybszej kategorii, 3) ekonomiczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - nie będące paczkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za potwierdzeniem odbioru, 4) priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - paczki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za potwierdzeniem odbioru. 9. Przesyłki listowe będą nadawane w dwóch rozmiarach: 1) Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: a) Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm b) Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20mm, długości 325 mm oraz szerokości 230 mm. 2) Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: a) Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza grubość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm. b) Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może przekroczyć 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją + - 2 mm. 10. Przesyłki oraz paczki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i za granicą. 11.Zamawiający wymaga, aby nadanie wszystkich przesyłek pocztowych objętych przedmiotem zamówienia w placówce pocztowej operatora, nastąpiło w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 12. Zamawiający wymaga, aby data nadania przesyłek pocztowych potwierdzona była przez umieszczenie odcisku datownika placówki pocztowej na przesyłkach oraz na dowodzie ich nadania (w pocztowej książce nadawczej oraz na zwrotnym potwierdzeniu odbioru- ZPO) 13. Zamawiający zastrzega sobie prawo wysyłania przesyłek pocztowych w placówkach pocztowych operatora wyznaczonego, w przypadku gdy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa data oddania pisma w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczna z datą wniesienia pisma, a w szczególności wynikających z następujących przepisów: -art. 165§2KPC - art. 57 § 5 pkt. 2 KPA - art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji Podatkowej. 14. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania wszystkich przesyłek do siedziby Zamawiającego i odbierania przesyłek we wszystkie dni robocze . Dostarczanie przesyłek do siedziby Zamawiającego w godzinach między 8:00 a 10:00, a odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego następować będzie w przedziale godzinowym między 13:00 a 14:00 w dni robocze. Wykonawca zobowiązuje się przygotować zbiorcze zestawienie przesyłek dostarczanych do siedziby Zamawiającego, sporządzone w dwóch egzemplarzach po jednej dla każdej ze stron. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 15. Zamawiający wymaga, aby przesyłki pocztowe dostarczane były Zamawiającemu każdego dnia roboczego. 16. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia doręczał będzie przesyłki krajowe przyjęte do przemieszczania i doręczania z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r., poz.545) tj.: - listy ekonomiczne zwykłe - termin doręczenia 3 dni robocze, - listy ekonomiczne polecone bez ZPO - termin doręczenia 3 dni robocze, - listy ekonomiczne polecone z ZPO - termin doręczenia 3 dni robocze, - listy priorytetowe zwykłe - termin doręczenia 1 dzień roboczy, - listy priorytetowe polecone bez ZPO - termin doręczenia 1 dzień roboczy, - listy priorytetowe polecone z ZPO - termin doręczenia 1 dzień roboczy, - paczka pocztowa ekonomiczna - termin doręczenia 3 dni robocze, - paczka priorytetowa - termin doręczenia 1 dzień roboczy, 17. Zamawiający zobowiązuje się do: 1) prawidłowego adresowania przesyłek i paczek poprzez umieszczenie na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacji identyfikujących adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, polecona z potwierdzeniem odbioru) na stronie adresowej przesyłki, 2) przygotowania wykazu przesyłek rejestrowanych listowych i paczek przeznaczonych do nadania przez Wykonawcę. Przedmiotowy wykaz zawierać będzie dla każdej przesyłki dane adresata, opłatę oraz informację o jej rodzaju. Wykaz zostanie sporządzony w dwóch egzemplarzach - po jednym dla każdej ze stron, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 3) przygotowania odrębnego wykazu dla przesyłek nie rejestrowanych, w którym przesyłki wykazywane będą sumarycznie bez szczegółowych danych adresata z zachowaniem podziału na wagę, rodzaj oraz kategorię. Wykaz zostanie sporządzony w dwóch egzemplarzach - po jednym dla każdej ze stron. 18. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na stronie adresowej przesyłki w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści uzgodnionej z Wykonawcą. 19. Wykonawca w ramach umowy dostarczy bezpłatnie Zamawiającemu druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek i paczek krajowych i zagranicznych oraz inne druki niezbędne do nadania przesyłki wynikających z przepisów Prawa Pocztowego. 20. W przypadku nieobecności adresata przesyłki rejestrowanej, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Po upływie 7 dni dokona zawiadomienia powtórnego. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przesyłki przez adresata. 21. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru- ZPO niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni od dnia doręczenia. 22. W razie uszkodzenia przesyłki, Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie i zakresie dokonanego zabezpieczenia. 23.Awizowane przez Wykonawcę przesyłki pocztowe będą do odbioru przez adresatów w placówkach pocztowych operatora czynnych przynajmniej 5 dni w tygodniu. 24. Placówki pocztowe , które doręczają adresatom awizowane przesyłki pocztowe, na terenie całego kraju winny być zlokalizowane na terenie każdej gminy, a osoby wydające przesyłki pocztowe adresatom, winny być przeszkolone w zakresie ustawy o ochronie danych osobowych oraz w zakresie tajemnicy pocztowej. Placówki pocztowe , które doręczają adresatom awizowane przesyłki pocztowe, na terenie powiatu nowodworskiego winny być zlokalizowane na terenie każdej gminy, a osoby wydające przesyłki pocztowe adresatom, winny być przeszkolone w zakresie ustawy o ochronie danych osobowych oraz w zakresie tajemnicy pocztowej W celu potwierdzenia przeszkolenia tych osób, Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie (załącznik nr 9 do SIWZ). 25. Wykonawca zobowiązany jest do przyjmowania i realizowania reklamacji z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług będących przedmiotem zamówienia. Termin zgłoszenia reklamacji przez Zamawiającego - po upływie 14 dni od dnia nadania przesyłki rejestrowanej. Termin udzielenia odpowiedzi przez Wykonawcę na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 26. Wybrany Wykonawca zawrze z Zamawiającym umowę zgodną z warunkami przedstawionymi w istotnych postanowieniach umowy - załącznik nr 5 do siwz. 27 . Zamawiający dopuszcza zatrudnienie podwykonawcy, podwykonawców. W przypadku zatrudnienia podwykonawcy, podwykonawców, w oparciu o art. 36a ust. 1 Ustawy, Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Do oferty należy załączyć informację na ten temat (wzór zał. nr 8 do SIWZ). 28. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) oraz rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468), a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz.93 z późn. zm.). 29. Rozliczenia finansowe wykonanych usług pocztowych będą dokonywane w okresach miesięcznych po upływie każdego miesiąca z uwzględnieniem faktycznie nadanych i zwróconych przesyłek (z powodu braku możliwości ich doręczenia) na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych zwróconych przesyłek oraz cen jednostkowych podanych w wypełnionym przez Wykonawcę formularzu cenowym ( zał. nr 4. do SIWZ). Ceny określone w formularzu cenowym powinny zawierać wszystkie opłaty należne Wykonawcy. 30. Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia faktury zbiorczej za wykonane usługi na rzecz Zamawiającego za każdy miesiąc kalendarzowy. 31. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 32. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontrolowania u adresatów terminowego dostarczania przesyłek.